Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012

ABC-cursus Opleiding voor schoolsecretariaten2011 - 2012

Overzicht programma dag 2 • Inleiding • Situering Agodi en Afdeling PBC • Terminologie en afkortingen • Elektronische communicatie • Indiensttreding • TADD en vaste benoeming • Dienstonderbrekingen Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

1. Inleiding Het waarom en het doel van deze cursus: • inbreng Agodi in de opleiding en ondersteuning van nieuwe administratieve medewerkers • uitgebreide en complexe materie verduidelijken • fundering leggen voor latere modulaire cursussen Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

2. Situering Agodi en PBC Vlaamse regering 13 beleidsdomeinen Onderwijs en vorming 5 Agentschappen en 1 Departement Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

2. Situering Agodi en PBC Agentschap voor Onderwijsdiensten 6 afdelingen Afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB de Werkstations (contact?) Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

2. Situering Agodi en PBC De mensen achter de dossiers: • 8 werkstations: • 65 dossierbeheerders (= +/- 56 FTE) • 8 groepschefs • cel eindeloopbaan: 3 • ondersteuning: 7 • opleiding/kwaliteitsbewaking: 3 • coördinatie afdeling: 7 • afdelingshoofd Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

3. Terminologie en afkortingen Instellingsnummer en instellingsstructuur of hoofdstructuur: 023077 211 42011 12 instellingsnummer hoofdstructuur Soort instelling en IM NIS-code Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

3. Terminologie en afkortingen • WS: werkstation • SBT: schoolbeheerteam • Stamboeknummer • ATO: administratieve toestand • Vakcode en code oorsprong omkadering (OOM) • DO: dienstonderbreking (en code DO) • AVP en VVP: afwezigheid en verlof verminderde prestaties • LBO: loopbaanonderbreking Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

3. Terminologie en afkortingen • TAO: tijdelijk andere opdracht • TBSPA: terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden • TBS 58+: terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden voorafgaand aan het rustpensioen • BPT: bijzondere pedagogische taken • GOK: gelijke onderwijskansen • GON: geïntegreerd onderwijs • ION: inclusief onderwijs Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

3. Terminologie en afkortingen • ASV: algemene en sociale vorming • UB: uitgestelde bezoldiging • TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende duur • VKA: vervanging korte afwezigheid • Medex: medische expertise • TBSOB: terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking • R/W: reaffectatie en wedertewerkstelling • … Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie • De communicatiestroom  van input tot output • De principes van elektronische communicatie  hoe verwerkt de computer de zendingen? • De verschillende RL’s  wat stuur je met welke recordlayout? Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie Van input tot output • De instelling / de school = input • Hardware • Software • Maken van berichten (dienstonderbrekingen, opdrachten, adres, rekeningnummer, …) • Klaarmaken van de zending Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie • Edison • Schakel tussen school en ministerie • Software om zendingen te versturen • WebEdison via web-browser, toegang met elektronische identiteitskaart of federaal token • Beheerder en gebruikers • Zorgen voor de terugzendingen Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie • De registratie • Automatisch en uniform opslaan van berichten in berichtendatabank (mainframetoepassing) • Dagelijks na 20.30 uur • Technische controle op basis van ingebouwde codetabellen • Resultaat = geregistreerd, manueel te registreren, fout bericht  zie terugzending ! Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie • Het EPD (Elektronisch PersoneelsDossier): de automatische verwerking • opdrachten • baremabepaling • hoofd-/ bijbetrekking en noemerbepaling • geldelijke anciënniteit • dienstonderbrekingen (bevallingsverlof, ziekteverlof, VVP/AVP, verlof TAO, …) • goedkeuring  gegevens naar wedde en dossier Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie • Het EPD: de manuele verwerking in het WS • complexere opdrachten • niet-geautomatiseerde DO’s • inhoudelijke controle • goedkeuring  gegevens naar wedde en dossier • andere taken WS: opvolging correcties, controle van de aanwending, testen, informatieverstrekking, kwaliteitscontroles Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie • Het salarissysteem • automatische berekening van salaris, vakantiegeld, eindejaarstoelage, uitgestelde bezoldiging • berekening op basis van parameters uit EPD • individueel betalingsuittreksel (elektronische versie of papieren versie) • schoollisting Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie • Het salaris en loopbaanoverzicht = de output • Salaris: laatste werkdag van de maand op de rekening • Loopbaanoverzicht: automatische opbouw (van belang voor anciënniteiten, bij vaste benoeming, bij pensioen, …) • Output heel vaak zonder tussenkomst van dossierbeheerder  groot belang van correcte input ! Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie • 3 principes : • fotoprincipe • stopzetting • melding-annulatie • Definitie: de manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier verwerkt, geïnterpreteerd en opgeslagen worden, al dan niet in functie van wat er al in het dossier zit Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie 1. Het fotoprincipe • De nieuwe situatie is van toepassing vanaf de geldigheidsdatum van het (nieuwe) bericht • De vorige situatie wordt stopgezet op vooravond  alle gegevens opsturen, ook de niet-gewijzigde, per instelling/inst.structuur • Met of zonder historiek • Geldig voor de RL 1, RL 5 en 6, RL 7 en RL 14 Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

