AJUSTES Y RECLASIFICACIONES CONTABLES

1. AJUSTES Y RECLASIFICACIONES CONTABLES En todo proceso contable (manual e incluso electrónico), se cometen errores, omisiones, des actualizaciones y otras situaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos la técnica contable ha desarrollado la metodología denominada “ajustes”. Los ajustes permiten presentar saldos razonables a través de la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que por diversas causas no presentan valores que puedan ser comprobados y por ende, no muestran la verdadera situación del negocio o empresa.

2. CAUSAS Y EFECTOS DE SALDOS INCORRECTOS Omisión Por la falta de registro de operaciones afectadas, que el sistema contable no los ha conocido. Esto provoca que las cuentas presenten saldos incompletos.  Errores Por la selección equivocada de cuentas y aplicación de valores incorrectos. Estas acciones inapropiadas provocaran que ciertas cuentas presenten valores que no les corresponden, por lo que algunas cuentas presentarán sobrevaloraciones y subvaloraciones. Desactualización Por uso sistemático de bienes y servicios, por realización de rentas que fueran presentadas o que no pudieran ser liquidadas en el período; por gastos que se pagaron por anticipado o que aun no se han pagado. Además por predicción objetiva de situaciones futuras, como es el caso de cuentas incobrables. En cualquier caso los saldos estarán desactualizados en el momento de preparar el Balance de Comprobación. Uso indebido Por abusos o excesos de confianza de parte de las estadías de dinero, bienes, etc., se suelen presentar desfases (faltantes) entre los saldos contables y la presencia física de recursos.

3. MOMENTO Y LUGAR APROPIADO PARA REGISTRAR LOS AJUSTES • Los ajustes deberán registrarse tan pronto se evidencie el error, omisión o desactualización; sin embargo, se puede ajustar las cuentas a fin de mes o al fin del período contable, como prerrequisito indispensable para elaborar los Estados Financieros. • Se registrara en forma de asiento el cuál cumplirá todos los requisitos técnicos, exigiendo documentación fuente, o al menos hojas de cálculo o referencias relativas al asiento. • El libro apropiado para su registro es el diario general, de este se traslada a las cuentas respectivas (mayorización) para luego pasar en resumen a un nuevo balance de comprobación denominado “AJUSTADO”. • El sistema legal y técnico para justificar los asientos de ajuste está dado en las leyes tributarias, sociedades y sus reglamentos, así como en los P.C.G.A, que regulan el artículo, presentación y exposición de los ajustes.

4. PRINCIPALES AJUSTES A fin de sistematizar el estudio se propone el siguiente agrupamiento; cabe indicar que existen otros casos específicos de ajustes que serán analizados posteriormente. Omisiones Este caso se puede resolver fácilmente en el momento que se reconozca la operación, y que además éste respalda por sus 3 respectivos comprobantes. Ejemplo. La empresa realiza una venta de servicios por $ 150 factura 004 a crédito. Por razones desconocidas esta transacción no fue registrada oportunamente, y el día 8 de Febrero del mismo año el contador se entero de este hecho y lo registra.

5. Ajustes por errores (cuentas) El 2 de febrero con factura /006 se compra un escritorio para la oficina por $ 200, se cancela con cheque. El error: El contador en la fecha de la transacción, registró erroneamenteasi: Equipo de Oficina 200.00 Bancos 200.00

6. Ajustes por errores (valores) El 12 de febrero con factura /001 se compra un archivador metálico para la oficina por $ 500, se cancela con cheque. El error: El contador en la fecha de la transacción, registró erróneamente así: Mueble de Oficina 5000.00 Bancos 5000.00

7. Ajustes por usos indebidos El personal responsable del manejo directo de dinero, mercaderías y otros bienes puede caer en abusos de confianza al disponer de los recursos de la empresa para fines personales. Este tipo de usos indebidos se puede detectar a partir de estudios específicos como constataciones físicas, arqueos, confirmaciones de saldos, etc. En caso de faltantes se deberán registrar los siguientes ajustes. Ejemplo: El 8 de Octubre se realizó un arqueo de caja, al cual se establece un faltante de $ 30,00 el cual fue utilizado sin autorización. El gerente decide cargar a la cuenta del empleado responsable y descontarle en el próximo sueldo.

8. Ajuste por pérdidas fortuitas Cuando la empresa se ve despojada de recursos monetarios o de su propiedad que no estaban protegidos por seguros, surge la necesidad, de reportar estas perdidas no esperadas a través de ajustes. Ejemplo: 1) La empresa pierde mercaderías por $ 2.000,00 en el incendio de sus bodegas el día 1 de enero. 2) Al tesorero de la empresa le sustrajeron $ 520 lo que debía depositar en la cuanta corriente de la empresa.

