مركز دراسـات لإعداد الكـفاءات الإدارية

1. مركز دراسـات لإعداد الكـفاءات الإدارية برنامج إستراتيجيـات تحويل إدارة شئـون الموظفيـن إلى إدارة الموارد البشريـة

2. أهداف البرنامج • تعريف المتدرب الفرق بين إدارة شؤون الموظفين وإدارة الموارد البشرية . • تعريف المتدرب إجراءات تحويل إدارة شؤون الموظفين إلى إدارة الموارد البشرية . • تعريف المتدرب كيفية تخطيط واستقطاب القوى العاملة . • تدريب المتدربين على كيفية تحليل الوظائف وعمل التوصيف الوظيفى . • تدريب المتدربين على مقابلات التوظيف الفعالة والاختيار الناجح . • تعريف المتدربين الأسلوب العلمى والعملى لتحديد الاحتياجات التدريبية ومواصفات البرنامج التدريبى الناجح . • تدريب المتدربين على الطرق المختلفة لتقييم أداء الموظفين . • تدريب المتدربين على كيفية تقييم الوظائف وعمل سلم الرواتب .

3. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

4. لماذا هذا الاهتمام بالعنصر البشري ؟! • لتأثيره القوي على نجاح أو فشل الشركات والمؤسسات • لأنه يختلف عن باقى الموارد لارتباطه بسلوك وتصرفات إنسانية • تحفيز هذا العنصر واستقطابه كى يكون قادرا على العمل وراغباً فيه • يتميز هذا العنصر بحاجته الماسة الى قيادة فعالة تراعى المشاعر الانسانية وتسعى لتوفير الرضا والأمان

5. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

6. الفرق بين إدارة شؤون الموظفين وإدارة الموارد البشرية

7. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

8. الإجراءات الإدارية فى شؤون الموظفين 1- إجراءات التوظيف الداخلى 2- إجراءات التوظيف الخارجى ( الاستقدام ) 3- إجراءات الأجازات 4- إجراءات الانقطاع عن العمل 5- إجراءات الغياب عن العمل 6- إجراءات الاستقالة 7- إجراءات تجديد الإقامة 8- إجراءات طلب سلفة 9- إجراءات الإبلاغ عن إصابة عمل أو وفاة 10- إجراءات الترشيح لدورة تدريبية أو للابتعاث 11- إجراءات الترقية 12- إجراءات التحقيق فى المخالفات 13- إجراءات التأمينات الاجتماعية 14- إجراءات قياس الأداء 15- إجراءات إعداد مسير الرواتب والأجور 16- إجراءات تصفية الاستحقاقات عند انتهاء العقد

9. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

10. الهيكل التنظيمى لإدارة شؤون الموظفين

11. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

12. الهيكل التنظيمى لإدارة الموارد البشرية

13. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

14. أهداف إدارة الموارد البشرية • استقطاب القوى العاملة المؤهلة والمدربة بأقل التكاليف • رعاية الموارد البشرية المتاحة • تنمية وتطوير الموارد البشرية • تحفيز القوى العاملة فى المنظمة ماديا ومعنويا • تطوير السياسات واللوائح والأنظمة • دعم الروح المعنوية وزيادة الرضا الوظيفى

15. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

16. وظائف إدارة الموارد البشرية • تخطيط الاحتياجات من الموارد البشرية . • تحليل ووصف الوظائف . • استقطاب واختيار العاملين . • تهيئة الموظفين الجدد . • تدريب وتطوير العاملين . • تقييم أداء العاملين . • تقييم الوظائف ووضع سلم الرواتب . • إدارة علاقات العاملين .

17. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

18. عملية تخطيط الموارد البشرية • هى العملية التى تهدف الى تقدير احتياجات المنشأة من الأيدى العاملة وتحديد مصادر العمالة من حيث الكم والنوع فى فترة زمنية معينة • أى أن عملية التخطيط عملية منتظمة وعلمية • أنها عملية مستقبلية لأنها لا تتعلق بالحاضر وبالتالى فهى تتضمن التنبؤ • أنها عملية دورية تتكرر فى فترات منتظمة • هدفها التطابق بين ما هو مطلوب وما هو متوفر من العمالة كما ونوعا

19. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

20. أهداف تخطيط الموارد البشرية 1- تأمين الاحتياجات من العمالة فى الوقت المناسب 2- تخطيط وضبط الترقيات والتغيرات الوظيفية ( كالاستقالة والتقاعد ) 3- تقدير تكاليف الموارد البشرية وإعداد الموازنات لها 4- الإعداد الجيد للاستقطاب والاختيار والتعيين 5- مواجهة التغيرات الفنية والتقنية والاجتماعية كالتطور التكنولوجى فى الأجهزة 6- إعادة توزيع العمالة فى المنشأة ككل

21. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

22. المشكلات التى تنشأ عن غياب أو سوء تخطيط الموارد البشرية 1- سوء توزيع العمالة: وجود فائض فى بعض الادارات وعجز فى بعض الإدارات الأخرى 2- انخفاض فى الطاقة الانتاجية فى حالة وجود نقص فى العمالة 3- ارتفاع تكلفة العمالة فى حالة وجود زيادة منها 4- اضطراب فى عمليات التوظيف والتدريب وغيرها 5- اضطراب فى الأداء نتيجة التغيرات المفاجئة فى العمالة كالاستقالة والنقل والوفاة 6- عدم توافق بين الاحتياجات من العمالة وما هو معروض منها سواء من حيث الكم والنوع

23. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

24. العوامل التى يجب مراعاتها عند البدء بتخطيط الموارد البشرية 1- طبيعة المنشأة ونوع النشاط الذى تقوم به 2- حجم المنشأة 3- المركز المالى والإنتاجى والتنافسى للمنشأة 4- مستوى التكنولوجيا المستخدمة . 5- الأهداف المستقبلية للمنشأة ( كالتوسعات فى المشروع ) 6- برامج وخطط الإدارات الأخرى كالإنتاج والتسويق والتمويل وغيرها

25. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

26. البيانات اللازمة لعملية تخطيط الموارد البشرية أولا: البيانات الخارجية ( تتعلق بالبيئة الخارجية التى تعيشها المنشأة ): 1- الظروف والاتجاهات الاقتصادية: (يؤثر الرواج والانكماش الاقتصادى على تخطيط الموارد البشرية , مثل زيادة الطلب على المنتج فى فترات الرواج وبالتالى تسعى المنشأة الى التوسع وزيادة الانتاج وبالتالى توظيف أفراد جدد والعكس 2- التطور التقنى: يؤثر على حجم ونوعية العمالة ( تخفيض حجم العمالة وتفضيل العمالة الماهرة والاتجاه لتخصصات والاستغناء عن تخصصات مثل تفضيل عامل الكمبيوتر على عامل الآلة الكاتبة ) 3- السكان وخصائص القوى العاملة ( مثال تقليص فئة العمر بين 16- 22 سنة فى الهرم السكانى سيؤدى الى مشكلة فى ايجاد العمالة اللازمة للسنوات القادمة ) 4- أفضليات العمل : فى كل مجتمع تقاليد معينة فى تفضيلات العمل فالبعض يفضل العمل المكتبى والبعض يفضل العمل اليدوى . 5- القيم الاجتماعية تجاه التقاعد ( رفع سن التقاعد الى 65 سنة يؤدى الى عدم تعين موظفين ) 6- القوانين والأنظمة الحكومية ( سياسة السعودة ) 7- وضع الشركات المنافسة ( انتقال العمال من الشركة الى شركة منافسة )

27. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

28. البيانات اللازمة لعملية تخطيط الموارد البشرية ثانيا : البيانات الداخلية: 1- أهداف وخطط المنشأة : اذا كانت المنشأة تهدف للتوسع يتطلب ذلك زيادة فى حجم العمالة والعكس صحيح 2- إضافة أنشطة أو تقليص بعضها: يؤدى الى تغيير فى عدد ونوعية الوظائف فى المنشأة (إضافة إدارة للشكاوي) 3- مبادئ الإدارة التى تتبعها المنشأة: ( التخصص الزائد يؤدى الى زيادة الوظائف وعدد العمالة) 4- كفاءة القوى العاملة الحالية والتغيرات المتوقع حدوثها: ( الدورات التدريبية تؤدى الى زيادة إنتاج العاملين وبالتالى تقليص عدد العمال فى الخطة المقبلة ) 5- معدل دوران العمل: ارتفاع نسبة ترك العمل يمثل مشكلة يجب اعتبارها عند تخطيط الموارد البشرية 6- الترقيات المتوقعة: وخاصة فى حالة عدم إمكانية سد النقص فى المستوى الإداري التى حدثت فيه الترقية فتضطر المنشأة الى تعيين أفراد جدد 7- التقاعد: يتطلب من المنشأة تعيين موظفين بدلا من المتقاعدين ويجب اعتبار ذلك عند وضع خطة الموارد البشرية وكذلك التقاعد المبكر

29. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

30. أهم البيانات اللازمة لتخطيط الموارد البشرية 1- بيانات خاصة بالعاملين: العدد الكلى للعاملين – توزيع أعداد العاملين حسب (سنوات الخدمة – نوع الوظيفة – الأقسام والإدارات – تقديرات الكفاءة – الجنسية – السن – الدخل) – معدلات إصابات العاملين – معدلات الاجازات والاستقالات وانتهاء الخدمة – معدلات العقوبات – معدلات الغياب والتأخير والمرض 2- بيانات تتعلق بالإنتاج: حجم الانتاج عبر السنوات الماضية – قيمة الانتاج عبر السنوات الماضية – تكلفة الانتاج – توقعات الانتاج فى المستقبل – معدلات الانتاج – الطاقة الانتاجية المتاحة والمستغلة – بيانات تتعلق بالآلات والتوسعات المستقبلية

31. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

32. كيف تتم عملية تخطيط الموارد البشرية ؟ تتم هذه العملية من خلال المراحل التالية: 1- دراسة الموقف الحالى للقوى العاملة المتوفرة داخل المنشأة (البيانات الشخصية – الحالة التعليمية والتدريبية – التاريخ الوظيفى – مستوى الأداء وتطوره – الطموحات الوظيفية – تقييم الرئيس المباشر لكل عامل) 2- التنبؤ بالتغيرات المحتملة للعمالة وللأعمال فى فترة الخطة مثل (إدخال التقنيات الحديثة – إضافة خط إنتاجى جديد) 3- التوفيق بين ما تحتاجه المنشأة فى فترة الخطة وما هو متوفر حاليا من العاملين

33. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

34. الأساليب المتبعة فى عمليات التنبؤ لتخطيط المواردالبشرية 1- تحليل عبء العمل : يساعد فى تحقيق التطابق بين عدد الوظائف وعدد شاغليها مثال : إذا كان متوسط حجم العمل الشهرى : 24000 شهادة ميلاد، الوقت اللازم لإنجاز الشهادة : 2 دقيقة، متوسط ساعات العمل الشهرى للموظف بما فى ذلك التأخيرات والتوقفات 200 ساعة فما هو عدد الموظفين المطلوب ؟ الحل : 24000 X 2 دقيقة = 48000 دقيقة 48000 ÷ 60 = 800 ساعة 800 ÷ 200 = 4 موظفين نفرض أن حجم العمل أرتفع الى 3000 شهادة شهريا فإن عدد الموظفين اللازم = 3000 X 2 ÷ 60 = 1000 ساعة 1000 ÷ 200 = 5 موظفين

35. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

36. الأساليب المتبعة فى عمليات التنبؤ لتخطيط المواردالبشرية 2- تقييم الأداء كأسلوب لتخطيط الموارد البشرية يقوم هذا الاسلوب على مبدأ اعتماد معدلات أداء قياسية وتقدير عدد الأفراد اللازمين خلال فترة مقبلة انطلاقا من هذه المعدلات . مثال : نفرض أن معدلات قسم الحسابات الجارية معبر عنها بعدد العملاء فى بنك الراجحى خلال عام 1418 كانت كالتالى : محمد 955, فهد1277,صلاح 1435,فؤاد1310 أداء الأربع موظفين عن عام 1419 - 6432 إذا علمت أنه من المتوقع بلوغ عدد العملاء سنويا فى الأعوام1420, 1421, 1422 كانت 12200, 14000, 18000 المطلوب : تحديد عدد الأفراد اللازمين خلال الأعوام السابقة الحل : الأداء القياسى للأربع موظفين عن عام 1418 = 4977 متوسط أداء الأربعة القياسى فى عام 1418 = 4977 ÷ 4 = 1245 احتياجات عام 1420 = 12200 – 6432 ÷ 1245 = 5 موظفين احتياجات عام 1421 = 14000- 6432 ÷÷ 1245 = 6 موظفين احتياجات عام 1422 = 18000 – 6432 ÷ 1245 = 9 موظفين

37. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

38. الأساليب المتبعة فى عمليات التنبؤ لتخطيط المواردالبشرية 3- أسلوب المقارنة التاريخية: يعتمد هذا الأسلوب على جمع معلومات الماضى ومقارنتها بالحاضر للتنبؤ بما سيحدث مستقبلاً مثال: بالمقارنة بين الماضى والحاضر وجدنا أن الزيادة السنوية فى حجم العمالة هى بمعل 5% مما يعنى أنه من المحتمل مع ثبات العوامل الأخرى أن تستمر بنفس المعدل، فإذا كان عدد الموظفين 100موظف عام 1423هـ, وأصبح 105 موظف عام 1424هـ فسيكون 111 موظف عام 1425 هـ 4- أسلوب تقديرات الخبراء القائمين على عملية التنبؤ 5- أسلوب الميزانية التقديرية: والتى يتم فيها تقدير الاحتياجات المادية والبشرية المطلوبة لتنفيذ خطة الشركة خلال العام القادم

39. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

40. خطوات تخطيط القوى العاملة • الافراد المتاحين فعلا فى قوة العمل • (+ )الاضافات المتوقعة نتيجة للترقيات والتدريب والعودة من البعثات • (- ) الأعداد المحتمل أن تترك العمل • أى أحسب عدد الأفراد الحاليين – العدد المتوقع فقده لأسباب مختلفة ( التقاعد – انتهاء العقد.....) + الإحلال بدلا من الذين تركوا العمل + الترقيات المتوقعة + العدد اللازم لمواجهة التوسع فى الأعمال . الناتج يمثل الطلب المتوقع

41. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

42. ورشة عمل • فى ضوء معلوماتك عن المنشأة التى تعمل بها, كون فريق عمل وحاول أن تعد مشروعا لخطة الموارد البشرية لهذه المنشأة للعام الجديد 1428 هـ

43. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

44. تعريف الاستقطاب هو عمل أو نشاط تقوم به إدارة الموارد البشرية يتم من خلاله جذب أكبر عدد ممكن من القوى العاملة المؤهلة والصالحة والمتاحة فى سوق العمل, للاختيار بينها لشغل الوظائف الشاغرة, وفق المواصفات التى تحددها الشركة

45. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

46. ما يجب مراعاته في عملية الاستقطاب 1- أن يكون العدد المستقطب أكبر من العدد المطلوب 2- ضرورة المطابقة مع المواصفات المطلوبة 3- الأخذ بالاعتبار ما هو متاح فى سوق العمل

47. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

48. الأعمال الرئيسية لنشاط الاستقطاب 1- تحديد وتسجيل كافة المعلومات عن الأعمال والوظائف التى تحتاج إلى قوى عاملة, فى المدى القصير والبعيد 2- تحديد المصادر التى يمكن للشركة أن تلبى احتياجاتها منها 3- العمل على وضع وتطوير أساليب استقطاب فعالة وجعل الشركة مكانا مرغوبا للعمل فيه 4- الحصول على العدد الكافى من القوى العاملة وتقديمهم للاختيار 5- البقاء على اتصال مباشر مع ظروف سوق العمل 6- التنسيق مع الأنشطة الأخرى للموارد البشرية 7- الاتصال المستمر مع إدارة الموارد البشرية بالشركات الأخرى

49. ملاحظات .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

50. مصادر الاستقطاب (الحصول على القوى العاملة) أولا : المصادر الداخلية ( من داخل الشركة ) مثل: 1- الترقية 2- النقل الداخلى 3- الموظفون السابقون الذين تم الاستغناء عنهم لأسباب خارجة عن إرادة الشركة ثانيا : المصادر الخارجية ( من خارج الشركة ) وتشمل: 1- أجهزة ومكاتب العمل الحكومية 2- مكاتب التوظيف الخاصة 3- الغرف التجارية والصناعية 4- الجامعات والمؤسسات التعليمية (التدريب التعاونى) 5- الإعلان 6- الأقرباء والأصدقاء بما فيه من ايجابيات وسلبيات