MANAJEMEN LAYANAN DAN JASA INFORMASI

1. PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA – MALANG – 2013 Nur Ambulani,SE,MSi MANAJEMEN LAYANAN DAN JASA INFORMASI

2. PERSPEKTIF MANAJEMEN TERHADAP PERPUSTAKAAN • Perpustakaan secara kelembagaan harus ada yang mengelola agar tujuan dan arah perjalanan organisasi bisa dicapai dengan efektif dan efisien. • Dalam konteks ini Manajemen dipandang sebagai seni, seni dalam mengelola sebuah lembaga informasi yang disebut perpustakaan.

3. Perpustakaan mengolah buku, majalah, suratkabar dan media cetak lainnya, hakikatnya adalah mengelola apa yang ada didalamnya. • Dalam Manajemen Layanan Jasa Informasi sumber daya yang dikelola adalah informasi

4. Manajemen informasi : media penyimpan informasi, tehnologi informasi, literasi informasi, aliran informasi, perilaku informasi, penelusuran informasi, sumber-sumber informasi

5. MANAJEMEN

6. Pengertian Manajemen : • Seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain ( Mary Parker Follet 1997)

7. KONSEP MANAJEMEN • Microsoft Encarta,2009: -Administration of business, perorganisasian dan pengontrolan mengenai urusan bisnis -Managers as group, kolektivitas manajer dan pegawai dari suatu perusahaan -Handling of something successfly, yakni menangani suatu urusan dengan berhasil, termasuk mengendalikan sesuatu dengan berhasil -Skill in handling or using something, yakni keahlian menangani (mengelola) atau memanfaatkan sumber daya tertentu.

8. TEORI MANAJEMEN • Henry Fayol (1841-1925), Management : Forecasting and Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling • George R.Terry ( 1960) buku Principles of Management : konsep POAC ( Planning, Organizing, Actuating, Controling)

9. Luther M.Gulick, Management : POSDCORB Planning,Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting • Kootnz dan O.Donnel : POSDC Planning, Organizing, Staffing, Directing, Controlling

10. W.Edward Derning, Management :TQM Total Quality Management : pandangan filsafat tentang manajemen yang berfokus pada kekonstanan kualitas sesuai dengan arah kebutuhan konsumen, yang secara terus menerus pula melakukan pemantauan dengan menggunakan statistik, tepat dan terukur.

11. TQM : -Strategik, holistik -Kepemimpinan

12. Falsafah Manajemen Fredrick Taylor dan Henry Fayol • Individu karyawan  makhluk rasional dan ekonomisdapat termotivasi materi untuk target optimaldiberi gaji  produktifitas meningkat. • Karyawan tidak perduli dan tidak konsen terhadap tujuan perusahaan, hanya konsen bagaimana memenuhi kebutuhan fisiologis yang bersifat materi. • Kompentensi optimalproduktifitas naik. Pengawasan tidak lari dari kerja

13. Teori Birokrasi Max Weber • Pakar sosiolog Jerman Max Weber teori birokrasi sebagai sistem rasional dan signifikan sesuai kondisi Barat dan Erofa. • Konsen teori : Stuktur organisasi dan kekuasan resmi • Mengakui perbedaan pekerjaan sesuai konsistensi • Adanya hierarki kekuasaaan dalam organisasi sosial • Adanya hubungan interpersonal antara individu dan berdasarkan peraturan • Adanya struktur kepemimpinan sesuai derajatnya • Karyawan dipilih berdaar kompentensi

14. Teori Perilaku Modern • Konsen : partisipasi karyawan, manajemen, demokrasi serta memenuhi kebutuhan spritual (psikologis) sebagai motivasi utama bagi perilaku manajemen • Kebutuhan manusia menjadi motivasi untuk menggerakkan seseorang • Teori Hierarki Abraham Maslow  kebutuhan manusia : kebutuhan fisiologis, rasa aman, rasa cinta dan memiliki, harga diri dan aktualisasi diri.

15. Strategi Teori Manajemen Modern : • Manajemen bersifat partisipatif, dibangun dengan musyawarah • Individu karyawan diikut sertakan dalam menetapkan keputusan dan kemashalatan bersama • Memenuhi kebutuhan psikologis karyawan, dan menciptakan iklim kondunsif • Memberikan kepercayaan kepada karyawan untuk mewujudkan tujuan • Pengawasan internal diutamakan

16. Walau tokoh manajemen memperbaiki teori dengan dengan mengikutkan karyawan dan dalam keputusan tetapi teori gagal diterapkan di Barat karena ada tuntutan pengurangan kesejahteraan pengusaha dengan menambah kesejahteraan karyawan. Hal ini bertentangan dengan falsafah ekonomi politik di negara kapitalis. • Walau kemudian teori ini diperbaiki lagi dengan berubah menjadi “Pseudo Democracy”, manajemen tidak memberikan kemudaratan dan karyawan disesuaikan dengan wewenang dan kompentensi, teori ini di negara sosialis sekalipun tidak berhasil diterapkan. Karyawan hanya dilihat sebagai faktor dan alat produksi

