Az intézmények ügyvitele, ügyiratkezelése, nyilvántartásai

1. Csanádi Árpád Általános Iskola, Sportiskola Középiskola és Pedagógiai Intézet 1143 Budapest, Őrnagy utca 5-7. OM azonosító: 200346 Az intézmények ügyvitele, ügyiratkezelése, nyilvántartásai saját intézményi tapasztalat felhasználásával Készítette: Molnár-Bruder Géza 2013. Január 20.

2. Amiről az előadásban szó lesz: Az intézmények ügyvitele, ügyiratkezelése, nyilvántartásai A nevelési-oktatási intézményekben is fontos jogi érdek fűződik az írásbeliséghez, a döntések szakszerű megszerkesztéséhez, dokumentálásához, megőrzéséhez és helyes kezeléséhez. A nevelési-oktatási intézmények dokumentumainak nyilvánossága Az iratkezelés és az ügyintézés szabályai A kötelezően használt nyomtatványok A tantárgyfelosztás és az órarend A jegyzőkönyv A tanügyi nyilvántartások vezetése Diákigazolvány 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról A 2012.9.1. és 2012.12.31. között hatályos szöveg

3. A nevelési-oktatási intézmények dokumentumainak nyilvánossága • Az óvoda, az iskola és a kollégium a pedagógiai programjának legalább egy példányát oly módon köteles elhelyezni, hogy azt a szülők és a tanulók szabadon megtekinthessék. • Az óvoda, iskola, kollégium vezetője vagy az általa kijelölt pedagógus köteles a szülők, tanulók részére tájékoztatást adni a pedagógiai programról. • Az SZMSZ-t, a házirendet és a pedagógiai programot a nevelési-oktatási intézmény honlapján, annak hiányában a helyben szokásos módon nyilvánosságra kell hozni. • A házirend egy példányát az óvodába, iskolába, kollégiumba történő beiratkozáskor a szülőnek, a tanulónak át kell adni, továbbá annak érdemi változása esetén arról a szülőt, a tanulót tájékoztatni kell. • A szülőket a megelőző tanév végén tájékoztatni kell azokról a tankönyvekről, tanulmányi segédletekről, taneszközökről, ruházati és más felszerelésekről, amelyekre a következő tanévben a nevelő és oktató munkához szükség lesz. Tájékoztatni kell őket továbbá az iskolától kölcsönözhető tankönyvekről, taneszközökről és más felszerelésekről, valamint arról is, hogy az iskola milyen segítséget tud nyújtani a szülői kiadások csökkentéséhez. • A fenti kérdések SZMSZ-ben történő szabályozásánál az iskolaszéket, óvodaszéket, kollégiumi széket, vagy ha az nem működik, az iskolai, óvodai, kollégiumi szülői szervezetet, közösséget és az iskolai kollégiumi diákönkormányzatot véleményezési jog illeti meg. • Ugyancsak fontos, hogy a nevelőtestületi ülésekről, az ott hozott döntésekről olyan jegyzőkönyvek és nyilvántartások készüljenek, amelyek valósághűen rögzítették azok tartalmát. szülők

4. Dokumentum

6. 2. Az iratkezelés és az ügyintézés szabályai A testületi döntések, az alapdokumentumok mellett az egyedi ügyek ügyintézése és az iratok kezelése, valamint a tanügyi nyilvántartások vezetése is fontos feladat. Az intézményvezető felelőssége, hogy e feladat megszervezéséről, megfelelő színvonalon való végzéséről gondoskodjon. Az ügyintézés az irat nyilvántartásba vételével (iktatással) kezdődik, és az érdemi döntések meghozatalával, illetve a válaszok elkészítésével és az iratok őrzésének (irattárazásának) biztosításával fejeződik be. Nyilvánvalóan vannak olyan iratok, amelyek bizonyos idő után elveszítik jelentőségüket, őrzésükhöz nem fűződik érdek, ezért selejtezhetők. A nevelési-oktatási intézménybe érkezett vagy az intézményen belül keletkezett iratok kezelésének rendjét az iratkezelési szabályzatban, ha a nevelési-oktatási intézmény ennek készítésére nem kötelezett, adatkezelési szabályzatban kell meghatározni. • A nevelési-oktatási intézménybe érkezett és az intézményben keletkezett iratokat iktatni kell. • A személyesen benyújtott iratok átvételét igazolni kell. A nevelési-oktatási intézmény által kiadmányozott iratnak tartalmaznia kell: • a nevelési-oktatási intézmény nevét, székhelyét, • az iktatószámot, • az ügyintéző megnevezését, • az ügyintézés helyét és idejét, • az irat aláírójának nevét, beosztását és • a nevelési-oktatási intézmény körbélyegzőjének lenyomatát.

