NUOVO VALORE NEL RUOLO PROFESSIONALE DELL’AMMINISTRATORE CONDOMINIALE E IMMOBILIARE.

1. CORSO ANACI 2007 - 2008 Corsista: Silvia Turazza NUOVO VALORE NEL RUOLO PROFESSIONALE DELL’AMMINISTRATORE CONDOMINIALE E IMMOBILIARE. LA CREATIVITÀ

2. OGGI LA DIFFERENZA È FRA CHI SA UTILIZZARE LA SUA CREATIVITÀ E CHI NON SA DI AVERLA. Hubert Jaoui

3. PREMESSA Oggi, nell’impresa di qualunque tipo e dimensione, presidiare con successo le posizioni e rafforzare le efficacie non basta più. È necessario capire e vivere il cambiamento come “innovazione continua”: nel nostro caso manager che si occupano di amministrazioni condominiali e immobiliari, quindi, devono essere impegnati in uno sforzo creativo, alla ricerca di nuove soluzioni per nuovi tipi di problemi. L’amministrazione immobiliare oggi “dipende dal futuro”: la creatività degli uomini che la governano e presidiano è uno dei valori fondamentali del suo progresso. Le pressioni esercitate dal mercato, dalla concorrenza, dai cambiamenti sociali e dagli imprevisti impongono ad ogni manager di organizzarsi in modo da massimizzare la propria creatività: nel rapporto con clienti e fornitori, nei servizi offerti, nella gestione interna ed esterna dei suoi team di lavoro, nel marketing, all’interno della sua immagine personale e aziendale, nel clima aziendale o situazione di lavoro valorizzato. La capacità di operare in modo nuovo, innovativo, originale e differenziato è divenuta una delle funzioni essenziali per questo tipo di management. Una nuova filosofia creativa ispira perciò il lavoro dell’Amministratore: perché un maggiore apporto di creatività può elevare il “valore aggiunto” delle sue strategie e azioni.

4. Egli deve perciò appropriarsi in maniera produttiva di questa “tecnologia mentale”, ancora spesso così poco sfruttata e valorizzata. La creatività ha indiscutibilmente un “elevato potenziale” ed un “basso costo”. Pertanto il nuovo Amministratore deve: saper configurarsi il futuro e “vedere” ciò che gli altri non vedono saper cogliere l’incertezza come opportunità (piuttosto che come minaccia) vivere il cambiamento come “innovazione continua” identificare nuove strategie di marketing ideare nuovi servizi ipotizzare più soluzioni a un problema dinamizzare i rapporti con i clienti coordinare la propria “squadra” e vedere nei collaboratori oltre ciò che mostrano definire nuovi segmenti di mercato identificare nuove aree di intervento nel mondo esterno alla sua impresa di fronte ai no cercare i sì

5. affinare la propria efficacia comunicativa identificare nuovi strumenti per il suo ruolo inventarsi ogni giorno la vita cogliendo, in ogni ora della sua giornata, il lato positivo di ogni evento. Ma quale significato ha la parola CREATIVITÀ? È la capacità produttiva della ragione o della fantasia, l’avere talento creativo e inventività, comporre originalmente, generare, operare con l’ingegno, suscitare pensieri e idee. Curiosità: CREATIVITÀ e REALIZZAZIONE in lingua ebraica hanno la stessa radice. ESSERE UN VULCANO… …DI IDEE

6. IL PROCESSO DI CREAZIONE L’analisi psicologica ha dimostrato che il processo di creazione si svolge seguendo delle modalità precise, che possono essere raggruppate in 4 fasi essenziali: PREPARAZIONE Consiste nella ricerca e organizzazione dell’informazione. Si tratta di esplorare l’ambiente esterno, l’eccellenza altrui, raccogliere il maggior numero di informazioni, organizzarle e ricordarle. Tanto più l’individuo si arricchisce nella parte preparatoria di informazioni e conoscenze, tanto maggiori saranno le possibilità di manipolarle poi creativamente. Per l’Amministratore è quindi importante esplorare con viva curiosità l’ambiente esterno composto da eccellenti colleghi Amministratori, fornitori (disponibili ad arricchirlo di nozioni specialistiche, metodologie di rapida e moderna individuazione e risoluzione dei problemi con tutti i risvolti psicologici del caso), clienti loquaci che inconsapevolmente diventano maestri o che esternano con trasparenza i loro bisogni (anche i meno pertinenti) e che incarnano l’evoluzione della società, collaboratori efficaci che sul campo sperimentano nuove metodologie lavorative per snellire i processi gestionali.