17. Teori Analisis Organisasi ( Normative Theory) • Konsen : Variabel sosial dan Lingkungan • Teori tentang perilaku dalam manajemen • Teorinya pakar sosilogi Talcot Parson (1950) • Masuk ranah manajemen (1960) • Masyarakat sebuah sistem general dengan sub sistem politik,ekonomi, sosial dan manajemen. • Sistem manajemen dianggap sistem administratif,terbuka dan interaktif dengan susbsitem teknik,informasi, SDM,ekonomi keuangan

18. Manfaat Teori Sistem dalam kajian Manajemen : • Bersifat komprehensif (holistik) , memandang sistem manajemen bagian dari sistem sosial yang saling mempengaruhi. • Adanya Urgensi unsur beragam dalam manajemen seperti perencanaa, pengoragnisasian, pendelegasian pekerjaa, pengarahan, dan pengawasan. Teknologi, teknis, ekonomi keuangan,informasi

19. Pengembangan Teori Sistem • Pengembangan Teori Sistem al. : • Contingency Theory, Contextual Theory, Beyond Theory. • Teori ini bertentangan dengan Teori Maslow, McGregor, Argrys dan Herzberg. • Dalam kajian teori dan praktek, bukan teori ideal untuk kepemimpinan manajemen atau motivasi karaywan karena sikap, karakter pekerjaan dan karyawan yang menentukan memadainya sebuah.

20. - Dalam Teori Modern sebagai penyempurna , yang konsen pada nilai-nilai kemanusiaan dan demokrasi dalam manajemen tataran implementasi bertentangan dengan falsafah kapitalis yang dianut Barat.

21. Pendekatan Teori Manajemen yang relevan • Teori Max Weber : -Bersifat deskriptif dan bukan normatif. -Menjelaskan realita dalam manajemen dan menerangkan keterkaitannya dengan lingkungan sosial -Menghadirkan solusi bagi persoalan kekuasaan dan birokrasi -Adanya struktur kepemimpinan dan setiap individu tidak diberikan kebebasan mutlak dalam beraktivitas.

22. Teori analisis organisasi ( Normative Theory) : teori bersifat metodologis deskriftif yang berhasil menunjukkan urgensi pandangan holistik dalam kajian ilmu manajemen. Teori manajemen merupakan sub sistem dan sistem sosial yang dipengaruhi dan mempengaruhi

23. PRINSIP MANAJEMEN • Adanya hal-hal yang perlu diatur 2. Adanya Seseorang yang mengatur 3. Adanya tujuan dan arah dari pengaturan tersebut

24. 1. Adanya hal-hal yang perlu diatur George R.Terry : Manajemen sebuah proses atas tindakan-tindakan dalam merencanakan, mengorganisasi, dan mengawasi. Tindakan dilakukan untuk menentukan dan mencapai sasaran tertentu dengan menggunakan SDM dan sumber daya lainnya

25. 2. Adanya Seseorang yang mengatur • Manajemen yang telah terbentuk membutuhkan seseorang yang mengaturnya. Orang disini bisa sebagai Manajer atau Tim. • Marry Parker Follet : Manajemen : sarana untuk menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. • Lawrence A.Appley : Manajemen :keahlian untuk menggerakkan orang untuk melakukan suatu pekerjaan.

26. 3.Adanya tujuan dan arah dari pengaturan tersebut • Jhon D.Millet , Manajemen:pengarahan/pemberian fasiltas kerja kepada orang-orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai satu sasaran atau tujuan tertentu • Ricky W.Griffin, Manajemen :proses perencanaan,pengorganisasian, pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien • H. Blanchard, Manajemen : usaha yang dilakukan dengan dan bersama individu atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi

27. KETERKAITAN MANAJEMEN Persoalan atau pekerjaan tertentu Sumber Daya Manusia ( Manajer dan Timnya) Proses (Perencanaan, Pengorganisasian,Pengkoordinasian, Pengontoralan) Tujuan atau Sasaran

28. UNSUR-UNSUR MANAJEMEN Henry Fayol,Manajemen : 1.Pembagian kerja 2.Wewenang dan Tanggung jawab 3.Disiplin 4.Kesatuan Perintah 5.Mengutamakan Kepentingan di atas kepentingan sendiri 6.Penggajian dan Stabilitas Karyawan 7. Pemusatan 8.Hirarki/tingkatan 9. Ketertibab, Kejujuran,dan Keadilan 10. Inisiatif dan keharmonisan kerja

29. Unsur-unsur Manajemen • Sumber daya manusia • Uang dan Dana yang dibutuhkan • Bahan-bahan yang digunakan • Alat pemproses atau mesin • Cara yang digunakan atau Metode • Pemasaran

