RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER

1. RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER AİLE VE SOSYAL POLİTİKALAR İL MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM SEMİNERİ MANİSA - 2012 3.10.2014

2. Yazı Nedir?

3. Yazı Düşüncenin belli işaretlerle tespit edilmesi, yazma işidir…

4. İNSAN TİPLERİ • Başaranlar • Seyredenler • Kaybedenler • Ve hayret edenler Hiç Kuşkusuz; Bilgi ve belge yönetimi ile yazışma yönetimi sistemlerigeliştikçe, yazılım hizmetleri daha etkin ve ekonomik yürütülecektir.

5. YAZIŞMA VE DOSYALAMAKURALLARI BAŞLIĞI ALTINDAKİ GÖREVLER • Büroların İşleyişi • Yazı Hazırlama Teknikleri • Elektronik Belgeler • Posta Hizmetleri • Kodlama • Dosyalama • Arşiv Bilgileri • Resmi Yazışma Kuralları ve Uygulanması

6. BÜROLAR Kamu ve özel kuruluşlarda işlerin büyük çoğunluğu BÜROLARDA yürütülür. ÇAĞDAŞ BÜROLARIN; hızlı, ekonomik, etkin, kaliteli ve basit yöntemlerle işletilmesi hedeflenmiştir. Başarmak, hem kolay hem zordur... BÜRO ÇALIŞANLARININ; • Kuruluşun genel amaçlarını, • Kuruluşun politikalarını, • Kuruluşun hedeflerini, • Kuruluşun birimlerini, • Birimlerin görevlerini, genel hatlarıyla bilmeleri gerekir.

7. BÜRO HİZMETLERİNİ YÜRÜTENLERİN • İşlerin planlanması ve iş programları, • İşi basitleştirme esasları, • Bilgisayar Kavyesi hizmetleri, • Yazı hazırlama tekniği, • Resmi yazışmalar, • Dosyalama sistemi, • Arşiv bilgilerine sahip olması gerekir. İleriye dönük planlar yapın. Nuh gemisini yapmaya başladığında henüz yağmurlar başlamamıştı.

8. İŞLERİN PLANLANMASI VE İŞ PROGRAMLARI PLANLAMA: Geleceği bilimsel yöntemlerle önceden kestirmeye çalışmak, hizmetleri önem ve öncelik sırasına göre düzenlemektir. PLANINIZ BAŞARISIZ İSE, BAŞARISIZLIĞI PLANLAMIŞSINIZ DEMEKTİR.. PLAN: - İleriye bakış, ileriyi görüştür. - İhtiyaçlarla kaynakların dengeli kullanılmasıdır. - Olağandışı durumları karşılayıp, üstesinden gelebilmektir. • PLANLAMADAN BEKLENEN SONUÇ : • Etkin • Ekonomik • Verimli • SONUÇ ALMAKTIR. Kararsızlık, en kötü karardan daha kötüdür.

9. PROGRAMLAMA:Planın bir parçasıdır İŞ PROGRAMI : • İşlerin aylık, haftalık, günlük kısımlarını, • İş kollarını, • Yapılacak işlerin türünü, • İşin miktarını, • Nasıl ve kimler tarafından yapılacağını, • İşbirliği yapacak büroların isimlerini, belirlemektir.

10. İŞİ BASİTLEŞTİRMETEKNİKLERİ • Çalışanlar arasında karşılıklı güven, saygı ve sevgi bağları kurulmalı, • Düzenli olmalı, • Not tutma alışkanlığı KESİNLİKLE kazanılmalı, • Büro malzemeleri ekonomik ve bilinçli kullanılmalı, • Gürültü GÖRÜNTÜ kirliliği yaratılmamalı, • İşler bekletilmeden, zamanında yapılmalı, • Yeni teknolojilerden olabildiğince yararlanılmalı, • Her birimin el altında “işlemi devam eden dosya” sı olmalı, • Evrak kayıtları ve dosyalama işleri, sürekli, düzenli ve yığılmadan tamamlanmalı, • Birim çalışanları arasında işbölümü olmalı, fakat tüm çalışanlar büronun genel işleyişini bilmelidir.

