IL SISTEMA DELLE RELAZIONI e DELLA COMUNICAZIONE

1. IL SISTEMA DELLE RELAZIONI e DELLA COMUNICAZIONE Il sistema delle relazioni Gestione della Comunicazione nelle diverse situazioni di lavoro Metodi tecniche e strumenti della comunicazione Gestione degli incontri di lavoro e della riunione periodica Negoziazione e gestione delle relazioni sindacali Dr. Marco Benedetti

2. Il sistema delle relazioni: soggetti • Datore di lavoro • Dirigenti e preposti • Addetti al Servizio di prevenzione e protezione • Addetti alle emergenze • RLS • Lavoratori • Lavoratori autonomi • Appaltatori • Medico competente • Fornitori • Enti pubblici

3. Il sistema delle relazioni:Processi relazionali • Informazioni (e istruzioni) • Formazione (e addestramento) • Consultazione • Riunione periodica Questi processi possono essere definiti “ISTITUTI RELAZIONALI”

4. Il sistema delle relazioni: Informazione ed istruzione • Diritto individuale del lavoratore . • Obbligo del datore che può delegare • Per i lavoratori “in somministrazione” l’obbligo si ripartisce tra impresa che detiene il rapporto di lavoro (rischi specifici) e impresa che usufruisce della prestazione (rischi generali) • Ogni lavoratore deve disporre informazioni relativamente:rischi ingenerale,rischi specifici,misure di protezione,pericoli delle sostanze,procedure di emergenza,nome RSPP e MC,nomi addetti alle emergenze

5. Il sistema delle relazioni: Informazione adeguata • Scritta • Accessibile • Nella lingua dei destinatari corredata dalla decodifica della simbologia

6. Il sistema delle relazioni: Formazione addestramento • Diritto individuale del lavoratore . • Obbligo del datore che può delegare • Per i lavoratori “in somministrazione” l’obbligo si ripartisce tra impresa che detiene il rapporto di lavoro (rischi specifici) e impresa che usufruisce della prestazione (rischi generali) • Lavoratori, Addetti alle emergenze, RLS, • RSPP,ASPP

7. Il sistema delle relazioni:Riunione periodica Linee guida regionali Aziende o unità produttive con + di 15 dipendenti il datore indice almeno una volta l’anno la riunione periodica. Finalità:portare a conoscenza delle parti i risultati dell’attività svolta e di promuovere il continuo miglioramento della SSL Partecipanti:datore o un suo rappresentante,Rspp,MC,RLS Argomenti: documento VR,idoneità DPI,programmi formazione informazione

8. Il sistema delle relazioni:Riunione periodica – modalità operative • Il datore di lavoro deve indire la riunione periodica mediante convocazioni personali da inviarsi ad ogni soggetto coinvolto,puntualizzando la necessità della presenza, pena la non regolarità della riunione. • Il datore deve predisporre l’O.d.G. e allegarlo alla convocazione • Il datore,tramite il servizio di prevenzione redige il verbale, che deve essere conservato sul posto di lavoro e a disposizione dei partecipanti e degli organi di vigilanza. tutti i partecipanti sottoscrivono il verbale e possono verbalizzare osservazioni

9. Il sistema delle relazioni:Bozza verbale riunione periodica In data odierna…….presso la sede di…..via……della società…….si sono incontrati. Il sig…….in qualità di datore di lavoro (suo rappresentante)………. Il sig……..in qualità di RSPP Il sig…..in qualità di Medico competente Il sig……in qualità di RLS Il sig…..in qualità di consulente esterno. Nel corso della riunione è stato esaminato il seguente O.d.G. 1)Analisi del DVR 2)Verifica idoneità DPI 3)Valutazione programmi formazione ed informazione 4)Variazioni tecnologiche o di esposizione al rischio 5) altro……………….. Dall’analisi degli argomenti è emerso quanto segue: Relativamente al punto1………………………. Argomenti trattati Problemi emersi Soluzioni possibili Incarichi affidati e scadenze previste Il MC ha comunicato al RLS i risultati anonimi degli accertamenti sanitari Osservazioni del RLS ……………………………………………………………………………………… Scritto letto confermato Il datore………… rspp……………………MC………………RLS ……………………….Consulente esterno…………..

