Project: preventie- en calamiteitenplannen voor erfgoedbeherende instellingen in netwerkverband

1. Project: preventie- en calamiteitenplannen voor erfgoedbeherende instellingen in netwerkverband Over veiligheid van mensen en gebouwen…

2. ..en beveiliging van het gebouw, de verzamelingen en archief- en bedrijfsbestanden KAPA-vergadering 28-01-2009 Leon Smets Consulent behoud en beheer FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw

3. Weimar, Anna-Amalia bibliotheek dakwerken, September 2004

4. Yorkshire, overstroming juni 2007

5. Doel van het plan = proactief beleid, gericht op preventie, teneinde • De kwetsbaarheid van de organisatie, personen, gebouwen, collecties en bestanden zoveel mogelijk te beperken • Maximaliseren van weerbaarheid, preventie en bescherming • Voorbereiden op noodsituaties, versterken van de paraatheid

6. Calamiteit • Een rampzalige gebeurtenis en overmachtsituatie, al dan niet plotseling, ten gevolge van technisch mankement, natuurramp, molest of vervalproces • Op een plaatselijke schaal • Veroorzaakt of kan leiden tot schade aan gebouw en inboedel en brengt personeel en bezoekers in gevaar • 2 soorten: • Voorval waarop men zich kan trachten voor te bereiden • Uitzonderlijke catastrofe

7. Incidenten • Een preventie- en calamiteitenplan helpt vermijden dat een incident uitgroeit tot een kleine ramp of calamiteit. • Belangrijk = aandacht besteden aan incidenten en bijna-incidenten • Incidentmelding

8. Preventie- en calamiteitenplan voor erfgoedinstellingen Samenhangend programma van werk- en informatieve sessies, individuele begeleiding en aanbevelingen op maat Voorbereiding op eventuele calamiteit door: • Organisatieschema, afsprakensysteem en waarschuwingssysteem • Bevat o.a. • Lijsten van contactpersonen (intern, extern) • Adressen van leveranciers, bedrijven • Ontruimings- en evacuatie-instructies • Plattegronden, vluchtroutes, lokalisering van voorzieningen • Instructies voor eerste bereddering van de collectie • Prioriteitenlijst • Noodvoorraad • trainingsplan

9. In een calamiteitenplan komen aan bod: • BedrijfsHulpVerlening (BHV) (personen, gebouwen) (zie richtlijnen en verplichtingen ARAB) en bedrijfsbestanden • CollectieHulpVerlening (CHV): veiligheidszorg voor de collectie • Goed georganiseerd en gepast kunnen reageren • Vervolgschade vermijden • Tijd winnen • Aandacht voor veiligheid, preventieve werking wanneer regelmatig geactualiseerd

10. Noodzaak van een calamiteitenplan = • Goed georganiseerd en gepast kunnen reageren • Vervolgschade vermijden • Tijd winnen • Aandacht voor veiligheid, preventieve werking wanneer regelmatig geactualiseerd • Ontwikkelen, invoeren en onderhouden van een CP vraagt overtuiging, engagement van de hele organisatie, en doorzetting. Het is maatwerk. Commitment van de directie.

11. Netwerkaanpak • Bepaal de timing (9 maanden) • 4 of 5 meetings, plenaire samenkomsten • Plaatsbezoeken door de veiligheidsexpert en lokale hulpdiensten: risico-analyse • Laatste sessie toegespitst op de netwerking • Bezoek en, indien nodig, bijsturing door veiligheidsexpert • Continueren van het netwerk, thematische samenkomsten (2-3 keer/jaar) en workshops

12. Voorwaarden voor het schrijven en implementeren van het calamiteitenplan • De directie moet er achter staan • Doel goed omschrijven, taken goed omschrijven, duidelijke afspraken met externe hulpverleners; plan actueel houden • Opleiding voorzien (BHV; CHV). Team samenstellen • Oefenen • Middelen voorzien • Plan verspreiden binnen organisatie • Actueel houden (adressen, tel.nrs; locaties; medewerkers)

13. Risico-analyse • 4 soorten risico’s: natuurlijke oorzaak; technische/mechanische gebreken; ongelukken; menselijk toedoen • Inschatting risico: wat is een potentieel risico? Heeft men er al mee te maken gehad? Risicoberekening = Kans x Effect • Iedereen moet er bij betrokken zijn

14. Inhoud van risicoanalyse (1) • Toelichting toegepaste methodiek • Doorlichting van de situatie • Omgeving • Organisatie/mensen • Personeel (procedures en crisisteam) • Bedrijfscultuur (veiligheidsbewustzijn) • Externe medewerkers • Bezoekers • Bouwkundige voorzieningen • Elektronische voorzieningen (installaties, computersysteem) • Specifieke omstandigheden voor collectie • Stand van zaken op het gebied van veiligheidsbeleid

15. Inhoud van risicoanalyse (2) • Benoemen van alle mogelijke (acute) risico’s • Brand (dag/nacht), inbraak (dag/nacht), diefstal (intern/dag/nacht), overval, opzettelijke beschadiging, vandalisme, wateroverlast, weersomstandigheden, technische risico’s • Aansprakelijkheid van de organisatie • Prioriteitenindeling op basis van dreigingniveau

16. Crisisteam • Crisismanager (directeur) • Taken: • Bewaking, veiligheid • Beheer en behoud collecties, restauratie • Perscontact Ieders taken duidelijk definiëren en namen en adressen oplijsten • Wie?

