Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014

1. Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014 Program Operacyjny MS: „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

2. Procedura oceny i zatwierdzania wniosków o dofinansowanie 1. Wymóg oceny projektu predefiniowanego; 2. Etap oceny formalnej (karta oceny, najczęstsze błędy) 3. Etap oceny merytorycznej (karta oceny) 4. Zespół Oceniający Projekt Predefiniowany (ZOPP) 5. Decyzja o dofinansowaniu 6. Fundusz Współpracy Dwustronnej (FWD) Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

3. Procedura oceny i zatwierdzania wniosków o dofinansowanie Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

4. Projekt predefiniowany • W Programie Operacyjnym przewiduje się realizację 6 projektów predefiniowanych: • Opracowany i wdrażany przez komórki MS, właściwe dla zakresu tematycznego objętego programem • Opisany w Propozycji Programu • Ujęty w MoU(Memorandum of Understanding wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014) • Zgodny z Regulacjami (Regulacje ws. wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego) oraz przepisami prawa krajowego i unijnego Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

5. OCENA Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

6. Etap oceny formalnej • Beneficjent, po ogłoszeniu naboru przez Operatora Programu składa wniosek w języku polskim na formularzu dostarczonym przez OP, do wniosku beneficjent dołącza: • załączniki określone przez OP: • upoważnienie/pełnomocnictwo osoby upoważnionej do reprezentowania wnioskodawcy; • schemat zarządzania projektem, w tym schemat zarządzania finansowego; • plan promocji; • oświadczenie kwalifikowalności VAT • wersję elektroniczną wniosku; • w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie umowa partnerska (której projekt zaakceptował przed podpisaniem Operator Programu). Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

7. Etap oceny formalnej • Beneficjent, po ogłoszeniu naboru przez Operatora Programu składa wniosek w języku polskim na formularzu dostarczonym przez OP, do wniosku beneficjent dołącza: • załączniki określone przez OP: • upoważnienie/pełnomocnictwo osoby upoważnionej do reprezentowania wnioskodawcy; • schemat zarządzania projektem, w tym schemat zarządzania finansowego; • plan promocji; • oświadczenie kwalifikowalności VAT • wersję elektroniczną wniosku; • w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie umowa partnerska (której projekt zaakceptował przed podpisaniem Operator Programu). Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

10. Etap oceny formalnej • 2.Operator Programu, potwierdza przyjęcie wniosku do oceny formalnej i dokonuje w oparciu o kartę oceny formalnej w ciągu 10 dni od daty wpływu wniosku. • 3. Operator informuje beneficjenta o wyniku oceny formalnej: • negatywna ocena = odrzucenie wniosku, • pozytywna ocena = skierowanie wniosku do etapu oceny merytorycznej. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

11. Najczęstsze błędy na etapie oceny formalnej • Brak wersji elektronicznej; • Niezgodność wersji papierowej z elektroniczną = niezgodność sum kontrolnych na wersjach (dlatego rekomendujemy robienie wydruku z płyty po uprzednim naciśnięciu „oblicz” sumę kontrolną); • Niekompletność: brak arkuszy wniosku aplikacyjnego (w szczególności brak wydrukowanego i wypełnionego formularza FWD, puste pola we wniosku; brak kompletu załączników; • Przeklejanie tekstu z Worda bez edytowania (tekst nie spełnił kryteriów komórki lub wiersze tekstu są za długie); Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

12. Najczęstsze błędy na etapie oceny formalnej • Brak wersji elektronicznej; • Niezgodność wersji papierowej z elektroniczną = niezgodność sum kontrolnych na wersjach (dlatego rekomendujemy robienie wydruku z płyty po uprzednim naciśnięciu „oblicz” sumę kontrolną); • Niekompletność: brak arkuszy wniosku aplikacyjnego, puste pola we wniosku; brak kompletu załączników; • Przeklejanie tekstu z Worda bez edytowania (……); Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

15. Ocena merytoryczna i ZOPP • Operator Programu informuje beneficjenta o przekazaniu wniosku o dofinansowanie do oceny merytorycznej • Oceny merytorycznej dokonuje tzw. Zespół Oceniający Projekt Predefiniowany; członkowie Zespołu otrzymują wnioski wraz z dokumentacją i przystępują do oceny • Oceny dokonuje się w oparciu o kartę oceny merytorycznej • Operator informuje beneficjenta o wyniku oceny merytorycznej: • negatywna ocena = skierowanie wniosku do poprawy, • warunkowo ocena pozytywna pod warunkiem skorygowania wniosku zgodnie ze wskazaniami Zespołu, • pozytywna ocena = przygotowanie Decyzji Ministra Sprawiedliwości. • Możliwe jest tez stwierdzenie uchybień formalnych na etapie oceny merytorycznej co skutkuje wycofaniem wniosku. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

