Ledelse, styring og oppfølging av NAV-kontoret Ola Heen Strømmen, NAV Buskerud

1. Høstsamling for rådmenn i Buskerud, Sole 11.-12. sept. 2008 Ledelse, styring og oppfølging av NAV-kontoretOla Heen Strømmen, NAV Buskerud

2. Ledelse og styring av NAV-kontoret • . Kommunen(rådmannen) Fullmakter og resultatansvar Partnerskap arena for styring/ koordinering STAT – NAV-etat Fullmakter og resultatansvar NAV-leder

3. Styringssignaler fra NAV Stat • Visjon og verdigrunnlag • Strategier • Statsbudsjettet -> Årlige mål- og prioriteringer • Årlig mål- og disponeringsbrev -> virksomhetsplaner • Risikoanalyser -> tiltak • Resultatoppfølging -> tiltak • Brukerundersøkelser, medarbeiderundersøkelser -> tiltak • Styringsdialoger -> tiltak • Ledermøter • Lederutvikling – NAV-ledere og avdelingsledere

4. Samarbeidskonferanse Norefjell, 21. april 2009 Tidlig drift i NAV-kontoretOla Heen Strømmen, NAV Buskerud

5. Innhold • Bakgrunn for Tidlig drift • Partnerskapet som arena for styring og utvikling av NAV-kontoret • En bakgrunn for balansert målstyring i NAV-kontor • Balansert målstyring som utgangspunkt for endringsarbeid i NAV kontoret • Et eksempel fra Midtre Gauldal • Forslag til balansert målstyring for NAV-kontor • Balansert målstyring i en Tidlig drift-prosess

6. Forprosjekt Tidlig driftIntervjuer i 9 fylker høsten 2008 • Forprosjektet ble startet med bakgrunn i at rapporter, spørreundersøkelser etc. dokumenterte at utviklingsprosessene ved etablering av NAV-kontor var krevende. • Forprosjektet til Tidlig drift (i regi av Arbeids- og velferdsdirektoratet) innhentet informasjon ved å intervjue: • NAV-ledelsen i 9 fylker • Kommunale og statlige medarbeidere og ledere i 27 NAV-kontor • Ledelsen ved 9 NAV-forvaltningsenheter • Utfordringsbildet viser klare fellestrekk over hele landet • Det er stor vilje til endring hos NAV-ledere og medarbeidere, men kompleksitet og manglende kapasitet synes å være hovedårsaken til at det er utfordrende å gjennomføre endringer

7. Intervjuene viser at utfordringene i NAV-kontorene er særlig knyttet til: • Målstyring • Medarbeidere og ledere i NAV-kontor er i liten grad kjent med kommunale og statlige mål for NAV-kontorets virksomhet og de opplever at deres arbeidsoppgaver i liten grad blir prioritert. Alt oppleves å være like viktig. • Tydeliggjøring av hensiktsmessig organisasjonsmodell og arbeidsprosesser • Ledere / medarbeidere i NAV-kontor etterlyser tydeligere råd om fornuftig organisering. ”Det er nå etablert så mange NAV-kontor at vi bør slippe mer prøving / feiling” • Kompetanse • Mengden kompetansetiltak oppfattes tilfredsstillende, men medarbeiderne opplyser at de lærer lite. En av årsakene synes å være at gjennomføring av kompetansetiltak foregår som ”fellesopplæring”. Det er mye fellesopplæring og lite individuell kompetanseheving. Det er også en utfordring at sentrale kompetansetiltak i liten grad er tilpasset individuell opplæring. • Lederstøtte • NAV-lederne opplevde mye støtte i etableringsperioden, men føler seg litt ”glemt” etter etablering. Fylkesdirektørene mener de gir mer lederstøtte enn NAV-lederne opplever å motta. NAV-lederne oppgir at de henter nødvendig lederstøtte fra tidligere kollegaer, men at de savner mer systematisk lederstøtte fra NAV fylke og kommunen.

8. 1. Januar 2009 ble prosjekt Tidlig drift etablert. • Prosjektet sørger for at det utarbeides verktøy: • Balansert målstyring i NAV-kontor (målekort) • Gjennom innhenting av erfaring fra etablerte kontor utarbeider Arbeids- og velferdsdirektoratet forslag til prinsipper for fornuftig organisering og arbeidsflyt i NAV-kontor. • Arbeids- og velferdsdirektoratet utarbeider en kompetansestrategi for å sikre hensiktsmessige kompetansetiltak til medarbeidere i NAV-kontor • Arbeids- og velferdsdirektoratet samler eksempler på gode erfaringer fra kommuner / fylker innen området lederstøtte. Eksemplene gjøres tilgjengelig via en veileder for lederstøtte. • Prosjektet gir opplæring og praktisk støtte til medarbeider i NAV fylke som kan dra ut i NAV-kontor og bistår NAV-leder med gjennomføring av endringsarbeid.