11. Söz uçar, yazı kalır. YAZILI İLETİŞİM YOLLARI • Posta (Geçerli ve güvenilir.) • Fax ( 5 gün içinde yazıya dönüşmeli) • E-Posta (Elektronik imza)

12. Bir görüşe göre ; insanlar dış yapılarına göre karşılanır, kafa yapılarına göre uğurlanırlarmış... Nasrettin Hoca’nın “Ye kürküm ye!” hikayesini hatırlayın… YAZILAR İSE ; Hem dış yapılarına, hem de iç yapılarına göre karşılanır ve uğurlanırlar ...

13. YAZI YAZMA İŞİ ... • Yazı, dilbilgisi ve imla kurallarına uygun olmalıdır. • Yazılar silinti ve kazıntısız, hatasız ve temiz olmalıdır. • Aynı nitelikteki yazılar için standart formlar geliştirilmelidir. • Yazıların önem ve öncelikderecelerine dikkatedilmelidir.

14. İYİ BİR YAZI ;- Kısa- Açık- Doğru- Uygun bir dil kullanılarak hazırlanmalıdır. Yalnız gözlerimizle değil, aklımızla da görmeliyiz. • İYİ YAZI • Okuyana soru sorma • İhtiyacı bırakmayan yazıdır. • - Kim? • - Ne? • - Ne zaman? • - Nerede? • - Niçin? • Nasıl? • sorularına cevap verebilmelidir.

15. İYİ BİR YAZI - Gereksiz tekrarlar barındırmaz. - Çabuk ve kolay anlaşılır. - Yanlış anlamalara yol açmaz. - Yazıyı okuyacakların kültür seviyesini dikkate alır. - Sade ve herkesçe bilinen kelimeleri taşır. Sonuç olarak başarı bireye bağlıdır: Önemli olan yol değildir, KOŞANDIR ... Kalem değildir, YAZANDIR ...

16. Hazırladığınız Yazıları Lütfen Tekrar Okuyunuz ! BİLGİSAYAR TEKNOLOJİSİNİN SAĞLADIĞI KOLAYLIKLAR YANINDA SÜRPRİZLERİ OLDUĞUNU DA UNUTMAMALIYIZ !... HATALAR DA BAŞARILAR DA HEPİMİZİNDİR...

17. YAZININ DIŞ YAPISINDA OLMASI GEREKENLER • KAĞIT TÜRÜ VE BOYUTLARI • BAŞLIK • GİZLİLİK DERECESİ - Normal - Gizli - Çok Gizli - Kişiye Özel - Hizmete Özel • SÜRE - Normal - Süreli (Acele) (İvedi) - Günlü (Çok Acele) (Çok İvedi) • GÖNDERİLECEK MAKAM • İLGİ • METİN • İMZA • EK / EKLER • DAĞITIM • DEVAM İŞARETİ • PARAF • SAYFA NUMARASI • KOORDİNASYON • ADRES

18. . HATA YAPMALIYIZ... • İş dünyasındaki bir anlayışa göre; iş yapan hata yapacaktır. • Bir kişi hata yapmıyorsaiş yaptığından şüphe edebilirsiniz. • Bugün dünya şirketleri,hata yapanları cezalandırmıyor. Tam tersine, hata yapmayanlarıbünyelerinde barındırmıyorlar. • Hata yapmamanın iki nedeni olabilir: Birincisi, iş yapmayanlar hata yapmaz.İkincisi, risk almaktan çekinenler hata yapmaz • Hata yapma pahasına risk alma kültürü, bugünün iş dünyasında yaygınlaşıyor...başarısızlık amatörlük değildir.

