MEKANISME PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

1. MEKANISME PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN Pengelolaanadministrasidankeuangan yang baikakanmenunjangkelancaranpelaksanaankegiatanusahakelompok. Kelengkapanadministrasidanbukucatatanalirankeluarmasukkeuangankelompokakanturutmenentukankeberhasilandankesinambunganusahasuatukelompok.

2. JENIS BUKU DAN KEGUNAANNYA ADMINISTRASI KELOMPOK

3. PEMBUKUAN SIMPAN PINJAM

4. PEMBUKUAN USAHA PERORANGAN/KELOMPOK

5. Jenis-jenisbukudanpencatatan/pembukuan yang harusdisediakanolehkelompok UPPKS dapatdisesuaikandengankondisidankemampuan • PadaTahap I Kelompok UPPKS minimal membuatdanmengerjakanBukuKasHariandanBukuInventaris. • PadaTahap II Kelompok UPPKS membuatBukuKasHarian, BukuInventaris, bukuPenjualandanBukuPembelian. • PadaTahap III Kelompok UPPKS membuatBukuKasHarian, BukuInventaris, BukuPenjualan, BukuPembeliandanBukuHasilProduksi.

6. CARA PENGISIANPadasampulsetiapbukukelompokdicantumkannamadanalamatlengkapkelompok UPPKS misalnya: NamaKelompok : Mekar Wangi Dukuh/RW : RW 11 Desa/Kelurahan : Babagan Kecamatan : Labuhan Kabupaten/Kota : BungoTebo Propinsi : Jambi

7. ADMINISTRASI KELOMPOKBukuIndukAnggota • Data darisetiapanggota, diisidengan : NomorAnggota Nomorpendaftaranmenjadianggotamisal: 01, untuknomoranggotaterdaftarpertama Nama : Misal: ny.Suharti TanggalLahir/Umur : Misal: 2 Juni 1955 Pekerjaan : Misal: IbuRumahTangga Pendidikan : Misal: SMP tahunkedua Alamat : Misal: JlnSwadaya No. 26 RT.04/RW.1, Desa A Tgl.MenjadiAnggota : Misal: 17 Juli 1996

8. Jenis Usaha : Namajenisusaha yang dilakukan. Misal: Membuat Krupuk Udang. NamaSuami/Isteri : Misal: Parmin Jumlahanak : Jumlahanakhidup yang dimiliki. Misal: 2 or Metode KB ygdigunakan : Misal: Kondom, sejak April 1996, Pilsejak Juli1996, SuntiksejakDesember 1998 Pernyataanbersediamenjadi : Pernyataandarianggotakelompokdenganmenuliskannama, tandatangan/cap jempol. Pasfotoukuran 2,5 x 3 cm dipojokkanan. Pernyataanberhentisebagaianggota : Sejakberhenti: Diisidengantanggal, bulandantahunmulaiberhenti. alasan: Isialasanmengapaberhenti. Alamatbaru: Alamatbarubilaanggotakelompoktersebutpindah ,tempattinggalnya.

9. BukuKegiatan Bukukegiatankelompokdibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Tanggal : Tanggalkegiatankelompok yang dilakukanmisal: Tanggal 5-1-2009 Kegiatan : Jeniskegiatan yang dilakukanMisal: RapatPengurusKelomppok Dipnpimoleh : Petuga/organisasipembinakegiatan yang memimpinkegiatan. Misal: Ketua JumlahPeserta : Jumlahpeserta yang hadirpadakegiatantersebut. Misal: 3 orang ( Ketua, SekretarisdanBendahara ) Penjelasan : Uraianhasilkegiatan yang bersangkutan. Misal: - membahasrencanakelompoktahun 2009 - membahaspenerimaananggotabaru

10. BukuTamu Bukutamudibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut: Nomor : NomorUrut. Hari.tanggal : Hari.tanggaltamutersebutdatang. Nama : Namatamu yang datang/berkunjung. AsalInstansi: AsalInstansidaritamu yang bersangkutan. Keperluan : Maksuddantujuan yang datang. Kesan/Pesan : Kesan/pesandaritamuterhadapkelompok. Tandatangan : Tandatangandaritamu yang bersangkutan.

