Beheer van het VABB-SHW met behulp van Brocade

1. Beheer van het VABB-SHW met behulp van Brocade Rudi Baccarne Anet Gebruikersdag 15 juni 2011

2. Inhoud • Wat is het VABB-SHW • De rol van Anet voor het VABB-SHW • De rol van Brocade voor het VABB-SHW

3. Wat is het VABB-SHW • Vlaams Academisch Bibliografisch Bestand voor de Sociale en Humane Wetenschappen • Wetenschappelijke output = parameter voor verdeling onderzoeksmiddelenmiddelen • Vanaf 2011 zullen VABB publicaties meetellen voor verdeling van bijzondere onderzoeksfondsen (2,62% of 3milj Eur)

4. Waarom VABB-SHW? • Voor 2011 parameter wetenschappelijk output gebaseerd op Web of Science publicaties • Focus op exacte wetenschappen (hoofdzakelijk Engelstalige tijdschriftartikels, geen boeken) • Boeken en Nederlandstalige tijdschriften =>belangrijk instrument voor wetenschappelijke communicatie binnen SHW =>vielen uit de boot bij verdeling middelen

5. Wat bevat VABB-SHW • Peer reviewed wetenschappelijke publicaties vanaf 2000 • Jaarlijks aangeleverd vanuit academische bibliografieën van verschillende instellingen • Huidige situatie • Tijdschriftartikels (# 52973) • Boeken als auteur (# 7188) • Boeken als editor(# 4712) • Hoofdstukken uit boeken(# 28413) • Proceedings (#3400) • Niet alle publicaties tellen mee voor financiering ~ gezaghebbend panel (GP)

6. Rol van Anet voor VABB-SHW (1) • Anet participeert in ECOOM-UA • ECOOM • Expertisecentrum O&O Monitoring van de Vlaamse Gemeenschap (consortium alle universiteiten- • Opdracht is een consistent systeem van O&O- en innovatie-indicatoren ontwikkelen voor de Vlaamse overheid • Opbouw VABB-SHW toevertrouwd aan ECOOM-UA, Anet doet het technisch beheer

7. Rol van Anet voor VABB-SHW (2) • Beheer VABB-traject van A tot Z • Aanmaak bibliografische records • Verrijking/verwerking bibliografische records • Productie van statistieken en lijsten GP • Approvalberekening • Verwerking validatie door de partnerinstellingen • OPAC zoekomgeving voor VABB records

8. Opbouw van de databank met Brocade • Over het belang van : • Lidmaatschappen, regelwerken en relaties • Eindgebruikerssystemen • Authority records • Lijstbeheer, manuele processen, consolidaties, checklists en nog veel meer

9. Stap 1: VABB-parser • Validatie aangeleverde bestanden (in MODS-VABB formaat) • Aanmaak importbestanden voor Brocade • Aanmaak referentierecords voor niet gekende auteurs (a-loi en e-loi) • Rapportering over geleverde records • Nuttig voor aanvulling vakgroepen • Overzicht aantallen per publicatietype

10. Stap 2: Verwerking data • Jaarlijkse aanlevering bestanden in april • Elk bestand bevat een reeks van records • Elk record wordt uniek geïdentificeerd • Elk record bevat een of meer auteurs • Eigen auteurs herkenbaar aan • Unieke identifier (personeelsnummer) • Affiliatie • Elk record bevat een publicatietype • Lokaal type • VABB type

11. Voorbeeld <titleInfo> <title>Controleverlies over etenbij obese kinderen en adolescenten</title> </titleInfo> <name type="personal" ID="ug_801001837906"> <affiliation>ug_PP07</affiliation> <namePart type="family">Goossens</namePart> <namePart type="given">Lien</namePart> <role> <roleTerm authority="marcrelator" type="code">aut</roleTerm> </role> </name>

12. Voorbeeld <subject> <topic>Social Sciences</topic> </subject> <identifier type="hdl">http://hdl.handle.net/1854/LU-337814</identifier> <identifier type="issn">0167-7454</identifier> <originInfo> <dateIssued>2005</dateIssued> </originInfo>

13. Voorbeeld <relatedItem type="host"> <titleInfo> <title>GEDRAGSTHERAPIE</title> </titleInfo> <titleInfo type="abbreviated"> <title>Gedragstherapie</title> </titleInfo> <identifier type="issn">0167-7454</identifier> <originInfo> <dateIssued>2005</dateIssued> </originInfo>

14. Voorbeeld <part> <extent unit="page"> <start>263</start> <end>274</end> </extent> <detail type="volume"> <number>38</number> </detail> <date>2005</date> </part> </relatedItem>

15. Voorbeeld <recordInfo> <recordContentSource>ug</recordContentSource> <recordIdentifier>337814</recordIdentifier> <recordCreationDate encoding="iso8601">2006-06-06T15:41Z</recordCreationDate> <recordChangeDate encoding="iso8601">2008-02-22T22:58:52Z</recordChangeDate> </recordInfo> <extension type="pt"> <pubtype src="ug">A3</pubtype> <pubtype src="vabb">VABB-1</pubtype>

16. Aanmaak records • Records worden opgeladen in Brocade regelwerk VABB • Nieuwe records worden toegevoegd= aanmaak van clois • Bestaande records worden geactualiseerd • Merging op basis van unieke record identifier • Gegevens van het aangeleverde record kunnen bestaande gegevens overschrijven • Dit is afhankelijk van parameters vastgelegd in importprofiel. Vb enkel velden die invloed kunnen hebben op financiering worden gewijzigd.

