QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

1. QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

2. >> Què es pretén? • Familiaritzar-se amb la terminologia del nou Quadre de Classificació • Aclarir dubtes sobre la utilització del Gestor d’Expedients

3. >> Conceptes bàsics - Què és codificar? • Donar un codi a un document entrant és l’operació bàsica que dóna el tret de sortida del circuit administratiu • Donar un codi no és res més que etiquetar un document, donar-li un codi de barres que el seguirà per sempre més i el relacionarà amb un expedient concret. • Per aquesta raó és tant important assignar correctament el codi inicial.

4. >> Conceptes bàsics • Què és un document? • Un document és informació + suport. • I què és un expedient? • Un conjunt de documents ordenats que acaben amb una resolució administrativa • I què gestiona l’ajuntament? • Gestiona expedients 80% • Gestiona registres, és a dir, bases de dades, llistats, etc. 20%

5. >> Conceptes bàsics Així doncs... • Cada document que es codifica forma part d’un expedient al qual es relaciona mitjançant el codi corresponent. Per tant... • L’expedient, com a conjunt de documents que formen part d’un circuit administratiu, ha de ser la base de tot sistema de gestió documental. • Com veurem, l’expedient regirà el que en direm: el Quadre de Classificació Funcional

6. >> Conceptes bàsics - Quin és el cicle de vida dels documents ? • El cicle de vida d’un document són les etapes per les que passa la documentació des de que és creada fins a la seva sort final (sigui destrucció o arxiu) • El cicle de vida el dividim en: fase activa, fase semiactiva i fase inactiva Fase Activa: • Entenem que es troben en fase activa aquells documents de producció recent. Corresponen a documents en tràmit i tenen un nivell alt de consulta. • Arxiu de gestió Fase Semiactiva: • Correspon a procediments finalitzats. Tenen un nivell mig de consulta i tenen la funció d’antecedent. • Arxiu de gestió – Arxiu Central Administratiu Fase Inactiva: • Correspon a procediments finalitzats. Solen tenir un nivell baix de consulta. Serveixen com a informació de suport i d’antecedents en els processos administratius i són útils per a la recerca. • Arxiu Central Administratiu – Arxiu Municipal

7. >> Conceptes bàsics I què vol dir classificar? • Perquè una entrada aconsegueixi formar part d’un procés adequat a la necessitat que ella genera, cal que es classifiqui correctament. • Classificar és agrupar jeràrquicament els documents d’un fons mitjançant classes, des dels conceptes més amplis fins els més específics • En el context de l’ajuntament seria agrupar els documents que genera a partir de la seva separació per tipus de documents. I aquesta operació és la que es plasma en un quadre de classificació, mitjançant la codificació dels documents.

8. >> Per tant, classificar és essencial per tota l’organització • I amb el quadre de classificació aconseguim la identificació i organització de tots els documents des del mateix moment de la seva creació i rebuda. • Per això és tant important classificar tots els documents d’una manera unívoca, significativa i uniforme. Això és el que ens permetrà fer el nou quadre de classificació funcional

9. QUADRE DE CLASSIFICACIÓ:

10. >> Quadre de classificació • Què és?: • L’eina corporativa municipal que permet la identificació i organització de tots els documents des del mateix moment de la seva creació. • És independent del seu suport, format o tipologia. • És l’eina per a l’estructuració de la informació • És l’estructura jeràrquica i lògica en la què es representen les funcions i les activitats d’un organisme

11. FUNCIONAL Organitza la documentació de manera que reflecteixi les funcions i activitats de l’organització. QUADRE Els quadres dels documents formen un conjunt ordenat de referències que estructuren i organitzen tots els documents, AMB ESTABILITAT TEMPORAL >> Quadre de classificació ARA ABANS • ORGÀNICA • Es vinculava amb les unitats • Si les unitats canviaven també canviaven els codis • Quan canviava la legislatura o l’organigrama municipal podien canviar els codis. • NO JERÀRQUICA, NO RELACIONAL • Els codis no tenien dependència en relació a un altre codi. Eren un llistat. • SENSE ESTABILITAT TEMPORAL • Podien canviar si canviava la funció que feia el departament, per reestructuracions de l’organigrama,…