11. BukuEkspedisi Bukuekspedsidigunakansebagaicatatandantandabuktipengirimansurat/barang, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Tanggal : Tanggalsuratatausuratpengantar Nomor : Nomorsuratatausuratpengantar Penerima : Nama, jabatan, daninstansipenerima Keterangan : Untukbarang: jenisdanjumlah yang dikirim Untuksurat: Pokoksurat ( biliperlu ) Tanggalterima : Tanggalterimasuratataubarang Nama/parafpenerima : Namajelasdanparafpenerima

12. PEMBANGUNANUKUAN SIMPAN PINJAMBukuKasHarian BukuKasHariandibuatbulanan. Lembarpertamadiberijudulbulan/tahunbuku, kemudiandibuattabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Tanggal : Tanggalsetiapbuktipengeluaran/penerimaanuangkasharian. Misal: Tanggal 5-1-2009, danseterusnyasampaidenganpenutupanbuku NomorBuktiKas : Nomorurutbuktipengeluaran/penerimaanuangkas. Misal: 01/K (uangkeluar), 02/M (uangmasuk) Uraian : Uraianpenggunaanuangkeluar/penerimaanuang. Misal: KonsumsiRapatPengurus. AngsurandariNy.Ani Pemasukan : Jumlahuang yang masuk/diterima. Misal: Rp.100.000,- Pengeluaran : Jumlahuang yang dikeluarkan. Misal: Rp. 75.000,- SaldoKas : Selisihantarapemasukandanpengeluaran. Saldokasdihitungdandicatatsetiapterjaditransaksi, sehinggakeadaankassetiapharinyadapatdiketahutanpaharusmenunggupenutupanbuku. Jumlah : Setiap kali akanbergantihalamandansetiapbulandilakukanpenjumlahandariseluruhpemasukandanpengeluaransertasaldokasakhir. Saldokasakhirmerupakansaldoawalpadalembar/bulan yang baru. Setiappenutupanbukukasharianharusdiberitanggaldanditandatanganolehbendaharadanketuakelompok.

13. BukuSimpanandanSumbanganKelompok BukuSimpanandanSumbanganKelompokterdiridari: DaftarSimpananPokok, DaftarSimpananWajib, DaftarSimpananSukarela, danDaftarSumbangan. DaftarSimpananPokok: Meruipakanrekapitulasipembayaransimpananpokokolehanggota, baiksecaratunaimaupunmengangsur, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Nomor : Nomorurut. Nama : Namaanggota yang membayarangsuransimpananpokok. Angsuran ( I s/d IV ) Tanggal : Tanggalpembayaranangsuransimpananpoko Rp : Adalahjumlahuangpembayaran yang diterima. Paraf : Parafbendaharadananggota yang bersangkutan. Lunas Tanggal : Tanggalpelunasanpembayaran yang terakhir Rp : Adalahjumlahkeseluruhanuangsimpananpokok yang diterima. Paraf : Parafbendaharadananggota yang bersangkutan.

14. DaftarSimpananWajib, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Nama : Namaanggotakelompok yang bersangkutan. NomorAnggota : Nomoranggotakelompok yang bersangkutan. Tanggal : Tanggalpenerimaan/pengeluaransimpananwajib. Uraian : Penjelasanpenerimaan/pengeluaran : Saldoposisikeuangan (+) penerimaan. (-) pengeluaran. Jumlah : Besarnyajumlahuang yang diterima/dikeluarkan Tandatangan : Tandatanganbendaharadananggota yang bersangkutan.

15. DaftarSimpananSukarela, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Nama : Namaanggotakelompok yang bersangkutan. NomorAnggota : Nomoranggotakelompok yang bersangkutan. Tanggal : Tanggalpenerimaan/pengeluaransimpanansukarela. Uraian : Penjelasanpenerimaan/pengeluaran : Saldoposisikeuangan (+) penerimaan. (-) pengeluaran. Jumlah : Besarnyajumlahuang yang diterima/dikeluarkan Tandatangan : Tandatanganbendaharadananggota yang bersangkutan.