19. Unutmayalım ki: NUHUN GEMİSİNİ AMATÖRLER, TİTANİĞİ PROFESYONLELLER YAPMIŞTI. Nuhun gemisi hedefine ulaştı. Titanik Battı.

20. BİR YAZININ YOLCULUĞU ... • Müdürlüğümüze postayla yada elden bir yazı gönderildiğinde, • Genel Evrak birimince kayda alınır. • İl Müdürlüğünce ilgili Müdür Yardımcısına havale edilir. • Yapılacak işlem konusunda üst makamlarla görüşülür. • Sürekli yapılan (rutin) bir iş ise cevap metni hazırlanır. • Yazışma kurallarına uygun olarak yazılır, • Birim içinde parafelerden geçer, • Üst makamların paraf/imza takibi yapılır. • Ekleri varsa çoğaltılır. (Yazı/fotokopi) • Çok acele ise fax/e-posta ile gönderilir. • Genel Evrak birimine iletilerek kayda verilir/postalanması sağlanır. (-)

21. İç birimlere dağıtılacaksa imza karşılığı iç zimmetle verilir. • Genel evrak kaydından sonra, Birim Evrak Kayıt defterine kaydedilir. • Cevabı beklenecekse “İŞLEMİ SÜREN DOSYA ‘ya alınır. • Cevabı geldikten sonra ilgili makamlara bilgi verilir. • İşlemi bittikten sonra ilgili dosyasına kaldırılır. • Arşiv Yönetmeliği çerçevesinde zamanı gelenlere Arşiv İşlemi uygulanır. • Bu liste daha da uzayabilir. • YILLAR SONRA BİLE SİZE (bu yazı) SORULABİLİR

22. Resmi Yazı? Resmî yazı: • Kamu kurum ve kuruluşlarının • kendi aralarında • veya gerçek ve tüzel kişilerle • iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan • yazı, • resmî belge, • resmî bilgi • ve elektronik belgedir…

23. Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgelerdir…

24. Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgilerdir…

25. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 02 Aralık 2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlandı. RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK

26. NÜSHA SAYISI • Yazılar en az iki nüsha düzenlenir. • 1. nüsha gideceği yere 2. nüsha birim arşivine (paraflı) BELGE BOYUTU VE YAZI ALANI • A4 (210X297 mm) • A5 (210x148 mm) (Yarım kağıt) • 2,5 cm. (Her taraftan) YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU • Times New Roman • 12 karakter

27. BAŞLIK • Yazı alanının üst ortasına yerleştirilir • Başlık 3 satırı geçemez • Başlıkta; - Amblem, logo vb. - “T.C.” kısaltması - Ana kuruluş (büyük harflerle) - Birim adı (küçük harflerle) yer alır. - Şehir adı yazılmaz. ÖRNEKLER: T.C AİLE VE SOSYAL POLİTİKALAR BAKANLIĞI T.C AİLE VE SOSYAL POLİTİKALAR BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı

28. SAYI – KONU • Sayı ve Konu, yazı alanının sol üst köşesinde ve alt alta bulunur. • Sayı : Kodlar tam olarak yazılmalıdır. (kod numaranız - dosya numaranız - evrak kayıt numaranız .) • Konu: Mutlaka yazılmalıdır. - (Hk., dair, ait v.b. yazılmaz) - (Başlıktaki T.C. Kısaltmasının hizasını geçmeyecek şekilde olmalıdır.) ÖRNEK: • Sayı : B.17.4.ASM.0.45.00.00/…-…-… • Konu: ………………..

