Les partenariats avec l’UGAP La convention du groupement de commandes Garonne en Midi-Pyrénées

1. Les partenariats avec l’UGAPLa convention du groupement de commandes Garonne en Midi-Pyrénées Optimisation et suivi ARS Midi-Pyrénées – 22 mai 2013

2. SOMMAIRE 1 - Les partenariats UGAP dans le cadre du programme PHARE 2 - L’optimisation des conventions partenariales 3 - Le suivi des conventions partenariales

3. L’UGAP, la centrale d’achat public • L’UGAP est un établissement public industriel et commercial (EPIC) de l’Etat, créé en 1985. • placée sous la double tutelle : • du ministre de l’Economie et des Finances, • du ministre chargé de l’Education nationale. • elle a le statut de centrale d’achat, en application des directives européennes de 2004 qui ont créé cette nouvelle catégorie de pouvoir adjudicateur, et du Code des marchés publics (art 9) ; • permettant ainsi aux personnes publiques de satisfaire leurs besoins en dispense des procédures obligatoires de publicité et de mise en concurrence prévues par le code des marchés publics (CMP).

4. Une centrale d’achat présente en région L’UGAP est composée d’un siège de 400 personnes, dont une direction de l’Offre (achats, qualité et politiques publiques, logistique) de près de 150 collaborateurs … … et d’un réseau de 600 collaborateurs, organisé en 8 directions interrégionales et réparti sur 26 implantations régionales.

5. Une centrale d’achat généraliste Les résultats à fin 2012 Les types de clientèle Les fournitures et services

6. 1 – Les partenariats UGAP • Rappel de la politique partenariale de l’UGAP • Les conventions partenariales • Les tarifications en Midi-Pyrénées • Les commandes enregistrées à fin 2012

7. La politique partenariale de l’UGAP Dans un contexte économique de plus en plus difficile, la réduction des dépenses publiques représente un enjeu important et ouvre la réflexion sur la mutualisation des achats et la recherche de gains . La politique partenariale de l’UGAP a été mise en œuvre pour répondre à ce besoin et favoriser les échanges avec les acheteurs publics tout en préservant la souplesse des achats à effectuer.

8. Les 3 types de tarification de l’UGAP • Les clients “occasionnels” : le prix de vente est le prix catalogue prix de vente = prix catalogue • Les clients “grands comptes” : le prix de vente est le prix catalogue minoré d’un pourcentage. prix de vente= prix catalogue – remise • Les clients “partenaires” : le prix partenaire est celui pratiqué pour les clients ayant signé une convention de partenariat (engagement sur la durée / volume) prix de vente = prix d’achat UGAP + marge

10. Les conventions partenariales Conventions signées • UNI-HA • RESAH IDF • EPSAN (EPS Alsace Nord) • HACOM 276 (GC Haute-Normandie) • GSC achats du Centre • Phare Basse -Normandie • Phare Languedoc-Roussillon • Phare Nord-Pas-de-Calais … • Et DGOS pour les véhicules des établissements médico-sociaux…

11. Les conventions partenariales EN SUD-OUEST Aquitaine (groupement de fait 46 établissements) • 14 CH et 1 groupement de commandes pour les EHPAD landais • 14 M€ HT (univers médical) Poitou-Charentes/Limousin (groupement de fait 81 étab.) • 19 CH du Poitou-Charentes et 1 groupement de commandes EPSILIM pour les CH et EHPAD du Limousin • 25 M€ HT (univers médical) • 6 M€ HT (univers mobilier) Midi-Pyrénées (groupement de commandes 48 établissements) • 20 M€ HT (univers médical)

12. En Midi-Pyrénées La convention du groupement de commandes « Garonne » coordonné par le CH de Cahors a été signée pour 4 ans, jusqu’au 18 octobre 2016. Elle permet d’accéder aux tarifications suivantes : Partenarial pour l’univers médical Equipements lourds et consommables taux 3,5% Mobiliers et autres équipements taux 5% Meilleures remises grands comptes pour les autres univers Informatique, communication, fournitures remises 2% à 3% Mobilier et équipement général remises 2% à 7% Prestations de services remise 2 % + Partenarial pour l’univers véhicules taux 3,4 % (cf. DGOS)

13. En Midi-Pyrénées SEGMENTS EXCLUS • Les marchés non exécutés par l’UGAP(par exemple, les réactifs de laboratoires, la maintenance d’ascenseurs, le crédit-bail…) • UNIQUEMENT pour les remises grands comptes • Multimédia, télécommunications et réseaux, services de télécommunications, prestations et tablettes numériques, solutions d’impression • Equipement général, produit d’hygiène et d’entretien • Combustibles.