10. Metodi, tecniche e strumenti della comunicazione:la comunicazione interpersonale La comunicazione è fondamentale nell’esistenza umana. Ma cosa si intende per comunicazione? Le definizioni e i modelli teorici di riferimento delle scienze sociali che si sono occupate e si occupano di comunicazione spesso divergono. Il quadro di riferimento teorico a cui facciamo riferimento si basa su due caratteristiche fondamentali che la distinguono dal semplice comportamento: a)un certo grado di intenzionalità di chi emette il messaggio, b)la comunicazione è un processo, cioè un processo che coinvolge più soggetti sociali in una serie di eventi

11. Metodi, tecniche e strumenti della comunicazione: il modello lineare

12. Metodi, tecniche e strumenti della comunicazione:i modelli teorici – il modello tradizionale (Emittente-Messaggio-Ricevente) • Modello di comunicazione lineare: l’emittente(E) codifica idee e sentimenti in una sorta di messaggio (M) e lo spedisce attraverso un canale(parole , scritti,ecc) ad un ricevente(R) .Il modello lineare introduce anche il concetto del rumore inteso come disturbo e che può essere esterno,tutti i fattori al di fuori del ricevente che impediscono la ricezione, fisiologico,fattori biologici, psicologico. • Il modello più importante è quello sviluppato da Shannon e Weaver (1949) nella teoria matematica della trasmissione dei degnali elettronici. • Schema adottato dalla psicologia comportamentalista, la comunicazione viene considerata come un comportamento spiegabile secondo la logica Stimolo-Risposta. • L’emittente è un soggetto che ordina le conoscenze in funzione delle informazioni da trasmettere, il messaggio è visto come informazione trasparente, il ricevente è una macchina di decodifica

13. Metodi, tecniche e strumenti della comunicazione:il modello lineare

14. Metodi, tecniche e strumenti della comunicazione:i modelli teorici – il modello interattivo • L’introduzione del feedbacK(la risposta del ricevente) trasforma il ricevente in emittente e la comunicazione lineare in comunicazione interattiva. La comunicazione può riuscire o no a seconda della coincidenza dei due ambienti diversi( per ambiente si intende cultura, storia personale, background) in cui si trovano emittente e ricevente. • Anche in questo modello la comunicazione è considerata una attività statica in cui avvengono atti separati di comunicazione. • A questo modello si possono ricondurre la prammatica della comunicazione e la teoria degli atti linguistici.

15. Metodi, tecniche e strumenti della comunicazione:i modelli teorici – il modello interattivo

16. Metodi, tecniche e strumenti della comunicazione:i modelli teorici – il modello dialogico • La comunicazione non è vista come qualcosa che una persona fa ad un’altra ma come un processo in cui i soggetti creano una relazione interagendo e contribuiscono a creare congiuntamente il significato degli scambi. • “il risultato di un complesso intreccio di attività svolte da due o più soggetti che interagendo costruiscono congiuntamente il senso delle proprie azioni, sulla base di una disponibilità alla comunicazione e di un bagaglio di conoscenze comuni o comunquescambiabili.” Galimberti 1992

17. Metodi, tecniche e strumenti della comunicazione:la prammatica della comunicazione. • Il filosofo Morris (1938)distinse all’interno della teoria dei segni (semeiotica) tre indirizzi: la sintassi o studio delle relazioni formali tra un segno e un altro, la semantica o studio delle relazioni dei segni con gli oggetti, la pragmatica o studio delle relazioni dei segni con gli interpretanti. • Alcuni studiosi della “scuola di Palo Alto” analizzano gli effetti pragmatici (comportamentali) della comunicazione; l’analisi si focalizza su rapporto emittente – ricevente in quanto mediato dalla comunicazione. Vengono definite alcune proprietà semplici della comunicazione, che hanno natura di assiomi, cioè di affermazioni di base non dimostrabili

