MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK

1. MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK Pertemuan Ketiga By : Viska Armalina ST., M.Eng

2. Gambaran Klasik Kegagalan Manajemen Proyek SI

3. Alokasi Proyek Sumberdaya AlokasiProyek Waktu

4. Alokasi Sumberdaya dan Waktu • Sumberdaya dalam proyek : • Sumber Daya Manusia/Anggota tim • Mesin/alat bantu  PC, Printer, dsb • Biaya/Keuangan • Dalam melakukan rekrutmen anggota tim, harus memperhatikan “ketersediaan waktu”. Sifatnya terbatas /constraint

5. Sub Proyek Subproyek : • Memudahkan dalam alokasi sumberdaya Tidak menggunakan sumberdaya yang terlalu besar • Waktu lebih singkat • Bisa mendapat pengalaman mengelola proyek, khususnya bagi pemula. • Contoh Subproyek : Proyek Implementasi ERP dapat diurai menjadi subproyek implementasi modul production planning, material management, cost management yang kemudian diintegrasikan satu sama lain.

6. Project Management Office (PMO) • Pusat dari semua koordinasi dan komunikasi antara semua program dan proyek yang berlangsung dalam sebuah perusahaan yang mendukung manajer proyek dalam mengimplementasikan fungsi-fungsi yang mendukung agar proyek berhasil. • Tidak semua perusahaan/organisasi membutuhkan PMO. • PMO bersifat kolaboratif lintas proyek sehingga butuh alat bantu untuk memudahkan tugas dan koordinasinya.

7. Pertimbangan Membentuk PMO • Lingkup proyek yg terus berubah • Perusahaan/organisasi sedang mengelola beberapa proyek sekaligus yg memanfaatkan sumberdaya yang sama. • Melibatkan beberapa kontraktor dan vendor yg berbeda. • Perusahaan/organisasi memerlukan laporan dan metrics secara konsolidasi dari berbagai proyek. • Perlunya satu sumber informasi untuk komunikasi dengan klien. • Time to market sebagai faktor penting dalam penyelesaian proyek. • Lokasi proyek yg terpisah secara geografis • Sumberdaya terbatas, tapi harus menyelesaikan beberapa tugas sekaligus.

8. Alat Bantu PMO ( Software) • Lotus Notes dengan server Lotus Domino • projectmanager.com • Daptiv (daptiv.com)

9. MANAJER PROYEK/PROJECT MANAGER

10. Manajer Proyek (1) • Manajer proyek mengalokasikan sumberdaya dan waktu secara efisien agar tidak kekurangan/kelebihan waktu maupun sumberdaya mempengaruhi penyelesaian proyek. Harus punya kemampuan : Memimpin, Mengkoordinasi, Menyelesaikan masalah, Mengantisipasi resiko

11. Manajer Proyek (2) • Memimpin tim pelaksana proyek, berhubungan langsung dengan stakeholder lain dan menerima penugasan dari mereka. • Harus memiliki pengetahuan dan kemampuan cukup untuk memahami dan mengkaji semua bidang terkait, teknologi maupun alat bantu. • Menerima dan mengolah serta mendistribusikan informasi ke semua pihak yang terlibat proyek.

12. Keahlian Manajer Proyek • Keahlian Personal • Keahlian Teknis • Keahlian Manajemen • Keahlian Penanganan Situasi

13. Keahlian Personal • Kepemimpinan • Komunikasi yang baik • Negosiasi • Mendengarkan • Membangun tim

14. Keahlian Teknis (1) • Manajemen konfigurasi • Manajemen data • Manajemen informasi • Strategi dan perencanaan sumberdaya informasi • Keamanan jaringan dan sistem informasi • Arsitektur teknologi informasi • Penilaian kinerja teknologi informasi • Desain infrastruktur • Integrasi sistem • Siklus hidup sistem • Pemahaman teknologi

15. Keahlian Teknis (2) Ada beberapa keahlian yg tidak selalu berhubungan dengan hal teknis, tp perlu dikuasai oleh manajer proyek : • Pengetahuan outsourced operations dan offshored operations • Kemampuan menangani personal yang baik • Kemampuan memberikan motivasi • Manajemen pemasok

16. Keahlian Manajemen • Perencanaan, inisiasi, dan organisasi proyek • Perekrutan staf dan mempertahankan staf yg terbaik • Negosiasi yang efektif • Estimasi dan kontrol biaya yang akurat • Pelaksanaan dan pengendalian proyek • Presentasi dan pelaporan yang komunikatif • Kepemimpinan dalam proyek dan personalia • Manajemen resiko dan pengambilan keputusan • Manajemen penanganan masalah yg efektif • Meningkatkan dan mempertahankan kinerja tim • Manajemen perubahan dalam organisasi  paling penting!!

