Projet Groupement de Commandes

1. Projet Groupement de Commandes «Acquisition ou location de fournitures d’équipements informatiques, de logiciels bureautique et de services associés »

2. OBJECTIFS

3. Recentrage : permettre aux établissements de se concentrer sur leur cœur de métier : la gestion de projet en supprimant les tâches lourdes et fastidieuses, tout en ayant accès à des compétences techniques pointues, tant sur le plan humain que technologique, • Économique : permettre de réduire, de suivre et maîtriser les coûts et les investissements, • Expertise : avoir accès à des compétences pointues et générer de l'innovation avec un prestataire spécialisé, Présentation du 16/02/07

4. Flexibilité : permet l'adéquation rapide des ressources avec le taux d'activité de l'établissement (utilisation du marché à bons de commandes), réduction des stocks, • Mener une étude de marché sur les coûts logistiques pour la fourniture et l’installation de matériels et services bureautique, • Meilleure qualité de service pour les utilisateurs : par absorption des pointes et rapidité d'évolution. Présentation du 16/02/07

5. Description du projet

6. Périmètre couvert

7. Micro-ordinateur, portables, outil de saisie et services Il s’agit de fourniture de micro-ordinateurs, de pièces détachées et de services de déploiements sur chaque site du groupement. • Services d’impression et services Il s’agit de fourniture d’imprimantes et de services de déploiements sur chaque site du groupement. • Serveurs et services Il s’agit de fourniture de serveurs et de services de déploiements sur chaque site du groupement. Présentation du 16/02/07

8. Service desk Il s’agit de fourniture de services de proximité pour les utilisateurs finaux. • Système e-procurement Il s’agit d’accéder à un système de commande en ligne au travers d’un catalogue établi conjointement entre les parties. Présentation du 16/02/07

9. Structure de fonctionnement

10. Coordonnateur du groupement : DSIO du Centre Hospitalier de Calais Gestion de la procédure de dialogue compétitif • Gestion du projet technique : DSIO des Centres Hospitaliers de Valenciennes, Saint-Omer, Lens, Arras et Douai, de l’EPSM des Flandres et tout établissement désirant s’y associer • Mutualisation pour l’analyse technique • Commandes « à la carte » pour chaque site en fonctions de l’existant, des besoins, des moyens Présentation du 16/02/07

11. Procédure de dialogue compétitif

12. La procédure de dialogue compétitif est une procédure à laquelle le pouvoir adjudicateur peut recourir : • Lorsqu’il n'est pas en mesure de définir seul et à l’avance les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins; • Lorsqu’il n'est objectivement pas en mesure d'établir le montage juridique ou financier d'un projet. Présentation du 16/02/07

13. En prenant pour hypothèse que l’organisation et la matière (recensement des besoins, programme fonctionnel…) soient prêtes au 30 avril 2007 Présentation du 16/02/07

14. PHASE I : PUBLICATION ET LANCEMENT DE LA PROCEDURE. SELECTION DES CANDIDATURES Envoi d’annonce : semaine 19

15. Délai de réception des candidatures • 37 jours • ou 30 jours si l’avis a été envoyé par voie électronique • Limite de réception des dossiers de candidature : semaine 24 si envoi par voie électronique Présentation du 16/02/07

16. PHASE II : LA PHASE DE DEFINITION. LE DIALOGUE • Objet du dialogue :identification et définition des moyens propres à satisfaire au mieux les besoins du groupement Présentation du 16/02/07

17. Envoi de l’invitation à participer au dialogue par le groupement de commandes aux candidats ayant satisfait aux renseignements demandés dans le dossier de candidature • Date d’engagement du dialogue : semaine 24 • Envoi du programme fonctionnel qui comporte un cadre de réponses et des annexes Présentation du 16/02/07

18. Envoi de la réponse au cadre de réponses par les candidats • Réception des réponses au cadre de réponses : semaine 31 Présentation du 16/02/07

19. Ouverture du dialogue. Étude des offres par le groupement et définition des montages, juridiques, techniques et financiers avec les candidats

20. Stade 1. Examen du cadre de réponses • semaine 35 ou 36 Présentation du 16/02/07

21. Stade 2. Présentation des prestations et du matériel • Semaines 37, 38, 39 Présentation du 16/02/07

22. Stade 3. Examen du montage financierSemaine 40 Présentation du 16/02/07

23. FIN DU DIALOGUE Semaine 42 Phase V : Invitation à remettre l’offre finale aux candidats ayant satisfait à toutes les phases

24. Date limite de réception des offres finales : semaine 45

25. PHASE III : LE CHOIX DU CANDIDAT Présentation du 16/02/07

26. Semaine 47 ou 48 COMMISSION DE CHOIX Présentation du 16/02/07

27. Etablissements participants (à confirmer)

28. Centre Hospitalier de Valenciennes • Centre Hospitalier de Calais • Centre Hospitalier d’Arras • Centre Hospitalier de Lens • Centre Hospitalier de La Région de Saint-Omer • Centre Hospitalier de Seclin • Centre Hospitalier de Dunkerque • Centre Hospitalier de Boulogne sur mer • EPSM des Flandres Présentation du 16/02/07

29. Actions à court terme

30. Organisation d’une réunion de présentation de la procédure et d’expression des besoins : 29 mars 2007 au Centre Hospitalier d’ARRAS • Rédaction de la convention entre membres du groupement • Mettre en place le groupe de travail technique Présentation du 16/02/07