7. INCUBAZIONE In questa fase si allontana il problema dal campo della coscienza, ci se ne “distacca” lasciando spazio al gioco delle associazioni inconsce, rivolgendo invece volontariamente l’attenzione verso l’acquisizione di informazioni supplementari. ILLUMINAZIONE In questa fase l’idea emerge nel campo della coscienza: l’unione di elementi distanti si è realizzata. “In realtà, giorno per giorno, noi viviamo ben oltre i confini della nostra coscienza; la vita dell’inconscio procede con noi, senza che ne siamo consapevoli. Quanto più domina la ragione critica, tanto più la vita si impoverisce; ma quanto più dell’inconscio e del mito siamo capaci di portare alla coscienza, tanto più rendiamo completa la nostra vita.” Carl G. Jung REALIZZAZIONE L’idea creativa può essere concretizzata, comunicata e verificata sul piano della realtà. L’amministratore deve operare a favore di questo meccanismo e credere profondamente in sé stesso. Solo con questa consapevolezza avrà la forza di materializzare e testare le sue idee. Più avanti verranno approfondite tutte le caratteristiche e condizioni che favoriscono la fase della realizzazione sia individualmente che in team.

8. CERVELLO E CREATIVITÀ Perché noi Uomini siamo diversi dagli animali? Sostanzialmente perché siamo in grado di utilizzare la nostra creatività e quindi rispetto al mondo animale abbiamo modalità differenti di conoscenza, elaborazione e interpretazione della realtà. Il nostro cervello, come quello degli animali, possiede uno stato profondo (che controlla le funzioni vitali basilari come la respirazione e il battito cardiaco) e uno strato limbico (che governa i nostri comportamenti, istinti e la nostra parte emozionale…); ma solo noi possediamo anche lo strato superiore chiamato corteccia celebrale che è sede di tutte le funzioni più sofisticate (come ad esempio il linguaggio, la memoria, la coscienza e l’inconscio). Il nostro cervello è diviso in due parti: emisfero destro ed emisfero sinistro, che hanno approcci alla realtà diametralmente opposti. L’emisfero sinistro analizza nel tempo e opera per meccanismi logici, perciò approccia la realtà in modo analitico, calcolato, verbale, sequenziale, simbolico, lineare, coerente, oggettivo e alla ricerca della correttezza. Ai fini creativi invece è molto importante alimentare, esercitare ed arricchire il nostro emisfero destro per aumentare la nostra azione, valorizzare il pensiero e cercare l’efficacia. Esso sintetizza nello spazio per meccanismo analogico. Vediamo cose che possono essere solo fantasie (che esistono solo per il nostro occhio interno), percepiamo stimoli nello spazio della mente, pensiamo per metafore, sogniamo, creiamo idee, strategie e sintesi. Ci permette di usare l’intuito e quindi di leggere la realtà senza alcun processo logico e di avere delle illuminazioni improvvise (Eureka!).

9. I due emisferi possono interagire per dare vita ad atti creativi. Elaborano informazioni. Noi solitamente pensiamo per convergenza, ossia partiamo da una serie di molteplici spunti per arrivare ad individuare quella che chiamiamo la risposta giusta al problema. Troviamo una linea d’azione che seguiamo in modo meticoloso con una progressione analitica e sequenziale. Ma circa nel 2% dei casi pensiamo anche per divergenza partendo da un unico punto d’inizio ben definito e sfruttando la potenza delle libere associazioni sviluppiamo il molteplice, il possibile e il diverso. Ai fini del pensiero creativo, precedentemente definito come tecnologia mentale, è importante cercare di far vincere l’emisfero destro sul sinistro e pensare per divergenza perché essa è centrifuga, moltiplicativa, libera e illimitata. EMISFERO SINISTRO EMISFERO DESTRO