7. Csanádi Árpád Általános Iskola, Középiskola, Sportiskola és Pedagógiai Intézet által kiadványozott iratminta.

8. A nevelési-oktatási intézmény által hozott határozatot meg kell indokolni. A határozatnak a rendelkező részben és az előzőekben foglaltakon kívül tartalmaznia kell: • a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, • amennyiben a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást, • a mérlegelésnél figyelembe vett szempontokat és • az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést. Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen. • Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni • Az iratok selejtezését a nevelési-oktatási intézmény vezetője rendeli el és ellenőrzi.

9. 3. A kötelezően használt nyomtatványok A nevelési-oktatási intézmény által használt nyomtatvány lehet • nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, szétválaszthatatlanul összefűzött papíralapú nyomtatvány, • nyomdai úton előállított papíralapú nyomtatvány, • elektronikus okirat, elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rendszerint hitelesített nyomtatvány. Az elektronikus okirat az oktatásért felelős miniszter által jóváhagyott rendszer alkalmazásával elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rend szerint elektronikus aláírással ellátott, elektronikusan tárolt irat. Az óvoda által használt nyomtatvány • a felvételi előjegyzési napló, • a felvételi és mulasztási napló, • az óvodai csoportnapló, • az óvodai törzskönyv, • a tankötelezettség megállapításához szükséges szakvélemény (a továbbiakban: óvodai szakvélemény). (nyomtatványok vezetésére vonatkozó részletes szabályokat a 20/2012. (VIII. 31.) EMMIrendelet89-93. §-sai szabályozzák)

10. Az iskola által használt nyomtatvány • a beírási napló, • a bizonyítvány, • a nemzetiségi bizonyítvány, • az érettségi bizonyítvány, az érettségi tanúsítvány, • a szakmai vizsga letételét tanúsító bizonyítvány, • a törzslap külíve, belíve, • a nemzetiségi törzslap külíve, belíve, • a törzslap külíve, belíve érettségi vizsgához, az érettségi törzslap kivonata, • a törzslap külíve, belíve szakmai vizsgához, • az értesítő (ellenőrző), • az osztálynapló, • a csoportnapló, • az egyéb foglalkozási napló, • a jegyzőkönyv a tanulmányok alatti vizsgához, • az osztályozóív tanulmányok alatti vizsgához, • az érettségi vizsga vizsgaszabályzatában meghatározott nyomtatványok, • az órarend, • a tantárgyfelosztás, • a továbbtanulók nyilvántartása, • az egyéni és csoportos foglalkozási napló az alapfokú művészeti iskolában, • az egyéni és csoportos foglalkozási napló a zeneművészeti szakközépiskolában, • az étkeztetési nyilvántartás, • a közösségi szolgálati jelentkezési lap, • a tanulói jogviszony igazoló lapja, • a tanúsítvány a Hídprogram elvégzéséről. • (nyomtatványok vezetésére vonatkozó részletes szabályokat a 20/2012. (VIII. 31.) EMMI • rendelet 95-104. §-sai szabályozzák)

11. 4. A tantárgyfelosztás és az órarend Az iskola a pedagógiai munka tervezéséhez tantárgyfelosztást készít. A tantárgyfelosztás tartalmazza: • a tanév évszámát, • az iskola nevét, • a pedagógus tantárgyfelosztási sorszámát, nevét, végzettségét, szakképzettségét és • az általa tanított tantárgyakat, • az osztályok, csoportok megjelölését és óratervi óráik számát, • a pedagógus által ellátott óratervi órák számát osztályonként és tantárgyanként, • a pedagógus összes óratervi órájának számát, • pedagógusonként a kötelező óraszámba beszámítható egyéb feladatok óraszámát, • pedagógusonként az összes óratervi óra és a kötelező óraszámba beszámítható egyéb • feladatok óraszámát, • pedagógusonként az összes óraszámból a tartós helyettesítések számát, • az egyes pedagógusok kötelező óraszámát, • pedagógusonként a kötelező óraszám feletti többletórák számát, • az órakedvezményre jogosító jogcímeket, • az e)-k) pontok szerinti külön-külön összesített óraszámot, • a fenntartó által engedélyezett pedagógus-álláshelyek számát tartalmazza A tantárgyfelosztást jóváhagyás céljából minden év augusztus 15-ig meg kell küldeni a fenntartónak.