18. Metodi, tecniche e strumenti della comunicazione:gli assiomi della comunicazione. • “Non si può non comunicare”, qualsiasi comportamento parole o silenzi,attività o inattività hanno valore di messaggio influenzando gli interlocutori che non possono non rispondere. • “Ogni comunicazione ha un aspetto di contenuto ed un aspetto di relazione, di modo che il secondo classifica il primo ed è metacomunicazione.”ogni atto comunicativo non solo trasmette informazioni ma impone anche un comportamento. • “la natura di una relazione dipende dalla punteggiaturadellesequenze di comunicazione tra i comunicanti” i nostri scambi comunicativi non costituiscono una sequenza ininterrotta ma sono organizzati come se seguissero una punteggiatura,per cui è possibile identificare le sequenze e definire “cause” ed “ effetto” di un comportamento. • “Gli esseri umani comunicano sia con il modulo numerico che con quello analogico” sia con parole che con segni. • “Tutti gli scambi di comunicazione sono simmetrici o complementari, a seconda che sianobasati sull’uguaglianza osulla differenza”.L’ iterazione simmetrica è basata sullo scambio tra uguali, la complementare e caratterizzata dalla differenza delle posizioni. Tutte e due le forme di comunicazione sono comunicazioni “sane” usate in contestidiversi.

19. Metodi, tecniche e strumenti della comunicazione:la teoria degli atti linguistici. • “parlare è agire” per capire alcuni fenomeni linguistici bisogna considerarli dal punto di vista pragmatico,ovvero come enunciati non per “dire” ma per “fare”. • Austin (1962) tre tipi di atti linguistici. atto locutorio: è l’atto che comporta l’attività di emettere suoni e la conoscenza del codice grammaticale usato. atto prelocutorio: produrre effetti determinati su sentimenti, pensieri dell’interlocutore tramite l’enunciazione di una frase. atto illocutorio: la promessa costituita dall’enunciazione di una frase in virtù della forza ad essa associata per convenzione. In sintesi l’atto locutorio è l’emissione di un significato, l’atto illocutorio è la produzione di una forza convenzionale e l’atto prelocutorio è il raggiungimento di un effetto sull’ascoltatore. Al centro della teoria è l’atto illocutorio in quanto aiuta a capire il modo in cui usiamo il linguaggio. Esistono indicatori di forza illocutoria verbale e non verbale.

20. La comunicazione non verbale • Anche il corpo parla, possiede un linguaggio e trasmette significati attraverso i gesti, il volto,il tono della voce e i movimenti del corpo. • La comunicazione non verbale comprende una vasta gamma di segnali di tipo cinesico,paralinguistico e intonazionale che integrano,ampliano e sostituiscono il linguaggio verbale. • I segnali non verbali costituiscono un sistema di comunicazione sociale che è strettamente legato ad un contesto culturale svolge svariate funzioni ed utilizza canali autonomi

21. La comunicazione non verbale. Origine: innata o ambientale • L’origine dei segnali non verbali è stata a lungo oggetto di disputa tra teorie di tipo innatista e teorie di tipo ambientalista. Gli studi sulla struttura fisiologica e sul comportamento degli animali hanno fornito indicazioni utili per la spiegazione del comportamento umano. Anche gli studi sullo sviluppo psicologico e sociale del bambino hanno contribuito a definire il ruolo dei fattori biologici innati e di quelli ambientali nello sviluppo dell’individuo. La somiglianza di alcuni segnali non verbali in popolazioni diverse per culture ha permesso di stabilire quali aspetti della comunicazione non verbale siano innati e quali di origine ambientale

22. La comunicazione non verbale. Consapevolezza e intenzionalità Ci sono segnali che vengono emessi in modo volontario per comunicare qualcosa ed altri che sono la risposta spontanea ad uno stimolo. Il comportamento non verbale può essere: 1) informativo, comprende tutti i gesti il cui significato è condiviso e interpretato in modo analogo da più classi di osservatori. 2) comunicativo,comprende i gesti che un emittente invia consapevolmente. 3) interattivo, comprende i gesti che vengono usati durante una interazione e che influenzano o modificano il comportamento dei partecipanti all’interazione.

