Iepriekšējo aktivitāšu projektu iesniegumu vērtēšanas pieredze,

1. Iepriekšējo aktivitāšu projektu iesniegumu vērtēšanas pieredze, biežākās kļūdas pieteikumu aizpildīšanā

2. Projekta etapi • Projekta iesnieguma sagatavošana un iesniegšana • Projekta izvērtēšana un apstiprināšana • Vienošanās vai civiltiesiskā līguma slēgšana par projekta ieviešanu • Iepirkuma process – projektētājs, autoruzraugs • Tehniskās projekta izstrāde • Finansējuma piesaiste • Iepirkuma process – būvnieks, būvuzraugs • Būvniecības process • Projekta ieviešanas uzraudzība un atskaites Ar katru nākamo posmu ir arvien grūtāk labot iepriekšējos posmos pieļautās kļūdas!

3. Esošā pieredze Projektu iesniedzējiem, kuri gatavo projektu iesniegumus ir pieejama pieredze no: • Kohēzijas fonda līdzfinansētām ierobežotām atlasēm (2007. – 2013. gada plānošanas periods): • "Ūdenssaimniecības infrastruktūras attīstība aglomerācijās ar cilvēku ekvivalentu lielāku par 2000" • "Normatīvo aktu prasībām neatbilstošo izgāztuvju rekultivācija" ar projektu iesniegumu sagatavošanu saistītās kļūdas • ERAF līdzfinansētās nacionālās programmas "Ūdenssaimniecības infrastruktūras attīstība apdzīvotās vietās ar iedzīvotāju skaitu līdz 2000" (2004. – 2006. plānošanas periods) – ar projektu ieviešanu saistītās kļūdas

4. Biežākās kļūdas – projektu iesniegumu sagatavošanā • Projektu iesniedzēji uzmanīgi neizlasa vadlīnijas pieteicējiem • Projektu iesniedzēji nepārbauda iesniegumu pirms iesniegšanas – vai visi lauki ir aizpildīti un parakstīti utt. • Informācija pieteikumā vairākās vietās dublējas – tai jābūt vienādai visās vietās

5. Biežākās kļūdas – projektu ieviešanā • Būtiskās atšķirības apjomos – nepieciešami grozījumi līgumā par projekta ieviešanu – auditējamās vērtības un rezultatīvie rādītāji • Būtiskas atšķirības izmaksās – nepieciešami grozījumi līgumā par projekta ieviešanu – budžets

6. Galvenās risku grupas • Nekvalitatīva tehniskā dokumentācija • Neatbilstības iepirkuma procesā • Neatbilstības būvniecības procesā • Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansējuma neatgūšana pilnā apjomā • Neatbilstības projekta ieviešanā atbilstoši līguma par projekta ieviešanu nosacījumiem • Neatbilstības projekta dokumentācijā • Iekārtu neatbilstoša darbība

7. Nekvalitatīva tehniskā dokumentācija • Tehniskā dokumentācija – TEP un TP • TEP izstrāde – tā kā ŪBBPVK akcepts ir obligāta prasība, tad slēdzot līgumu ar konsultantiem par TEP izstrādi iekļaut prasību līgumā, ka komisijas akcepts ir nosacījums pēdējā maksājuma veikšanai • TP izstrāde – kvalitatīvs tehniskais projekts ir ļoti būtisks solis uz veiksmīgu projektu: • jāveic TP ekspertīze – bet tas nedrīkst būt formāls solis

8. Iepirkuma process • Jāveic saskaņā ar: • likumu "Par iepirkumu valsts vai pašvaldību vajadzībām" • vai likumu "Par iepirkumu sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju vajadzībām" • VIDM mājas lapā ir pieejamas veidnes sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem un būs pieejamas veidnes pašvaldībām iepirkuma procesa nodrošināšanai • Iepirkuma rezultātu salīdzinājums ar projektā plānotajām izmaksām: • ekonomija – proporcionāli samazināsies visu finansētāju sākotnēji plānotais finansējums • sadārdzinājums – projekta iesniedzējam būs jāsedz no saviem līdzekļiem

9. Biežāk pieļautās kļūdas iepirkumu organizēšanā • Iepirkumi nepamatoti sadalīti daļās • Nekvalitatīvi iepirkuma procedūras dokumenti: • nav skaidriformulētas prasības pretendentiem, diskriminējošas pretendentu atlases prasības • tehniskās specifikācijas/darba uzdevums ir neprecīzs vai izstrādāts konkrētam ražotājam/izpildītājam • nepilnīgi aprakstīti saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma vērtēšanas kritēriji • Iepirkuma komisijas kļūdas piedāvājumu vērtēšanas gaitā: • piedāvājumi netiek vērtēti atbilstoši iepirkuma procedūras dokumentos noteiktajām prasībām • netiek ievērots vienlīdzīgas attieksmes princips informācijas sniegšanā un piedāvājumu vērtēšanā