14. Les commandes enregistrées en 2012

15. 2 - L’optimisation des conventions • Les avances et les commandes en ligne • Présentation des offres et du programme d’appels d’offres • Désignation de référents pour les univers actés pour les préconisations à l’achat • Mutualisations complémentaires d’’engagements pour d’autres univers et pour les EHPAD

16. LES AVANCES MINORATION DU TAUX PARTENARIAL DE 0,2 à 0,5 % • Possibilité de verser des avances à la commande de 40, 60, 80 ou 100 % • Pour les commandes de + de 8000 € HT pour les univers « médical » et « véhicules » • Courrier pour acter volonté de l’établissement pendant un an Remarque sur les avances 100 % : en cohérence avec la notion de service fait (garantie, paiement fournisseur)

17. LES COMMANDES EN LIGNE MINORATION DU TAUX PARTENARIAL DE 0,5 % • Site Ugap.fr adapté au monde public avec paiement par carte achat • Possibilité de présentation possible de la commande en ligne lors d’une réunion d’acheteurs • Pour les commandes univers « médical » à ce jour (exemple : petits matériels , équipements de soins, DM / DMS…)

18. LES COMMANDES EN LIGNE

19. PRESENTATION DES OFFRES DISPONIBLES ET DU PROGRAMME D’AO PLUSIEURS REUNIONS A PRIORISER • Présentation des offres informatiques / communication (exemples : PII, téléphonie, micro-informatique…) • Présentation des nouvelles offres médicales (exemple : DMS, endoscopie…) • Présentation du programme d’appels d’offres médicales et mise en place de référents pour mettre en œuvre les préconisations d’achat. • Présentation des offres véhicules (exemple : ambulances, TPMR, LLD, LMD, LCD, véhicules électriques…)

20. LES MUTUALISATIONS COMPLEMENTAIRES MINORATION DU TAUX DE MARGE PAR LA MISE EN PLACE DE NOUVEAUX TAUX PARTENARIAUX • AUTRE UNIVERS A ETUDIER, L’INFORMATIQUE • Comprend les offres informatiques et communication, la reprographie, les télécommunications et la téléphonie, les PII prestations intellectuelles informatiques, les fournitures de bureau, le papier, les consommables informatiques • Réunion des responsables informatiques et recensement des engagements à organiser

21. LES MUTUALISATIONS COMPLEMENTAIRES MINORATION DU TAUX DE MARGE PAR LA MISE EN PLACE DE NOUVEAUX TAUX PARTENARIAUX • AUGMENTATION DES VOLUMES POUR L’UNIVERS MEDICAL • AUTRES UNIVERS A ETUDIER, LE MOBILIER ET L’EQUIPEMENT GENERAL • Par la mutualisations des engagements pour les EHPAD de Midi-Pyrénées • Réunions des EHPAD dans chaque département pour présenter la politique partenariale et recensement des engagements à organiser

22. 3 – Le suivi des conventions • 3 types de gains à l’achat • Documents de suivi des conventions signées (septembre 2013)

23. La mesure des gains à l’achat Il peut être caractériser 3 types de gains : • Le gain « tarification » • Le gain « marché » • Le gain « recours » Les calculs des 3 types de gains sont à l’étude pour homogénéiser les méthodologies dans le cadre du programme PHARE et fournir les mêmes types de documents à l’ensemble des établissements. Dans la cadre de la convention partenariale, les gains « tarifaires » seront mis en œuvre.

24. GAIN TARIFICATION • Le gain « tarification » est le gain réalisé par une baisse du taux intermédiation de l’UGAP. Exemple : • En 2011, le montant des achats de l’hôpital X est de 1 070 K€ pour un taux de 7% (soit montant achats Ugap 1 000 K€, marge 70 K€) • En 2012, le montant des achats de l’hôpital X est de 1 050 K€ pour un taux de 5% (soit montant achats Ugap 1 000 K€, marge 50 K€)  Le gain en terme de tarification est donc de (7% - 5%) = 2% Ce pourcentage étant appliqué au montant des achats 2012 2%* 1000 = 20  Le gain tarification est donc de 20 K€

25. GAIN MARCHE Le gain « marché » correspond à la comparaison des prix lors de la notification d’un marché. Pour les achats récurrents (prix ancien marché / prix nouveau marché) Pour les achats ponctuels et/ou nouveaux (prix cible / prix nouveau marché) Exemple : • Un produit est acheté à 100€ • Lors du renouvellement du marché, le produit est acheté à 90€  le gain marché est donc de 10 euros, soit 10%

26. GAIN RECOURS Le gain « recours » correspond aux économies engendrées par le recours à une structure de mutualisation. On suppose que tout achat transféré vers une structure mutualisée engendre un gain à l’achat de 15% (cf. % de gain moyen retenu par convention avec le SAE) Exemple: En 2011, l’hôpital X achète 100 K€ de matériel informatique. • 90 K€ par une structure mutualisée • 10 K€ individuellement En 2012, l’hôpital X achète 100K€ de matériel informatique par une structure mutualisée. • 10K€ de matériel informatique sont donc transférés vers une structure mutualisée. 10*15%=1,5 • Le gain « recours » est donc de 1,5K€

27. Les documents de suivi Un tableau des commandes enregistrées par univers, par établissements avec segments de produits. • Evolution des univers et des tranches tarifaires Un tableau des gains tarifaires entre les prix partenariaux, les prix grands comptes et les prix standards par établissement et par segments de produits. • Respect des conditions tarifaires. Deux fois dans l’année (juin et décembre) A définir et valider préalablement avec le coordonnateur du groupement de commandes « Garonne » avant mise en œuvre (septembre 2013).

28. Contact partenariat : Virginie TOURRILHES Directrice interrégionale adjointe UGAP Sud-ouest Portable : 06 66 49 01 45 vtourrilhes@ugap.fr Contact en Midi-Pyrénées : Morgan MACIAG Chargé de clientèle grands comptes hospitaliers Portable : 06 66 48 66 72 mmaciag@ugap.fr

29. Merci pour votre attention