23. La comunicazione non verbale. Codifica e decodifica • Secondo Argyle (1988) diverse possibilità a) i due interlocutori attribuiscono al segnale non verbale lo stesso significato; b)il ricevente interpreta in modo sbagliato il comportamento dell’emittente, c) viene inviato un messaggio ingannevole, d) l’emittente non ha intenzione di comunicare ma il ricevente decodifica il messaggio dal comportamento, e) l’emittente non ha intenzione di comunicare e il ricevente interpreta in modo scorretto il comportamento

24. La comunicazione non verbale.Le funzioni – esprimere emozioni • Gli studiosi, in accordo con la classificazione fatta da Ekman (1982), ritiene che esistano sei emozioni: 1) Felicità 2) Paura 3) Rabbia 4) Tristezza 5) Sorpresa 6) Disgusto • Sono quelle la cui espressione è considerata universale,spontanea e innata e che determinano le principali espressioni del volto. • A queste se ne possono essere altre,definite emozioni complesse: interesse, vergogna, eccitazione sessuale, invidia, noia.

25. La comunicazione non verbale.Le funzioni – comunicare atteggiamenti interpersonali I segnali non verbali con cui comunichiamo gli atteggiamenti interpersonali sono emessi sia in modo spontaneo che regolamentati intenzionalmente. Si esprimono spontaneamente quelli positivi( amicizia, simpatia) e si controllano quelli negativi(ostilità, avversione). L’attrazione sessuale è spontanea e si manifesta attraverso reazioni fisiologiche difficilmente controllabili. Complessi sono gli atteggiamenti interpersonali che caratterizzano le relazioni sociali in genere classificabili in due dimensioni contrapposte (amichevole – ostile; dominante – sottomesso)

26. La comunicazione non verbale.Le funzioni – presentare se stessi. • Goffman (1959) ha elaborato una teoria della presentazione di sé in cui afferma che in ogni atto della nostra vita quotidiana è una rappresentazione che si svolge in una scena in cui alcuni individui interpretano il ruolo di attori e altri quello del pubblico. L’individuo attore cerca di utilizzare gli strumenti e le strategie più efficaci per fornire agli altri l’immagine di sé che vuole dare o che ha interesse di dare in quella occasione.

27. La comunicazione non verbale.Le funzioni – sostenere, modificare, completare, sostituire il discorso • Il messaggio verbale è sempre accompagnato ed influenzato da elementi non verbali di tipo non vocale (gesti ,posture, movimenti del corpo,espressioni del volto,sguardo) e vocali(intonazione,qualità della voce,vocalizzazioni,pause). • Nello scambio comunicativo i segnali non verbali svolgono un importante funzione di regolazione dell’interazione(es. tono di voce discendente …. fine di una frase, brevi pause … enfatizzazione del discorso,ecc.) • Durante l’interazione i segnali non verbali forniscono un feedback per gli interlocutori (gesti ,assensi sorrisi indicano approvazione; scuotere il capo,alzare le spalle, voltare lo sguardo, sbadigliare indica dissenso o noia) • I segnali di informazione retroattiva si possono classificare in tre modalità. 1) quelli che rivelano il comportamento di ascolto; 2) quelli di feedbck; 3) i segnali di imitazione

28. La comunicazione non verbale.Gli elementi – l’aspetto esteriore • Conformazione fisica: magrezza(stress,pessimismo,malattia grassezza(ottimismo,bonomia) muscolatura pronunciata (audacia, forza) colore della pelle • Abiti: appartenenza ad un gruppo sociale uniformi e divise( identificazione) • Attrattiva fisica:

29. La comunicazione non verbale.Gli elementi – il volto. • Caratteristiche fisiche:in genere condizionano se associate ad altri elementi dell’aspetto esteriore. • Espressioni del volto: il volto possiede una grande mobilità e può assumere moltissime espressioni che si possono localizzare in due aree distinte, una superiore (occhi, fronte,sopracciglia) l’altra inferiore(naso e bocca). • Il volto è il canale più importante per esprimere emozioni ma anche quello su cui si può esercitare ilmaggior controllo, l’emisfero cerebrale destro che controlla la parte sinistra del volto produce le emozioni spontanee, l’emisfero sinistro ,che origina anche i processi verbali, origina le emozioni intenzionali. • Le sopracciglia sono l’elemento del volto che fornisce un commento costante al discorso.

30. La comunicazione non verbale.Gli elementi – la voce e gli aspetti non verbali del parlato. • Qualità della voce: tono, risonanza • Vocalizzazioni: a)caratterizzazioni vocali (sospiro,pianto,riso,sbadiglio); b)qualificatori sociali (intensità,timbro,estensione); c) segregati sociali(ispirazioni, pause,intercalare)

31. La comunicazione non verbale.Gli elementi – il comportamento spaziale Contatto corporeo : intimità tra le persone, relazioni di status (stringere la mano, poggiare il braccio su una spalla, abbracciare, baciare, lottare);rapporti formali ed incontri sociali(forme di saluto, ballo,giochi sportivi), contatti legati a particolari professioni (medici e paramedici,sarti, parrucchieri, ecc.) autocontatto (pulizia del corpo,auto conforto). Vicinanza – distanza: Hall(1966) quattro tipi zone: Intima da 0a 45 cm,caratterizza i rapporti più intimi,si può percepire l’odore ed il calore dell’altro, Personale da 45 a1,20 cm “spazio personale”, Sociale da 1,20 a 3,65 cm,spazio dei rapporti formali e di lavoro, si attivano di più alcuni sensi quali l’udito e la vista, Pubblicada3,65 cm in poi,occasioni pubbliche,cerimonie, spettacoli. Orientazione: a fianco (collaborazione), di fronte (opposizione), posizione in alto (distanza sociale),l’organizzazione degli spazi comuni in un modo o in un altro dà indicazione del rapporto interpersonale che si attua nel luogo. Postura: le principali posture sono eretta, distesa, rannicchiata,seduta ed in ginocchio. Ogni postura può essere legata a circostanze e situazioni d’interazione e riflette stati d’animo, atteggiamenti,stato sociale, manifesta la differenza di genere, rivela l’immagine che si ha del proprio corpo. In ogni cultura esistono regole precise che definiscono le posture adeguate alle circostanze.

32. La comunicazione non verbale.Gli elementi – l movimenti del corpo e i gesti • Si definiscono “gesti “ tutte le azioni che vengono prodotte volontariamente per comunicare informazioni a chi guarda, che costituiscono la parte più rilevante e significativa del comportamento gestuale. • Il comportamento cinesicoèdistinto in due categorie (Rosenfeld 1966): Gesticolazione,che comprende tutti i movimenti che non implicano contatto con altre parti del corpo. Manipolazione di sé, che riguarda i gesti che riguardano un contatto con il proprio corpo. • I movimenti delle mani definiscono cinque tipi di gesti: emblematici(possono sostituire parole perchè sono universalmente compresi, es. autostop.); illustratori(usati per chiarire, ripetere, enfatizzare ciò che si dice); regolatori(usati per mantenere il flusso della conversazione, per sincronizzare gli interventi, per prendere la parola); indicatori di statiemotivi (digrignare i denti , mostrare il pugno), di adattamento ( gesti auto adattativi ovvero di auto manipolazione, gesti centrati sull’altro, gesti centrati sugli oggetti).

