Managementul documentelor si sarcinilor de munca

1. Managementul documentelor si sarcinilor de munca Documentele sunt elemente cheie pentru succesul firmelor si sunt probabil esenta intregii afaceri. Odata cu dezvoltarea tehnologiilor documentele imbraca noi forme si ofera noi posibilitati de comunicare.Oare ce ne rezerva viitorul in privinta documentelor ?

2. Ce este un document ? • In sensul clasic, un document este o foaie de hartie pe care e scris ceva important, ce poate fi o informatie • Prin prisma tehnologiei suntem obligati sa redefinim documentul ca “orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca informatie”. • Un document tipic devine o compozitie cu text si elemente multimedia. Documentul poate fi consultat simultan de mai multi utilizatori pe echipamente portabile sau de birou si cu ajutorul lui se pot realiza tranzactii de oriunde, fara constrangeri de timp si spatiu.

3. Documentele – esenta afacerii • Este greu de subestimat importanta documentelor. Organizatia este structurata in jurul documentelor: scrisori, contracte, oferte, acte contabile, copii dupa diverse documente, rafturi cu dosare, cutia postala plina de mesaje electronice, baza de date etc. Intreaga activitate a firmei se bazeaza pe aceste documente de aceea afacerea poate fi definita ca o arhitectura de documente. • O simpla analiza a problemelor legate de fluxul manual de documente arata dificultatile managementului clasic de documente in conditiile unei organizatii moderne.

4. Redefinirea documentului va conduce la “ birouri fara hartie” ? • O conectare globala prin intermediul documentelor nu va avea ca efect aparitia birourilor fara hartie dar va reduce semnificativ cantitatea de hartie consumata • “Biroul fara hartie” are sanse de existenta datorita tehnologiei de “tiparire la nevoie”, tehnologia care gestioneaza documentele devine foarte importanta in aceasta ecuatie.

5. Potentialul real al tiparirii la cerere este tocmai posibilitatea de a tipari ceea ce este necesar, atunci cand este necesar. Utilizatorul documentului are posibilitatea de a asambla doar informatia de care are nevoie si sa tipareasca astfel documentul cand are nevoie. Valoarea economica in birouri a acestui concept poate fi observata si printr-o simpla privirea spre cosul de hartii.

6. Managementul sarcinilor • De cele mai multe ori documentele generaza sarcini de munca pentru solutionarea unor cerinte ale acestora • Un management eficient al sarcinilor rezolva cu succes principalele functii ale Managementului respectiv, Coordonarea, Antrenarea, Organizarea, Evaluarea si Controlul • Practic fiecare angajat cunoaste in fiecare moment “ce anume are de facut” iar factorii de conducere pot controla in orice moment care este stadiul de realizare al acestor sarcini

7. Ce se inteleage prin “Managementul informatiei” ? • Un sistem informatic care permite circulatia, stocarea si regasirea documentelor aflate in orice format electronic • Acelasi sistem informatic permite circulatia, stocarea si regasirea sarcinilor de munca, a documentelor care au generat aceste sarcini si stadiul de indeplinire al acestora

8. Ce trebuie sa faca sistemul de management al informatiei ? • Sa transmita informatia exacta • Exact oamenilor care trebuie • Atunci cand au nevoie de ea • Sa asigure deplina siguranta a informatiilor • Sa urmareasca permanent stadiul deciziilor si informatiilor transmise

9. Un sistem performant de management al informatiei : • Implementeaza rapid fluxuri de informatie (documente si sarcini) • Este flexibil la orice structura organizationala • Are un grad inalt de securitate • Este adaptabil la orice tip de document • Este usor de exploatat • Este scalabil la dezvoltari ulterioare

10. Sistemul de management al documentelor asigura: • Alocarea unui numar unic de inregistrare fiecarui document • Stabilirea locului unde se afla fiecare document (atat fizic cat si cine-l are spre aprobare,solutionare etc.) • Urmarirea intregului ciclu de viata al fiecarui document: • Persoana insarcinata cu receptia acestuia • Momentul cand a fost receptionat • Persoana care raspunde de avizare • Raspunsul formulat • Data finalizarii • Arhivarea electronica

11. Sistemul de management al sarcinilor asigura: • Urmarirea intregului ciclu de viata a fiecarei sarcini de munca: • Persoana insarcinata • Documentul care a generat-o(daca este cazul) • Momentul cand a fost receptionata • Data limita de solutionare • Raspunsul formulat • Data finalizarii • Arhivarea electronica a sarcinii • Generarea de statistici

12. Avantajele sistemului de management a informatiei : • Stocheaza informatia intr-un singur loc • Permite accesul rapid, dar controlat la informatia stocata • Informeaza stadiul de avizare (rezolutie) a informatiei • Urmareste timpul necesar finalizarii unui document sau sarcina de munca • Ofera diverse date statistice