30. C. MANAJER • Tugas dan Fungsi : • Mengarahkan : • Mampu mebuat kebijakan • Pembuat keputusan • Supervisi : memberi contoh, supervisi perorangan dan supervisi kelompok 2.Merancang : arah/tujuan tercapai, berbentuk schedule/jadwal/jobdesk • Koordinasi Sumber Daya Manusia : seleksi, training, motivasi • Pengendalian : mampu mengendalikan usaha secara kondusif, manaje konflik,meletakan porsi masalah

31. Manajer • Ciri-ciri : • Cerdas dan cakap • Keterampilan sosial yang tinggi • Disiplin dan berorientasi pada masa mendatang • Memiliki sikap sebagaimana layaknya pemimpin

32. Pendelegasian dalam Manajemen 1.Kecakapan : -Ahli, menguasai, pengalaman. -Training & supervisi. 2.Ketangguhan : -Rasa percaya diri, cara bersosialisasi, cara menyelsaikan masalah. ( Beda antara yang mudah putus asa,peragu, mengumpat,emosi dengan yang sabar, tangguh, damai, penuh keyakinan)

33. 3. Niat dan Cara berpikir : -Manajer mampu membedakan karakter karyawan yang baik dan buruk -Psikotes kepribadian 4. Pembicaraan dan cara berinteraksi : -Perkataan baik, sopan,tidak melemahkan, pujian yang wajar, cara kedekatan yang wajar. Menghindari sikap temperamental.

34. 5. Perilaku, terutama masalah pekerjaan : Perlunya masa training 3 bulan untuk melihat perilaku karyawan.

35. Fungsi Manajemen : • Perencanaan : proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecendrungan apa yang akan terjadi akan datang melalui strategi dan taktik • Pengorganisasian: Proses yang menyangkut strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaandidesain dalam struktur organisasi tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, memastikan semua pihak bisa bekerja efektif dan efisisien guna mencapai tujuan organisasi

36. Pengimplementasian/directing : implementasi program agar bisa dijalankan oleh organisasi, proses memotivasi, agar dijalankan dengan kesadaran, tanggung jawab dan produktivitas tinggi. • Pengendalian dan Pengawasan /controlling : untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan , diorganisasikan, diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan walau berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan bisnis

37. KEBUTUHAN INFORMASI • Masyarakat ingin mendapatkan informasi yang 1.Cepat artinya bahwa informasi dapat diperoleh tanpa memerlukan waktu yang lama, 2. Mudah artinya informasi tidak sulit untuk didapatkan, 3. Akurat dalam arti informasi yang diperoleh dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, 4. Murah artinya informasi yang didapat tidak memerlukan biaya yang banyak untuk mendapatkannya, 5. Global bahwa informasi yang diperoleh merupakan informasi yang lazim dan diakui masyarakat luas dan 6. Spesifik bahwa informasi yang didapatkan merupakan sesuatu yang khusus

38. Kegiatan-kegiatan dalam fungsi manajemen : • Fungsi Perencanaan : • menetapkan tujuan dan target bisnis • Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis • Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan • Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

39. 2. Fungsi pengorganisasian : • Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas dan menetapkan prosedur yang diperlukan • Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan da tanggung jawab • Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja • Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

40. 3. Fungsi pengimplementasian (Directing) : • Mengimplentasikan proses kepemimpinan , pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan. • Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan • Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

41. 4. Fungsi pengawasan ( Controlling) : • Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan • Mengambil langkah klasifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan • Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.

42. Fungsi operasional Manajemen • MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA • MANAJEMEN PRODUKSI • MANAJEMEN PEMASARAN • MANAJEMEN KEUANGAN • MANAJEMEN INFORMASI

43. 1. Manajemen Sumber Daya Manusia • Adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk meperoleh SDM terbaik, memelihara SDM berkerja sama dengan baik

44. 2. Manajemen Produksi • Adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik produksi yang efisien. • Prodes sumber daya input  output brang /jasa

45. 3. Manajemen Pemasaran • Adalah manajemen berdasarkan fungsinya yang intinya untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dan bagaimana cara pemenuhannya diwujudkan, diantaranya al.: • Riset pasar tentang keinginan konsumen, kemampuan daya beli, bagaimana perusahaan menjawab keinginan dan minat konsumen, proses menjual (selling).

46. 4. Manajemen Keuangan Adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis yaitu diukur dari profit. Tugas manajemen keuangan diantaranya darimana biaya bisnis diperoleh, bagaimana modal dialokasikan dengan tepat dalam bisnis, sehingga ada kelebihan dari biaya tersebut dan menjadi keuntungan

47. 5. Manajemen Informasi : Adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap mampu untuk terus bertahan dalam jangka panjang. Tugas manajemen informasi : menyediakan informasi baik terkait internal maupun external. Penggunaan tehnologi informasi : komputer, televisi, radio.

48. end

49. “ LAYANAN INFORMASI APA DAN BAGAIMANA YANG HARUS DISEDIAKAN OLEH PERPUSTAKAAN ?”

50. VISI PERPUSTAKAAN : Memberdayakan koleksi bahan pustaka dan memberikan kemudahan, ketersediaan, kenyamanan serta layanan yang optimal demi kepuasan penggunanya.