Il Mattone Internazionale Budgeting e rendicontazione finanziaria (parte II)

1. Il Mattone Internazionale Budgeting e rendicontazione finanziaria (parte II) Roma, 26-27 settembre 2013 Cristina Dolfi Ufficio Ricerca Europea ed Internazionale – DIPINT Università degli Studi di Firenze

2. SOMMARIO • la rendicontazionedellespese: normegenerali • le categorie di spesa • erroricomuni in fase di rendicontazione • Horizon 2020 –le nuoveregole • Differenzetrail VII PQ e H2020

3. IL BUDGET COME SI PREDISPONE IL BUDGET ATTIVITA’ SPESE

4. Costi DIRETTI ammissibili ___________________________________________________________ • giustificazione • costo reale • conformità ai principi di sana gestione finanziaria, in particolare di efficienza ed economicità • necessarietà per la realizzazione dell’azione • registrazione nella contabilità del beneficiario • individuabilità e controllabilità • sostenimento dei costi durante il progetto

5. FORM C Arrows kick-off meeting, 11th September 2012, Florence, Italy

6. Costi DIRETTI ammissibili _______________________________________________________________ Personale Costi sostenuti in base a contratti di lavoro dipendente o a rapporti di parasubordinazione Determinazione • Costo del lavoro • Tempo produttivo (pianificato in mesi uomo e rendicontato solitamente in ore) • Tempo di lavoro effettivamente dedicato al progetto

7. Costi DIRETTI ammissibili _______________________________________________________________ Personale Costo del lavoro • Retribuzione annuale lorda, comprendente: • Stipendio • Retribuzioni aggiuntive (13°, 14°…) • Retribuzione differita (TFR) • Contributi previdenziali e assistenziali • IRAP NON ELIGIBILE

8. Costi DIRETTI ammissibili _______________________________________________________________ Personale • Personale – Tempo produttivo in ORE • Se non diversamente previsto dal contratto di lavoro

9. Progetto 1 2 3 4 5 6 7 8 … 31 TOTALE ………. Ferie Malattia Permessi Tot. ore Costi DIRETTI ammissibili _______________________________________________________________ Personale • Tempo dedicato al progetto Timesheet Nominativo …………… Mese di riferimento……………..

10. Costi DIRETTI ammissibili _____________________________________________________________ Attrezzature • Sono “attrezzature durevoli” tutti i beni: • Materiali nuovi o usati • che hanno una durata pari o superiore a lavoro da svolgere nel progetto • che vanno iscritti nelle scritture dei cespiti

11. Costi DIRETTI ammissibili ______________________________________________________________ Attrezzature Attrezzature – Determinazione (A/B) x C x D A = periodo di utilizzo B = periodo di ammortamento (secondo le regole fiscali e contabili) C = costo storico D = percentuale di utilizzo TABELLE AMMORTAMENTO CESPITI

12. Costi DIRETTI ammissibili _______________________________________________________________ Viaggi e soggiorno Definizione Spese per i viaggi e soggiorni del personale impegnato nel progetto ESEMPI: MEETING DI PROGETTO MEETING TECNICI DI PROGETTO ATTIVITA’ DI DISSEMINATION RISULTATI

13. Costi DIRETTI ammissibili _______________________________________________________________ Materiale di consumo Definizione Beni DI CONSUMO che hanno una utilità per un periodo inferiore alla durata del progetto ESEMPI: REAGENTI DA UTILIZZARE PER IL PROGETTO TOPI

14. IVA • ART. 72 DPR 633/72 vale solo per i progetti di ricerca e solo per la quota comunitaria • Quindi: • VI E VII PQ (e non Life, Alfa, Tempus etc..) • Per le attività di ricerca relative al VII PQ la percentuale è del 75% NON SI PUO’ APPLICARE QUANDO IL PROGETTO E’ FINITO

15. Costi DIRETTI ammissibili _________________________________________________________(SUBCONTRACTING)______ Subforniture Definizione Servizi necessari per il progetto Tali servizi devono essere inseriti e ben descritti nella parte B del progetto.

16. IL BUDGET DI PROGETTO: I COSTI INDIRETTI Costituiscono la percentuale sui costi diretti ammissibili riconosciuta dalla Commissione che varia a seconda del programma. In questa categoria vengono comprese le spese per : • Costi di amministrazione • Ammortamenti • Manutenzioni • Assicurazioni • Somministrazioni (telefono, acqua, riscaldamento)

17. I COSTI INDIRETTI Ogni ente ha una percentuale riconosciuta dalla Commissione per i costi indiretti tra queste 4 tipologie: • 1. actual • 2. simplified • 3. transitionalflat rate (60%) • 4. standard flat rate (20%) H2020 UN’UNICA TITPOLOGIA PER TUTTI 20% O 25%

18. Horizon 2020

19. HORIZON 2020 Ideas Marie Curie Industrial leadership Excellent Science Societal challenges Cooperation

20. HORIZON 2020 • L'Unione Europea rimborserà fino al 100% dei costi diretti ammissibili (ad eccezione delle attività di dimostrazione che saranno finanziate al 70%) con una percentuale forfettaria delle spese generali pari al 25% dei costi diretti.