fotoprincipe Voorbeeld: • op 01/09/2011: 2 opdrachten A & B • opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 01/09/2011 (= 1 bericht):  opdracht A (ATO 2 voor 8/24) tot en met 30/06/2012 opdracht B (ATO 1 voor 12/24) tot en met 31/01/2012 30-6 31-1 1-9 AB

fotoprincipe • vanaf 15/11/2011: extra opdracht C (ATO 1 voor 4/24 t.e.m. 10/02/2012) • opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 15/11/2011 (= 1 bericht): opdracht A tot en met 30/06/2012 opdracht B tot en met 31/01/2012 opdracht C tot en met 10/02/2012 • FOUT  indien enkel opdracht C gemeld wordt  A en B gestopt! 15-11 31-1 30-6 10-2 1-9 ABC ABC

4. Elektronische communicatie 2. De stopzetting • Soort fotoprincipe  opsturen van een “lege” foto • Vanaf de geldigheidsdatum zijn geen gegevens meer van toepassing • De vorige situatie wordt stopgezet op de vooravond • Geldig voor de RL-4 en RL-6 Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

stopzetting voorbeeld • gemelde opdrachten: • stopzetting opdrachtenpakket (RL-4) geldig vanaf 24/12/2011: (opdrachten lopen tot en met 23/12) 1-9 31-1 10-2 30-6 15-11 ABC 24-12 ABC

4. Elektronische communicatie 3. De melding - annulatie • Wanneer het fotoprincipe niet van toepassing is, en reeds gemelde gegevens gecorrigeerd moeten worden • Eerst de eerder geregistreerde informatie “annuleren”, met dezelfde gegevens als in de oorspronkelijke melding en dan de correcte gegevens melden • geldig voor de RL 2 Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

melding-annulatie voorbeeld • voor een personeelslid wordt ziekteverlof gemeld met geldigheidsdatum 17-9 tot en met 21-12: • naderhand blijkt dat het ziekteverlof maar tot en met 25-11 duurt (ziektecontrole of foute melding) • meld eerst annulatie met van 17-9 t.e.m. 21-12 • meld dan de gecorrigeerde periode dus niet: annulatie op 26-11 of opnieuw melden zonder eerst te annuleren (geen fotoprincipe) is technische fout 17-9 21-12 17-9 25-11

4. Elektronische communicatie De verschillende RL’s – Algemeen: • Eén bericht is geldig voor: • 1 personeelslid • 1 instelling • 1 instellingsstructuur • op één bepaalde datum • Speciale aandacht bij complexe situaties • gebruik van vakcodes • gebruik van OOM-codes • Zorg voor tijdige en correcte zendingen Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie Recordlayout 1 (RL 1) • Opdrachten • 1 of meerdere opdrachten • geldig op 1 bepaalde datum • Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen • 1 of meerdere DO’s • deeltijds of voltijds (afhankelijk van DO en situatie) • bvb. VVP, verlof TAO, GLBO, BBZ, … • Begin- en einddatum: is steeds “van  tot en met” • Principe: fotoprincipe Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie Recordlayout 2 (RL 2) • Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen • steeds 1 enkele DO • is persoons- of instellingsgebonden • Begin- en einddatum: is steeds “van  tot en met” • Voorbeelden: VLBO, bevallingsverlof, ziekteverlof, … • Principe: melding - annulatie Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie Recordlayout 3 (RL 3) • Meezenden van een opmerking • Kan enkel bij RL-1 en RL-2 in hetzelfde bericht • Komen niet apart op de agenda in het werkstation  enkel gebruiken indien er een meerwaarde is (bvb. bij 1- of 2-klassige vestigingsplaats) Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie Recordlayout 4 (RL 4) • opsturen bij voortijdige beëindiging van het opdrachtenpakket • Volledig opdrachtenpakket aan de instelling wordt stopgezet • Altijd een reden opgeven: mutatie, affectatie, ontslag, pensioen, fusie, overlijden, foutieve melding • Niet gebruiken indien gewoon fotoprincipe mogelijk is • Principe: stopzetting Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie Recordlayout 5 en 6 (RL 5 – RL 6) • Melding woonplaats (RL 5) • adres van domiciliëring in België • gegevens: straatnaam, huisnummer, busnummer, postcode • Melding verblijfplaats (RL 6) • indien ander adres dan domicilie • Fotoprincipe (zonder historiek) is van toepassing Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie Recordlayout 7 (RL 7) • Melding familiale toestand • nodig voor het correct berekenen van de bedrijfsvoorheffing • iedere wijziging zo vlug mogelijk melden • 2 blokken : • burgerlijke staat en partnergegevens (bevat ook personen ten laste) • personen ten laste (kunnen afzonderlijk opgestuurd worden) • Fotoprincipe is van toepassing Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie Recordlayout 9 (RL 9) • Aanvraag immatriculatie • toekennen van uniek nummer  stamboeknummer • wordt automatisch toegekend • nodig bij eerste indiensttreding in het onderwijs • kan al toegekend zijn via leerkrachtendatabank • Geldt niet meer voor melding of wijziging rekeningnummer  gebruik hiervoor RL 14 Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

