oleh : Gina Masudah Husni Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional RI

1. KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL oleh : Gina Masudah Husni Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional RI Sosialisasi dan Pelatihan Kearsipan Bagi Perguruan Tinggi Negeri dan Kopertis Seluruh Indonesia Yogyakarta, 29 Oktober 2009

2. Tiga Tagline/Semboyan Kabinet Indonesia Bersatu II Presiden memperkenalkan tiga semboyan : • Change and Continuty (perubahan dan berkelanjutan • De-bottlenecking Acceleration and Enchancement (penguraian hambatan percepatan dan peningkatan) • Unity, Together We Can (bersatu, bersama kita bisa)

3. KEBIJAKAN PEMERINTAH (Reformasi Birokrasi) Reformasi birokrasi pemerintahan ditandai dengan adanya : • Akuntabilitas publik • Transparansi penyelenggaraan pemerintahan • Memberikan peran serta masyarakat dalam menentukan arah kebijakan pembangunan nasional menjadi lebih besar • Jaminan akses masyarakat terhadap ketersediaan informasi yang diperlukan dalam rangka pelayanan prima. • Kualitas pelayanan umum terhadap kebutuhan masyarakat dalam memperoleh layanan yang mudah, murah, dan cepat sesuai yang diperlukan sehingga perwujudan salah satu tugas utama pemerintah dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat dapat dicapai.

4. VISI Menjadikan Arsip sebagai simpul pemersatu bangsa

5. VISI DAN MISI ARSIP NASIONAL RI

6. V I S I Menjadikan Arsip sebagai simpul pemersatu bangsa

7. M I S I 1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan 2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur 3. Memberdayakan arsip sebagai bukti sah di pengadilan 4. Menjadikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa, warisan nasional dan bukti pertanggungjawaban nasional 5. Memberikan akses seluas-luasnya untuk kepentingan pemerintahan dan pembangunan, masyarakat, penelitian dan ilmu pengetahuan demi kemaslahatan bangsa sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

8. TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN • Menjamin terciptanya arsip yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dll. • Menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah • Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai pearturan perundangan yang berlaku • Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak masyarakat • Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional secara komprehensif • Menjamin keselamatam dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban • Menjamin keselamatan aset nasional dalam berbagai bidang • Meningkatkan kualitas pelayanan publik.

9. ASAS PENYELENGGARAAN KEARSIPAN • Kepastian Hukum • Keautentikan dan keterpercayaan • Keutuhan • Asal usul • Aturan asli • Keamanan dan keselamatan • Keprofesionalan • Keresponsifan • Keantisipatifan • Akuntabilitas • Manfaat • Aksesibilitas • Kepentingan umum

10. Ruang Lingkup Penyelenggaraan kearsipan Meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh SDM, sarana prasarana serta sumber daya lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan

11. Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab ANRI, yang meliputi :  Penetapan Kebijakan  Pembinaan Kearsipan  Pengelolaan arsip • Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan secara nasional, ANRI melakukan penelitian dan Pengembangan serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan. • Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi.

12. ARSIP PERGURUAN TINGGI • Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi • Perguruan tinggi negeri wajib membentuk lembaga kearsipan perguruan tinggi • Pembentukan lembaga kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan • lembaga kearsipan perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari : - Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi - civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi

13. lanjutan • lembaga kearsipan perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi • lembaga kearsipan perguruan tinggi wajib melakukan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan

14. UNDANG-UNDANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK (Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008)

15. Untuk mewujudkan pelayanan publik yang cepat, tepat, dan sederhana maka setiap badan publik : • Menunjuk pejabat pengelola informasi dan dokumentasi • Membuat dan mengembangkan sistem layanan informasi secara cepat, mudah, dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan inforasi publik yang berlaku secara nasional. • Untuk mewujudkan hal tersebut diatas pejabat pengelola informasi dan dokumentasi dibantu oleh pejabat fungsional. ( Pasal 13 UU No 14 Tahun 2008 )

16. INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN • Informasi yang berkaitan dengan badan publik; • Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik terkait; • Informasi mengenai laporan keuangan; • Kewajiban memberikan dan menyampaikan informasi publik dilakukan paling singkat 6 (enam) bulan sekali. ( Pasal 9 UU No 14 Tahun 2008 )

17. INFORMASI YANG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT • Daftar seluruh Informasi Publik yang berada di bawah penguasaannya tidak termasuk informasi yang dikecualikan • Hasil keputusan instansi dan pertimbangannya. • Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya. • Rencanan kerja • Perjanjian dengan pihak ketiga • Informasi dan kebijakan yang disampaikan oleh pejabat • Prosedur kerja yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat. • Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik. ( Pasal 11 UU No 14 Tahun 2008 )