16. DaftarSumbangan, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Nomor : NomorUrut. Tanggal : Tanggalpenerimaansumbangan. Jumlah : Jumlahuangsumbangan yang diterima. Dari : Namaanggota yang memberikansumbangan. Tandatangan : Tandatanganpengurusdananggota yang menyumbang. Keterangan : Catatansingkattentangpenerimaansumbangantersebut.

17. BukuPinjamandanAngsuranKelompok. BukuPinjamandanAngsuranKelompokDibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Nama : Namaanggotakelompok yang bersangkutan. NomorAnggota : Nomoranggotakelompok yang bersangkutan. Tanggal : Tanggalpengeluaran/penerimaanpinjaman/angsuran. BesarPinjaman : Jumlahpinjaman yang diberikanpadaanggota. Angsuran : Besarnyajumlahangsuran yang disetorkananggota. Sisapinjaman : Sisapinjamansetelahdikurangiangsuran. Jasa : Besarnyauang yang dibayarolehanggotasebagaijasa. Denda : Besarnyauang yang dibayarolehanggotasebagaidenda. Tandatangan : Tandatanganbendaharadananggota yang meminjam/mengangsur

18. BuktiKasdanBukuKas BuktiKas BuktiKasmerupakantandabuktipenerimaanataupengeluaranuangsebelumdibukukankeBukuKasHarianataubuku-bukulainnya. Buktikasmasukdankeluarsebaiknyadibedakanwarnanya,ataudiberitanda yang jelas, berupaformulir yang mencantumkannama/alamatkelompok, danuraian yang menyebutkannomorurutbuktikas, uraianuangmasuk/keluar, danbesarnyauang. BukuKas, terdiridari : BukuKasKeluar, untukmembukukansemuauangkeluar, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Nomor : Nomorurutpengeluaran NamaKelompok : Namakelompok UPPKS yang bersangkutan Alamat : Alamatkelompok UPPKS yang bersangkutan Tanggal : Tanggalpengeluaranuang Uraian : Uraiantentangpenggunaan/pengeluaranuang Misal : Pinjaman modal Jumlah : Besaruang yang dikeluarkan

19. BukuKasMasuk, untukmembukukansemuauangmasuk, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Nomor : Nomorurutpenerimaan. NamaKelompok : Namakelompok UPPKS yang bersangkutan. Alamat : Alamatkelompok UPPKS yang bersangkutan. Tanggal : Tanggalpenerimaanuang. Uraian : Uraiantentangpemasukan. Misal : SetoranpinjamanNy. Suharti SumbangansukarelaNy. Suharti Jumlah : Besaruang yang dikeluarkan. PencatatanpadaBukuKasKeluar/Masukharusdengandisiplintepatwaktu dandikerjakanolehbendahara.

20. BUKU ANGGOTA KELOMPOK PadasampulBukuAnggotaKelompokdicantumkan : • Nama, nomoranggota, danalamatanggota yang bersangkutan. • Namadanalamatkelompoksepertipadabuku-bukulainnya. BukuAnggotaKelompokberisi : LembarSimpananPokok yang mencantumkan : BesarnyaSimpananPokok yang ditetapkankelompok, danuntukberapa kali angsuran. Selanjutnyadibuattabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Angsuran ( I s/d IV ) Tanggal : Tanggalpembayaranangsuransimpananpokok Rp : Adalahjumlahuangpembayaran yang diterima. Paraf : Parafbendaharadananggota yang bersangkutan. Lunas Tanggal : Tanggalpelunasanpembayaran yang terakhir Rp : AdalahjumlahkeseluruhanuangSimpananPokok yang diterima. Paraf : ParafBendaharadananggota yang bersangkutan.

21. LembarSimpananWajibdanSukareladibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Tanggal : Tanggalpenerimaan/pengeluaransimpanan. SimpananWajib : Jumlahsimpananwajib yang dibayarkanolehanggota: (+) berartipenyetoran (-) berartipenarikanolehanggota. Misal : (+) Rp. 5.000,- SimpananSukarela : Besarnyauang yang disimpan/diambilolehanggota yang bersangkutan : (+) berartipenyetorananggota. (-) berartipengambilanolehanggota. Setiapadapenyetorandanpengambilanselaludijumlah/dikurangkan. Jumlah : Jumlahsimpananwajibdansukarela ( +/- ), sesudahpenyetoran/pengambilan. Tandatangan : Tandatanganbendaharadananggota yang bersangkutansebagaipengesahanpenerimaan/pengambilansimpanan. Keterangan : Kolom yang dapatdiisidengancatatansekaitandenganpenyetoran/pengambilansimpanananggota. Dipindahkan : Petunjukuntukdipindahkankehalamanberikutbilatelahpenuh, dengandijumlahlebihdahulu.

22. LembarSumbangandibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Tanggal : Tanggalpemberiansumbangandarianggotakepadakelompok. Rp. : Besarjumlahsumbangan yang diberikan. Misal : Rp. 5.000,- Tandatangan : Tandatanganbendaharadananggotasebagaipengesahanpenerimaansumbangandarianggota.

23. LembarPinjamandanAngsuran, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Nomor : Nomorurut Tanggal : Tanggalpenerimaanpnjamanmaupunpembayaranangsuran. Besarpinjaman : Jumlahpinjaman yang diterima. Misal : Rp. 50.000,- (tanggal 17-11-2009) Angsuran : Besarnyauangangsuran yang dibayar Misal : Angsuran I Rp. 5.000,- (tgl 16-12-2009) SisaPinjaman : Keadaanpinjamansetelahpembayaranuangangsuran. Misal : Setelahangsuran I sisanyaadalah Rp.45.000,- Jasa : Besarnyauangjasa yang diterimadarianggotasetiappengangsuran. Misal : Rp. 2.700,- (6% darisisapinjamansebesarRp. 45.000,-). Denda : Denda yang dikenakankarenamenunggak. Tandatangan : Tandatanganbendaharadananggotasebagaipengesahanpenerimaanpembayaran.

24. PEMBUKUAN KEGIATAN USAHA PERORANGAN/USAHA KELOMPOK BukuKasHarian Usaha Perorangan/Kelompok, pembuatandancarapengisiannyasamasepertidalamBukuKasHarianKegiatanSimpanPinjam. BukuInventaris, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Nomor : NomorUrut Tanggal : Tanggalpenerimaanbarangtersebut. Jenisbarang : Namajenisbarang yang dimilikiolehtiap unit usahaperorangan/kelompok. Jumlahbarang : Jumlahdaritiapjenisbaranginventaris yang dimiliki. Nilai (Rp) Satuan : Hargasatuanbarang. Misal : 1 mesinjahit 1.200.000,- Jumlah : Nilaikeseluruhanjenisbarang yang dimiliki. Misal : Mesinjahit yang dimiliki 2 buah = 2.400.000,- Sumber : Dari manabarangituberasal, diberi (olehsiapa) ataumembelisendiri.

25. BukuPembelian, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut : Nomor : Nomorurut. Tanggal : Tanggalpembelianbarangtersebut. JenisBarang : Namajenisbarang yang dibeli. Misal : Benang JumlahBarang : Jumlahbarang yang dibeli, Misal : 5 Kotak Harga (Rp) Satuan : Hargasatuanbarang. Jumlah : Hargakeseluruhanbarang yang dibeli Sumber : Dari manabarangituberasal, diberi (olehsiapa) ataumembelisendiri.

26. BukuPenjualan, dibuatberupatabeldenganjudultabelsebagaiberikut: Nomor : Nomorurut. Tanggal : Tanggalpenjualanbarang/hasilproduksitersebut. JenisBarang : Namajenisbarang yang dijual. JumlahBarang : Jumlahbarang/hasilproduksi yang dijual. Harga (Rp) Satuan : Hargasatuanbarang/hasilproduksi yang dijual. Jumlah : Hargakeseluruhanbarang yang dijual.

27. BukuHasilProduksi, terdiridaridandiisidengan : Nomor : nomorUrut Tanggal : Tanggalsuatubarang/hasil yang diproduksi. Hasilproduksi : Namadarisuatubarang/hasilproduksi. Jumlah : Jumlahdaribarang/hasil yang diproduksi.