33. La comunicazione problematica • Con il termine miscomunicazione si intende la comunicazione non riuscita. La scuola di Palo Alto per spiegare la comunicazione problematica mette in relazione gli assiomi della comunicazione con i disturbi possibili nell’interazione evidenziando i modi per uscire da situazioni patologiche o problematiche. Ad esempio in relazione al primo assioma “non si può non comunicare” se qualcuno vuole non comunicare non ha molte soluzioni; può rifiutare la comunicazione ma non può rifiutare la relazione,può adottare un comportamento sintomatico ( far finta di dormire ). • I disturbi alla comunicazione spesso sono frutto di confusione tra contenuto e relazione, sul contenuto si può sempre trovare un accordo, sulla relazione è più complicato in quanto riguarda la definizione che gli interlocutori offrono di se e dell’altro. Adler e Towne(1990) suggeriscono per superare le difficoltà a livello comunicativo 1) distinguere i fatti dalle inferenze, ovvero chiarire il comportamento osservabile dalle interpretazioni che ne abbiamo dato; 2) usare eufemismi con parsimonia, 3) usare il linguaggio emotivo con moderazione; 4) evitare il linguaggio equivoco, 5) diffidare delle valutazioni statiche (che definiscono gli altri con caratteristiche immutabili.

34. La comunicazione problematica un modello interpretativo • Coupland, Gilles e Wiemann (1991) considerano la comunicazione problematica come un insieme di processi che avvengono quotidianamente nella interazione sociale. Propongono un modello interpretativo a sei livelli. • Al primo livello la comunicazione problematica è pervasiva e costitutiva dello scambio comunicativo. • Il secondo livello è indicato per alcuni errori o trasgressioni ( lapsus, equivoci, piccoli inganni) di cui gli interlocutori possono avere un basso livello di consapevolezza. • Il terzo livello è relativo all’incapacità di comunicare degli interlocutori. • Al quarto livello le azioni comunicative problematiche vengono scelte appositamente dagli interlocutori per scopi specifici. In questi casi le incomprensioni sono prodotte intenzionalmente perché ritenute utili per proteggere o mantenere il controllo. • Al quinto livello i problemi comunicativi sorgono a causa del codice usato o per il tipo di cultura . • Al sesto livello la comunicazione problematica è di tipo ideologico, l’interazione in questi casi rinforza o serve a costituire un sistema di valori .

35. La comunicazione problematica : l’inganno • Quando la comunicazione problematica è intenzionale allora si ha l’inganno • Il processo della comunicazione ingannevole può essere concettualizzato in un modello (Friedman,Tucker, 1990) che comprende tre componenti: a)fattori di imput che caratterizzano il comportamento di colui che inganna, b)fattori di detezione che consistono negli elementi che favoriscono la scoperta dell’inganno da parte dello scopritore, c)indici comportamentali verbali e non verbali • Quattro sono i fattori di imput che influenzano il comportamento di chi inganna durante una iterazione 1)Attivazione e motivazione - quando la motivazione all’inganno è bassa si riesce a scoprire l’inganno soprattutto dagli indici verbali (scarsa motivazione- scarsa attivazione all’inganno); 2)La complessità cognitiva - di solito dal punto di vista cognitivo è più difficile elaborare una menzogna che dire la verità. durata dello sguardo ecc.; 3)Le emozioni - all’inganno sono associate colpa e paura che si manifestano nelle espressioni del viso , nei toni della voce e nei movimenti del corpo; 4) controllare il proprio comportamento - lo scarso o eccessivo autocontrollo risulta un comportamento inappropriato e quindi facilmente

36. Gestione della comunicazione: dispersione del messaggio • In ogni scambio comunicativo si verifica una dispersione del messaggio. • Se quello che l’emittente intende dire viene paragonato a 100 • Quello che dirà veramente equivarrà a 70 • Quello che il ricevente ascolterà sarà il 40 • Quello che ricorderà sarà 10

37. Gestione della comunicazione: efficacia della comunicazione Per assicurare efficienza e efficacia della comunicazione è necessario: a)Definire l’obiettivo della comunicazione b)Individuare le persone a cui ci si rivolge e le loro caratteristiche c)Elaborareuna serie di strumenti e mezzi di comunicazione adeguati alle risorse disponibili,ma anche all’obiettivo fissato e alle caratteristiche dei lavoratori.