21. HORIZON 2020 • Ci saranno meno controlli da parte della UE • Max 7% progetti auditati. • Semplificazione alla fonte

22. HORIZON 2020 – rimborsodeicosti

23. HORIZON 2020 • Un’unica tipologia di esposizione dei costi indiretti • 25% flat rate PER TUTTI

24. Documentazione a supportodellespese

25. Documentazione e informazioni richieste • Regole generali: • documenti che provano la necessità di una certa spesa (indicazione della spesa nel progetto e nelle relazioni periodiche) • contratti (lettere d'incarico, ordinativi, ecc.) • fatture o altra documentazione fiscale, riferibile solo al progetto • documenti che provano la consegna dei beni (ddt, fattura accompagnatoria, ecc.) • per i servizi, documenti che provano l'espletamento del servizio (per es. attraverso relazioni dettagliate). • documentazione del pagamento • riepiloghi dei dati di costo e di pagamento • raccolta di tutti i documenti in un luogo

26. Documentazione e informazioni richieste _______________________________________________________________ Regole generali Per i pagamenti forfettari, bisogna dimostrare lo svolgimento dell’attività

27. Documentazione e informazioni richieste _______________________________________________________________ Personale Informazioni e documenti Copia deicurricula delle personeche hanno partecipato ai progetti, firmati dagli stessi; nel caso tali persone non siano più presenti in azienda i curricula dovranno essere firmati dal responsabile del progetto Descrizione dell’attività svolta dalle singole personesui progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico) Copia di tutti i TimeSheetsrelativi ai cost statement firmati dai ricercatori e controfirmati dal responsabile dei progetti; Copia di tutti icontratti relativi allo staffche ha partecipato ai progetti

28. Documentazione e informazioni richieste _______________________________________________________________ Personale Determinazione del costo Copia delle fatture/ricevute compensi relative ai contratti, del relativo pagamento e della registrazione in contabilità delle stesse accompagnate da un prospetto di excel Nel caso di pagamenti cumulativi di fatture è necessaria una copia del bonifico bancario con il dettaglio delle fatture/ricevute pagate nonché della contabile bancaria/estratto conto dal quale si evince l’addebito Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). Descrizione della metodologia seguita per la determinazione delle ore produttive e dettaglio di calcolo relativo.

29. Documentazione e informazioni richieste _______________________________________________________________ Attrezzature ordini ai fornitori documenti di trasporto eventuali verbali di collaudo/accettazione fatture contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i pagamenti iscrizione dei beni nel registro delle immobilizzazioni materiali dettaglio del calcolo effettuato ai fini della determinazione del costo ammissibile di ogni singolo cespite una dichiarazione firmata dal responsabile del progetto dalla quale risultino evidenti le motivazioni che giustifichino la percentuale di utilizzazione applicata al progetto e ogni altra evenienza qualora le attrezzature non siano “fisicamente” presso il contraente, rilasciare una dichiarazione scritta che giustifichi la circostanza

30. Documentazione e informazioni richieste _______________________________________________________________ Subforniture (external) • Copia dei contratti • Dettaglio delle spese sostenute La descrizione del servizio dovrà indicare task o workpackage dell’allegato tecnico. • Copia delle fatture,eventuali documenti di trasporto quando applicabili, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse • eventuali autorizzazioni ricevute dalla Commissione Europea • prova dei risultati ottenuti dal subforniture (report o altra documentazione); • ogni altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al progetto e ed è stato acquisito al prezzo di mercato

31. Documentazione e informazioni richieste _______________________________________________________________ Viaggi e soggiorno • fotocopia di tutte le minute/agende dei meeting • relative ai viaggi effettuati o altra documentazione • per la partecipazione a ‘seminari’, ‘convegni’ fotocopia del programma della manifestazione, e di tutto ciò di cui disponete al fine di dimostrare che il costo è strettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto di ricerca (citazioni della manifestazione all’interno di elaborati prodotti alla Commissione, citazioni della manifestazione nella corrispondenza con la Commissione Europea e/o gli altri partecipanti al progetto) • eventuale menzione del viaggio stesso nell’Allegato tecnico • fotocopia delle autorizzazioni dei responsabili dei progetti allo svolgimento della missione; • fotocopia delle note spese sottoscritte dei ricercatori dettaglianti le singole spese sostenute con allegati i relativi documenti di viaggio e trasferta (biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc...)

32. Researcher’s Date of meeting Destinatio n Purpose of the Amount name travel claimed Amount Reference Supporting documentation number Ticket travel XXX 1 Fiscal Ticket ristorante “Da Pippo” YYY 2 Taxi ZZZ 3 Total travel in Brussel claimed in the cost statement ? Documentazione e informazioni richieste _______________________________________________________________ Viaggi e soggiorno • tabelle e note spese • Dettaglio delle spese sostenute per i travel su un file di excel: • Un sottodettaglio per ciascun viaggio che riepiloga i documenti giustificativi inerenti il viaggio stesso, un esempio è il seguente prospetto:

33. Documentazione e informazioni richieste _______________________________________________________________ Consumabili • Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni cost statement riepilogate su un foglio di excel La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell’allegato tecnico al contratto. Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). • In caso di differenze tra il costo indicato nel cost statement e il costo risultante da fattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza • Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse • ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al normale prezzo di mercato

34. Documentazione e informazioni richieste _______________________________________________________________ Altri costi • Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni cost statement riepilogate su un foglio di excel La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell’Allegato tecnico al contratto. Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). • In caso di differenze tra il costo indicato nel cost statement e il costo risultante da fattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza • Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse • Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea • ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al normale prezzo di mercato

35. Differenzetra VII PQ e H2020

36. GLI ASPETTI COMUNI VII PQ H2020

37. VII PQ

38. H2020

40. TENUTA DOCUMENTAZIONE PER 5 ANNI • 4 ANNI PER H2020

41. UFFICIO RICERCA E RELAZIONI INTERNAZIONALI Nuovo Ingresso Careggi, Padiglione 3 2° piano – stanza 219 cristina.dolfi@unifi.it 055/7944304-305 grazie per l’attenzione