10. Pievērst uzmanību • Piedāvājumu iesniegšanas un konkursa izvērtēšanas laikā informācijas apmaiņa ar Pretendentiem tikai rakstveidā • Pēc piedāvājuma iesniegšanas termiņa beigām nedrīkst pieļaut piedāvājumu labošanu vai papildināšanu • No piedāvājuma iesniegšanas līdz to atvēršanai Pasūtītājam aizliegts sniegt informāciju par cita piedāvājuma esamību • Piedāvājumu vērtēšanas laikā aizliegts sniegt informāciju par vērtēšanas procesu

11. Ieteikumi • Neuztvert iepirkuma procesu kā apgrūtinošu un formālu procedūru - tās mērķis ir palīdzēt atrast saimnieciski visizdevīgāko piedāvājumu • Pašiem izprast prasības, kuras izvirza pretendentiem – un pārlasīt konkursa nolikumu, atbildot uz jautājumu – Ja man būtu jāiesniedz piedāvājumu, vai es saprastu kas un kā ir jāsagatavo, kad un kur jāiesniedz • Būt pašiem aktīviem un izplatīt informāciju par izsludināto iepirkumu

12. Ieteikumi • Runāt un konsultēties ar kaimiņiem gan par dokumentācijas sagatavošanu, gan par reālas projektu ieviešanas problēmām - nav labāka veida kā iegūt patiesas atsauksmes par izpildītāju kā tieši kontaktējoties ar tiem pasūtītājiem, kur ir jau veikti darbi (piedāvājumam būs pievienotas tikai labās atsauksmes) • Atrast atbildes uz neskaidrajiem jautājumiem un risināt ar projekta ieviešanu saistītās specifiskās problēmas, cik vien ātri iespējams pēc tam, kad tās ir parādījušās • Ievērot procedūras prasības, bet neizvirzīt formālus un nepamatotus iemeslus piedāvājumu noraidīšanai

13. Neatbilstības būvniecības procesā Riski: • Būvdarbu izmaksu atbilstība būvdarbu līgumā noteiktajam • Plānotā būvdarbu termiņa ievērošana • Būvdarbu kvalitāte • Auditējamo vērtību atbilstība sākotnēji plānotajam Ieteikumi • Regulāras būvdarbu sanāksmes, kurās piedalās pasūtītājs, būvuzņēmējs būvuzraugs un nepieciešamības gadījumā autoruzraugs – vēlams 1 reizi nedēļā, bet ne retāk kā 1 reizi 2 nedēļās • Ļoti rūpīgi jāizvērtē neparedzētie/papildus izdevumi – nav pieļaujama situācija, kad būvuzņēmējs veic papildus darbus un tikai pēc tam informē par to pasūtītāju • Būvuzraugam ir ļoti rūpīgi jāseko līdzi būvniecības procesā izmantojamajiem materiāliem un tehniskajiem risinājumiem • Jebkādas problēmas ir jārisina savlaicīgi – kad tās ir identificētas, bet, ja nekas netiks darīts, tad pašas no sevis tās neatrisināsies, bet gan pārvērtīsies papildus izdevumos un laikā

14. Projekta realizācijas uzraudzība • Projekta realizācijas vadība – projekta saņēmēja darbinieks vai pieaicināts speciālists, kura galvenie uzdevumi: • sekot līdz projekta realizācijai saskaņā ar noslēgto līgumu par projekta ieviešanu • atskaišu sagatavošana saskaņā ar noslēgto līgumu par projekta ieviešanu • Būvdarbu uzraudzība – būvuzraugs un autoruzraugs • Projekta realizācija atbilstoši līgumam par projekta ieviešanu un noslēgtajiem līgumiem ar izpildītājiem: • projektā plānoto komponenšu realizācija plānotajā apjomā • laika grafika ievērošana nobīžu gadījumā nekavējoša CFLA informēšana par to • Nolikumā un būvdarbu līgumā prasīto garantiju iesniegšana no izpildītāja (avansa, līguma izpildes nodrošinājuma u.c.) • Likumdošanas prasību ievērošana

15. ERAF finansējuma neatgūšana pilnā apjomā Riski • ERAF finansējuma neatgūšana nepilnā apjomā Ieteikumi • Savlaicīgi jāiesniedz: • progresa pārskatus • struktūrfondu pieprasījumus • prognozes • Jāpievieno visi attaisnojošie dokumenti • Nepieciešamības gadījumā jākonsultējas ar CFLA pārstāvjiem • Rūpīgi jāseko līdzi līgumā par projekta ieviešanu noteikto prasību ievērošanai – termiņi, auditējamās vērtības, budžets u.c.

