Efficienza, Innovazione e Cooperazione applicativa: l’ERP della PAT. Un caso di successo

1. Efficienza, Innovazione e Cooperazione applicativa: l’ERP della PAT.Un caso di successo Dott.ssa Clara Fresca Fantoni - Direttore Generale di Informatica Trentina S.p.A.

2. Il contesto di riferimento:le strategie dell’Ente PAT Piano di eSociety: eGovernment • Efficienza e Competitività • Trasparenza Amministrativa • Interoperabilità tra Enti • Contenimento dei costi STRATEGIE DELL’ENTE PAT PROCESSI ORGANIZZAZIONE • Semplificazione • Efficienza ed efficacia • Standardizzazione • Apertura • Decentramento • Comunicazione e Collaborazione • Conoscenza • Sviluppo Professionale

3. Il contesto di riferimento:le strategie di Informatica Trentina S.p.A. Piano Strategico 2003- 2005: Innovare per Evolvere • Ampliare, consolidare e migliorare il rapporto con la PAT • Valorizzare il ruolo pubblico della Società • Realizzare progetti innovativi per il Sistema Pubblico Provinciale STRATEGIE DI I.T. MERCATO LOCALE MERCATO NAZIONALE PAT • Riproporre le Best Practice per opportunità • Attuare Partnership • Pianificare congiuntamente • Identificare Progetti innovativi • Migliorare i livelli si servizio • Collaborare con UNITN e centri di ricerca (IRST) • Realizzare prodotti innovativi • Condividere le soluzioni con il sistema pubblico • Coinvolgere il sistema economico locale

4. Il contesto di riferimento:il fattore abilitante STRATEGIA DI I.T. STRATEGIE DELL’ENTE INNOVAZIONE TECNOLOGICA • Innovazione tecnologica: fattore abilitante per favorire la convergenza delle strategie degli attori coinvolti. • Deve essere: • innovazione “finalizzata”: innovare per evolvere e migliorare servizi e processi identificati; • innovazione “estesa”: diffondere l’innovazione in più contesti e ambiti applicativi; • innovazione come fonte alternativa di “Business”: riproporre sul mercato le soluzioni innovative realizzate.

5. Il contesto di riferimento:il progetto • L’ERP della PAT, Sistema Informativo per la gestione integrata dei processi gestionali, amministrativi e contabili dell’Ente. • Principali caratteristiche: • Integrazione • Modularità • Flessibilità vs Standardizzazione • Estendibilità • Realizzato prevalentemente con piattaforma SAP STRATEGIE DELL’ENTE STRATEGIA DI I.T. INNOVAZIONE TECNOLOGICA ERP DELLA PAT • Il progetto ERP per la PAT rappresenta un primo esempio di attuazione congiunta delle strategie dell’Ente e di Informatica Trentina SPA in quanto ha generato: • Benefici per l’Ente PAT e, a tendere, per il Sistema Pubblico Provinciale • Opportunità per il Territorio • Opportunità di Mercato

6. Il Progetto: l’ambito Il progetto ERP: i moduli Stipendi Personale (Human Resources) Delibere e Provvedimenti Acquisti, Cespiti e Magazzini Contabilità Gestione documentale Economica Finanziaria Protocollo federato e-Procurement Programmazione e Controllo di Gestione Firma digitale e Documento informatico Altri Sistemi

7. Il progetto:i Processi e l’Organizzazione Di Partenza: Centralizzati Interni all’Ente Attuale: Decentralizzati Interni all’Ente Servizio PAT • Servizio PAT • Gestisce le procedure • amministrativo-contabili • Servizio PAT • Richiede e fornisce informazioni • Gestisce le procedure • amministrative • Richiede servizi contabili Obiettivi raggiunti: Obiettivi da perseguire: • Dipartimento PAT • Definisce il regolamento • Gestisce le PROPRIE procedure • amministrativo-contabili • Coordinamento e controllo • Dipartimento PAT • Definisce il regolamento • Gestisce le procedure • amministrativo-contabili • Riduzione della documentazione cartacea • Riduzione dei tempi di processo • Eliminazione “rischio” di perdita di informazioni • Alleggerimento delle strutture organizzative centrali • Omogeneità di svolgimento delle procedure da parte delle diverse strutture organizzative • Maggiore “responsabilità” delle strutture Servizio PAT Servizio PAT

8. Il progetto:i Processi e l’Organizzazione In evoluzione: Distribuiti sul territorio Istituzioni scolastiche Enti Funzionali • Benefici attesi: • Cooperazione tra gli Enti • Governo delle informazioni a livello Centrale • Economie di scala sugli investimenti • Disponibilità di nuovi servizi alle imprese • Diffusione della cultura digitale • Continuo sfruttamento dell’innovazione tecnologica, con una logica incrementale Provincia Autonoma di Trento Altri Enti Agenzie Fornitori