16. Ocena merytoryczna i ZOPP Zespół Oceniający Projekt Predefiniowany Podstawa prawna działania Zespołu Oceniającego Projekt Predefiniowany (ZOPP): Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości nr 130/13/DB z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie powołania ZOPP dla projektów realizowanych w ramach Programu „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości/Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości wraz z załącznikiem – Regulamin pracy ZOPP Podstawowy skład: • 2 przedstawicieli Operatora Programu; 2 ekspertów zewnętrznych z Krajowego Punktu Kontaktowego; 1 ekspert zewnętrzny w funkcji Przewodniczącego ZOPP wyłoniony w otwartym naborze • Dodatkowo sekretarz Zespołu odpowiedzialny za protokół z posiedzenia Przewodniczący ZOPP może zdecydować o zaproszeniu na posiedzenia Zespołu przedstawicieli beneficjenta lub/i obserwatorów. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

17. Sposób pracy ZOPP: • Członkowie ZOPP po skierowaniu wniosku do oceny merytorycznej otrzymują wnioski do oceny i w ciągu 2-3 tygodni odbywa się Posiedzenie ZOPP; • Ocena zgodnie z kartą oceny merytorycznej w systemie 0/1; • Na posiedzeniu: dyskusja, dodatkowe pytania, składanie wyjaśnień przez beneficjenta (jeśli uczestniczy w posiedzeniu); Wyniki oceny – większością głosów (potrzebne minimum 3 głosy); • Protokół z posiedzenia rozszerzony o składane przez beneficjenta wyjaśnienia (jeśli beneficjent uczestniczy) bądź stanowią załącznik jeśli beneficjent składa wyjaśnienia później na prośbę ZOPP; • UWAGA wyjaśnienia udzielane w trakcie posiedzenia ZOPP przez beneficjenta maja charakter wiążący. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

18. Karta oceny merytorycznej obejmuje: • Ocenę zgodności z Programem • Ocenę budżetu projektu • Ocenę systemu zarządzania projektem • Ocenę pod kątem kryteriów horyzontalnych (równość płci, aspektów środowiska itp.) Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

19. Kryterium zgodności z Programem: • PROGRAM= Propozycja Programu + uzupełnienia, wyjaśnienia i deklaracje składane na etapie oceny Programu przez stronę norweską • Ocena będzie obejmować m.in.: • zgodność budżetów (w przypadku projektów partnerskich możliwe są przesunięcia wynikające z rozłożenia udziału partnera w poszczególnych zadaniach) • zgodność wskaźników • spełnienie szczególnych warunków dotyczących niektórych projektów, wskazanych przez Darczyńców w trakcie oceny Programu Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

20. Szczególne warunki: • projekty przewidujące zakupy sprzętu (uzasadnienie, wymogi ubezpieczenia, ewidencjonowania itp.) szczegółowo ten temat omówiony zostanie przy kwalifikowalności wydatków • Projekt „Edukacja szkolna przeciwko wykluczeniu prawnemu” (udział NGOs) • Projekt „Informatyczne centra archiwalne dla sądów powszechnych – system zarządzania aktami sądowymi” (sposób zarządzania i wdrażania projektu zgodny z rekomendacjami zewnętrznego eksperta) Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

24. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

25. Decyzja Decyzja Ministra Sprawiedliwości lub właściwego członka Kierownictwa (nadzorującego komórkę Operatora) jest podstawą rozpoczęcia realizacji projektu.Przygotowanie projektu Decyzji należy do zadań Operatora, środki na realizację projektu zabezpiecza Wydział Rachunkowości Budżetowej BOF a projekt Decyzji weryfikuje radca prawny MS.Decyzja o dofinansowaniu projektu nie obejmuje środków Funduszu Współpracy Dwustronnej na poziomie Programu, które przyznawane są w drodze odrębnej Decyzji. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

26. Decyzja Beneficjent projektu wybranego do dofinansowania zobowiązany jest do przedstawienia po ogłoszeniu wyników streszczeniaprojektuw wersji angielskiej (700-1000 znaków). Informacja ta będzie umieszczona w bazie projektów Norweskiego Mechanizmu Finansowego i Mechanizmu Finansowego EOG oraz na stronie internetowej www.nmf.ms.gov.pl (wymóg załącznika nr 9 Regulacji)w streszczeniu umieszcza się:- podstawowe informacje o projekcie, beneficjencie i partnerze;- oczekiwane rezultaty- działania Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

27. nmf@ms.gov.pl Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.