Conférence/séminaire : « La gestion des exigences »

1. France sud- Section Rhône-Alpes Conférence/séminaire :« La gestion des exigences » Retour d’expérience 2 « Gestion des exigences contractuelles » Dominique Garret Contract Manager - Fidecia Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu & consultez le Lexique du Management

2. Les principaux métiers de la gestion liés à nos activités • Décisionnel : Concept de Business Intelligence Basé sur les analyses multidimensionnelles pour servir des besoins en reporting, contrôle de gestion, simulations de stratégies, etc. • Credit Management : Le crédit Clients= Risques, litiges, délais • Gestion des frais professionnels : Dont notes de frais • Gestion de contrats= Contract Management. Ex : Mandats et pouvoirs, Sces. généraux (Baux et immobilisations, Matériels, Sécurité, logistique, etc.) Sces. commerciaux (Achats, Ventes), Informatique (équipements et services dont infogérance), l’Externalisation (concernant différents métiers) Points communs = Coopération indispensable : Management + Chef de projet + équipe pluridisciplinaire Difficultés : Manque de visibilité des décideurs, cloisonnements, Culture projet peu développée. Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

3. Le « Management de Contrats » • Quels sont les enjeux de gestion des contrats ? Techniques – Juridiques – Relationnels – Financiers Exemples : • Favoriser la reconnaissance professionnelle -Technique - Prévenir et réduire les risques en amont et aval - Optimiser les relations Internes et externes • Réduire les coûts et charges de gestion • Qui est concerné par la gestion des contrats et à quel titre ? Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

4. DG Informatique R.H. Finance Juridique Production Ventes & Marketing R&D Services Généraux Management de Contrats Achats & Appros Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

5. Notions relatives aux contrats Eléments de définition : « … personnes qui s’obligent … à faire ou ne pas faire … »(C. Civil 1101) « les conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites »(1134 C. Civil : l’effet des obligations) => Comme on fait son lit on se couche ! Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

6. Exigences = Contraintes mais dePerformances ! • Définition :(Voir : Lexique - Glossaire du Management) … commandé par des obligations réglementaires … conditions requises … • Types d’exigences : Concernant particulièrement les contrats - Réglementaires - Economiques - Culturelles & Sociales Toutes les contraintes techniques se rapportent à celles-ci. Le « Management de contrat » C’est orchestrer ! - Prendre en comptes toutes ces exigences - Les gérer dans le temps - avec des objectifs de performance ! PMI-France-Sud R-A-oct06-exigences contract-D.Garret

7. Les contraintes Réglementaires : Coopérer avec le juriste A quel droit se référer ? (Voir : Lexique - Glossaire du Management) Tant sur le plan local qu’au niveau mondial (Guerre des droits, clauses) - Droit romano germanique = droit écrit dit aussi civil ou latin - Common law = Anglo-saxon dit de tradition - Du Québec ou d’Ohada, islamique, etc. et en rapport avec quels codes : Civil, commerce, travail, urbanisme, marchés… Phénomènes actuels à l’international Hyper-inflation législative => De nombreuses réglementations imposent aux entreprises des mises en conformité (compliances). Judiciarisation du monde économique => Que celui qui a le meilleur juriste gagne ! ? Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

8. Dispositions réglementaires récentes : - Elles imposent des contraintes légales à toutes les entreprises : ex : LSF/SOX, LCEN, NRE, IFRS, - Elles ont révolutionné le contrôle de gestion : ex : Coso - Elles nécessitent la mise en place de nouveaux concept de management ex : Gouvernance d’entreprise, GGP (CPM), BPM, Développement durable … ------------------------ • LSF & SOX : (Suite notamment aux affaires de type ENRON) Objectifs : Assainir les pratiques financières, favoriser la transparence et l'uniformisation des règles de gestion, instaurer la responsabilité directe des dirigeants (Civile et pénale). • LCEN : Loi de Confiance en l’Economie Numérique Concerne par ex : Commerce en ligne, Signature et archivage électronique, dématérialisation. (Pour les termes techniques Voir : Lexique - Glossaire du Management- d’Axcion) Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

9. Dispositions réglementaires récentes (Suite) NRE : Nouvelles régulations économiques Exemples type d’exigences à fortes influence sur les contrats : • Rémunérations et avantages en nature des mandataires sociaux, liste des mandats • RSE : Responsabilité sociétale et environnementale dont : - Informations relatives à l’emploi : Effectifs, CHSCT, formation, Sous-traitance => impact territorial et développement régional. - Conséquences de l’activité sur l’environnement : Consommation des ressources naturelles, … Mesures et moyens de protection de l’environnement => Contrôles. • Régulation de la concurrence et Moralisation : Lutte contre les pratiques discriminatoires et retards de paiement, promo et étiquetage - Régulation d’entreprise : Concentration, représentation et pouvoirs. Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