29. TARİH • Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. • Tarih sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. • Gün, ay ve yıl rakamla, aralarına taksim (/) işareti konularak yazılır. Örnek: 07/04/2009 SÜRE • İvedi ve günlü yazılarda, sayfanın sağ üst kısmına (tarihin üstüne) yazılır. • BÜYÜK HARFLERLE ve KIRMIZI renkli olarak belirtilir. ÖRNEK: İVEDİ 14/04/2009 GÜNLÜDÜR 14/04/2009

30. GÖNDERİLEN MAKAM • Konu bölümünün bitiminden 2ile 4 satır aralık bırakılır. • Büyük harflerle ortalanarak yazılır. • Gönderileceği alt birim belli ise (parantez içinde yazılır.) ÖRNEKLER: MANİSA VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) Sayın Prof. Dr. Kadir ADAMAZ Fatih Cad. Serdar Sok.No:18 /2 45100 Demirci/MANİSA

31. İLGİ • “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına, • Yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. • İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. • İlgili evraktan bahsederken,“ ….tarihli ve ….sayılı” ibaresi kullanılır. • Yazının tarih ve sayısı eksiksiz belirtilir. • İlginin birden fazla olması durumunda, a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “ )" konularak kullanılır. • Eski tarihli yazıdan başlanarak tarih sırasına göre yazılır. ÖRNEK: İlgi: a) 30/12/2008 tarihli ve B.17.4.ASM.542/613 sayılı yazı, b) 28/02/2009 tarihli ve B.17.0.ÇHG.482-03/ 128 sayılı yazı,

32. METİN • Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır. • "İlgi"nin son satırından itibaren 2 aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık boşluk bırakılarak başlanır. • Yazıda, TDK tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınır.Dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. • Paragraflara 1.25 cm. içeriden başlanır. (7 karakter) • Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır aralığı boşluk bırakılır. • Noktalama işaretleri sonrasında bir vuruş boşluk bırakılır.

33. Sayılar rakamla ve/veya yazıyla yazılabilir. • Önemli sayılar her iki şekilde yazılmalıdır. • Büyük sayı grupları üçlü gruplara ayrılarak (sağdan sola doğru) nokta konur. • Kesirleri ayırmak için virgül kullanılır.Örn: (12.445.630) (25,21) • İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. • Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", • Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", • Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

34. İMZA • Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılır. • Makam sahibinin adı- soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. • İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. • İmzalayanın adı küçük soyadı büyük harflerle yazılır. • Unvanlar küçük harflerle yazılır. • Akademik unvanlar ismin önüne küçük harflerle ve kısaltarak yazılır.

35. ÖRNEK 1:(Yetkili Makam) (İmza) Murat KONAN İl Müdürü ÖRNEK 2: (Yetki Devri Halinde) (İmza) Doç. Dr. Mustafa CAN Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı ÖRNEK 3: (Vekalet Halinde) (İmza) İlyas ŞEKER Müdür V. ( - )

36. ÖRNEK 4: (İki Yetkilinin İmzası Halinde) (İmza) → (İmza) Adı Soyadı Adı Soyadı Müdür Yardımcısı Müdür ÖRNEK 5: (İkiden Fazla İmza Halinde) (İmza) (İmza) (İmza) Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Genel Md.← Genel Md. Yard. ← Daire Bşk.

37. ONAY ONAY 1 : - İlgili birim tarafından teklif edilir.- Yetkili makam tarafından onaylanır. ÖRNEK 1: VALİLİK MAKAMINA ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................olurlarınıza arz ederim. (İmza) Murat KONAN İl Müdürü O L U R …/04/2012 ( İmza ) Turgay ERGİN Vali a. Vali Yardımcısı

38. ONAY 2 :Teklif edenle, onaylayan makamlar arasında makamlar varsa, onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim” ifadesiyle onaya katılır. ÖRNEK 2 VALİLİK MAKAMINA .................................................................................................................................................................................................................... (İmza) Murat KONAN İl Müdürü Uygun görüşle arz ederim. / /2009 (İmza) Turgay ERGİN Vali Yardımcısı OLUR / /2009 (İmza) Celalettin GÜVENÇ Vali