18. Setiap tahun badan publik wajib mengumumkan layanan informasi yang meliputi: • Jumlah permintaan informasi yang diterima • Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan informasi • Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi • Alasan penolakan permintaan informasi ( Pasal 12 UU No 14 Tahun 2008 )

19. Kondisi Kearsipan Nasional Saat ini : • Arsip belum menjadi rujukan pemerintah/ masyarakat sebagai sumber informasi • Belum memasyarakatnya bidang kearsipan, khususnya di pedesaan; • Belum optimalnya fungsi unit kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintahan pusat; • Belum optimalnya fungsi lembaga kearsipan pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten/kota; • Belum terpenuhinya jumlah ideal pejabat fungsional arsiparis; • Masih rendahnya kualitas sumber daya manusia kearsipan, baik di pusat maupun di daerah; • Masih banyak lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip; • Bidang kearsipan belum memanfaatkan teknologi dan informasi secara optimal; • Belum terlaksananya akreditasi dan sertifikasi kearsipan.

20. Kondisi kearsipan nasional yang diinginkan: • Arsip sebagai sumber informasi yang selalu diperlukan, baik oleh pemerintah/ masyarakat. • Memasyarakatnya bidang kearsipan sampai ke tingkat pedesaan; • Berfungsinya unit kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintahan pusat secara optimal; • Berfungsinya lembaga kearsipan pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten/kota secara optimal; • Terpenuhinya jumlah ideal pejabat fungsional arsiparis; • Meningkatnya kualitas sumber daya manusia kearsipan, baik di pusat maupun di daerah; • Meningkatnya jumlah lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah yang memiliki Jadwal Retensi Arsip; • Meningkatnya pemanfaatan teknologi dan informasi dalam pengelolaan kearsipan; • Terlaksananya akreditasi dan sertifikasi kearsipan.

21. PROGRAM PEMBINAAN KEARSIPAN NASIONAL

22. TUJUAN PEMBINAAN KEARSIPAN adalah mewujudkan penyelenggaraan kearsipan nasional yang profesional, efisien, efektif, dan dapat memberikan sumbangsih yang nyata bagi Pembangunan Nasional.

23. SASARAN PEMBINAAN KEARSIPAN • Pembinaan Kearsipan lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah; • Pembinaan Kearsipan badan usaha milik negara dan perusahaan swasta; • Pembinaan Kearsipan organisasi kemasyarakatan dan partai politik; • Pembinaan Kearsipan masyarakat dan perorangan.

24. 1. SUMBER DAYA MANUSIA 2. SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN 3. SISTEM DAN INFORMASI KEARSIPAN 4. BUDAYA KERJA INPUT PEMBINAAN KEARSIPAN Supervisi Kearsipan Bimbingan Dan Konsultasi Pendidikan Dan Pelatihan Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan PROSES PENYELENGGARAAN PEMBINAAN KEARSIPAN NASIONAL OUTPUT ARSIP SEBAGAI BUKTI AKUNTABILITAS KINERJA APARATUR OUTCOME LAYANAN PRIMA KEPADA MASYARAKAT IMPACT DAN BENEFIT Alur Pikir Proses Pembinaan Kearsipan

25. Pembinaan Kearsipan Nasional • Dilaksanakan oleh ANRI terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerahkabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi. • Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

26. Program Pembinaan Kearsipan secara Nasional meliputi • Program pembinaan di bidang Sumber Daya Manusia Kearsipan. • Program pembinaan di bidang Akreditasi dan Profesi Kearsipan • Program pembinaan di bidang Bimbingan Konsultasi, Supervisi, dan Evaluasi Kearsipan Pusat • Program pembinaan di bidang Bimbingan Konsultasi, Supervisi, dan Evaluasi Kearsipan Daerah • Program pembinaan tentang Perumusan Persetujuan JRA • Program pembinaan di bidang Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan.

27. PROGRAM PRIORITAS PEMBINAAN KEARSIPAN • Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik meliputi: • Masyarakat Sadar Arsip; • Implementasi Sistem Kearsipan Statis dan Sistem Kearsipan Dinamis berbasis teknologi; • Pembinaan Kearsipan di lingkungan Pedesaan. • Peningkatan Kualitas dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kearsipan meliputi: • Arsiparis dan Sumber Daya Manusia yang memiliki kompetensi dan Profesionalitas di bidang kearsipan • Pengadaan Arsiparis • Pengembangan karir dan Pemenuhan Kebutuhan Jabatan Fungsional Arsiparis/ Pengelolaan Arsip;

28. lanjutan • Pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan. • Penyelenggaraan Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan; • Penyelenggaraan Diklat Jabatan Fungsional Arsiparis dan Diklat Teknis Kearsipan. • Pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis • Penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan

29. Terima Kasih