10. L’AMMINISTRATORE CREATIVO • È importante innanzitutto chiarire quali sono i fattori fondamentali per stimolare la propria creatività, per farla esprimere secondo la propria natura che è più autentica e profonda. Per produrre novità utile e finalizzata ad uno scopo, frutto di lunghe fatiche, di impegno e di sforzo psicologico totale. • Fattori di stimolo: • calma e tranquillità • pace interiore • curiosità • meraviglia • gioco • attesa • sicurezza in sé stessi • autostima bisogna tornare “bambini”. Il nostro bambino interiore vuole scoprire e provare, mentre il nostro genitore interiore -l’io adulto- sa già tutto. Il bambino è spontaneo, non indossa maschere ed è curioso di conoscere.

11. Sappiamo benissimo che l’Amministratore convive quotidianamente con stress, angoscia e ansia. Egli si deve salvaguardare, invece, da questi nemici e da tutte le fonti che possono distrarre e frenare la sua creatività: • la paura della critica • la pigrizia • la velocità senza senso • le inibizioni • i preconcetti e i pregiudizi • le depressioni • il pessimismo • il conformismo • il vittimismo • le intolleranze • le svalutazioni provenienti da sé stessi o dagli altri • le remore a confronto del giudizio degli altri

12. specializzazione troppo forte ed esclusiva • gusto esagerato per il buon senso • fuga nel breve periodo (accontentarsi di risultati immediati e superficiali) • mancanza di fiducia in sé stesso e rifugio in ciò che è già noto di sé stesso • timore di scoprire verità spiacevoli • mancanza di motivazione nel compito • forte squilibrio fra attività intellettuale e fisica • timore delle responsabilità • cattiva capacità di ascolto • rispetto eccessivo ed ossequioso per l’autorità • critica sistematica di ogni novità

13. Quindi cosa deve fare e come si deve comportare un Amministratore creativo? Essere curioso, informarsi e documentarsi su ciò che è lontano dai suoi abituali campi di interesse e da ciò che riguarda il suo lavoro. Trovare utilità e stimoli inizialmente paralleli al suo ambito di azione, come ad esempio cercare software gestionali all’avanguardia o approfondire le tecniche del public-speaking per affrontare l’assemblea condominiale (per arricchirlo e permettergli di rinnovarsi e rinnovare le proprie strategie), per poi farlo sconfinare in materie ed argomenti diametralmente opposti ma che spesso e volentieri sono le chiavi di svolta per migliorare i servizi offerti e l’immagine percepita dai clienti. Alcuni esempi: Utilizzare Skype per mandare l’avviso rate in scadenza e coordinate del c/c condominiale tramite sms ai propri Condòmini. Scrivere qualche redazionale che parli dell’Amministrazione Condominiale e Immobiliare su qualche piccola testata locale e proporsi per attivare una rubrica del tipo “l’esperto risponde” gratuita e aperta a tutti. Leggere libri di psicologia, giardinaggio, arredamento… Spedire i biglietti di auguri natalizi comperandoli da enti Onlus per fare beneficenza. Offrire maggiore attenzionalità al cliente con il minimo sforzo

14. Proporsi alle Imprese di Costruzione non solo per amministrare il loro bene immobile (fornendogli al più un Regolamento condomniale ad hoc) ma per affiancarle in cantiere nell’ultimazione delle rifiniture delle parti comuni condominiali garantendo la propria esperienza in riferimento a durata e praticità d’uso. Creare ed avere cura dell’immagine coordinata del suo Studio di Amministrazioni ponendo attenzione su: logo e affini, luogo, arredamento (comfort e ricettività dei locali), personale qualificato, coerenza d’insieme. Cercare sempre una seconda, terza, quarta soluzione ad ogni problema. Ciò lo aiuterà ad essere più elastico mentalmente e magari a snellire certi processi burocratici che a volte non servono a nulla ma si continuano ad usare perché “fanno tutti così”. È importante conoscere a fondo il problema per poterlo gestire in modo creativo, cogliendo opportunità per poterlo risolvere nella maniera più rapida e con maggiore successo. Spesso e volentieri le soluzioni scartate per un problema, che comunque hanno impegnato parecchio tempo, possono essere validamente utilizzate per altri o servire da spunto. Inoltre, fare una corretta analisi di customer satisfaction (che non deve necessariamente essere svolta con i classici moduli da compilare, ma può essere fatta colloquiando con le persone, sia propri clienti che non), è la corretta metodologia per fare uno screening generale della propria clientela e poter capire, prevenire, sviscerare certe non conformità; ancora meglio ricevere suggerimenti e capire ciò che veramente piace del proprio servizio e cosa invece è ritenuto inutile.

