Guia metodològica de contractació dels serveis de telecomunicacions 2 d’abril de 2008

1. Guia metodològica de contractació dels serveis de telecomunicacions 2 d’abril de 2008

2. ÍNDEX COM ESTEM Situació actual a l’administració local QUÈ HI GUANYEM Beneficis de concursar el servei • Etapes del concurs • Agregació de la demanda COM HO FEM

3. ÍNDEX COM ESTEM Situació actual a l’administració local QUÈ HI GUANYEM Beneficis de concursar el servei COM HO FEM • Etapes del concurs • Agregació de la demanda

4. Situació actual a l’administració local • Quètenenactualmentcom a serveis de telecomunicacions les administracionslocals? • TelefoniaFixaAportació a despesa global entre un 50% i 60% • ComunicacionsMòbilsAportació a despesa global entre un 20% i 35% • Serveis de DadesAportació a despesa global entre un 15% i 30% • El consum de la telefoniafixa en la despesa global de telecomunicacions ha disminuït un 15% augmentantsignificativament la de comunicacionsmòbils en elsdarrers 4 anys. • Es detecta un creixementprogressiudelsserveis de dades, bàsicament per la demanda d’accessos a internet. Des del 1997 Serveis telefonia fixa i dades disposen de competència. 1994Telefonia Mòbil Digital (GSM). Concurs de llicències Fa més de 10 anys que existeix un mercat de lliure competència

5. Competència al territori Serveis de connexió de dades contractats pels Ajuntaments de Catalunya % % % % % % % dades de l’enquesta LOCALRET 2007

6. Competència al territori Després de 10 anys • Factors: • Cobertura • Qualitat • Preu Dues necessitats: • Equilibrar el país en serveis de Banda Ampla actuals • Evolucionar les xarxes cap a la fibra òptica

7. Situació actual mercat de les telecomunicacions Situació Real. Telefonia Fixa. Nombre de clients per operador • 3 de cada 4 clients continuen amb l’operador dominant • L’aparició de nous operadors en prou feines ha repercutit en la disminució de quota de Telefonica • Mercat continuïsta. Reticent a canvis Font: CMT. Informe 3T07 Continua la situació de monopoli

8. Situació actual mercat de les telecomunicacions Situació Real. Comunicacions Mòbils. Nombre de línies per operador • Mercat més fragmentat • Mercat àgil i adaptable a noves incorporacions (Orange-Amena- apareix el 1999) • Alta rotació i evolució tecnològica (Veu i Dades mòbils) Font: CMT. Informe 3T07 Mercat contínua evolució

9. Situació actual mercat de les telecomunicacions Situació Real. Comunicacions de Dades. Ingressos per línies d’accés a Internet • El lideratge de Telefonica és degut bàsicament a les línies ADSL • Existència d’operadors especialitzats en tecnologies (Colt, Al-Pi, …) • Horitzons d’evolució tecnològica: Línies punt a punt, ADSL, xDSL, FTTH, … Font: CMT. Informe 3T07 Mercat en expansió tecnològica

10. Situació actual a l’administració local Situació Real. Si existeix un mercat amb alternatives, del qual es poden obtenir beneficis per l’administració i també per la ciutadania, Per què aquesta reticència al canvi? Més del 80% dels ajuntaments no han concursat o negociat els seus serveis de telecomunicacions

11. ÍNDEX COM ESTEM Situació actual a l’administració local QUÈ HI GUANYEM Beneficis de concursar el servei COM HO FEM • Etapes del concurs • Agregació de la demanda

12. Beneficis de concursar el servei • Reducció de la despesa • Únicament per iniciar l’anàlisidelsserveis de telecomunicacions es potreduir la despesa entre un 10% i un 20% Anàlisi de la despesa- Localret • En cas de concursar elsserveis la reducciópot arribar fins a un 35%. ProcésNegociat – Localret • Evoluciótecnològica • El concursdelsserveis fa que elsproveïdorsofereixinl’últimatecnologia disponible i que s’adapta a les necessitats de l’administració local. • El disposar de noves tecnologies facilita la incorporació de nousserveis (VoIP) fins al moment no plantejats i que reverteix en disminucions de la despesa o bé en incorporació de noves eines i facilitats. • Increment de la Qualitat de Servei • Amb el concursdelsserveis de telecomunicacions poden aconseguir-se millores en l’atenció prestada tant en la comunicació habitual com en les situacions de problemes (afectacions, talls de servei, etc.) Aixímateix es poden establirmecanismes de control i penalitzacions per baixaqualitat.

