La Revisione del REGOLAMENTO per L’AMMINISTRAZIONE, LA FINANZA E LA CONTABILITA’ (CAPI I-IV)

1. UNIVERSITA’ DI PISA Seminario Informativo sulle principali novità introdotte dal Regolamento per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità (Martedì 14 ottobre 2008) La Revisione del REGOLAMENTO per L’AMMINISTRAZIONE, LA FINANZA E LA CONTABILITA’ (CAPI I-IV) Aurelia De Simone 1

2. Perchè REVISIONARE ilRegolamento? • Chiarezza e Trasparenza • Snellimento e semplificazione • Allineamento delle procedure • Decentramento delle funzioni • Adeguamento alla gestione “Di Fatto” 2

3. Perchè REVISIONARE ilRegolamento? • sulle STRUTTURE di Gestione • Chiarezza • sugli STRUMENTI • di Gestione • Trasparenza sulla STRUTTURA • del bilancio • manuale d’uso • Snellimento e firma unica • Semplificazione Ordinativo Informatico 3

4. Perchè REVISIONARE ilRegolamento? • UNICA Struttura dei Bilanci Allineamento delle • Procedure UNICA Rappresentazione • UNICA Gestione • Decentramento • delle Funzioni Su VARI livelli • Adeguamento Riconoscimento • alla Gestione di fattonormativo dei Programmi • Rivisitazione dei TEMPI di predisposizione dei bilanci 4

5. MACROSTRUMENTI BILANCIO PLURIENNALE BILANCIO ANNUALE BILANCIO DI ATENEO Microstrumenti Macrovoce Unità Previsionale Programmi di entrata e spesa CHIAREZZA sugli STRUMENTI di Gestione

6. CHIAREZZA sugli STRUMENTI di Gestione • BILANCIO PLURIENNALE • Chi lo fa? l’Amministrazione Centrale • Periodo di riferimento 4 anni • Caratteristiche • è elaborato in conformità al Piano programmatico Pluriennale di Ateneo (sostituisce il Piano pluriennale di sviluppo e il Programma annuale delle attività) • Il bilancio pluriennale è presentato, a fini conoscitivi, anche per macrovoci istituite con delibera del Consiglio di Amministrazione

7. CHIAREZZA sugli STRUMENTI di Gestione • BILANCIO PLURIENNALE • Caratteristiche: • E’ un bilancio a scorrimento formulato in termini di programmie il suo primo anno coincide con il bilancio annuale di previsione del centro di spesa dell’Amministrazione Centrale. • Le previsioni dei programmi di entrata e spesa del bilancio pluriennale sono classificate in titoli e categorie in corrispondenza alla struttura del bilancio annuale di Ateneo e, fatta eccezione per il primo anno in cui costituiscono vincolo, non comportano autorizzazione a riscuotere entrate e ad eseguire spese. 7

8. CHIAREZZA sugli STRUMENTI di Gestione BILANCIO ANNUALE Chi lo fa? l’Amministrazione Centrale Le Strutture didattiche scientifiche e di servizio costituite in centro di spesa Periodo di riferimento 1 anno Caratteristiche: Il bilancio annuale di previsione è formulato in termini finanziari ed espone l’ammontare delle entrate che si prevede di riscuotere e delle spese che si prevede di pagare nell’esercizio finanziario (Invariato) 8

9. CHIAREZZA sugli STRUMENTI di Gestione BILANCIO ANNUALE Caratteristiche: E’ accompagnato da un bilancio formulato in termini di programmi di entrata e di spesa Nel bilancio dei programmi, nella destinazione delle spese deve comunque essere garantito il rispetto dell’eventuale vincolo derivante dalla finalizzazione delle entrate. Inoltre gli stanziamenti di spesa con destinazione vincolata, ove non esauriti e ancora disponibili, devono essere iscritti nei bilanci successivi finché ne permanga il vincolo di destinazione. 9

10. CHIAREZZA sugli STRUMENTI di Gestione BILANCIO DI ATENEO E’il bilancio consolidato dell’A.C.e delle S.D.S.S.costituite in centri di spesa E QUINDI : BILANCIO PREVENTIVO CONSOLIDATO CONTO CONSUNTIVO CONSOLIDATO Chi lo fa? L’Amministrazione Centrale e le SDSS 10

11. Macrovoci di ENTRATA Entrate proprie Trasferimenti dal MIUR Prestiti Attività conto terzi Trasferimenti dalle SDSS Macrovoci di USCITA Risorse umane Risorse per il funzionamento AC Risorse per il funzionamento SDSS Risorse per la didattica Risorse per la ricerca Risorse per l’edilizia Altri beni patrimoniali Attività conto terzi CHIAREZZA sugli STRUMENTI di Gestione MACROVOCEDefinizione: il raggruppamento omogeneo di capitoli prevalentemente per natura per le entrate e per funzione per le spese