39. EK / EKLER- İmza bölümünden sonra yazılır.- Fazla sayıda ise numaralandırılır.- Liste şeklinde ise ayrı sayfa yapılır.- Eklerin nerelere gönderildiği DAĞITIM bölümünde ayrıca gösterilir. ÖRNEK: EKLER : 1- Yazı Örneği (…. sayfa) 2- Yönetmelik (…. sayfa) 3- Disket (…. adet)

40. DAĞITIM - Ek yoksa, DAĞITIM eklerin yerine yazılır.- Gereğini yerine getirecekler ile bilgi edinmesi istenenler ayrı ayrı belirtilebilir.- EKLER’in nerelere gönderildiği DAĞITIM’da görülebilir. ÖRNEKLER: 1- Genel Dağıtım: DAĞITIM : Tüm Birimler 2- Gereği Bilgi : DAĞITIM : Manisa Valiliğine Gereği : Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü 3- Ekleri Açıklayan Dağıtım: DAĞITIM: Başbakanlığa İçişleri Bakanlığına (Ek-1 konulmadı) Dışişleri Bakanlığına (Ek- konulmadı) Almanya Büyük Elçiliğine (Ek-2 konulmadı)

41. PARAF - Yazının kurumda (birimde) kalan nüshası paraflıdır.- En fazla 5 kişi tarafından paraf edilir.- Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.- Unvanlar kısa yazılabilir.- Tarih, el yazısı ile paraflayan tarafından atılır. KOORDİNASYON • Diğer Birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda uygulanır. ÖRNEK: ../../2012 Şef :B. BAYRAM (......) ../../2012 Müdür Yrd :İ.SOLAKOĞLU (......) ../../2012 İl Müdürü :O. AYVAZOĞLU (......) ../../2012 Vali Yrd :M.ÇÖPOĞLU (......) Koordinasyon: ../../2012 1. Hukuk Müşaviri: M. ÇELİKEL (…..)

42. ADRES- Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun iletişim bilgilerini içerir.- Yazı alanının sınırları içinde yazılır. ÖRNEK: ÖRNEK: 12-Adres . Tevfikiye Mah. 3316 Sk. No:15 45020 MANİSA Ayrıntılı bilgi için irtibat:Y.KARA Telefon: (0 236) 231 10 01Faks: (0 236) 2318576 e-posta: manisa@aile.gov.tr Elektronik Ağ: manisa.aile.gov.tr

43. GİZLİ YAZILAR:- Çok Gizli, Gizli, Özel ve Hizmete Özel olarak düzenlenir.- Belgenin üst ve alt ortasında kırmızı renkli olarak belirtilir. SAYFA NUMARASI - Yazı alanının sağ altına yazılır. - Toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. ÖRNEK: 1/9, 2/7, 5/32 gibi • ASLINA UYGUNLUK ONAYI • Bir yazıdan örnek çıkartılacağı zaman • kullanılır. • Örneğin uygun bir yerine “ASLININ • AYNIDIR” ifadesi yazılarak, mühürlenir.

44. YAZILARIN GÖNDERİLMESİ - Yazıyı gönderenin adresi zarfın sol üst köşesinde yer alır. • Gideceği yerin adresi zarfın ortasına yazılır. • Gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına kırmızı renkle belirtilir. • İvedilik derecesi sağ üst köşede ve kırmızı renkle belirtilir. • Çok Gizli ibareli yazılar çift zarfla gönderilir. • İç zarfa yazı konulur. Zarf kapatılır. Kapanma yerlerine hazırlayan paraf atar. Bantlanır üzerine adresler yazılarak, gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına basılır. Varsa sağ üst köşede ivedilik derecesi kırmızı renkle belirtilir. • İç zarf ve 2 suret evrak senedi bir başka zarfa konulur, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Gizlilik derecesi yazılmaz. Varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir. - Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir. İletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

45. Dinlediğiniz için; TEŞEKKÜRLER Muharrem GÜLFİDAN Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdür Yardımcısı