LU Bibliotēkas darba procesu reorganizācija automatizācijas pirmajā posmā

1. LU Bibliotēkas darba procesu reorganizācija automatizācijas pirmajā posmā Ilga Rampāne, M.Soc.Sc LUB sistēmbibliotekāre ilga.rampane@lu.lv

2. LUB automatizācijas posmi • Automatizācijas pirmsākumi (20.gs. 80.gadi) • Bibliotēkas kompleksās automatizācijas posms (1990.-2001.g.) • IS ALEPHieviešanas un ekspluatācijas posms (1997.g.-līdz šai dienai) I.Rampāne, 2006

3. LUB automatizācijas pirmsākumi • Raksturīga atsevišķu darba procesu automatizācija • Mācību grāmatu nodrošinājuma automatizētas sistēmas izstrāde un mācību krājuma ievade SC ESM no 1984.- 1986.g.) • Informācijas meklēšanas sistēmas “Pasniedzēju publikācijas” izstrādeun LU mācībspēku un zinātnieku publikāciju kartotēkas bibliogrāfiskā apraksta kartīšu (BIKA veidlapu) ievade ESM no 1985.- 1989.g. I.Rampāne, 2006

4. Kompleksās automatizācijas uzsākšanu 80./90. gadu mijāLUB ietekmēja • Datortehnikas attīstība un pieejamība. • Bibliotēkas gatavība tehnoloģiskā procesa reorganizācijai. • Pieredze atsevišķu bibliotekārā darba procesu automatizācijā. • Speciālistu pieejamība. • Labvēlīgā LU vadības attieksme. • Bibliotēkas finansiālās iespējas. I.Rampāne, 2006

5. LUB kompleksās automatizācijas posms • Raksturīga daudzfunkcionālu informācijas sistēmu izstrāde un ieviešana: • Automatizētā sistēma “Compass” “ADV Komplektētājs” un “ADV Kataloģizētājs” (1989.-1992.g.) • Integrētā informācijas sistēma ALISE (1992.-2001.g.) I.Rampāne, 2006

6. Bibliotekāro darba procesu reorganizācija (1) • Bibliotekāro darba procesu reorganizācija saistīta ar IIS ALISE ieviešanu • Procesu realizācija atkarīga no • finansiālās bāzes • tehniskās bāzes • bibliotēkas personāla • LUB veica pakāpenisku sistēmas ieviešanu un procesu reorganizāciju I.Rampāne, 2006

7. LUB bibliotekāro darba procesu reorganizācija (2) • BIS ieviešana • sekmēja darba procesu plūsmas loģisku sakārtošanu starp bibliotēkas struktūrvienībām; • novērsa darba procesu dublēšanos; • izmainīja: • dokumentu apstrādes procesu; • krājuma uzskaites un statistikas izguves procesu; • katalogu uzturēšanas procesu; • bibliogrāfisko uzziņu un informācijas sniegšanas procesu; • lietotāju apkalpošanas procesu. I.Rampāne, 2006

8. Grāmatu ceļareorganizācija Tehnoloģiskā cikla pamatā - tiešās plūsmas princips, ka katrā nākamajā etapā ieraksts tiek papildināts ar jaunām ziņām. Izņēmums – periodisko izdevumu apstrādes process I.Rampāne, 2006

9. Izmaiņas komplektēšanas procesā(1) • Pasūtījumu informācijas ievade elektroniskajā katalogā(EK) • Pasūtījumu informācijas pieejamība; • Pasūtījumu koordinācija, dublēšanas novēršana • Pasūtījumu saņemšanas kontrole. Bibliotēka atteicās no “Vienotās pasūtījumu un piegādātāju kartotēkas” veidošanas I.Rampāne, 2006

10. Izmaiņas komplektēšanas procesā(2) • Dokumentu saņemšana un inventarizēšana • Papildina pasūtījuma aprakstu un pievieno eksemplāru ziņas; • Dokumentu svītrkodēšana; • Operatīva informācija par pasūtītiem/saņemtiem eksemplāriem. • EK atspoguļoto dokumentu norakstīšana/nodošana: • Norakstāmo/nododamo eksemplāru saraksta sastādīšana, norādot cēloni, un izdruka; • Norakstīšanas/nodošanas akta izveide un izdruka I.Rampāne, 2006

11. Izmaiņas krājuma uzskaites un statistikas izguves procesā • Automatizētas summārās uzskaites grāmatas izveide • Automātiska uzskaite pie dokumenta saņemšanas vai norakstīšanas/nodošanas. • Ātra plašu un operatīvu statistikas pārskatu un atskaišu izguves iespēja Bibliotēka atteicās no “Fonda stāvokļa kartotēkas”, “Summāras uzskaites grāmatas” veidošanas, kā arī no aktu drukāšanas. I.Rampāne, 2006

12. Izmaiņas kataloģizēšanas un klasificēšanas procesā • Elektroniskā kataloga izveide • apvieno dažādos kartīšu katalogus vienā; • dokumenta aprakstu var izmantot vairākkārt (arī citu DB veidošanā). • Klasificēšana, izmantojot elektroniskās UDK tabulas • Operatīvas informācijas pieejamība • Dublēšanas izskaušana; • Iespējama ierakstu papildināšana un rediģēšana. I.Rampāne, 2006