12. >> Exemple: CLASSIFICACIÓ ANTERIOR: ORGÀNICA Si agafem la documentació de subvencions trobem tots els codis següents: • PA05 PRSA SUBVENCIONS / CONVENIS • PA12 PRSA SUBVENCIONS / CONVENIS • S002 SUDA SUBVENCIONS • SD02 SUBVENCIONS • AX06 ALAR SUBVENCIONS • AX08 ALAR SUBVENCIONS • PT08 SPPA SUBVENCIONS • ... • Aquests codis ens identifiquen una documentació que afecta a més d’un departament, però per cada departament hi ha un codi diferent, quan tot són subvencions. • És a dir, el criteri que regeix el quadre és el departament, no la documentació en sí. • El que es pretén en el nou quadre de classificació és que el valor que regeixi el quadre sigui el tipus de document.

13. >> Exemple: CLASSIFICACIÓ ANTERIOR : NO JERÀRQUICA, NO RELACIONAL Agafem un codi a l’atzar: ECRD CONTRIBUCIONS ESPECIALS • Aquest codi, tal qual, el trobem de forma isolada, sense cap relació amb cap altre codi, més enllà del departament productor. • Si ens fixem amb el codi, si que té una relació en l'enunciat: • ECRD pertany al departament de EC RENDES • Podem entendre, per tant, que no ens trobem davant d’uns codis que representin una estructura. • Els codis s’organitzen com a un llistat indefinit a igual nivell, on cada entrada és particular, isolada, sense relació amb la resta.

14. Així doncs, per què un canvi? • Per no dependre de canvis en l’organigrama • Per no dependre de modificacions de departaments • Per poder tenir uns codis únics que no s’ampliïn constantment • Per poder gestionar tothom per uns codis que s’apliquen a l’entrada al sistema i segueixen en tot el cicle de vida del document

15. Anem a parlar del nou Quadre de classificació...

16. ...I per fer-ho ens cal aclarir els següents conceptes:quadre, funcional, sèries, entrades • Quadre: • És la plasmació gràfica de la codificació dels documents. Els codis formen un conjunt ordenat de referències alfanumèriques que estructuren i organitzen tots els documents. • Funcional: • La classificació funcional agrupa la documentació de manera que es reflecteixin les funcions i activitats de l’organització. • És flexible per permetre afegir noves funcions sense que calgui tornar a estructurar-lo, ni canviar la codificació. • Sèries: • Les sèries son expedients que tenen la mateixa naturalesa com a resultat d’una funció o d’una activitat concreta, o el mateix procediment. Per exemple: els expedients sobre l’activitat i la vida laboral dels treballadors d’una empresa s’agrupen en una sèrie, perquè tenen tots la mateixa funció, i aquesta sèrie és: Expedients de personal. • Entrades: • Les entrades són cada codi del QdC. Tota entrada del QdC està subordinada a una entrada superior, fins a arribar a nivell de Fons. • Normalment, les entrades més habituals que tenen documentació real solen ser les més baixes del QdC, és a dir, aquelles que trobem a partir del nivell de divisió.

17. >> Treballant amb el nostre QdC Quadre de Classificació Documental

18. >> Treballant amb el nostre QdC • Quan ens trobem davant d’un document que ens ha arribat, la manera més senzilla per aplicar la nova codificació és seguir el quadre, del més general al més específic. • Es baixarà de nivells fins que es consideri que no es pot baixar més i que amb el títol de l’entrada del nivell corresponent ja queda descrit el document de forma concreta i suficient. Molt bé, però... com classificar els documents?

