MANUALE DI RIFERIMENTO PER IL PERSONALE SANITARIO DEGLI OSPEDALI

1. OBIETTIVI E PROCESSI NELLA LOGISTICA DEL FARMACO a cura di Viviana Cancellieri T&C MANUALE DI RIFERIMENTOPER IL PERSONALE SANITARIO DEGLI OSPEDALI

2. Obiettivi degli slide kit Gli slide kits sono stati costruiti per essere uno strumento didattico a diposizione del Farmacista che voglia sostenere, promuovendo azioni di Formazione e l’aggiornamento sui differenti aspetti legati alla gestione complessiva del farmaco di tutto il personale, laureato e non dei Reparti e dei Servizi della propria realtà organizzativa. Gli slide kits contengono, per ogni argomento trattato, la normativa più recente di riferimento, i metodi e gli strumenti validati a livello istituzionale e internazionale ed esempi di applicazione, che sono da utilizzare come strumenti ed esercizi didattici. Nella speranza che quest’iniziativa possa essere un valido aiuto per la diffusione in tutti i professionisti sanitari delle conoscenze sulla complessa realtà della Farmacia ospedaliera e territoriale, oltre che delle competenze necessarie per agire in sicurezza, auguro a tutti Voi buon lavoro dr.ssa Viviana Cancellieri 2

3. Disclaimer Gli autori e redattori del sito “Farmacisti Janssen Cilag” sono Medici, Farmacisti, Ingegneri esperti di rischio clinico e di management sanitario. Quanto riportato deriva da fonti ufficiali del Ministero della Salute, dell’Agenzia italiana del Farmaco e altre fonti istituzionali e da affidabili studi scientifici, accompagnato dai relativi riferimenti bibliografici, oltre che dalla esperienza maturata dagli Autori in oltre 10 anni di formazione rivolta al personale sanitario ospedaliero e territoriale in tutta Italia. In ogni caso, le informazioni fornite, gli esempi costruiti su procedure organizzative e gestionali, sono da intendersi come di natura generale ed a scopo puramente divulgativo ed illustrativo. Gli Autori declinano ogni responsabilità riguardo a possibili errori, dimenticanze o erronee interpretazioni presenti in queste pagine.

4. Cosa troviamo in questo slide Kit FARMACIA OSPEDALIERA: MISSION E SUA ORGANIZZAZIONE PER AREE DI ATTIVITÀ LOGISTICA: OBIETTIVI E PROCESSI STRATEGICI E OPERATIVI • processi di pianificazione gestione farmaco e gestione scorte • processi di acquisizione farmaci • processi di gestione del magazzino • processi di preparazione farmaci • processi di gestione farmaco in reparto • - processi trasversali per il mantenimento della “salute logistica”

5. Mission della Farmacia Ospedaliera • Sperimentare e implementare modelli e strategie atte alla razionalizzazione e ottimizzazione dell’uso delle risorse in ambito di spesa farmaceutica • Potenziare • il coinvolgimento di tutti gli operatori sanitari • Sperimentare e verificare la fattibilità di modelli integrati H/T in materia di appropriatezza prescrittiva e contenimento della spesa farmaceutica Identificare Pianificare Organizzare Gestire la propria rete di processi e interfacce (medici, tecnici, infermieri, ausiliari).

6. Funzioni tradizionali gestione prontuario e repertorio reintegro armadi farmaceutici informazione sul prodottofarmaceutico produzione galenica tradizionale approvvigionamento e stoccaggio

7. Informazione Dispensazione del prodotto farmaceutico Approvvigio namento e logistica Produzione galenica tradizionale Gestione prontuario e repertorio Vigilanza 7

8. Organizzazione della farmacia ospedaliera per aree di lavoro 1

9. Organizzazione per aree di lavoro 2

10. La “salute logistica” Significa la capacità di gestione coordinata della interfaccia tra: - medico prescrittore - logistica del farmaco - preparazione e distribuzione ai reparti della terapia/farmaco per paziente - somministrazione delle terapie Salute logistica: interfaccia tra processi di logistica, strumenti e risk management. L.Giuliani Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera Il Pensiero Scientifico Editore Collana “Tracce SIFO” ARSS Veneto: Governo del Farmaco elementi organizzativi e tecnologie. Pensiero Scientifico ed. 2009

