Universitetenes arbeidsgruppe vedr. felles modell for indirekte kostnader, rapport av 19/4-2010

1. Universitetenes arbeidsgruppe vedr. felles modell for indirekte kostnader, rapport av 19/4-2010

2. Bakgrunn (1 av 2) • Arbeidsgruppe opprettet høsten 2008 med to representanter fra hvert universitet. Forskningsrådet var observatør og fasiliterte arbeidsgruppen. • EUs 7. rammeprogram (”forskningsprosjekter”) åpner for inntil 75 % finansiering av totale kostnader (også egne fast ansatte), dvs. direkte kostnader + dokumenterte og relevante indirekte kostnader (her: knyttet til forskning).Beregningsmåten for og ”praktiseringen” av indirekte kostnader må være den samme for alle prosjekter, ”ikke EU-sært for EU-prosjekt”. I mangel av dokumentasjon aksepteres påslag på 60 % indirekte kostnader for utlysninger (”calls”) til og med 2009, deretter mellom 40 % og 60 %.

3. Bakgrunn (2 av 2) • Flere land bl.a. Sverige har laget fordelingsmodeller som fordeler indirekte kostnader på hovedaktivitetene FoU og utdanning, lenke , implementert fra 2009. • De seks norske universitetene (før UiA) laget felles modell for indirekte kostnader knyttet til forskning mars 2007 (PEDAT-modellen), lenke , men kun UiO og UiT har per i dag implementert denne. Modellen undervurderer en del kostnader, særlig sentralt ved universitetene, og skiller ikke systematisk nok mellom FoU og utdanning i vurderingen av de indirekte kostnadene.

4. Hva har arbeidsgruppen gjort og hvorfor? (1 av 3) Avklaringer – viktig med felles nasjonal forståelse av rammeverk og definisjoner: • Foreløpig definisjon fullkostmetode: evnen til å identifisere og kalkulere alle direkte og indirekte kostnader ved et universitets aktiviteter, inkludert prosjekter (European University Association, EUA). • Fullkost-metode krever analytisk regnskapssystem, hva betyr det, og har vi det? • Direkte/indirekte kostnader – diskusjoner hva er indirekte kostnader, hva er kostnadsbærere? • Mva – hvordan håndtere dette når det (også) inngår i de indirekte kostnadene? • Kjerneaktiviteter – FoU og Utdanning og evt annet? • Hvordan fordele felleskostnader på kjerneaktivitetene?ulikheter mht arealkostnader og forholdet til Statsbygg (UiS og UiA)

5. Hva har arbeidsgruppen gjort og hvorfor? (2 av 3) Studier av erfaringer/anbefalinger innland og i Europa – viktig å samle beslutningsgrunnlag, bl.a. ifm kulturbygging og forankring på universitetene. • Full cost” – trend i Europa,- men fremdeles ca. 84% av universitetene i Europa ”flat-rates”(EU Community Research,2009) • EUA (European University Association) anbefaler å innføre full-costing, ikke bare for å etterfølge EUs 7.rammeprogram, men for å få et strategisk ledelsesverktøy: • Mer systematisk tilnærming til analyser av aktiviteter og kostnader • Mer effektiv intern ressursfordeling, bedre strategiske beslutninger • Mulighet for benchmarking • Bedre forutsetninger for å forhandle om og prise aktiviteter

6. Hva har arbeidsgruppen gjort og hvorfor? (3 av 3) • Studietur Gøteborgs Universitet: • Fullkost-metode innført for hele virksomheten (og UH-sektoren) fra 2009 • Grunnbevilgning delt i to (FoU og U) • Stort behov for info internt, krever gode begrunnelser for å oppnå aksept • Godt mottatt eksternt, gir dekkende kostnadsbilde og fjerner tvil om kryssubsidiering • Studietur Nederland (Universitet i Amsterdam og Utrecht): • Fullkost-metode innført 2009 • Aktiviteter fordelt FoU og U • Kostnadsbærer: Tidsbruk til akademikere • Muséer er holdt utenfor

7. Modellen • Premisser for modell: • uavhengig av finansieringskilde (BFV + BOA) • helhetlig: dekke både forskning (FoU), utdanning (U) og formidling (dog inngår sistnevnte stort sett i de to første). Noe redusert for samfunnsoppdrag, eks. andel av bibliotek, men dette utgjør lite. • full kostnadsdekning (”selvkost”)/gjennomsnittskostnader, ingen marginalbetraktninger • siste års regnskap legges til grunn for beregningene av årets satser • i rapporten er det IKKE benyttet avskrivinger da dette ikke var implementert ved alle universitetene i 2008

8. Modellen • Grunnstruktur i modellen: • Indirekte kostnader <= Totale kostnader – Direkte kostnader • Direkte kostnader: lønn til vitenskapelige stillinger (UFF) + direkte driftskostnader. Sistnevnte må anslås for BFV, men bør være > 0 for å unngå anklage om for høye indirekte kostnader • Alle kostnader fordeles på FoU og U, • primært direkte henført • sekundært ved bruk av fordelingsnøkler, bl.a. ved bruk av ”effektiv forskningsprosent” • Indirekte kostnader, to-/tre-deles: • sentralt nivå, fakultetnivå og evt. instituttnivå • gir ulike satser på laveste org.nivå

9. Indirekte kostnader ved bruk av ny modell • Indirekte kostnader (IK) utgjør 33% - 47% av totale kostnader • Sammenliknet med/som påslag på gjennomsnittlig vitenskapelig lønn (”600 tkr inkl. sosiale kostnader”): • 73% - 94% (442 tkr – 570 tkr) for forskning • 102% - 140% (614 tkr – 845 tkr) for undervisning • 91% - 118% (547 tkr – 710 tkr) for samlede IK

10. Indirekte kostnader ved bruk av ny modell

11. Arealkostnader, ulik eierstruktur, gir ”utfordringer” ved sml.

12. UiA, eksempel på variasjonen mellom fakultetene

13. Mulige effekter av modellen • Felles modell i hele sektoren • konkurrere på like vilkår • Synliggjøre totale kostnader mot eksterne oppdragsgivere (inkl NFR/KD) • Forståelse for økte inntekter/bevilgninger • Synliggjøre totale kostnader (og egeninnsats) for ledelse og styre • Strategisk prioritering av prosjekter

14. Utfordringer – veien videre • Modellen overfor EU skal representere standard tilnærming • totalkostnadsføring også for andre bidragsytere? • hva slags finansieringsmodell lander NFR på? • Arealkostnader, et stort element av indirekte kostnader som vanskeliggjør sammenlikninger på tvers av universitetene. UiA, UiS og høgskolene leier alle bygg, mest fra Statsbygg og har vesentlige høyere arealkostnader. • Erstatte investeringer med avskrivinger? • Rapporten inkl. beregningsmåte for timer per årsverk, men ikke et konkret felles timetall. Bl.a. fordi sykefravær vil variere per institusjon. • Presenteres for universitetenes rektormøte 11/5 • Nasjonal enighet om modellen? Inkl. høgskolene?

16. Grovt estimerte gjennomsnittstall(!!!) for FoU og U, Stavanger 2009-09 – første (feilaktige analyse)