Sr. Herminio Berr íos Berr íos Gerente de Auditor ía 22 de noviembre de 2002

1. Cincuenta años de servicios de calidad reafirman nuestro compromiso con la excelencia DIVISION DE AUDITORIAS DE MUNICIPIOS FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTO DE OBRAS PÚBLICAS MUNICIPAL Sr. Herminio Berríos Berríos Gerente de Auditoría 22 de noviembre de 2002

2. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Importancia del Departamento de Obras Públicas • Es requerido por la Ley 81 • Brinda servicios esenciales • Administra una parte significativa del presupuesto y de los fondos municipales

3. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Temas a cubrir • Funciones y Deberes del Departamento de Obras Públicas • Organización y Funcionamiento • Apectos Legales • 10 Principios de Administración Pública de Excelencia

4. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Porqué hablar de este tema • Es uno de los departamentos mas importante en los municipios • Cada Departamento de Obras Públicas funciona de una forma diferente • No está claramente definido que es el Departamento • Hay mucho por mejorar

5. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Funciones y Deberes del Departamento • Deben estar establecidas por escrito • Artículo 6.001 de la Ley 81 requiere que cada departamento tenga sus funciones establecidas

6. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL Municipios que tienen establecidas por escrito las funciones del Departamento de Obras Públicas

7. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Poderes de los Municipios (Art. 2.001) • Adquirir los terrenos necesarios para la construcción de cualquier obra o facilidad pública que entienda necesaria (Inciso i) . • Adquirir el equipo necesario y conveniente para la habilitación y operación de cualquier obra o facilidad pública (Inciso m). • Ejercer los poderes legislativo y ejecutivo en todo asunto de naturaleza municipal que redunde en bienestar de la comunidad y en su desarrollo económico (Inciso o). • Hacer convenios con el Gobierno Federal para el desarrollo de obras y facilidades públicas. (Inciso q)

8. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Cont. Funciones y Deberes del Departamento • Poderes de los Municipios (Art. 2.001) • Artículo 2.004 Facultades de los Municipios en General • Programas de recogido de desperdicios sólidos • Servicios de transportación escolar • Construcción de entradas privadas

9. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Cont. Funciones y Deberes del Departamento • Artículo 2.005 Autoriza a los municipios a: • Reglamentar y privatizar los servicios de recogido de desperdicios sólidos • Imponer tarifas a cobrar por este servicio • Declarar estorbos públicos los solares en abandono y baldíos que representen algún peligro a la seguridad

10. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Cont. Funciones y Deberes • Funciones de los Directores según el Art. 6.003 • Administrar y Supervisar las actividades del Departamento • Trabajar en coordinación con los otros departamentos • Establecer medidas de control interno • Cooperar con las auditorías • Asesorar a la Legislatura Municipal • Cooperar en los procesos de transición • Rendir informes al Alcalde • Miembro ex-officio de la Junta de Subasta

11. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Funciones y Deberes que realiza el Departamento • Mantener una estructura organizacional • Implementar la política pública del Municipio relacionada al desarrollo de obras • Promover un ambiente saludable y estético • Mantener control y supervisión eficaz sobre las obrasen construcción • Rotular e identificar las carreteras y edificios municipales • Mantener y controlar la flota de vehículos y equipo • Colaborar durante los estados de emergencias

12. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Funciones y Deberes que realiza el Departamento • Implementar programas de recogido de animales realengos. • Administrar los servicios de cementerios. • Construcción de facilidades temporeras para la celebración de acitividades del municipio. • Evaluar los servicios brindados y detección temprana de las prioridades de servicios • Coordinar con las agencias estatales todo lo relacionado al desarrollo de obras y actividades que puedan afectar estas agencias. • Rendir informes

13. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Organización Administrativa del Departamento • Tipos de estructuras organizacionales • Departamento segregado por áreas o programas • Segregado en varios departamentos o dependencias cada uno con un Director • Dependencia Sombrilla

14. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL

15. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL

16. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL

17. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Aspectos Legales relacionados al Departamento de Obras Públicas. • La Ley Núm. 81 • Requiere legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de los gastos. (Artículo 8.005) • Dispone que la Custodia y Control de la Propiedad Municipal es responsabilidad del Alcalde y sus representantes autorizados (Artículo 8.013) • El Capítulo VII del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas dispone todo lo relacionado al control de la propiedad municipal • Prohibe el uso de la propiedad municipal para fines particulares o privados, a menos que se pague el arrendamiento establecido

18. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Control, Recibo y Custodia de Materiales, suministros y piezas de Almacén (Sección 24 del Reglamento) . • Se llevará un récord de inventario perpetuo que controle los materiales recibidos, custodiados y despachados en el Almacén. • Los despachos del Almacén sólo se harán mediante requisiciones firmadas por el personal autorizado.

19. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Ley 96 • Requiere que se informe a la Oficina del Contralor, Departamento de Justicia y Hacienda la pérdida de propiedad y fondos públicos. • Requiere que se realice una investigación • Reglamento 41 emitido por la Oficina del Contralor donde se reglamenta el procedimiento para informar a nuestra Oficina las pérdidas de propiedad.

20. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Artículo 8.016 de la Ley Núm. 81 • Los contratos para la ejecución de obras y mejoras públicas no se otorgarán hasta tanto haya ocurrido lo siguiente: • El contratista evidencie el pago de la póliza del Fondo del Seguro del Estado y la patente municipal • Presente la fianza para garantizar el pago de jornales y materiales que se utilicen en la obra (Payment Bond) • Entregue o deposite cualquier otra garantía que le requiera la Junta de Subastas • Todo contrato de construcción o mejora pública proveerá para la retención del 10% de cada pago parcial

21. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Artículo 10 de la Ley Núm. 81 Subastas y Cotizaciones • Requiere subastas para compras de materiales, equipo y otros suministros que excedan los $10,000 [Artículo 10.001 (a)] • Toda obra de construcción o mejora pública por contrato que exceda los $40,000 requiere la celebración de pública subasta. [Artículo 10.001 (b)]

22. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • El Artículo 10.002 de la Ley 81 y el Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se establece el procedimiento para las compras y otorgación de contratos de obras mediante la solicitud de cotizaciones. • Este artículo exime del requisito de subasta a: • Las compras que no excedan los $10,000 • Los contratos de obras menores de $40,000 • Las órdenes de cambio a los contratos de obras que no excedan el 25 %. • Estas órdenes de cambio tienen que ser aprobadas por 2/3 partes de la Junta de Subasta

23. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL • Artículo 10.007: Cotizaciones o Subastas: Corrección y exactitud • Cualquiera que solicite, reciba y acepte cotizaciones deberá certificar esto con su nombre, título y firma. Esto incluirá la verificación de la exactitud de los estimados de costo. • El funcionario autorizado a adjudicar la compra o servicio, evidenciará esto escribiendo en forma legible su nombre, título y su firma. • Se prohibe el desembolso de fondos municipales para la compra de bienes, suministros, servicios u obras sin las cotizaciones requeridas por Ley o reglamento

24. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL DIEZ PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA • 1. Adoptar normas y procedimientos por escrito que contengan controles internos efectivos de administración y de contabilidad aprobados por los niveles de autoridad correspondientes. Estos deben proveer, entre otras medidas, para: • a. La segregación adecuada de funciones, con énfasis en la preintervención. • b. La confiabilidad de la información financiera. • c. Una supervisión efectiva y documentada. • d. El establecimiento de normas para evitar • conflicto de intereses.

25. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL Cont. 10 Principios... e. Mantener un programa de seguros actualizado. f. Contratación por escrito con anterioridad a la prestación de servicios. 2. Mantener una Oficina de Auditoría Interna competente. 3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras. 4. Adoptar un plan estratégico basado en la filosofía gerencial de Calidad Total. 5. Mantener un buen control presupuestario. 6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos.

26. FUNCIONES, DEBERES Y ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS AL DEPARTAMENTODE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL Cont. 10 Principios... 7. Mantener sistemas de archivo y control de documentos que garanticen la seguridad y la obtención rápida de los mismos. 8. Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la OCPR y atender las recomendaciones de los auditores externos. 9. Mantener un sistema adecuado de reclutamiento, de evaluación de desempeño y reconocimiento del personal. Programa de educación continua. 10. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental.

27. Conclusión El Departamento de Obras Públicas Municipal es una de las áreas esenciales en todo Municipio. Este administra una parte importante del presupuesto y presta servicios esenciales a la ciudadanía. Es bien importante que este Departamento tenga claro cual es su misión dentro del Municipio, establezca claramente sus funciones y deberes y cumpla con la ley al ejercer estas funciones. Su Director no puede detenerse en lo que se ha logrado al presente. Este debe darle sentido de dirección al Departamento hacia metas concretas según establecidas en el Plan Estratégico, debe continuamente evaluar los procesos que se realizan para buscar un mejoramiento continuo del Departamento.

28. CINCUENTA AÑOS DE SERVICIOS DE CALIDAD REAFIRMAN NUESTRO COMPROMISO CON LA EXCELENCIA