Projekt: < indsæt projektnavn>

1. Projekt: <indsæt projektnavn> Styregruppens kick-off møde med Seniorleverandører <indsæt dato for mødet> Version 1.0

2. Formålet med denne præsentation Denne præsentation er en del af en guiden ”God praksis for effektivt styregruppearbejde” udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen, www.digst.dk . Version 1.0 Denne præsentation kan anvendes som inspiration og vejledning til styregruppemødet, hvor projektet går fra anskaffelsesfasen til gennemførselsfasen Mødet er det første styregruppemøde, hvor seniorleverandør(erne) slutter sig til styregruppeformanden og seniorbruger(ne)

3. Dagsorden Version 1.0 Projektets formål og grundlag Projektets organisering og governance Præsentation af eksisterende og nye medlemmer i projektet Præsentation af leverandørens projektorganisation Projektets styringselementer Projektets fremgangsmåde Projektets interessenter Projektets risici Orientering om krav til statusrapportering og projektmodel Vejen til et godt samarbejde Incitamenter og Kontrol Leveregler for styregruppen Kommende opgaver Andet

4. Projektets formål og grundlag Version 1.0 • Hvad er projektets formål og mål (Projektinitieringsdokumentet)? • Hvad er projektets omfang og forventede leverancer? • Hvilke gevinster forventes opnået, og hvem er ansvarlig(e)? • Hvilke succeskriterier har projektet for dets gennemførsel? (Prioriteringen af tid, kvalitet og ressource) • Deling af væsentlige dokumenter, f.eks. business case

5. Projektets organisering og governance Version 1.0 Projektets organisatoriske elementer <indsæt tegning – kan omfatte projektkontor, testenhed, arkitektenhed, ændringsforum, kravstiller-enhed, referencegruppe m.v.>

6. Projektets organisering og governance Version 1.0 Opgavefordeling mellem styregruppemedlemmerne Få fastlagt beslutningskompetencen, rapportering og aktivitetsansvar mellem styregruppen og program og/eller porteføljeledelsen Få fastlagt det rette rapporteringsniveau fra projektet til styregruppen og øvrige interessenter Få fastlagt krav for godkendelse af faseovergangsrapport.

7. Præsentation af eksisterende og nye medlemmer i projektet Version 1.0 Hvad er min baggrund? Hvad er rationalet bag min deltagelse i denne styregruppe? Hvordan skal jeg bidrage til at projektet bliver en succes og hvilke interessenter kommunikerer jeg med i den forbindelse? Hvilken erfaring har jeg med styregruppearbejde? Hvilke erfaringer har jeg med projektarbejde?

8. Præsentation af leverandører(erne)s projektorganisationer Version 1.0 <indsæt projekt organisationsdiagram>

9. Projektets styringselementer • Interessentledelse • Kommunikationsstyring • Ændringsstyring • Kontraktstyring • Løbende- og slutevaluering af samarbejde • Økonomi- og gevinststyring • Risikostyring • Problemstyring/issue håndtering • Løbende kvalitetstjek • Eskalering • Teststyring Version 1.0 Få fastlagt de væsentligste projektstyringsprocesser for gennemførselsfasen, herunder hvilke af værktøjerne der bruges som fælles værktøjer

10. Projektets fremgangsmåde Version 1.0 Gennemgang af udviklingsmodel (leverancemodel med faser), herunder hvor der i modellen er mulige punkter hvor kunden kan gennemføre kontrolaktiviteter. Gennemgang af kvalitetssikring, herunder hvor der i modellen er mulige punkter hvor kunden kan gennemføre kvalitetssikringsaktiviteter. Gennemgang af tidsplaner og aftaler om hvordan projektlederniveauet samordner kundens og leverandørens tidsplaner Gennemgang af projektorganisering og faglige lederroller (f.eks. chefarkitekt og testleder) Gennemgang af ledelses- og styringsdokumenter Issue- og ændringshåndtering

11. Projektets interessenter Version 1.0 Præsentation af identificerede interessenter og identifikation af nye væsentligste interessenter

12. Projektets risici Version 1.0 Præsentation af de væsentligste risici der allerede er identificeret og/eller eskaleret til og fra styregruppen Identifikation af nye risici, som input til projektledernes fælles risikoanalyse Anvendelse af fælles risikolog?

13. Orientering om krav til statusrapportering og projektmodel Version 1.0 Faseovergangsrapport Evt. afvigelsesanmodninger – princippet om afvigelsesrapportering Der skal halvårligt indrapporteres projektstatus til Statens IT-projektråd Fastlæg brug af projektmodellen

14. Vejen til et godt samarbejde Version 1.0 • Etabler grundlaget for et godt samarbejde mellem kunde og leverandør(er) • Diskuter principper for et godt samarbejde • Aftal, hvordan I vil etablere ”det gode samarbejde ”, og hvordan styregruppen løbende kan følge og få viden om knaster og andre udfordringer i samarbejdet • Begge parter er ansvarlig for samarbejdet fungerer, men aftal, hvordan der måles og rapporteres på samarbejdet undervejs i gennemførelsesfasen, herunder tag stilling til med hvilke intervaller samarbejdsklimaet skal efterprøves i styregruppen • Aftal, hvordan I Kommunikerer til projektledere og projektdeltagere, hvor vigtigt et godt samarbejde er, og hvor stor vægt styregruppen lægger på at samarbejdet fungerer i hverdagen

15. Incitamenter og kontrol Version 1.0 • Gennemgang af kontraktlige incitamenter og målepunkter (sikring af fælles forståelse af mål, målemetode og begreber). • Gennemgang af det samlede kontrolgrundlag: – • Kundens udbudte kravgrundlag, udbudt teststrategi og eventuelt forslag til, eller krav om udviklingsmodel • Leverandørens løsningsforlag, udviklingsmodel og kvalitetssikring • Rammer for planlægning af kontrol. Giv retningslinjer til projektledelsesniveauet

16. Projekttolerancer og styregruppens leveregler Version 1.0 • Få fastlagt faste møder og deres frekvens • Få fastlagt agenda og referat (indhold, format og godkendelse • Sikre, at beslutningskompetence er til stede ved møder (hvordan håndteres afbud, suppleanter, m.v.) • Få fastlagt ønskede fora, knyttet til projektorganisationen • Projektrelevante kontaktpersoner i alles organisation • Hvilke tolerancer kan projektlederen træffe beslutninger indenfor? • Antal dage, økonomi, risiko type, kvalitetsafvigelser, gevinster • Hvilke beslutninger kan styregruppen træffe over e-mail, og hvilke kræver fysiske møder? – idet principperne om effektive beslutningsprocesser holdes over mødeformalia • Eskalationsproces

17. De kommende ugers aktiviteter Version 1.0

18. Andet Version 1.0