17. Keahlian Penanganan Situasi • Fleksibel • Keras dan tegas (bila diperlukan) • Kreatif • Meyerap banyak data dr berbagai sumber • Sabar dan mampu bertindak • Mampu menangani banyak tekanan

18. Kualifikasi Manajer Proyek • Selain dari CV, profesionalisme seorang manajer proyek jg dapat disertifikasi melalui lembaga resmi seperti Project Management Institute (PMI). • Sertifikasi resmi dari PMI : • Project Management Professional (PMP) • Certified Associate in Project Management (CAPM)

19. Syarat Memperoleh Sertifikat PMP (1) • Kandidat adalah lulusan S1 dari universitas yang diakui • Minimal berpengalaman selama 4500 jam dalam manajemen proyek dengan pengalaman dalam 5 kelompok fase. • Masa proyek yg ditangani adalah selama 3 tahun dalam kurun waktu 6 tahun sebelum pengajuan sertifikasi • Menunjukkan 36 bulan tersendiri (tidak overlapping) pengalaman dalam manajemen proyek • Menunjukkan waktu hadir 35 jam dalam pendidikan di bidang manajemen proyek yg berhubungan dengan lingkup PMBOK.

20. Syarat Memperoleh Sertifikat PMP (2) 6. Mengisi formulir verifikasi 7. Mengikuti ujian yang berhubungan dengan pengetahuan, aplikasi, dan analisis dalam manajemen proyek • Syarat untuk CAPM hampir sama, kecuali : pengalaman dalam manajemen proyek selama 1500 jam dan pendidikan 23 jam. • Ada juga sertifikasi Computer Technology Industry Association (CompTIA)  project++ yg tidak butuh syarat, dan hanya ikut ujian saja.

21. Tugas Manajer Proyek (1) • Melakukan perencanaan segala aspek terkait proyek • Implementasi rencana proyek • Melakukan koordinasi dan integrasi aktivitas proyek • Mengelola, memimpin, dan mengatur sumberdaya proyek • Memantau aktivitas dan sumberdaya proyek untuk mitigasi resiko • Melakukan implementasi proses QA (quality assurance). • Melakukan perbaikan, memecahkan masalah, mengambil tindakan koreksi jika ada masalah.

22. Tugas Manajer Proyek (2) • Memberi presentasi dan penjelasan singkat ttg segala aspek proyek • Berpartisipasi dalam fase, milestone, dan review akhir proyek • Identifikasi kebutuhan dan prosedur dokumentasi proyek • Menyusun dan melakukan implementasi rencana peluncuran produk hasil proyek

23. Project Management Knowledge Areas

24. Tanggung Jawab Manajer Proyek (1) Fungsional - memahami requirements proyek - membuat rencana dan mengontrol proyek - implementasi proyek - menyelesaikan proyek tepat waktu, anggaran, sesuai spesifikasi yg ditentukan.

25. Tanggung Jawab Manajer Proyek (2) Organisasi - Memahami konteks organisasi - Melaksanakan wewenangnya - Memahami cara memberikan pengaruh kepada orang lain - Menyelesaikan konflik - Memahami situasi politik internal organisasi

26. Tanggung Jawab Manajer Proyek (3) Tim - Memilih dan mengembangkan staf/anggota tim - Mendelegasikan tugas pada anggota tim - Menjadi penengah antara tim dengan pihak perusahaan klien - Komunikasi efektif dengan pihak lain - Menunjukkan kepemimpinan - Memotivasi anggota tim - Membangun tim yang kuat, kompak, handal

27. Kesimpulan • Seorang manajer proyek yang berkualitas : • Berbagi inspirasi visi • Komunikator yang baik • Memiliki Integritas • Antusias • Empati • Kompeten • Mampu mendelegasikan tugas • Mampu bekerja dibawah tekanan • Mampu membangun tim • Mampu menyelesaikan masalah