10. Dispositions réglementaires récentes (Suite) • IFRS :Nouvelles normes comptables : => les objectifs sont de favoriser la transparence financière et d’harmoniser les pratiques comptables sur le plan international afin de faciliter la comparaison des analyses. • Bâle 2 : Concerne essentiellement le système bancaire en imposant notamment des critères de fonds propres. => Quid de l’influence sur le coût des emprunts consentis à leurs clients (Contrats banques/clients = Covenants) et des effets sur le crédit interentreprises donc sur les CGV incluses dans les contrats commerciaux des entreprises ? • Loi de sauvegarde/Chapter 11: Du principe de respect des engagements à l'exception légale ! (Voir Conférence management de contrats/Axcion) (Pour les termes techniques Voir : Lexique - Glossaire du Management-Axcion) Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

11. Autres règles issues de normes et pratiques : Bon nombre d’exigences amènent à accepter des conditions préétablies. - ISO: Normes relatives à laqualité => organismes de certification - Couverture de risques: Locaux, flotte, personnes, marché, crédit Clients, Pollution, etc. => Types de contrats et intervenants externes - Incoterms: Règles et usances internationales concernant particulièrement le transports et le paiement des marchandises. - AAPC et OA: Procédures liées aux appels d’offres dont : 2006 Nouveau code des marchés publics Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

12. Les exigences économiques : Coopération pluridisciplinaire : Management, mercatique, finance, services généraux, achats, etc. - Les contraintes du « Marché » : Concurrents, Fournisseurs, sous-traitants, Clients: => Adapter les contrats. - La pression des marchés financiers Associés, actionnaires, prescripteurs, banquiers : => L’activité peut dépendre de l’image. Pour préserver les activités il faut gérer dans le temps, décider donc contracter : Exemples - Investissement, location ; (Immobilisations, matériels, fournitures) - Innovation et RD ; (Conventions de recherche, marques et brevets) - Délocalisation, Externalisation ; (Due diligence, CDC, Réversibilité) Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

13. Les exigences culturelles et sociales La coopération avec la DRH et les partenaires sociaux de l’entreprise est déterminante. - Connaissances et compétences : Spécialisations et développement des cultures « Métier » => Impératifs de Formation - Motivations et comportements : L’ « Affectio societatis » : Quid de la circulation de l’information et du travail collaboratif ? La gestion des contrats en mode projet => «Contract Management» C’est prendre en compte tous ces aspects pour faciliter - Les réorganisations nécessaires aux évolutions et mises en conformité - La recherche de performances. (ex : Changement de contrôle, évolutions technologiques, externalisation) Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

14. Performances => Solutions de gestion Coopération avec la DSI Les nouvelles méthodes et technologies répondent aux exigences et favorisent les performances. Ex : CMT, XML , GEIDE, LDAP , SOA (Voir: Lexique Glossaire du Management) Les progiciels doivent permettre : • L’identification des informations : ex : Localisation, réseaux, langages. • Le traitement des informations : ex : Capture et restitution, Gestion, Archivage. • Le travail collaboratif : ex : Suivi d’événements, génération de documents et d’actions. • L’adaptation aux changements : ex : Possibilité de modifier les configurations, fonctionnalités pour s’adapter aux évolutions réglementaires, économiques et technologiques. Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

15. Conclusion Le «Management de Contrats » concerne : - Tous les domaines d’activité(Administration, R&D, Production, Juridique , Communication, Informatique, Achats, Commercial, Finance, etc.) - Tous les acteursde l’entreprise, toutes fonctions confondues. Les « Exigences » - Ne doivent pas se limiter à l’aspect contraignant - Maisservir de moteur de la performanceet permettre de pérenniser les activités de l’entreprise. La formationet letravail collaboratifsont leséléments clésde la réussite individuelle et collective. Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu

16. Sources d’information • PMBOK : Guide du « Corpus des connaissances en management de projet » Voir :Project Management Institute : http://pmi-fr.org • AXcion: Conseil en Management www.axcion.eu a) «Lexique - Glossaire du Management» b) Support de conférence « Les Nouveaux Enjeux du Processus de Gestion des Contrats » • Isabelle RenardAvocate et Ingénieur Livre « L’Externalisation en pratique » Plan type de contrat, clauses et pièges à éviter - Editions d’organisation • Informations, Formations et certifications en gestion de projet : Dont examen en ligne, réunions locales à thème, etc. voir : PMI Pour toute information complémentaire RDV sur le site de l’association : Project Management Institute – http://www.pmi-fr.org ou voir le site : www.axcion.eu