La redazione delle circolari e della documentazione

1. La redazione delle circolarie della documentazione Il modello di circolare USR Lombardiae le modalità di pubblicazione La redazione delle circolari e della documentazione Corso di formazione interno – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone – Silvana Massobrio USR Lombardia

2. La circolare e le sue parti

3. La testata Ricorda Il MAIUSCOLO è meno leggibile: meglio non abusarne • da personalizzare con ufficio – telefono (fax) – email • Ufficio: numero romano • Denominazione: solo prima lettera Maiuscola • Telefono: cifre raggruppate • se la firma è del Direttore Generale: grassetto a Direzione Generale; normale all’ufficio

4. Protocollo e data • Prot. n. MPI AOODRLO R.U. nnnnesempio: Prot. n. MPI AOODRLO R.U. 2345 • data nella forma “del gg.mm.aaaa” (esempio “del 03.02.2008”) a questo proposito • salvataggio del file nella forma • protLOnnnn_07.doc (file circolare) – esempio protLO2345_08.doc • protLOnnnn_07all1.pdf (file allegato) esempio rotLO2345_08all1.doc

5. Destinatari e oggetto • L’elenco dei destinatari è allineato a sinistra con rientro destro di 9 cm • L’uso delle maiuscole sarà limitato alla prima lettera (“A”) di ogni destinatario e del ruolo (es. Dirigenti) • Oggetto: in grassetto ed allineato a sinistra • Il titolo dell’oggetto inizierà con la lettera maiuscola e terminerà senza punto • Oggetti chiari, semplici, precisi e concisi • L’oggetto deve conferire riconoscibilità alla circolare (anche fuori dal contesto)

6. Il testo della circolare Riferimenti • sottolineato solo per i link • grassetto (senza abusarne) per dare enfasi • corsivo solo per parole straniere e titoli di libri, leggi, ecc. • in caso di elenchi, utilizzare preferibilmente l’elenco (lista) puntato od ordinato, piuttosto che la sequenza di termini separati da virgole Direttive sulla semplificazione del linguaggio ammministrativo Regole di leggibilità dei testi scritti per il web • limitare l’uso degli acronimi (sigle) e delle abbreviazioni • se possibile, scrivere gli acronimi (sigle) per esteso o indicarne a parte (mail di accompagnamento) la loro descrizione completa • Se possibile, usare i link alle fonti web, piuttosto che allegare documenti • Font: preferibilmente Arial 11 (Verdana per versione web)

7. La firma e la sigla • La firma della circolare apparirà come testo centrato e senza l’indicazione dell’ufficio • Maiuscolo solo per la prima lettera del ruolo e le iniziali di Nome e Cognome • Sigla: i primi due caratteri in maiuscolo indicano l’estensore del testo della circolare; i successivi due (separati dai primi con una barra) il funzionario che ha digitato il testo

8. Gli allegati • Gli allegati alla circolare verranno riportati sotto la firma e prima della sigla • Se un solo allegato: unico paragrafo (immagine 1) • Se più allegati: elenco (immagine 2) • Contenere il peso degli allegati No ad allegati con peso maggiore a 1 Mb • No ad allegati con testo (esempio locandine, bandi, …) salvato come immagine o pdf immagine

9. Pubblicazione web • Inviare circolare ed allegati da pubblicare a sitoregionale@istruzione.lombardia.it • Se si tratta di circolari che richiedono una valutazione da parte del Direttore Generale, passare prima a direzione-lombardia@istruzione.it • specificare nell’oggetto della mail il numero di protocollo della circolare • Specificare nel testo del messaggio le sezioni in cui la circolare deve essere pubblicata (usare la sottosezione “in evidenza” della sezione ”Comunicazioni” solo per le circolari di grande rilievo per l’utenza)

10. Pubblicazione da altre fonti • Eventi patrocinati • La pubblicazione sul sito web degli eventi patrocinati è subordinata al consensodell’Ufficio X, che si occuperà personalmente di comunicare all’Ufficio I le modalità di pubblicazione web • Altre comunicazioni ed altri eventi • Le comunicazioni e gli eventi (corsi, seminari, …) provenienti da fonti diverse dall’USR Lombardia verranno pubblicate esclusivamente nella sezione “Altre comunicazioni” o “Altri eventi” • La pubblicazione può essere richiesta unicamente dallo staff del Direttore Generale o dal Dirigente di uno degli Uffici dell’USRL, previa mail indirizzata all’Ufficio I (sitoregionale@istruzione.lombardia.it) e per conoscenza all’Ufficio X (direzione-lombardia@istruzione.it) • Non verranno pubblicati allegati di peso maggiore a 1 Mb o costituiti da testo riprodotto sotto forma di immagine