9. Il progetto:l’innovazione tecnologica INNOVAZIONE “FINALIZZATA”: innovare per evolvere e migliorare servizi e processi identificati L’ePROCUREMENT Analisi della Spesa Strategia di acquisto Selezione e Negoziazione Gestione degli ordini Logistica e Contabilità Monitoraggio della spesa e dei fornitori • Quanto acquistare • Come e cosa acquistare • Make or Buy • Prioritizzazioni • Scelta dei modi • Aggregazioni • Chi invitare • Dinamica di negoziazione • Quanto pagare • Quando e come acquistare • Richieste, approvazioni • Emissione ordini • Ricevimento • Magazzini • Pagamento • … • Benchmark • Misurazioni • Interventi di miglioramento SAP SRM (Supplier Relationship Management) ERP SAP R/3 FOCUS della tecnologia Attività prevalentemente manuali SAP BW SAP BW Sistemi di supporto

10. Il progetto:l’innovazione tecnologica • I BENEFICI ATTESI • Semplificazione del processo di approvvigionamento • Monitoraggio e riduzione della spesa pubblica • Maggiore trasparenza nei processi di acquisto • Maggiore accessibilità e confrontabilità per le PMI sul mercato on-line • Alfabetizzazione digitale del territorio (enti e mercato della fornitura) I PRIMI RISULTATI nel periodo settembre 2004 - febbraio 2005 è stato sperimentato il negozio elettronico (Convenzione PC) e diversi modelli di gara telematica: • 11 gare on line, valore complessivo di spesa ~ 1.200.000 Euro • coinvolti ~ 140 fornitori (oltre il 97% locali) • risparmio ~ 180.000 Euro, pari ad oltre il 16% rispetto ai valori di riferimento relativi ad analoghe precedenti forniture.

11. Il progetto:l’innovazione tecnologica INNOVAZIONE ESTESA: diffondere l’innovazione in più contesti e ambiti applicativi LA FIRMA DIGITALE: dal Mandato Informatico alla Liquidazione Informatica PREPARAZIONE PROVVEDI-MENTO CONTROLLO LIQUIDAZIONE MANDATO TESORERIA • Iter Delibere e Determinazioni • Verifica legittimità e controllo contabile • Emissione atti di liquidazione • Emissione titolo di pagamento • Comunicazioni e controlli di tesoreria per il pagamento FOCUS della tecnologia FIRMA DIGITALE ERP SAP R/3

12. Il progetto:l’innovazione tecnologica I BENEFICI • Accelerazione del processo di pagamento dell’Ente • Eliminazione documenti cartacei tra Ente e Tesoriere • Controllo tempestivo sui flussi di spesa • Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere • Significativa riduzione nella difettosità delle disposizioni di pagamento (0,4%) • Automazione delle verifiche sui mandati da parte della Corte dei Conti (accesso in rete) • Organicità e semplificazione della raccolta della documentazione • Maggiore certezza e trasparenza del processo I RISULTATI • Tempi dei pagamenti: dimezzati • 900 utenti distribuiti sul territorio per la Provincia, Agenzia del Lavoro, Agenzia Provinciale per la Protezione dell’Ambiente, Cassa Antincendi • 500 Smart Card per la gestione certificata della Firma Digitale • 3.300 delibere e 22.600determinazioni gestite all’anno • 87.000 mandati e 33.000liquidazioni gestiti all’anno

13. Il Mercato:le opportunità di sviluppo Le opportunità di sviluppo sul MERCATO INNOVAZIONE COME FONTE ALTERNATIVA DI “BUSINESS” riproporre sul mercato le soluzioni innovative realizzate. • UNI IT: Società del Gruppo Unicredito Italiano e di Informatica Trentina SpA. Offre al mercato la soluzione completa Mandato Informatico, in modalità Application Service Provisioning. • Enti pubblici attivi circa 30 - Previsione 2005: circa 100 • Mercato: PA e Istituti di Credito • DUnIT: Partnership tra Informatica Trentina Spa, Deloitte Consulting e Università di Trento. Realizza progetti di carattere innovativo e ad elevato contenuto tecnologico basati su SAP. In corso di definizione la fase evolutiva della partnership. Mercato: Università

14. Il Mercato:le opportunità di sviluppo Le opportunità di sviluppo sul MERCATO • Partnership strategica con SAP: • per riproporre la soluzione a livello nazionale sul mercato PA • per effettuare attività di Ricerca e Sviluppo con UniTN e IRST • per la formazione: SAP ACADEMY Mercato: PA, Università, Sanità