13. Tradicionālo katalogu retrokonversija “LU ZB Rekataloģizācijas programmā”(1992. g.) definēti uzdevumi 3 darbības virzienos: • Tehniskā nodrošinājuma jeb bibliotēkas automatizācijas daļā paredzēts veikt bibliotēkas automatizāciju un automatizēt lasītāju apkalpošanas procesu. • Zinātniskās daļas uzvedumi paredzēja kataloģizēšanas metodikas izveidi, tēzauru izstrādi LU galvenajos zinātņu virzienos, zinātniskos pētījumus bibliotēkas meklēšanas sistēmas attīstībā. • Rekataloģizācija paredzēja LUB krājuma(~780 tūkst. grāmatu)ievadi EK 10 gadu laikā (1993.-2002.). I.Rampāne, 2006

14. LUB retrospektīvās konversijas shēma(1993.-2001.) I.Rampāne, 2006

15. Izmaiņas katalogu uzturēšanas procesā • Pārtrauca Lasītāju kartīšu kopkatalogu (alfabētiskā, sistemātiskā) papildināšanu • No Lasītāju kartīšu kopkatalogiem tikaizņemtasrekataloģizēto dokumentu kartītes • Turpina Darba kataloga un nozaru bibliotēku kartīšu katalogu veidošana. • Samazinoties katalogu apjomam, atbrīvojās telpas I.Rampāne, 2006

16. Bibliogrāfisko uzziņu procesa izmaiņas • EK pieejams no 1993.g. (1993.g. ~40000 ier., 2001.g. - 117 952 ier.) • LU vēstures un mācībspēku publikāciju analītikas DB – no 1996.g. (27 456 ier. 2001.g.) • Internetā EK versija pieejama no 1996.g., bet LU vēstures un mācībspēku publikāciju DB no1998.g. • Ātrāka, daudzveidīgāku un operatīvu uzziņu un infomācijas izguve vispirms tikai bibliotēkā, vēlāk arī attālā pieejā • Bibliogrāfisko rādītāju sagatavošana I.Rampāne, 2006

17. Izmaiņas lasītāju apkalpošanas procesā(1) • Lietotāju datu bāzes izveide (2001.g. 29 586 ier.): • pirmā kursa studentu datuimports (no 1992.g.); • lasītāju reģistrēšana (no 1992.g.); • iepriekš reģistrēto lietotāju datu ievade (no 1993.g.). • Lietotājaapkalpošanas dokumentācijas sagatavošana: • “kabatiņas” un kartītes izdruka no IS ALISE • SIC izgatavotās uzlīmes lasītāju kartēm (no 1997.g.) • Dokumentu svītrkodēšana • Nodrošināja pamatu automatizētas izdošanas / saņemšanas procesa ieviešanai I.Rampāne, 2006

18. Izmaiņas lasītāju apkalpošanas procesā(2) • Grāmatu krātuves grāmatu pasūtīšanas, izdošanas un saņemšanas process (no 1998.g.) • Lietotāju, izdošanas/saņemšanas procesu statistikas izguve. • Samazinājās 1.k. studentu reģistrācijas un dokumentu sagatavošanas laiks; • Novērsa dublēšanos; • Nodrošināja izdoto eksemplāru uzskaiti, kontroli, pamatu pieprasījuma analīzei. Bibliotēka atteicās no lietotāju numuru uzskaites kartotēkas I.Rampāne, 2006

19. Bibliotēkas personālspārveidesprocesā • Jauni uzdevumi, darba procesi; • Paaugstinātas prasības zināšanām; • Bibliotēkas struktūras un personāla sastāva izmaiņas, • Cits kolektīva mikroklimats. I.Rampāne, 2006

20. Nereorganizētie procesi LUB • SBA/SSBA (nebija izstrādāts IIS ALISE) • Grāmatnodrošinājuma process jeb Kursu katalogs (neieviesa) • Ātrā kataloģizēšana (neieviesa) • Grāmatu pasūtīšanu attālinātā pieejā (neieviesa) • Daļēji reorganizēts - lasītāju apkalpošanas process filiālbibliotēkās I.Rampāne, 2006

21. Reorganizāciju kavēja • Ierobežots finansiālais atbalsts; • Tehnikas trūkums; • Zināšanu trūkums; • Pieredzes trūkums; • Universitātes vadības u.c. personāla maldinošais uzskats, ka, automatizējot bibliotēku, procesi notiek automātiski, tāpēc var samazināt darbinieku skaitu un finansējumu. I.Rampāne, 2006

22. Bibliotēku tehnoloģiskā procesa reorganizācija • Veiksmīga bibliotēku tehnoloģiskā procesa reorganizācija - viens no būtiskākajiem faktoriem, kas nosaka vai tiks izpildīti iecerētie bibliotēkas kompleksās automatizācijas uzdevumi. I.Rampāne, 2006

23. Paldies par uzmanību! ilga.rampane@lu.lv I.Rampāne, 2006