17. Organisatie BHV • Eerste hulpverlening en ontruiming pand • Meestal bewakingsmedewerkers • Lijst met namen, tel.nrs en adressen • Voldoende BHVers (weekends, vakanties)

18. Organisatie CHV • Minstens één CHVer aanwezig (ook weekends, feestdagen..) • Opleiding voorzien • Hanteren van objecten • Evacueren van collectiestukken • Weten welke (be)handelingen wel en niet • Gebouw en collectie goed kennen • Alarmprocedures afspreken • Gebruik incidentmeldingsformulier • Oefenen (table top; rolbeschrijving) • Noodbehuizing afspreken (intern, extern)

19. Externe hulpdiensten Met wie contact bij het opmaken van een calamiteitenplan en bij calamiteit? Wat bespreken? • Politie (incidenten in en rond gebouw; advies beveiliging, procedures, contactpersonen, bereikbaarheid, enz.) • Brandweer (veiligheid; oefeningen; alarmprocedures; blusapparatuur; brandinstructie; informatie over collectie; bereikbaarheid, enz.) • Gemeente, provincie (contactpersonen, bereikbaarheid; gemeentelijk rampenplan; rol bij ontruiming, evacuatie collectie, tijdelijke opslag, logistieke steun)

20. vervolg externe hulpdiensten • Verwante instellingen (contactpersonen en telefoonnummers; netwerk calamiteitenplan; waarschuwingslijsten; bereikbaarheid 24u) • Transportbedrijven (vooraf goede afspraken met ervaren transporteurs; contactpersonen en tel.nrs; opslagruimte; inzetbaarheid; verzekering) • Berrederingsbedrijven, restauratoren

21. Hoe reageren? • Volgens aard van de calamiteit en op maat van de instelling • Algemene instructies (Zie beknopte handreiking Waterschade) • Specifieke instructies: maatwerk; verschillend per medewerker

22. Evacuatie van de collectie • Gecoördineerd • Randvoorwaarden (veiligheid bezoekers en personeel, gebouw; mogelijkheid naar betere bestemming; afspraak met politie en/of brandweer) • Afspraken over: wie leiding? Wie registreert? Hoe registreren? Methode van verpakken; wijze van transport; eindbestemmingen.

23. Prioriteitenlijst • Basis van evacuatie van collectie • Op voorhand maken • Criteria bepalen (waarde –cultuurhistorisch, onvervangbaar, belang voor collectie, (inter)nationaal belang - , geldelijke waarde, eigendom, toestand) • Ordenen per ruimte • Pragmatisch blijven (o.a formaat; tijd) • Gepaste gereedschappen en materialen • Goede instructies

24. Noodmaterialen • Lijst • Plaats (bereikbaar) • Gebruiksaanwijzingen bij toestellen en gereedschappen • Controleren en aanvullen

25. Verloop • Afspraak timing • Fase 1: beperkte risicoanalyse: doorlichting veiligheids- en beveiligingssituatie • Fase 2: opstellen en verbeteren van calamiteitenplannen: 5 plenaire sessies (b.v. maandelijks, 3 u., op locatie) en huiswerk • Laatste sessie: accent op netwerking • Bijsturing door plaatsbezoeken • Eenmaal calamiteitenplan uitgeschreven: thematische sessies. Verdieping en implementatie; onderhouden van netwerken

26. Verloop (2) • Per instelling team samenstellen • Aanvangsmoment: persconferentie? toespraak (politieke) beleidsverantwoordelijke? Hulpdiensten uitgenodigd • Commitment directie • Verspreiden basishandleiding • Werkbijeenkomst 1: • Risicoanalyse • Interne organisatie

27. Verloop (3) • Werkbijeenkomst 2: • Organisatie Bedrijfshulpverlening • Ontruimingsinstructies • Werkbijeenkomst 3 • Organisatie Collectiehulpverlening • Evacuatie collectie • Werkbijeenkomst 4 • Contacten en afspraken hulpverleners • Werkbijeenkomst 5 • Herstelplan (+ adressen) • beredderingsmaterialen, voorzieningen • Gebouw en vluchtroutes

28. Effecten • Meer aandacht voor veiligheidszorg • Betrokkenheid directie en gehele organisatie? • Calamiteitenplan op papier • Goede en blijvende contacten met hulpdiensten • Samenkomsten rond concrete thema’s i.f.v. concrete resultaten • Toetreding van nieuwe erfgoedinstellingen • Investeringen in preventie • Netwerking, motiverend

30. www.nationaalarchief.nl/images/3_2106.pdf

31. www.museum-security.org • Disaster management • Contingency plans • Fire prevention • Salvage at a glance • ………..

32. www.faronet.beleon.smets@faronet.be