38. Gestione della comunicazione: efficacia della comunicazione Diversi elementi condizionano l’efficacia della comunicazione: 1) Il tempo soggettivo: percezione soggettiva dello scorrere del tempo diversa tra gli individui 2) La distorsione percettiva : risultato di perdita di attenzione,ristrutturazione del contesto (adegua mento a schemi personali),aggiunta di elementi. 3) Attenzione. 4) Centratura dell’ascoltatore: età educazione,professione,valori,motivazioni. 5) Coerenza tra canali della comunicazione. 6) Feedback. 7) Grado di accettazione relazionale. 8) Relazione sistemica con la comunicazione aziendale e con tutti gli altri sistemi di gestione dell’azienda

39. Gestione della comunicazione: riunioni • LE RIUNIONI SONO UN MODO CON CUI L’ORGANIZZAZIONE DICE ÀLLE PERSONE “TU SEI UNO DEI NOSTRI”. • SE LE RIUNIONI SONO POSITIVE E PIACEVOLI, LE PERSONE PENSERANNO “QUESTA È UN’ORGANIZZAZIONE PERCUI È BELLO LAVORARE” -. • SE LE RIUNIONI SONO GESTITE MALE, NOIOSE E PERDI-TEMPO LE PERSONE CREDERANNO CHE L’ORGANIZZAZIONE ‘E GESTITA MALE E NOIOSA E CHE NON SA TENERE lN CONSIDERAZIONE IL TEMPO DELLE PERSONE. • CATTIVE RIUNIONI PRODUCONO ALTRE CATTIVE RIUNIONI,

40. Gestione della comunicazione: riunioni • Le riunioni sono importanti. Sono tra le principali occasioni in cui si forma e si sviluppano la cultura e il clima dell’organizzazione. • E importante distinguere le diverse possibili tipologie di riunione e fare corrispondere questi diversi tipi di riunione le tecniche e gli stili di conduzione più appropriati.

41. Gestione della comunicazione: efficacia delle riunioni Preparare le riunioni: 1) Definire gi obiettivi e i risultati; 2) Verificare se una differente forma di comunicazione potrebbe essere utilizzata 3) Stimare la durata della riunione 4) Stabilire orario di inizio e fine 5) Identificare la sede 6) Elencare partecipanti ed ospiti 7) Elencare ruolo dei partecipanti ed ospiti 8) Distribuire l’ordine del giorno in anticipo sufficiente

42. Gestione della comunicazione: efficacia delle riunioni Prepararsi alla riunione (tutti i partecipanti): 1) Specificare lo scopo della riunione; 2) Specificare la ragione nel parteciparvi; 3) Raccogliere tutti i dati da portare alla riunione; 4)Arrivare in orario e restare fino alla fine; Predisporre i luoghi: 1)Scegliere il luogo comodo grande ed attrezzato; 2)Predisporre supporti audiovisivi necessari; Verbalizzare la riunione

43. Gestione della comunicazione: efficacia delle riunioni Curare l’inizio: 1) Stabilire le regole di base; 2) Comunicare gli scopi ei risultati il tipo di partecipazione e interazione desiderata; Curare la conduzione: 1) Chiarire e parafrasare le idee chiare; 2) Attivare differenti punti di vista e proteggere le idee nuove; 3) Registrare idee e note su una lavagna a fogli con colori vivaci, 4) Porre domande aperte e tenere l’attenzione sulle idee; 5) Tenere la riunione concentrata e vitale

44. Gestione della comunicazione: efficacia delle riunioni Curare la chiusura: 1) Assicurarsi che ogni persona conosca i suoi compiti e che ognuno passi dalla riunione ai fatti; 2) Concludere riassumendo le decisioni Curare le conseguenze: 1) Valutare la riunione e pianificare la logistica del dopo riunione; 2) Sulla base dei verbali scrivere un documento 3) Distribuire il documento a tutti i partecipanti