12. 5. A jegyzőkönyv A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell elkészítésének helyét, idejét, a jelenlevők felsorolását, az ügy megjelölését, az ügyre vonatkozó lényeges megállapításokat, így különösen az elhangzott nyilatkozatokat, a hozott döntéseket, továbbá a jegyzőkönyv készítőjének aláírását. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv készítője, továbbá az eljárás során végig jelen levő alkalmazott írja alá. Jegyzőkönyvet kell készíteni, ha jogszabály előírja, továbbá ha a nevelési-oktatási intézmény nevelőtestülete, szakmai munkaközössége a nevelési-oktatási intézmény működésére, a gyermekekre, a tanulókra vagy a nevelői-oktatói munkára vonatkozó kérdésben határoz (dönt, véleményez, javaslatot tesz), illetőleg, ha a jegyzőkönyv készítését rendkívüli esemény indokolja, s elkészítését a nevelési-oktatási intézmény vezetője elrendelte.

13. 6. A tanügyi nyilvántartások vezetése • A pedagógus csak a nevelői-oktatói munkával összefüggő feladatokhoz nélkülözhetetlen ügyviteli tevékenységet köteles elvégezni. • Az osztályfőnök vezeti az osztálynaplót, a törzslapot, kiállítja a bizonyítványt, vezeti a továbbtanulással összefüggő nyilvántartást. • A törzslap személyi és tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyeztetéséért az osztályfőnök és az iskola igazgatója által kijelölt két összeolvasó pedagógus, illetve a pedagógus és iskolatitkár felelős. • A törzslapra és a bizonyítványba a tanulókkal kapcsolatos határozatokat, valamint a továbbtanulásra vonatkozó bejegyzéseket a megfelelő záradékkal kell feltüntetni. Az iskola által vezetett törzslap közokirat. • A hibás bejegyzéseket a tanügyi nyilvántartásokban áthúzással kell érvényteleníteni, oly módon, hogy az olvasható maradjon, és a hibás bejegyzést helyesbíteni kell. A javítást aláírással, keltezéssel és az iskola körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. • Névváltozás esetén – a volt tanuló kérelmére, az engedélyező-okirat alapján – a megváltozott nevet a törzslapra be kell jegyezni, az iskolai bizonyítványt, beleértve az alapvizsgáról, az érettségi vizsgáról és a szakmai vizsgáról kiállított bizonyítványt, ki kell cserélni. A bejegyzést és a cserét a bizonyítványt kiállító iskola, illetve jogutódja, jogutód nélkül megszűnt iskola esetén az végzi, akinél a megszűnt iskola iratait elhelyezték.

14. 7. Diákigazolvány A tanulót a tanulói jogviszonyának fennállása alatt különböző kedvezmények illetik meg. Ezek igénybevételére vonatkozó jogosultságát diákigazolvánnyal igazolhatja. Az iskola a tanuló kérelmére diákigazolvány kiadását kezdeményezi a KIR adatkezelőjénél. A diákigazolvány elkészítéséről a KIR adatkezelője gondoskodik. A diákigazolvány közokirat. A diákigazolvány elektronikus adattárolásra és adatellenőrzésre alkalmas eszközzel ellátott igazolvány. A diákigazolvány elkészítésére irányuló eljárásban a köznevelési intézmény a központi adatszolgáltatásra alkalmas rendszeren keresztül, elektronikus úton terjeszti elő a diákigazolvány elkészítésére irányuló kérelmet, és tesz jogszabályban meghatározott más eljárási cselekményeket. A KIR adatkezelője a köznevelési intézmény útján közli a tanulóval a diákigazolvány kiállítására irányuló eljárás során hozott hatósági döntéseket. A KIR adatkezelője a diákigazolvány igényléséhez és előállításához szükséges személyes adatokat, a köznevelési intézmény adatait, a diákigazolvány egyedi azonosítóját, a kiadott érvényesítő matrica sorszámát, valamint a jogosultság ellenőrzéséhez és nyilvántartásához szükséges további, személyes adatnak nem minősülő adatot tartalmazó nyilvántartást vezet. A KIR adatkezelője, a diákigazolvány elkészítésében közreműködők a diákigazolvány elkészítése körében tudomására jutott személyes adatot a diákigazolvány érvényességének megszűnését követő öt évig kezelhetik.

15. Köszönöm a figyelmet.