13. Beneficis de concursar el servei • Condicionament als operadors • Gràcies al concurs de telecomunicacions es pot condicionar els proveïdors com per exemple • D.1 Millora cobertura urbana • En telefonia mòbil es pot aconseguir que el proveïdor compleixi les ordenances respecte el posicionament d’antenes a més de millorar la cobertura global en tot el municipi incidint en les zones amb problemàtica de servei. • En comunicacions fixes es pot incidir en la millora de desplegament o de qualitat de servei al municipi. • D.2 Dotació d’equipament municipal • Pot aprofitar-se el concurs per ampliar la xarxa corporativa municipal a càrrec dels proveïdors. Obtenir equipament tecnològic per l’administració amb manteniment mentre duri el contracte de servei (Centraletes, …) OBJECTIU: RECUPERAR EL LIDERAT DE L’ADMINISTRACIÓ LOCAL EN EL GOVERN DE LES TELECOMUNICACIONS

14. ÍNDEX COM ESTEM Situació actual a l’administració local QUÈ HI GUANYEM Beneficis de concursar el servei COM HO FEM • Etapes del concurs • Agregació de la demanda

15. Etapes del concurs • Per realitzar el concurs del serveis de telecomunicacions cal seguir cinc fases. • Anàlisi • Estratègia • Redacció Plecs • Valoració Ofertes • Migració anàlisi estratègia redacció valoració migració

16. Etapes del concurs FASE D’ANÀLISI La fase d’anàlisi consisteix en la recopilació de la informació que es disposa sobre el servei de telecomunicacions i tractar-la per conèixer quina és la situació actual. És important aprofitar aquesta etapa per valorar convenientment els serveis i infraestructures que es necessiten realment. La informació necessària és: ORDENAMENT I RACIONALITZACIÓ D’INFRAESTRUCTURES i SERVEIS Explotació de la informació de consums per tal d’obtenir els Perfils de Tràfic Informació econòmica Caracterització de les trucades i consums, temps mig, destinacions més habituals, etc. Informació estadística Inventari d’ubicacions El mapa de xarxa corporativa amb les connexions actuals i les previsions de desplegament Mapa de xarxa corporativa Llistat global de les diferents seus municipals on hi ha necessitats de serveis de telecomunicacions

17. Etapes del concurs FASE D’ESTRATÈGIA • La fase d’estratègia defineix els objectius que es volen aconseguir un cop es disposa de l’estat actual. • Aquesta fase marca les línies que seguirà l’evolució de les telecomunicacions en el municipi • L’estratègia marcada ha de tenir en consideració l’evolució del sector, les necessitats a mig i llarg termini i els plans d’expansió en serveis o connectivitat. • Aquesta fase indicarà els criteris que seguirà el concurs, com poden ser: • Reducció despesa • Evolució tecnològica • Integració municipal • Beneficis per la comunitat • …

18. Etapes del concurs FASE DE REDACCIÓ La redacció dels plecs ha de contemplar que aquests continguin la informació més exhaustiva possible per tal que els proveïdors puguin adaptar-se a les necessitats particulars de l’administració i realitzar una oferta que cobreixi tots els punts principals. L’esquema a seguir habitualment és: Situació Actual Informació per fer-se composició del punt de partida de la situació Escenari desitjat Situació d’evolució que es busca amb el concurs. Requeriments Indiquen com es vol fer l’evolució de l’actualitat a l’escenari futur

19. Etapes del concurs FASE DE VALORACIÓ La valoració és el procés de selecció a partir dels criteris establerts en les fases anteriors. L’habitual és disposar d’una matriu de valoració objectiva segons els paràmetres subministrats pels diferents proveïdors i sol·licitats en la redacció dels plecs. També caldrà contemplar una part de valoració subjectiva com és el grau de compliment dels requeriments sol·licitats per la presentació de les ofertes, la qualitat de les mateixes i finalment però no menys important, el reconeixement específic del sector per cada proveïdor i el grau de valoració d’aquests en el mercat. Tota aquesta informació ponderada segons els barems identificats en la fase d’estratègia seleccionaran el proveïdor.