17. labels voor origine • Elk record krijgt een label dat de oorsprong bepaalt via Brocade lidmaatschappen • Twee niveaus • Niveau associatie • vabb-aa (Antwerpen) • vabb-ab (Brussel) • vabb-ag (Gent) • vabb-ah (Hasselt) • vabb-al (Leuven)

18. labels voor origine • Niveau instelling • vabb-art (artesis) • vabb-ehb (erasmushogescholbrussel) • vabb-hg (hogeschool gent) • vabb-hwv (hogeschool west-vlaanderen) • vabb-hzs (hogere zeevaartschool) • vabb-kdg (karel de grote-hogeschool) • vabb-kul (kuleuven) • vabb-pl (plantijnhogeschool) • vabb-ua (universiteit antwerpen) • vabb-ug (ugent) • vabb-uh (uhasselt) • vabb-vub (vub)

19. toekennen disciplines • Disciplines zijn belangrijk voor uitlijsting naar GP • Niet opgenomen in bronbestanden • Toegekend op basis van een tabel die de vakgroep omzet naar een discipline (onderwerpscodes) • Er zijn 15 disciplines • Vb. ug_PP07 Vakgroep Ontwikkelings-, persoonlijkheids- en sociale psychologie => a::irc.77:1 [=VABB. Psychologie]

20. toekennen issn • Enkel artikels met issn komen in aanmerking • Titels zonder issn : manuele opzoeking van issn nummers in referentiedatabanken en op Internet • Geleverde titels worden vergeleken met tabel met ISSN en titel • Automatische toekenning van issn nummer aan artikels • Jaarlijks goed voor honderden aanvullingen

21. relatie met ISI-journals • Belangrijk voor uitlijstingtijschriften voor het GP in categorieën • Voorafgaand: opladen van ISI-journals in VABB databank • Lidmaatschappen op basis van indexering in WoS • isi-a (volledig geïndexeerde tijdschriften) • isi-b (partieel geïndexeerde tijdschriften) • isi-c (willekeurige jaargangen) • isi-d (selectief geïndexeerde jaargangen) • Er wordt relatie gelegd tussen vabb-record en isi-record op basis van issn

22. integratie externe databanken • ISSN • ECOOM databank met BOF-WOS data • ISBNDB

23. De ISSN-databank • Databank van issn.org • Opgeladen in Brocade in apart regelwerk • Gebruikt voor uniformiseren van titels • Relatie tussen VABB-record en ISSN record • ISSN record bevat GP-ranking en andere rankings in de vorm van lidmaatschappen • Via de relatie tussen issn en vabb erven de artikels de kwotering over

26. Naverwerking: uniformisering uitgevers • In functie van aanmaak lijsten voor GP • Normaliseren van uitgever op basis van ISBN • Uitgeversprefix wordt genomen bv. 90-223 • Interne concordantietabel prefix vs. naam • Opgebouwd vanuit • isbndb.com • Deens/Noorse uitgeverslijst • Catalogus UA-bibliotheek • …

27. Uniformisering uitgevers • Op basis van deze tabel wordt aan het VABB record een geüniformiseerde uitgeversnaam toegevoegd • De oorsprong van de geüniformiseerde naam wordt eveneens weergegeven (isbndb, denemarken,zebra, …)

28. Lijsten Gezaghebbend panel • Opleveren tegen 1 juni • Tijdschrifttitels, uitgevers, boeken en proceedings • Gerubriceerd volgens discipline • Gezaghebbend panel stelt lijst van weerhouden tijdschriften en uitgevers op tegen 1 oktober

30. ECOOM-databank BOF-WOS • ECOOM data BOF-WOS opgeladen in Brocade in apart regelwerk • Tijdschriften uit ECOOM databank Leuven gematcht met ISSN databank => toekenning vabb-gp-1 ranking

31. ECOOM databank BOF WOS • Matching ecoom records – vabb records • Toekennen ISI nummers aan VABB records • Records 2000-2008: 5326 isi nummers toegevoegd aan vabb records • 2009: 825 isi nummers toegevoegd • Relatie tussen vabb-record en ECOOM record

32. Voorbeeld ecoom record

33. ECOOM databank BOF WOS • Controle correcte affiliatie • Analyse op basis van overlap en verschil VABB en ECOOM • Analyse op basis van WOS publicaties niet behorende tot een Vlaamse universiteit of hogeschool

34. Opsporen van identieke records • Per associatie • Over alle associaties heen • Potentieel identieke records worden opgespoord aan de hand van sleutels • Sterke sleutels • doi • isi • Minder sterke sleutels • issn / volume / aflevering / beginpagina • isbn / paginering • usbc / volume / aflevering / beginpagina • Usbc = 8 minst frequente karakters in titel

37. Het berekenen van de approval • Op basis van lijsten per associatie wordt via een manueel proces voor elke vabb record berekend of het meetelt voor de berekening van de BOF verdeelsleutel • Het manueel proces schrijft op basis van de door het GP vastgelegd criteria het resultaat weg in de vorm van lidmaatschappen en met de reden van de eventuele weigering

38. Eindresultaat vabb-record

41. Zoekomgeving weerhouden VABB records • Records opgenomen op basis van specifieke lidmaatschappen in een vabb record. • de approved records • records hogescholen die voldoen aan de criteria • records geïndexeerd in WOS • http://anet.ua.ac.be/opac/opacvabbg