19. >> Treballant amb el nostre QdC: Anem a veure alguns exemples? Posem que ens arriba un document de Sol·licitud per a realitzar reformes en un edifici d’un ciutadà. • Si repassem el QdC pertany al nivell 1 de: T100 GESTIÓ DEL TERRITORI 2. Dins d’aquest, podem veure que pertany al nivell 2: T101 ORDENACIÓ DEL TERRITORI I URBANISME 3. Dins d’aquest trobem el nivell 3 : T127 OBRES PARTICULARS 4. Finalment, analitzem la finalitat de la sol·licitud: obtenir una llicència d’obres, que seria el nivell 4 : T128 LLICÈNCIES URBANÍSTIQUES. 5. Dins d’aquest, però, podem encara anar més endins i acotar més la descripció amb el nivell 5: T131 LLICÈNCIES D’OBRES MENORS. Per tant, anotarem el codi del document com a T131

20. >> Treballant amb el nostre QdC: Anem a veure alguns exemples? Posem que hem de lliurar una justificació econòmica d’una subvenció del Departament de Treball de la Generalitat de Catalunya. • Si repassem el QdC pertany al nivell 1: M100 GESTIÓ INTERNA I ORGANITZACIÓ • Dins d’aquest, podem veure que pertany al nivell 2 N355. Marc normatiu i assumptes jurídics • Dins d’aquest, trobem el nivell 3 : N373 Convenis i subvencions de col·laboració administrativa • Finalment, analitzem la finalitat del document, que és la de justificar una subvenció, que seria el nivell 4 : N375 Convenis de col·laboració administrativa Per tant, anotarem el codi del document com a N375

21. >> Treballant amb el nostre QdC: Anem a veure alguns exemples? Posem que hem d’organitzar una conferència, tota la documentació que genero s’haurà de classificar segons un únic codi. • Si repassem el QdC pertany al nivell 1: P100 GESTIÓ DE SERVEIS AL CIUTADÀ • Dins d’aquest, podem veure que pertany al nivell 2 P148 Gestió dels serveis culturals 3. Dins d’aquest, trobem el nivell 3 : P162 Activitats de dinamització cultural 4. Finalment, analitzem la finalitat del document, que és la de justificar una subvenció, que seria el nivell 4 : P164 Organització d’activitats culturals 5. Dins d’aquest, però, podem acotar més la descripció amb el nivell 5: P173 Jornades i conferències Per tant, anotarem el codi del document com a P173

22. Resumint, podríem unir les preguntes en una: • Perquè serveix aquella documentació? Responent a això arribarem a la funció de la documentació, que és el codi del QdC

23. >> Resumint... Què aporta el nou QdC? • CLASSIFIQUEM la documentació municipal • UNIFIQUEM la codificació, fins ara dispersa, infinita, no jeràrquica i sense estructura • UNIFIQUEM el sistema de codificació, fent que al llarg del cicle de vida del document, sempre tingui el mateix codi • SIMPLIFIQUEM els codis actuals, i els RACIONALITZEM, amb una codificació alfanumèrica significativa • PODEM IDENTIFICAR unívocament sempre un expedient, tant si es troba en fase de gestió com a l’arxiu municipal. • TOTHOM TREBALLEM AMB EL MATEIX LLENGUATGE

24. >> Resumint... Què aporta el nou QdC? • FACILITEM l’eficàcia i eficiència, la legalitat i transparència administratives • FACILITEM L’ACCÉS A LA INFORMACIÓ gestionada per més d’una dependència administrativa i la seva consulta global, pel mateix concepte d’uns mateixos codis • POTENCIEM el lliure accés a la informació per part dels ciutadans, ja que el QdC ha de ser públic i lliure • FACILITEM l’intercanvi d’informació interna de la organització • Tothom pot accedir al QdC i fer-se càrrec de les funcions de l’Ajuntament. Fomenta la pedagogia interna entre el personal de les funcions i activitats que desenvolupa la organització.

25. Àmbit de Serveis Interns i Innovació