15. Un esempio creativo di problem solving…immaginando di trovarsi all’interno di una riunione condominiale:

16. Trovare gli aspetti positivi anche nelle situazioni ritenute difficili, negative o catastrofiche. Esse offrono insegnamento perché, oltre al servizio di prenderne coscienza nel momento in cui si palesano, impongono uno sforzo per essere risolte, per fare in modo che non accadano più o per lo meno per prevenirle e contenerle. Non deve permettere loro di demoralizzarlo, né di farsi prendere dal panico. Per esempio, è sempre meglio che un Amministratore scelga il condòmino più ostile nel ruolo di caposcala per farlo sentire importante e poter osservare più da vicino il suo comportamento (meglio un nemico in casa che fuori). Egli sarà senz’altro impegnato nel suo ruolo ed un valido aiuto. Avere sempre con sè tutti i numeri di telefono ritenuti “utili” per garantire almeno tempestività al momento del guaio.

17. L’unica identità che resista a uno sguardo che penetri a fondo è l’identità dei contrari. Hofmannshal Nella logica formale una contraddizione è il segno della sconfitta, ma nella evoluzione della vera conoscenza è il primo passo verso una vittoria. Alfred North Writehead Senza contrari non c’è progresso. William Blake

18. Mettersi nei panni di coloro che la pensano diversamente da egli e scoprire gli aspetti positivi del loro punto di vista. Ciò lo aiuterà anche a capire i bisogni del mercato, a crearne di nuovi, a capire come meglio vendere l’utilità dei suoi servizi illustrandone i vantaggi. Sforzarsi di superare la paura di essere diverso o controcorrente. Le idee più “folli” possono talvolta essere di successo. Vedere spesso con umorismo sé stesso e le situazioni più serie.

19. LA PERSONALITÀ CREATIVA Riassumendo, ecco come dovrebbe essere la personalità di un Amministratore creativo: • pensare per obiettivi • capacità progettuale e propositiva • tendenza a regolarizzare le situazioni disordinate • attrazione per la confusione e la motivazione per porvi rimedio • forte bisogno di stimoli sempre nuovi • curiosità • autosufficienza • grinta • poca ambizione in quanto esiste già l’autostima • anticonformismo • apertura mentale • autodisciplina • passione per ciò che si fa

20. attitudine alle critiche costruttive • gamma di passioni ed interessi • recettività alle emozioni e ai sentimenti. • Le emozioni nuove. • senso estetico • credere intensamente nei valori personali • grande immaginazione, espansione, • continua e dinamica autorealizzazione

21. VITA CREATIVA: I 4 PUNTI CARDINALI La forza: la soluzione a qualsiasi problema si trova dentro di noi. Facciamo quindi appello alle nostre risorse interne, anche se prima non le abbiamo mai sfruttate. In ognuno di noi giace un gigante addormentato. Se lo sveglieremo, compirà miracoli a nostro favore. Lo scopo: occorre individuare uno scopo, una meta verso cui dirigerci con tutte le nostre forze. Per dare una ragione alla propria vita un uomo deve dire a se stesso: “Ecco la mia meta, e d’ora innanzi tenderò ad essa con tutta la sincerità d’intenti e la volontà che le mie forze mi permetteranno”. L’azione: occorre cioè agire. L’azione è la chiave necessaria a stabilire il contatto per mettere in moto le nostre intime possibilità. Agendo, confermiamo la fiducia nelle nostre forze interiori e ci poniamo in armonia con noi stessi e i nostri obiettivi vitali. Come dice Goethe: “Armonia è azione senza sforzo”. La fede: la convinzione che ciò che facciamo ha un valore altissimo, e che quindi dobbiamo dedicarci totalmente alla nostra azione. L’uomo realmente motivato dalla profonda convinzione del valore di ciò che fa troverà in sé le forze necessarie e saprà portarle alla luce.