11. Obiettivi della gestione logistica per le strutture sanitarie Razionalizzazione della spesa sanitaria • Riduzione scorte • Riduzione costi di gestione • Ottimizzazione delle risorse disponibili Contenimento dei rischi • Prevenzione errori di somministrazione • Monitoraggio in tempo reale delle terapie • Rintracciabilità di strumenti e materiale sanitario Rinaldi M. Cure virtuose nell’armadio. Il Sole 24 ore Sanità, 20-26 Novembre 2007, pag. 30. M.E.Amalfitano, L.Martelli, A.Racca, M. Rinaldi, F.Venturini “GESTIONE DEI MEDICINALI IN OSPEDALE ATTRAVERSO L’USO DELLETECNOLOGIE: ANALISI DELLA SITUAZIONE ESISTENTE E PROPOSTE OPERATIVE”. Documento SIFO giugno 2008

12. Gestione delle scorte: le migliori pratiche possibili Gestione del magazzino, approvvigionamento e distribuzione presso un’unica struttura al servizio di diverse unità di cura ospedaliere e/o territoriali (ad esempio, magazzino di area vasta). Gestione unificata dei dati di codifica,inventario, pianificazione e movimentazione dei prodotti farmaceutici ed economali. Unificazione dei processi di richiesta, ripristino scorte ed evasione ordini tra le diverse strutture di cura e la Farmacia. ARSS Veneto: Governo del Farmaco elementi organizzativi e tecnologie. Pensiero Scientifico ed. 2009

13. Logistica del farmaco: punti chiave Obiettivo tracciabilitàControllo in tempo reale dei farmaci disponibili in farmacia, laboratori e reparti ospedalieri, per confezione o dose singola. Obiettivo monitoraggio del fabbisognoDeterminazione del fabbisogno puntuale e delle modalità d’utilizzo dei farmaci in reparto, tramite la gestione informatizzata del ciclo terapia-prescrizione-somministrazione. Obiettivo tracciabilità farmaco - pazienteVerifica dell’associazione farmaco-paziente in fase di somministrazione e movimentazione dei farmaci. L.Giuliani Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera. Il Pensiero Scientifico Editore Collana “Tracce SIFO” 2009

14. Reparti e pazienti magazzini fornitori Farmaci e Beni Cosa gestisce la Farmacia Gestione delle scorte Logistica del farmaco L.Giuliani . Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera. Il Pensiero Scientifico Editore Collana “Tracce SIFO” 2009

15. Processo di pianificazione degli acquisti

16. Processi di pianificazione delle domanda e degli acquisti

17. Preparazione merce, scarico magazzino, preparazione documenti, gestione ritiro merce, gestione urgenze Spedizione Processi operativi interni alla Farmacia

18. Processo gestione magazzino

19. Processi per la gestione delle scorte: gestione fisica del magazzino Gestione Fisica Magazzino - inventario movimentazione interna - etichettatura - gestione locazioni - gestione scadenze - abbassamenti di stock - visibilità scorte sull’intera rete logistica(magazzini centrali e periferici dell’ospedale, reparti)

20. Processi di preparazione del farmaco

21. Processi di gestione del farmaco in reparto

22. Processi trasversali alla logistica Supporto alla definizione della certificazione della qualità dei processi della FarmaciaDefinizione dei processi di certificazione della qualità, dall’ acquisizione del farmaco fino al suo smaltimento, con particolare attenzione alla gestione dei rischi clinico e chimico, consentendo un risparmio sulle polizze assicurative Gestione del rischio chimicoUtilizzo di particolari dispositivi in fase di diluizione per garantire il personale da rischi di contaminazione Gestione del rischio clinicoDurante tutti i processi operativi identificati (dalla prescrizione, alla diluizione, alla somministrazione) è fondamentale verificare che: • I farmaci vengano prescritti nel modo corretto (principi attivi, ancillari, dosi, ordine di somministrazione, tempi) e vengano attribuiti al paziente corretto • La preparazione dei boli deve avvenire in base alle indicazioni di prescrizione • I farmaci devono essere somministrati al paziente corretto, nell’ ordine stabilito e con le modalità prescritte. L.Giuliani “Il magazzino farmaceutico e la farmacia ospedaliera” Il Pensiero Scientifico Editore Collana “Tracce SIFO” 2009