Przygotowanie i rozliczanie inwestycji w ramach PROW 2007-2013

1. Przygotowanie i rozliczanie inwestycji w ramach PROW 2007-2013

2. Zestawienie rzeczowo – finansowe • Załącznik do wniosku – tabela elementów scalonych (kosztorys inwestorski); • Załącznik do umowy – jw. • Załącznik do aneksu po przetargu – kosztorys ofertowy; UWAGA! Przyjęte zasady rozliczania projektów w oparciu o pozycje zestawienia rzeczowo – finansowego wykluczają możliwość zawierania umów ryczałtowych w „czystej formie”. Ustalona w wyniku zamówienia publicznego cena musi być skalkulowana w sposób umożliwiający jej rozbicie na poszczególne pozycje zestawienia rzeczowo finansowego.

3. Kontrola zakresu rzeczowego operacji na poszczególnych poziomach wdrażania Sytuacja idealna – bez zmian w trakcie realizacji: • Zakres rzeczowy we wniosku = zakres rzeczowy w umowie o dofinansowanie = zakres rzeczowy zrealizowany • Kosztorys inwestorski = przedmiar robót (specyfikacja przetargowa) = kosztorys ofertowy = protokół odbioru.

4. Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji ewentualne zmiany w sposobie realizacji inwestycji rozpatrywane są pod kątem realizacji celu operacji. Zmiany umowy dotyczące zmiany celu operacji są nieważne. Inne zmiany umowy są dopuszczalne jeżeli: • Są zgodne z przepisami prawa (zamówienia publiczne, prawo budowlane, inne przepisy), • zostaną odpowiednio udokumentowane i wycenione (protokóły konieczności, kosztorysy różnicowe, aneksy do umowy z wykonawcą), • zostaną zgłoszone przed ich dokonaniem i zaakceptowane przez SW (aneks lub pismo).

5. Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji • Roboty dodatkowe są zawsze finansowane w 100% przez beneficjenta (nie ma możliwości dofinansowania robót dodatkowych ze środków programu nawet w sytuacji, gdy na podstawowym zakresie inwestycji pojawią się tzw. „oszczędności”). • Roboty dodatkowe w uproszczeniu możemy zdefiniować jako wprowadzenie do zakresu inwestycji objętego operacją (przetargiem) nowej pozycji, nie ujętej w zestawieniu rzeczowo finansowym (w specyfikacji przetargowej).

6. zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji (przykłady) Na etapie przygotowania przetargu • wykrycie błędów w dokumentacji projektowej, • Wykrycie błędów w kosztorysie inwestorskim, • Zmiana koncepcji spowodowana „upływem czasu”, itp. JEST CZAS NA „WYPROSTOWANIE”! PISMO DO SW Z WYJAŚNIENIEM I PROŚBĄ O AKCEPTACJĘ (ANEKS DO UMOWY, LUB PISMO). WPROWADZENIE NOWYCH POZYCJI NIE BĘDZIE KOSZTEM KWALIFIKOWALNYM.

7. zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Na etapie procedury zamówień publicznych: • pytania oferentów związane z: • błędami w kosztorysie, • Błędami w dokumentacji technicznej, • Ew. inne? Postępujemy zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych. Wprowadzone do specyfikacji zmiany zgłaszamy wraz z przedłożeniem do kontroli SW dokumentów z przeprowadzonego zamówienia publicznego. Zmiany będą usankcjonowane w aneksie sporządzanym po kontroli przetargu.

8. zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji: Zmiany w trakcie realizacji inwestycji: • Są możliwe tylko wówczas, jeżeli zostały wprowadzone zgodnie z par. 144 ustawy prawo zamówień publicznych • roboty zamienne – w ramach kosztów kwalifikowalnych, jeżeli zostały udokumentowane protokółami konieczności i wycenione (kosztorysy różnicowe) i jeżeli nie mają wpływu na uzyskanie CELU OPERACJI. Warunek akceptacji: Niezwłoczne zgłoszenie zmian do SW, wraz z uzasadnieniem + dokumenty jw. Akceptacja w formie aneksu do umowy. • Roboty dodatkowe – koszty niekwalifikowalne – poza umową

9. Warunki akceptacji zmian w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Każda zmiana zakresu rzeczowego operacji wymaga akceptacji SW. SW sprawdza: • Zgodność zmiany z przepisami prawa (m.in. zamówienia publiczne), • Zakres zmian rzeczowy i finansowy (kosztorys różnicowy), • Czy zmiana nie wpłynie na zmianę celu projektu. Akceptacja jest potwierdzana na piśmie, lub aneksem – jeżeli wpływa na treść zestawienia rzeczowo-finansowego operacji. Zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy ani zmiany celu operacji. Każda zmiana zakresu rzeczowo – finansowego w trakcie realizacji wymaga udokumentowania faktycznie zrealizowanych kosztów kosztorysem powykonawczym.

10. Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) • Kontrola administracyjna – zestawienie rzeczowo-finansowe do ostatniego aneksu do umowy, umowa z wykonawcą, protokół odbioru, faktury (w przypadku zmian w realizacji – dodatkowo kosztorys powykonawczy). • Kontrola na miejscu – obmiary. Uwaga! Stwierdzenie w trakcie kontroli na miejscu innego sposobu realizacji projektu niż to wynika z protokółu odbioru i zestawienia rzeczowo finansowego z realizacji oznacza potwierdzenie nieprawdy w dokumentach i jest klasyfikowane jako przestępstwo podlegające zgłoszeniu do prokuratora!!!!!!!!!

11. Ważne!!!!!!!! Niezależnie od rodzaju umowy (ryczałtowa czy kosztorysowa), dla prawidłowego rozliczenia zawartej z SW umowy i prawidłowego (zgodnego ze stanem faktycznym) wypełnienia zestawienia rzeczowo finansowego z realizacji operacji konieczne są szczegółowe obmiary elementów składowych operacji przed złożeniem wniosku o płatność. W przypadku różnic w obmiarach w stosunku do zawartej umowy konieczne jest dołączenie do wniosku o płatność kosztorysu powykonawczego.

12. Ważne!!!!!!!! Zestawienie rzeczowo finansowe do wniosku o płatność – kolumna według realizacji = kosztorys powykonawczy. Kontrola na miejscu stwierdzi niezgodność realizacji z umową, jednakże nie będzie to nieprawidłowość, bowiem beneficjent sam skorygował zestawienie rzeczowo finansowe i przedstawił faktycznie zrealizowany zakres w ujęciu rzeczowym i finansowym w kosztorysie powykonawczym. Dofinansowanie będzie liczone w stosunku do wartości zrealizowanej i opłaconej.

13. podsumowanie • Należy zgłaszać i dokumentować każdą zmianę w realizacji operacji (sankcjonowanie aneksem). • Nawet zmiana nie usankcjonowana wcześniej aneksem (sytuacje zastane) może być rozliczona, pod warunkiem rzetelnej informacji dołączonej do wniosku o płatność końcową (zestawienie rzeczowo finansowe sporządzone według rzetelnych obmiarów). • Konieczny rzetelny odbiór inwestycji ze szczegółowymi obmiarami wszystkich elementów inwestycji.

14. Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy • beneficjent ma obowiązek doręczyć do SW kompletną specyfikację przetargową – bez ofert niewybranych (kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem): • Niezwłocznie po podpisaniu umowy o dofinansowanie – w przypadku przetargów zakończonych przed datą zawarcia umowy, • Niezwłocznie po dacie zakończenia postępowania - w przypadku postępowań zakończonych po dniu podpisania umowy o dofinansowanie. • Zmiany umowy Umowa może zostać zmieniona na wniosek każdej ze stron; Zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy oraz zmiany celu projektu;

15. Umowa o dofinansowanie • Podstawowe zobowiązania Beneficjenta: • Osiągnięcie celu operacji i jego zachowanie przez 7 (5) lat od dnia dokonania przez Agencję Płatniczą (ARiMR) płatności ostatecznej; • Nie przenoszenia własności lub posiadania rzeczy nabytych w ramach realizacji operacji lub sposobu ich wykorzystywania; • Umożliwienie przeprowadzenia kontroli, związanych z przyznaną pomocą; • Przechowywanie dokumentów związanych z przyznaną pomocą; • Informowanie Zarządu Województwa o okolicznościach mogących mieć wpływ na wykonanie umowy

16. Rozliczanie inwestycji • Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac: • Protokoły odbioru robót; • Protokoły z odbioru, zamontowania i uruchomienia urządzeń; • Protokoły odbioru wyposażenia z wykazem wszystkich dostarczonych pozycji; • Inne protokoły odbioru/przekazania do użytkowania poszczególnych części/całości projektu Wszystkie zakupione maszyny, urządzenia muszą być zamontowane oraz uruchomione.

17. Dziękuję za uwagęMirosława Mochocka