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CONCEPTO. Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos Se elaboran en origina y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. CLASIFICACIÓN: Externos Internos Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc. Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. SOPORTES CONTABLES Y REQUISITOS
SOPORTES CONTABLES Y REQUISITOS • Todos los soportes contables, para su justificación deben contener la siguiente información general: • Nombre o razón social de la empresa que lo emite. • Nombre, número y fecha del comprobante. • Descripción del contenido del documento. • Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. CONSERVACIÓN Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento
Recibo de caja o Comprobante de ingreso • El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. • El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido
Ejemplo La Institución Educativa técnico Nacionalizado de Samacá, recibe en efectivo el día 10 agosto, el arrendamiento de la tienda escolar.
Recibo de consignación bancaria Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. La Institución Educativa Técnica Nacionalizado de Samacá el día 11 agosto consigna el banco Agrario de Colombia a la cuenta corriente No. 1230020-7 la suma de quinientos mil pesos (500.000)
FACTURA DE COMPRAVENTA La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. Los adquirientes de bienes muebles o servicios están obligados a exigir la factura o documento equivalente al igual que exhibirlo cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto lo exijan La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: • Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso). • Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso). • Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). • Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. • Fecha de expedición. • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. • El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). • Valor total de la operación • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
CHEQUE • Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado “beneficiario”. COMPROBANTE DE PAGO • Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. • Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa
EJEMPLO: Se gira a la DIAN el pago de las retenciones practicas durante el mes de julio
NOTA DÉBITO Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Ejemplo: Por error se liquido un menor valor correspondiente a la pensión del estudiante Enrique Pérez.
NOTA DE CONTABILIDAD Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. EJEMPLO. El Instituto Técnico nacionalizado de Samacá, consigno al banco la suma de $250.000 y lo registro por valor de $230.000, Se elabora la nota de contabilidad por la diferencia
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. EJEMPLO: A la Institución le fueron consignados la suma de 5.000.000 por concepto de transferencias del Municipio. Recibió por matriculas y pensión la suma de 1.300.000.
MANEJO DE TESORERÍA Es fundamental que los documentos soportes requeridos para la cancelación de cada tipo de pago, sea establecido con anterioridad de manera clara, y oportuna para conocimiento del publico y de todos los involucrados en el proceso, con el fin de evitar inconvenientes al momento de radicar la orden de pago, para su liquidación, causación, refrendación y cancelación de la misma. Igualmente tener un conocimiento claro de la normatividad tributaria vigente para el momento de su liquidación. PASOS PARA TRAMITAR UNA ORDEN PAGO. • Que los rubros presupuéstales estén debidamente aprobados mediante acuerdo por el consejo directivo de las Instituciones Educativas para la vigencia. • Certificación expedida por el órgano competente que el proyecto, programa, se encuentra matriculado en el banco de programas y proyectos.
Radicación de la solicitud de CDP que garantice la existencia de apropiación suficiente y Registro Presupuestal para que los recursos con el financiados, no sean desviados a ningún otro fin • La Ejecución de los gastos del presupuesto de las Instituciones Educativas, se hará a través de PAC ( Programa anual mensualizado de caja) • Recepcionar, radicar, verificar, los soportes requeridos para elaborar las órdenes de pago. • Liquidar descuentos a las ordenas de pago de acuerdo al tipo de orden de pago • Efectuar la causación de la orden de pago • Elaborar comprobante de egreso y el cheque o transacción electrónica • Radicar cheques • Entrega de cheques al beneficiario por ventanilla En caso que no sea retirado el cheque de tesorería , se debe notificar al beneficiario y si pasado seis meses a partir de su expedición no es retirado se anula. • Archivar los comprobantes con sus respectivos soportes.