22. CREARE È DARE FORMA AL PROPRIO DESTINO Camus LA CREATIVITÀÈ LA FIGLIA DILETTA DELLA LIBERTÀ Leo Longanesi

23. LA COMUNICAZIONE CREATIVA: SCRITTA E VERBALE • È fondamentale sapere, o meglio, prendere coscienza, che la comunicazione scritta ha le seguenti caratteristiche: • il messaggio rimane fissato sul foglio e non può essere modificato • nel momento in cui il messaggio viene fruito, chi lo ha trasmesso non può più intervenire a modificare le chiavi e le modalità di lettura • variabili non ponderabili nel momento in cui il messaggio già scritto viene emesso influenzano il momento di fruizione (l’umore di chi legge, il tempo dedicato alla lettura, l’ambiente con i suoi rumori, ecc…) • Per una comunicazione scritta creativa ed efficace occorre valutare i pubblici di riferimento (fornitori, clienti -con i loro vari gradi di cultura-, collaboratori, ecc…). Ogni categoria ha un proprio codice linguistico ed è in grado di ricevere più degli altri i significati iconografici e simbolici impliciti nel testo. • Il messaggio scritto contiene componenti interne (semantica, socio-pragmatica, linguisitca) e componenti esterne (punteggiatura, tempi e luoghi dell’espressione). • Grande importanza ha la componente pragmatica. Essa è data dai fini che si vogliono realizzare con la comunicazione. Suggerisce lo stile (basato sul registro linguistico, può essere formale/informale, colloquiale, tecnico, burocratico, giuridico, amministrativo), il tono (che può essere informativo, perentorio, incisivo, suadente, distante, allussivo ammiccante), e il rapporto (che può essere gerarchico, collaborativo o coinvolgente).

24. Fatte queste premesse per capire come funziona la comunicazione scritta (che per l’Amministratore rappresenta buona parte del suo operato) si fornisce la check list che egli può seguire per scrivere con creatività ed efficacia in base alle più disparate esigenze che incontra quotidianamente con clienti / fornitori / collaboratori e durante la stesura del verbale di assemblea (che oltre a delineare con certosina precisione ogni singola delibera, deve trasmettere la professionalità di chi lo redige sotto tutti i punti di vista): • identificare i destinatari del messaggio • esplicitare l’obiettivo. Definire i contenuti trattati e come si desidera essere letti. • prevedere la reazione che si desidera stimolare nel lettore • impostare una precisa veste di trattazione (registro linguistico, tono, stile) • selezionare le parole adatte al contenuto e ai destinatari • usare adeguatamente la punteggiatura • all’occorrenza indicare esempi chiari e di facile raffigurazione mentale

25. Per quanto riguarda la comunicazione verbale, non è questo il luogo per fare un trattato riguardante i diversi stili di comunicazione, ma si vogliono comunque suggerire 5 tecniche che l’Amministratore può utilizzare per farsi ascoltare e fare in modo che i suoi messaggi vengano recepiti nella maniera corretta e dalla maggior parte del pubblico: • inviare messaggi anticipatori che qualificano il messaggio • dare una visione d’insieme di quanto si sta per dire • porre delle clausole su come si sta per trattare l’argomento • attribuire un ruolo all’ascoltatore • negoziare il tipo di ascolto che si desidera ottenere • Anche nella comunicazione verbale è richiesta una buona dose di creatività per non risultare mai scontati, per creare empatia con l’ascoltatore e coinvolgerlo, per far valere le proprie opinioni e i propri diritti (riconoscendo e rispettando quelli degli altri). Tutto ciò va enfatizzato durante la negoziazione, che nella maggior parte dei casi si incontra in assemblea condominiale.