4. Elektronische communicatie Recordlayout 14 (RL 14) • Melding rekeningnummer • van toepassing sedert 15/12/2008 • IBAN en BIC (International Bank Account Number & Bank Identifier Code) • samen met RL 9 of bij wijziging rekeningnummer • kan al geregistreerd zijn via leerkrachtendatabank • Het fotoprincipe (zonder historiek) is van toepassing Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

5. Indiensttreding • Omzendbrief PERS/2005/09 van 29/06/2005 • Eerste maal in het onderwijs of niet? • Aanvragen stamboeknummer via RL 9 • Controleren voorwaarden digitaal of via de post opsturen van 3 documenten (diploma, attest dokter en uittreksel strafregister) • Denk aan familiale toestand • RL 1 opdrachtenpakket via Edison Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

6. TADD en vaste benoeming TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende duur • Omzendbrief PERS/2003/05 van 06/06/2003 • Soort aanstelling en voorrangsregeling • Voorwaarde bij vaste benoeming • Niet van toepassing bij TAO en voor directies • Is zaak tussen school en personeelslid • Aanduiden bij opdrachtenpakket Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

6. TADD en vaste benoeming • Voorwaarden: • 720 dagen dienstanciënniteit • gespreid over ten minste 3 schooljaren • waarvan 600 dagen effectief gepresteerd • per ambt en per scholengemeenschap • vaststellen recht op 30 juni  recht geldt vanaf 1 september (indien gekandideerd) Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

6. TADD en vaste benoeming Vaste benoeming: • Omzendbrief 13CC/VB/ML van 29/11/1999 • Vaststellen vacante betrekkingen op 15 april (opgelet: niet alle uren zijn benoembaar!) • Geldig voor de hele scholengemeenschap • Benoemingsdatum = 1 januari (behalve voor directies) indien betrekking nog steeds vacant Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

6. TADD en vaste benoeming Voorwaarden personeelslid: • Voldoen aan de aanstellingsvoorwaarden • 720 dagen dienstanciënniteit waarvan 360 dagen in het ambt (op 30 juni of 31 augustus) • Betrekking uitoefenen in hoofdambt • Zich kandidaat gesteld hebben • TADD-aanstelling in het ambt op vooravond (uitgezonderd bij R/W of TAO) Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

7. Dienstonderbrekingen Enkele voorbeelden: *  onderwerp wordt uitgediept in thematische cursus Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

7. Dienstonderbrekingen Verminderde prestaties: • Omzendbrief 13AC/CR/JVM/hjvan 14/11/2000 • Verlof of afwezigheid (VVP of AVP) • Samen 6 verschillende soorten  6 codes DO • Begin- en einddatum • Contingent of niet? Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

7. Dienstonderbrekingen Loopbaanonderbreking: • Omzendbrief PERS/2011/05 van 15/06/2011 • Algemene en specifieke stelsels • Volledig, halftijds of 1/5 • In totaal: 17 soorten  17 codes DO • Specifieke regels qua begin- en einddatum, duur, voorwaarden, … Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

7. Dienstonderbrekingen Verlof tijdelijke andere opdracht: • Omzendbrief 13AC/GDH/SH/jsvan 15/06/2011 • Verschil tussen TAO en verlof TAO • Enkel voor vastbenoemden • Belangrijk: duur en volume • Bezoldiging: steeds als vastbenoemd • Verlof TAO is geen recht Opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012