9. Målstyring i NAV-kontorene vil hovedsakelig bestå av tre steg: Måle, Følge opp og Rapportere Balansert målstyring i NAV-kontor

10. Eksempel: Midtre Gauldal (pilotkontor 02.10.2006) Fra fire til ett styringsdokument Midtre Gauldal kommune NAV Midtre Gauldal NAV sentralt Grete Metliaas (rådmann i Midtre Gauldal) uttalte 15.10.08 til Fylkesprosjektlederne i NAV: ”Vi behøver et styringsverktøy som: • Klargjør oppdraget fra kommune og stat • Gir sammenheng mellom overordna mål og lokale mål/lokalt oppdrag • Gir et klart målbilde/oppdrag for NAV-kontoret • Bidrar til å holde fokus på ”det viktigste” • Gir et grunnlag for systematisk resultatrapportering” Fire styrings-dokument Ønsker å måle måloppnåelse Ett styrings-dokument

11. Riktig bruk av målekortet vil sikre en bedre prosess for målstyring lokalt • Med bakgrunn i erfaringer fra flere kommuner/fylker (bl.a. Midtre-Gauldal), har KS og Arbeids- og velferdsdirektoratet samarbeidet om å lage et forslag til målekort og system for balansert målstyring tilpasset bruk i NAV-kontor • Sammen med tilbudet om innføring av målekort gir Tidlig drift opplæring til medarbeidere i NAV-fylke slik at de kan bistå NAV-leder i gjennomføring av lokale utviklingsprosesser for å oppnå resultatforbedring.

12. Fremdriftsplan i NAV fylke og NAV-kontor 1. Sentrale måling 1. Sentrale og lokale måling 2. Sentrale og lokale måling 3. Sentrale og lokale måling Status Status Status Status Status Status Status Status Status Avklare målstyring i fylke StarteTidlig drift Avklare målstyring lokalt Gjennomføre problemløsning og analyse Utforme og prioritere tiltak Gjennomføre tiltak Av-slutning Videre utvikling UKE 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Gjennomføres en gang per fylke Gjennomføres på NAV-kontorene der man gjennomfører Tidlig drift

13. NAV fylke er hovedansvarlig for oppdatering av målekortet Målekortet viser NAV-kontorets resultater. Illustrasjon: Rapporteringsark måledata

14. NAV-leder er ansvarlig for å iverksette tiltak, fordele ansvar og følge opp på områder hvor det i målkortet er registrert avvik Tiltaksplan som viser hvordan NAV-kontoret skal forbedre sine resultater. Illustrasjon: Tiltaksplan

15. Statusrapporten skal sikre at fylkesdirektør / kommune er oppdatert på måloppnåelse ved det enkelte NAV-kontoret Eksempel på månedlig statusrapport til fylkesdirektør og rådmann Illustrasjon: Statusrapport

16. Avklaringspunkter målekortNAV Buskerud – 17.04.2009

17. 1. Målstyring i [Fylke] • Inndeling av mål i perspektiver • Avklaringer for styringsparametere

18. Måloppfølging innenfor fire perspektiver bidrar til balansert målstyring i NAV-kontoret MÅLSTYRING I NAV-KONTORET: INNDELING AV MÅL I PERSPEKTIVER Måling innenfor fire perspektiver sikrer en helhetlig oppfølging av NAV-kontorets resultater

19. Utgangpunkt basert på Mål- og disponeringsbrev. Eksempler på fylkesvise/lokale/kommunale mål er tillagt (oransje skrift) MÅLSTYRING I NAV-KONTORET: INNDELING AV MÅL I PERSPEKTIVER Utgangspunkt for prioritering av styringsparametere innenfor de fire perspektivene Styringsparametere basert på Mål- og disponeringsbrev Styringsparametere basert på fylkesvise/kommunale/lokale prioriteringer

20. 1. Målstyring i [Fylke] • Inndeling av mål i perspektiver • Avklaringer for styringsparametere

21. AVKLARINGSPUNKTER MÅLEKORT Avklaringspunkter for Brukerperspektivet (1/2)

22. AVKLARINGSPUNKTER MÅLEKORT Avklaringspunkter for Brukerperspektivet (2/2)

23. AVKLARINGSPUNKTER MÅLEKORT Avklaringspunkter for Produksjonsperspektivet

24. AVKLARINGSPUNKTER MÅLEKORT Avklaringspunkter for Medarbeiderperspektivet

25. AVKLARINGSPUNKTER MÅLEKORT Avklaringspunkter for Økonomiperspektivet