26. SQUADRA DI LAVORO CREATIVA • La squadra di lavoro efficace e produttiva è un insieme di individui con una meta comune dove le individualità non vengono annullate dal capo ma fatte risaltare come una risorsa del gruppo stesso. • LA SQUADRA DI LAVORO CREATIVA: • è vitale • è una leva di cambiamento • è risolutrice delle crisi e dei problemi • è attiva, dinamica e progettuale • è motivata • è formata da un gruppo coeso e ben integrato • possiede un clima di gruppo cooperativo, fiducioso, di forte sostegno, rispettoso e scarsamente competitivo fra i membri interni • ammette un certo grado di indipendenza e autonomia fra i suoi membri (il lavoro individuale è infatti apprezzato e consentito, ma condiviso)

27. LA SQUADRA DI LAVORO ARTIFICIALE: • ha una struttura gerarchica rigida (censura le informazioni dall’esterno) • è la negazione della diversità • il cambiamento è vissuto dal capo come uno sconvolgimento dell’ordine interno del suo gruppo • non permette l’esperienza individuale nel gruppo • ha un clima fortemente normativo • L’Amministratore a capo del suo ufficio / team di lavoro (creato con fornitori, collaboratori, capiscala, assemblea, clienti) deve incarnare all’interno dello stesso i seguenti consigli: • non essere mai autoritario, ma autorevole • non essere mai controllatore bieco • non essere mai salvatore, ma responsabilizzare • Da ciò ne trarrà parecchi vantaggi tangibili e intangibili. Tra i vantaggi tangibili, ad esempio, si può trovare una palese diminuzione delle difficoltà di gestione dei fornitori sia in termini temporali che onerosi, tra quelli intangibili si trova invece una maggiore facilità nel creare empatia a livello professionale e clima di fiducia con l’assemblea dei condòmini.

28. IL COMANDO È UN ATTO CREATIVO E PERCIÒ PARAGONABILE ALL’ARTE: L’ARTE DEL REALE, L’ARTE DI REALIZZARE IDEE, STRATEGIE SOGNI E PROGETTI. PER QUESTO UN VERO LEADER È UN “COSTRUTTORE CREATIVO”. Schweizer

29. CONCLUSIONI Con questa tesina ho voluto aprire un po’ gli “orizzonti” dell’attuale formazione professionale di un Amministratore perché credo fermamente nella potenzialità del nostro pensiero creativo. Non ho fornito nessuna “bacchetta magica”, perché essa è già dentro di noi. Parlare di creatività può apparire come un concetto facile, scontato o astratto. In realtà è la “forma mentale” per eccellenza di tutti gli uomini che nella storia si sono distinti. Non voglio citare chissà quali menti carismatiche, ma semplicemente desidero focalizzare l’attenzione su come inventarsi la vita giorno dopo giorno cogliendo opportunità di approcci creativi anche di fronte a mestieri propriamente considerati meno creativi dagli stereotipi della società. Ed è proprio questa la sfida: penso che un mestiere difficile e complesso come quello dell’Amministratore Condominiale e Immobiliare sia ricco di molteplici problemi e responsabilità che andrebbero considerati come risorse per progredire e crescere professionalmente e per migliorare sia sé stessi che l’immagine offerta e percepita dai vari pubblici di riferimento. Quante più difficoltà si hanno, tanto più sarà il merito derivante dallo sforzo creativo. L’Amministratore deve avere fiducia nel proprio “faccio” e tifare con onesta convinzione a favore delle sue idee che spesso invece, come tutti noi, svaluta, nega, deride, censura o addirittura uccide. Solo chi ha il coraggio di ascoltarle, valutarle e cercare di realizzarle compirà il suo percorso formativo di crescita verso l’auto-realizzazione.

30. NIUNO SENZA INVENZIONE FU MAI GRANDE UOMO NEL MESTIERE SUO. Machiavelli IL VALORE DI UN’IDEA STA NEL METTERLA IN PRATICA.

31. Amministratori Nostrani Associati Con Intelligenza