Arquivos Ativo, Intermediário e Inativo do Sistema FIEB

1. Arquivos Ativo, Intermediário e Inativo do Sistema FIEB

2. OBJETIVO Realizar análise do cenário atual do processo de guarda de arquivo físico do sistema FIEB visando propor melhorias ao mesmo, objetivando dotar o sistema FIEB de uma infraestrutura segura e confiável de guarda e recuperação de arquivo físico. Objetivo Específicos • Realizar diagnóstico da situação atual do processo de arquivo físico. • Propor melhorias ao processo visando: • Prover maior segurança na guarda dos documentos do sistema FIEB; • Otimizar o espaço utilizado para guarda de documentos; • Melhorar os espaços utilizados para guarda de documentos; • Melhorar a rastreabilidade e recuperação dos documentos; • Melhoria na logística do processo de arquivo físico.

3. Histórico

4. Cenário atual das UOs Se colocados em fila, cobrem um percurso de 9.906 Km. 1.651 Xo percurso da Lavagem do Bonfim Maior que a ferrovia Transiberiana 9.289 Km

5. OBJETIVO PRINCIPAIS PROBLEMAS IDENTIFICADOS • Espaços inadequados e insuficientes • Ambientes úmidos, com mofo e pragas (ratos, baratas, cupim, fungos, formigas) • Guarda desordenada de documentos, próximos a materiais inflamáveis, prateleiras cegas, no chão, debaixo de escadas, debaixo de arquibancada. • Caixas sem identificação ou identificação de documentos fora do padrão (PS025/08 – Gestão de Arquivo Corporativo) • Documentos obsoletos não descartados (acúmulo de documentos). • Janelas quebradas – exposição de documentos à chuva. • Janelas de vidro – exposição de documentos a luz solar • Falta de equipe capacitada para gestão dos arquivos ativos e intermediários, em algumas unidades. • Falta de sistema adequado de combate a incêndio (todos) • Falta de sistema informatizado para gestão dos arquivos ativos e intermediários

6. Arquivo Corporativo - Inativo 3 milhões de documentos aguardando autorização para descarte

7. Arquivos SENAI DENDEZEIROS CETIND CIMATEC

8. Arquivos SESI PIATÃ RETIRO ITAPAGIPE

9. Arquivos SEDE CONTROLADORIA SUPRIMENTOS RELAÇÕES COM PESSOAS

10. Custo com locação de espaços O arquivo corporativo, localizado no Dendezeiros, possui área de 260 m². São gastos atualmente R$ 2.600/mês ou R$ 31.200/ano com a locação do mesmo espaço na OAF. O valor médio de aluguel no Costa Azul é de R$ 60,00. O espaço utilizado com arquivo, 506 m², custaria R$ 30 mil/mês ou R$ 364 mil/ano.

11. Fases do projeto Fase 1 - Cuidar do legado - Estruturação do arquivo físico atual. • Digitalização • Guarda Fase 2 - Presente/Futuro – Reduzir a geração de novos documentos em meio físico. • Automação de processos • Adoção de leis e normas que permitem e validem o arquivo em meio eletrônico • Uso de assinatura eletrônica digital Ex.: Projeto de Secretaria Acadêmica Digital

12. Etapas Etapa I – Estudo Prévio • Estudo dos arquivos físicos • Revisão dos processos físicos em conjunto com as áreas de arquivo e TI. • Criação de uma rotina para a gestão da documentação corporativa e lista de documentos a serem guardados, segundo as exigências da legislação vigente. • Criação de uma rotina para o descarte de documentos, segundo as exigências da legislação. • Elaborar proposta para redução da geração de papel através da automação dos processos. Etapa II - Digitalização • Digitalização e indexação dos documentos utilizando um sistema de GED para suporte ao armazenamento e recuperação das informações. Etapa III – Guarda, manutenção e movimentação dos documentos físicos • De acordo com a estratégia escolhida, realizar a contratação dos serviços para guarda externa ou investir na infraestrutura para aguarda interna dos documentos. • Se a estratégia escolhida for a trasladação, realizar o descarte dos documentos segundo, segundo as exigências da legislação vigente.

13. Opções de Mercado

14. Digitalização Externa • Valor por documento é estimado em R$ 0,30. • Para digitalização 70% do volume documental atual, estimado em 25 milhões de documentos teremos um custo de R$ 7.500.000,00. • A padrão de mercado é realizar 1 milhão de digitalizações mês. • O tempo estimado para o nosso volume documental (25milhões de pg.) é de 25 meses.

15. Digitalização Interna Triagem e Preparação Digitalização Conferência e Guarda Guarda Externa

16. Digitalização Interna - Equipes

17. Guarda interna dos arquivos Esta opção consiste na construção ou reforma de um prédio para abrigar o arquivo intermediário e inativo contemplando os requisitos necessários para a guarda de documentos. • Profissionais especializados • Sistema de detecção e combate a incêndio • Mobiliário e equipamentos adequados • Proteção contra água • Proteção contra poeira (poluição) • Proteção contra roubo e vandalismo • Sistema informatizado para registro, trâmite e recuperação de documentos • Controle de temperatura e umidade • Controle de iluminação Seria necessário um espaço de no mínimo 800 m² para abrigar um arquivo com 35 milhões de documentos ou 35.000 caixas em estantes, além da área administrativa e de processamento técnico. Espaço estimado para armazenamento do acervo existente e do acervo a ser recebido pelos próximos 10 anos. Investimento inicial estimado: R$ 2.000.000,00 • Valor da construção ou reforma • Valor do mobiliário e equipamentos • Valor do Sistema de GED Custo de pessoal estimado para operação: R$ 364.000,00/ano (6 pessoas – 2 Arquivistas e 4 Assistentes)

18. Guarda externa dos arquivos intermediários e inativos Faz-se necessária a contratação de uma empresa para a prestação deste serviço, com um custo anual em torno de R$180.000,00 para guarda externa de documentos. (R$ 900 mil em 5 anos)

19. Trasladação de documentos Com o documento original (papel) transformado em documento original autêntico trasladado (em meio digital), tem-se uma guarda inteligente, juridicamente válida; Vantagens: • Valor jurídico de autenticidade do original por Oficial de RTD;    • Fim do gasto físico crescente (espaço/mensalidade);  • Fim de tabelas de temporalidade, pois será guardado para sempre;  • Múltiplos back-ups do original por outro original eletrônico legal;  • Traslado do suporte físico para o suporte digital, com valor jurídico. Conforme Lei 6.015, de 31/12/1973: Art. 142;    • Eliminação de autenticação de cópias dos originais;    • Fim da distribuição física de documentos.  Ressalvas: Tramita no Congresso Nacional o Projeto de Lei nº146 de 22 março de 2007 que dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos (particulares e públicos) em mídia ótica ou eletrônica, e dá outras providências. Devido a algumas dúvidas de validade jurídica sobre digitalização e arquivamento das novas mídias, será necessário parecer da Assessoria Jurídica (ASJUR) do Sistema FIEB, para a validação ou não da proposta apresentada.

20. Investimentos e custos

21. Últimos 12 meses em Salvador Lojas Insinuante Instituto de Cacau da Bahia Farmácias Santana Sesi Retiro

22. Obrigado!