20. Etapes del concurs FASE DE MIGRACIÓ L’etapa de migració no és contempla habitualment com a part del concurs però és la que més afecta en el desenvolupament de l’activitat municipal i la més costosa tant en esforç com en recursos. L’objectiu d’aquesta fase és minimitzar el impacte dels canvis en l’operativa diària. Els principals punts de la migració són Divisió del global del projecte en tasques calendaritzades i prioritzades, segons criteris de criticitat i estalvi Planificació Identificació dels recursos (tant interns com del propi proveïdor) amb perfils adients per l’execució i control Recursos Recerca de solucions en les migracions amb afectació de serveis crítics i en riscos identificats Plans Contingència Amb els criteris marcats en la migració i a partir de les prioritats s’identificarà grau i durada de l’afectació per seu Afectacions

21. Agregació de la demanda • Instruments per contractar • Compra agregada • La compra agregada consisteix en la unió de diferents administracions per actuar com a central de compres i així disposar de més força davant el mercat. • Aquesta és una de les millors opcions per administracions locals que pel seu volum no atraurien el interès de nous operadors. • L’opció de compra agregada condiciona fortament el proveïdor ja que no ho fa únicament mitjançant uns plecs o requeriments que ha de complir sinó que es fa des de la posició de GRAN CLIENT. PROVEÏDOR Compra Agregada Concurs condicionament condicionament

22. Agregació de la demanda: propostes de LOCALRET A – Estalvi en la despesa • Agregació de la demanda en Serveis de Telecomunicacions • Estudi i Concurs per millorar i obtenir estalvi • Conveni Consell Comarcal – Localret B – Reinversions de l’estalvi • Estudi de necessitats generals en telecomunicacions de la comarca • Pla i model de reinversions de l’estalvi • Conveni Consell Comarcal - Localret

23. Agregació de la demanda: Objectius • Estalvi econòmic:Assoliment d’economies d’escala en els preus, a partir de l’agregació de la despesa • Estalvi en la gestió:Economies d’escala en els processos de contractació elaborant un únic expedient per tot el territori. • Adequació a la legalitat vigent:contractació dels serveis amb règim d’igualtat, transparència i no discriminació.

24. Estalvi econòmic: economies d’escala %

25. Agregació de la demanda: Beneficis • Estalvien les factures dels serveis de telecomunicacions. • Negociació directa amb els operadors com a “grans clients”. • Homogeneïtat dels serveis de telecomunicacions de tots els ens locals, independentment de la seva dimensió. • Millora i especialització dels serveis de telecomunicacions. • Adequació a les necessitats de les administracions locals i a un futur creixement. • Transparència en tot el procés de negociació i contractació dels serveis. • Estabilitaten les factures de telecomunicacions. • Reinversió de l’estalvi en serveis de telecomunicacions

26. Agregació de la demanda: Accions prèvies Procés d’homologació d’operadors (any 2006) El procés va estudiar les necessitats dels ens locals i es van establir tres lots: Lot 1 - serveis de veu, que inclou: línies, tràfic de veu, centraletes, manteniment Lot 2 - serveis de mobilitat de veu i de dades Lot 3 - serveis de connectivitat de dades entre els centres dels Ajuntaments i accés a Internet Les empreses homologades per a cadascun dels lots son: Lot 1 - Alpi, ONO, i Telefònica Lot 2 - Orange, Telefònica Mòbiles i Vodafone Lot 3 - Alpi, ONO, i Telefònica