45. Negoziazione e gestione delle relazioni sindacali • La filosofia “proattiva” alla base del D. Lgs 81 non è riconducibile ad un modello prevenzionale basato su uno Stato che dispone, imprenditori che attuano le disposizioni, strutture di vigilanza e controllo che verificano. • L’azione preventiva alla base della D. Lgs 81 richiede un sistema che non solo dispone controlla e sanziona, ma soprattutto di un sistema che promuove azioni positive. • In questo senso le relazioni sindacali possono diventare la componente centrale di un sistema di autocontrollo e controllo sociale in materia di prevenzione che si affianca a quello che controlla. Questo sistema “misto” dovrebbe portare ad uno sviluppo di relazioni sindacali orientate alla soluzione dei problemi,un ruolo di composizione di controversie da parte degli organismi paritetici, una standardizzazione dei metodi operativi degli organismi pubblici di vigilanza.

46. Negoziazione e gestione delle relazioni sindacali – strategie comportamentali • Distinguere le persone dal problema. Tecnica:invece di disporsi intorno ad un tavolo disporsi davanti ad uno strumento di lavoro ( es. lavagna) che rappresenti il problema da risolvere. • Distinguere le posizioni e gli interessi. Tecnica:non limitarsi a chiedere che cosa vuole l’altro, ma approfondire il perché • Osservarsi mentre si metteno in atto le caratteristichedel buonascoltatore. Tecnica: allenarsi al silenzio, chiedere ad una persona di fiducia ad osservarci per restituirci feedback descrittivi sul nostro comportamento • Sospendere gli effetti di giudizio. Tecnica. Tenere separate le fasi di analisi da quelle della soluzione • Essere flessibili. Tecnica:prepararsi alla negoziazione ma non definire nei dettagli la soluzione.

47. Negoziazione e gestione delle relazioni sindacali - consultazione • La consultazione dei lavoratori e dei loro rappresentanti è una delle misure di tutela è dunque uno dei passaggi fondamentali per prendere decisioni sulla funzionalità del sistema di prevenzione per cui. 1) La consultazione è una procedura di decisione, in cui il ruolo dei consultati è quello di portare elementi utili a operare una decisione più affidabile perché fondata su più punti di vista; 2) La consultazione non è una informazione e presa d’atto di decisioni già prese; 3) La consultazione non è una codecisione.

48. Negoziazione e gestione delle relazioni sindacali – riunione periodica regolamento • Per rendere consultiva la riunione periodica le parti possono stabilire un regolamento in cui siano stabiliti. • Tempi di convocazione; • Modalità di definizione dell’O.d.g. ; • Modalità di estensione della partecipazione, • Relazione dei diversi partecipanti sulle rispettive osservazioni dirette dei comportamenti in tema di S.S.; • determinazione del tempo sufficiente per l’esame della documentazione; • Prevedere che l’esame dei D . P. I . avvenga su più possibilità di scelta; • Coordinare l’esame dei D. P . I. con le attività di addestramento e verifica individuale; • Possibilità di aggiungere note e osservazioni al verbale, • Modalità di verbalizzazione consensuale; • Modalità per la conservazione del verbale.

49. Negoziazione e gestione delle relazioni sindacali – negoziazione collaborativa • Dare la caccia alle false informazioni, evidenziando ciò che appartiene all’ambito degli stereotipi, • Individuare i possibili punti di conflitto con particolare attenzione a quelli relazionali; • Evitare che la trattativa avvenga su più tavoli. • Assicurare punti di contatto tra gli interessi dei rappresentanti e del negoziatore; • Evidenziare i vantaggi di ogni parte coinvolta; • Essere precisi sulle attese che si hanno nei confronti delle persone(analisi dei ruoli); • Evitare elementi che possono portare frustrazioni negli interlocutori; • Far prendere decisioni ai superiori e lasciare prendere decisioni ai subordinati; • Calcolare ed esplicitare i rischi in caso di disaccordo; • Evitare di dare e togliere delega e responsabilità ..