16. Neatbilstības projekta ieviešanā atbilstoši līguma par projekta ieviešanu nosacījumiem Riski • Projekta realizācija sākotnēji plānotajos termiņos • Auditējamo vērtību atbilstība līgumā noteiktajām Ieteikumi • Par izmaiņām projektā nekavējoši jāinformē CFLA • Nepieciešamie grozījumi līgumā par projekta ieviešanu CFLA ir jāierosina savlaicīgi • Īpaša uzmanība projektā noteiktajām auditējamām vērtībām projektu saņēmējiem jāpievērš: • gadījumos, kad līguma 1. pielikums – projekta apraksts tika balstīts uz projektu iesniegšanas stadijā pieejamo informāciju • projekta ieviešanas gala stadijā – sakarā ar iespējamām izmaiņām apjomos, kas radušies būvniecības gaitā – m utt.

17. Neatbilstības projekta dokumentācijā Novērojumi • Dažiem projektu saņēmējiem ir vērojams liels haoss projekta dokumentācijā un ar projekta ieviešanu saistītajos dokumentos Ieteikumi • Dokumentu oriģināliem ir jābūt apkopotiem speciālās projekta dokumentu mapēs, atdalītiem pēc to veida un jāatrodas vienā vietā • Ar projekta ieviešanu saistītie dokumenti ir jāapkopo un jāsistematizē regulāri • Dokumentu darba varianti un melnraksti nav jāglabā pie dokumentu gala versijām – oriģināliem • Darba materiāli ir jāglabā atsevišķās darba mapēs • Elektroniskie faili ir jāsistematizē folderos, atdalot dokumentu gala versijas no darba versijām – īpaši tas attiecas uz progresa pārskatiem, kad jaunā progresa pārskata sagatavošanai kā pamats tiek izmantots iepriekšējā ceturkšņa progresa pārskats

18. Iekārtu neatbilstoša darbība • Finansējuma saņēmējam ir jānodrošina, ka iekārtas atbilstoši funkcionē pēc projekta realizācijas, jo projekta mērķis ir nodrošināt kvalitatīvus pakalpojumus, nepārsniedzot projektā plānotās iekārtu uzturēšanas iekārtas • Iekārtu darbības uzraudzības sistēmas izveidošana ir ļoti nozīmīga projektu saņēmējiem, kas ir ieguldījuši ievērojamus līdzekļus ūdenssaimniecību sakārtošanā, lai nodrošinātu: • ka uzstādītās iekārtas darbojas efektīvi • ka var salīdzināt iekārtu darbības rādītājus ar tehniskajā projektā plānotajiem un nepieciešamības gadījumā prasīt atbildību no uzstādītājfirmām • ka savlaicīgi tiek konstatēti un novērsti defekti un nepilnības iekārtu darbībā • ilgtermiņa investīciju plānošanu – īpaši ūdenssaimniecības sniegto pakalpojumu kvalitātes un sistēmas darbības efektivitātes tālākai uzlabošanai un paaugstināšanai

19. Iekārtu darbības uzraudzības sistēmas izveidošana • Jānozīmē atbildīgais tehniskais darbinieks par ūdenssaimniecības sistēmu, kas ir atbildīgs arī par tās darbības uzraudzību un darbības efektivitātes novērtēšanu • Atbildīgajam darbiniekam ir jābūt pietiekamai informācijai par iekārtu darbības principiem un attiecīgajā pašvaldībā uzstādītajām iekārtām • Nepieciešamības gadījumā jānodrošina papildus apmācība par iekārtu darbības principiem un attiecīgajā pašvaldībā uzstādītajām iekārtām • Atbildīgajam darbiniekam ir jābūt informācijai par kontaktpersonām no iekārtu uzstādītājfirmām, lai nepieciešamības gadījumā varētu operatīvi sazināties ar tiem

20. Iekārtu darbības uzraudzības sistēmas izveidošana • Jāizskaidro iekārtu darbības efektivitātes novērtēšanas sistēmas nozīmība pašvaldībai: • tikai atbilstoši strādājošas iekārtas spēj nodrošināt kvalitatīvus pakalpojumus • dod iespēju ekonomēt līdzekļus – izdevumus par elektroenerģiju, ķimikālijām, dabas resursu nodokļa maksājumus u.c. • Nepieciešamības gadījumā jānodrošina nepieciešamais tehniskais nodrošinājums – mazajās pašvaldībās šādu sistēmu var veidot: • gan elektroniski • gan arī ierobežotu līdzekļu gadījumā – veidojot uzskaites žurnālus papīra formātā • Galvenais – jāizprot, ka tā nav formāla prasība

21. No projekta idejas līdz tās realizācijai –kopā ar Videsinvestīcijufondu! Ģetrūdes iela 10/12Telefons: 7845111Fakss: 7845222E-pasts: pasts@lvif.gov.lvhttp:\\www.lvif.gov.lvInformācija par ūdenssaimniecības sistēmas darbības principiem Informācija par galvenajām problēmsituācijām un risinājumiem Semināri par projektu sagatavošanu, finansēšanas iespējām un iekārtu darbības uzraudzību, kā arī atbalsts projektu dokumentācijas izstrādē