9. Ajustes por gastos prepagados e ingresos precobrados En ocasiones la venta de servicios requiere de pagos anticipados por varios meses e incluso años, este es el caso de los arriendos, seguros, etc., que con el tiempo se deben ir devengando o actualizando. Ejemplo: La empresa A toma en arriendo un local de la empresa B, la misma condiciona que esta operación se realice mediante la existencia de un pago anticipado equivalente a un año, a razón de $ 300,00 mensuales.

11. Conclusiones • Los prepagados se convertirán a futuro en gasto • Los precobrados reconocen a futuro una renta • En los dos casos, las referidas cuentas se deben ajustar periódicamente, con el fin de actualizar los respectivos saldos. • Igual procedimiento se realizará con los inventarios de suministros adquiridos en el presente para uso futuro.

12. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO O ACTIVOS FIJOS I EVIDENCIA FISICA 2. Intangibles o Incorporales: Se puede valorar. Con el tiempo y tecnología pierden valor 1. Tangibles o Corporales: Se puede medir, ver, tocar a) Depreciables: Pierden su valor por uso, obsolescencia, avances tecnológicos, destrucción parcial o total b) No Depreciables: No se desvalorizan: terrenos c) Agotables: Pierden su valor para la extracción del material del que forman parte: Minas

13. II FACILIDAD DE SU TRANSLADO a) Muebles: No requieren esfuerzo para su movilización: Enseres, Vehículos b) Semovientes: Por su propia fuerza se desplazan: Ganado c) Inmuebles: No son objeto de movilización.

14. Ajustes por depreciaciones Los activos fijos (edificios, maquinarias, muebles y otros), pierden su valor por el uso o por la obsolescencia disminuyendo su potencial de servicio. DEPRECIACIÓN.- Es el proceso de asignar a gastos o costo de un activo de planta o activo fijo, durante el periodo en que se usa el activo.

15. Métodos de Depreciación Resulta tarea complicada calcular con exactitud el valor monetario de la depreciación, por lo tanto, se ha desarrollado ciertos métodos técnicos que permitan aproximar la cifra que será contabilizada por el desgaste físico. Se citan tres métodos conforme al siguiente orden: • Método lineal o de línea recta • Método de unidades producidas • Método acelerado ( suma de dígitos)

16. Es importante tener en cuenta la siguiente tabla que consta en la Ley del régimen Tributario, al momento de conciliar el resultado de uno de estos métodos.

17. Método Lineal o de Línea Recta Aquel que distribuye en partes iguales (fijo) el valor a depreciar del bien entre los periodos de vida útil estimada. Preferentemente es utilizado en empresas del sector comercial y de servicios Requiere de tres datos por cada bien que se desea depreciar.

18. Costo Histórico o Valor Actual: Aquel con el que fue comprado. Valor Residual o del último Rescate: Cantidad monetaria estimada, basándose en la experiencia o consejo técnico, que se desea obtener al final de la vida útil, o sea cuando el bien se encuentra en calidad de desecho. Vida útil esperada: Que se estable ce en años, meses u horas, según la intensidad de su uso previsto

19. Fórmula para el cálculo: Depreciación= EJEMPLO: Calcule la depreciación por el método de línea recta y regístrela al 31 de diciembre del 2008 de un automóvil aveo, cuyo costo es de $12500, adquirido el 1 de enero del 2008. Se estima un valor residual de 2500 y una vida útil de 5 años. Costo Histórico o Valor Actual – Valor Residual Vida Útil Estimada (años, meses, horas)

20. Método de Unidades Producidas Este método es utilizado por aquellas empresas en los cuales sus activos tienen una vida útil estrechamente ligada con su capacidad de producción, por ejemplo vehículos y maquinaria. La depreciación en este método es variable, ya que el valor de ésta depende del nivel de producción.

21. Fórmula para el cálculo: Depreciación= = EJEMPLO: Calcule la depreciación por el método de unidades producidas al 31 de diciembre del 2008 de un automóvil aveo, cuyo costo es de $12500, adquirido el 1 de enero del 2008. Se estima una vida útil de 500.00 kilómetros de recorrido y una valor residual de 2500 durante este año recorrió 25.000 km Costo Histórico o Valor Actual – Valor Residual Total unidades (ej. Kilometro) Depreciación c/unidad x N. de unidades producidas en el periodo

22. Método Acelerado Mediante este método, se estima una depreciación mas rápida en un momento, para luego ir descendiendo o ascendiendo en intensidad. De uso eventual de los vehículos y maquinaria industrial. Requiere de tres datos para cada bien que se desea depreciar.

23. Costo o valor actual Valor residual o de ultimo rescate Vida útil esperada PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO • Se Asigna a cada periodo de vida un digito, a partir de uno, según el activo. • Se suman estos dígitos, que se dan como vida útil. - Se establece para cada periodo un quebrado, cuyo denominador será la suma de los dígitos y el numerador, el digito del año correspondiente.

24. Ejemplo: Vida útil: 5 años Suma de dígitos 1+ 2+3+4+5= 15 Quebrados: Valor actual – Valor residual Quebrado x Valor Actual