Regnskapsenheten i nye Harstad kommune

1. Regnskapsenheten i nye Harstad kommune Dato:12. juni 2012 Fag: Regnskap inkl. lønn (>fakturering v/KEM)

2. Faktagrunnlag • Stillinger regnskap pr. juni 2012: • Bjarkøy: • 1,05 stillinger (0,75 + 0,30) innenfor lønn (Vera, Randi) • 0,35 stillinger innenfor regnskap, fakturabehandling (Randi) • 0,12 stillinger innenfor avstemming/kontroll (Helen) • 0,20 stillinger innenfor fakturering (Randi) • Harstad: • 12,5 stillinger • event. reduksjon med 40 % som REG beholdt som følge av salg av tjenester til Bjarkøy • Overføring av x stillinger fra KEM vedr. fakturering • Totalt 14,22 stillinger + fakturering fra KEM • Datasystem regnskap, lønn m.v. • Bjarkøy • Visma Enterprise foruten: Innlån, utlån, anleggsmodul, rekruttering, kompetanse • Manuelle reiseregninger • Manuelle timelister/turnusplanlegging helse og omsorg m.fl. • Manuelle avstemminger • Harstad: • Visma Enterprise – ”alle” moduler • Travel • Notus : helse- og omsorg, brann/beredskap, renhold, turnusleger • Visma Familia (for begge kommuner) • Visma Velferd (for begge kommuner) • Adra Match elektronisk avstemming + noe manuelt/excel

3. Faktagrunnlag • Organisasjonssnummer for nåværende Harstad beholdes i ny Harstad kommune (972 417 971) • Nytt kommunenummer; 1903 • Kommunal fakturering flyttes fra KEM til REG høsten 2012 • Organisering av oppgaver : • Harstad kommune organiserer arbeidet i støtte/REG med mer spesialisering innenfor de ulike fagfeltene. • Grunnlag/bilag lages på enhetene. • Flere personer kan samme oppgave innenfor et ganske ”snevert” fagfelt. • Kommunens størrelse gjør det nødvendig å fordele/prioritere oppgaver mellom ansatte ”daglig”/etter behov • Økonomikontor i Bjarkøy kommune foretar (med få unntak) alt arbeidet innenfor regnskapsområdet. Foretar også oppgaver som i HK gjøres ”ute på”enhetene. • Bjarkøy kommune betaler i 2012 kr 824 000 for kjøp av regnskaps- og økonomitjenester i Harstad kommune.

4. Konklusjon/anbefaling • Regnskapsenheten i nye HK har kontorsted på Rådhuset i Harstad • Ombygging av kontor i hht. kostnadsoverslag er utført innen 01.01.13 • Overgangsløsninger fram til 2016 mht. ansatte i Bjarkøy kommune må vurderes – inkl. event. midlertidig økning av antall stillinger på REG. • Ikke kostnadseffektiv med utføring av oppgaver på to steder. • Pr. 01.01.2013 skal alle oppgaver innenfor regnskapsenheten utføres på nåværende datasystemer til Harstad kommune • Nye Enterprise-moduler i hht. kostnadsoverslag fra IKT er på plass fra 2013 • E-ordre (nettbasert løsning for registrering av fakturagrunnlag) • Ressursstyring WEB (Notus) – unngå dobbelregistrering av fravær • Fraværsoppfølging m/varsling • Refusjon fra Nav – automatisk utligning • Elektroniske timelister • Rapportgenerator økonomi og fakturabehandling • Avstemmingsmodul • Endring fra manuell registrering til elektronisk registrering • > utløser større fokus på økonomisk internkontroll • Regnskapsenheten (inkl. fakturering) i nye Harstad bemannes med x stillinger • Redusert fra 14,22+fakturering til : • 13,8 stillinger + fakturering – e-ordre = ?

5. Tidsplan • Enterprise Grunndata + rydding Enterprise (alle moduler) ferdig innen 31.12.2012 i hht plan/rekkefølge fra Visma • Plan ikke mottatt pr dd • Lønn til alle i Nye HK skal utbetales fra selskap 3 fom lønn januar • All utbetaling til leverandører skal foretas fra selskap 3 fom januar 2013 for regnskapsår 2013 • Utbetalinger vedr. år 2012 utbetales fra ”gamle” Harstad/Bjarkøy • Ny pensjonsordning fom 2013 • Ny hovedbankforbindelse fom 01.04.2013 • Opplæring ansatte etter behov innen 01.06.2013 • Regnskap kommune 1901 og 1915 for år 2012 avsluttes innen 15.02.2013 • Arbeidsmiljøtiltak i forbindelse med at flere ansatte skal samles under samme tak

6. Behov for avklaringer - regnskapsenheten • Personal/bemanning regnskapsenheten inkl fakturering • Arbeidsoppgaver/arbeidssted fra 01.01.2013 • Arbeidsoppgaver/arbeidssted fra 01.01.2016 • Nye moduler Enterprise