12. CHIAREZZA sugli STRUMENTI di Gestione UNITA’ PREVISIONALE Definizione: il raggruppamento di capitoli o di parte di essi appartenenti ad una o più macrovoce di entrata o di spesa assegnati alla medesima unità organizzativa costituente centro di responsabilità Esempio quota-parte di bilancio che è assegnata al Dirigente dell’Unità di spesa quota-parte o capitolo che è assegnato al Responsabile del centro di Responsabilità (ad es. Presidente del centro interdipartimentale)

13. CHIAREZZA sugli STRUMENTI di Gestione PROGRAMMI di entrata e spesa per le USCITE : gli stanziamenti necessari per la copertura dei debiti sorti negli esercizi precedenti e non ancora pagati e quelli che si prevede sorgeranno nell’esercizio in corso; per le ENTRATE : gli stanziamenti necessari per la copertura dei crediti sorti negli esercizi precedenti e non ancora incassati e quelli che si prevede sorgeranno nell’esercizio in corso 13 13

14. TRASPARENZA sulla STRUTTURA del BILANCIO • Il Bilancio è strutturato per • TITOLI, CATEGORIE, CAPITOLI, ARTICOLI, CONTI e SOTTOCONTI • (Si preciserà nel manuale sia la struttura che il Piano dei conti) • I CAPITOLI, presentano, a fini conoscitivi: • una disaggregazione interna per CLASSI TRASVERSALI di entrate e spese che ne individuano la NATURA • un’aggregazione in MACROVOCI (raggruppamento • omogeneo di capitoli, seguendo prevalentemente il • criterio per “natura” per le entrate ed il criterio per • “funzione” per le uscite) • I Capitoli possono costituire UNITA’ PREVISIONALI (raggruppamento di capitoli o parte di essi assegnati allo stesso centro di responsabilità) 14

15. SNELLIMENTO E SEMPLIFICAZIONE • E’ previsto un Regolamento più SNELLO • accompagnato da un MANUALE D’USO (con il quale sono indicate analiticamente le procedure e le modalità per l’adozione degli atti e lo svolgimento delle attività amministrativo-contabili) • Previsione di una firma unica sui mandati di pagamento e le reversali d’incasso • Adozione dell’ORDINATIVO INFORMATICO (primo passo verso le procedure necessarie per l’informatizzazione completa dell’intero processo di acquisizione di beni e servizi (fattura elettronica, gare telematiche, etc) • Previsione di poteri di decentramento di funzioni 15

16. ALLINEAMENTO DELLE PROCEDURE • BILANCIO di CASSA affiancato da un BILANCIO di PROGRAMMI • La struttura di bilancio è UNICA per tutti i centri di spesa: • Attualmente : • Strutture DSS costituite in centro di spesa: 91 • Strutture DSS con Bilancio di Cassa e Programmi: 19 • Strutture DSS con Bilancio solo Programmi: 72 • A fini conoscitivi i bilanci (TUTTI) si presentano per MACROVOCI • L’assegnazione delle quote-parti del bilancio è prevista (facoltativa) anche per le SDSS • L’ammontare del fondo di riserva è fissato uguale per tutti : il 10% del totale delle spese previste in bilancio al netto delle partite di giro (più chiaro il concetto) 16

17. ALLINEMENTO DELLE PROCEDURE ASSEGNAZIONE quote parti-di bilancio Vecchio RegNuovo Reg ATTORI • SOLO A.C. TEMPI • Entro il 15 gennaio il RETTORE assegna la quota parte al DA • Il DA con proprio provvedimento entro il 30 gennaio assegna le quote a sé e agli Ufficio di livello dirigenziale ATTORI: • A.C. • Strutture DSS - (facoltativo) TEMPI • Entro il 31 dicembre il Rettore provvede all’assegnazione della quota parte di bilancio al DA • Entro il 15 gennaio il DA assegna le quote parti a se stesso e ai Responsabili dell’AC • Entro il 31 dicembre i Responsabili dei centri di spesa delle SDSS possono provvedere a ripartire le unità previsionali del bilancio di riferimento 17

18. ADEGUAMENTO ALLA GESTIONE DI “FATTO” • E’ codificata la rappresentazione – a fini conoscitivi- del Bilancio di previsione per MACROVOCI • E’ codificata la tipologia del bilancio : IL BILANCIO è un BILANCIO di CASSA affiancato da un BILANCIO di PROGRAMMI • E’ codificata la presentazione degli stanziamenti per PROGRAMMI di Entrata e di Spesa • Rivisitazione dei tempi di presentazione dei documenti di bilancio (anche per allinearli alla gestione di fatto ) 18

19. ADEGUAMENTO ALLA GESTIONE DI “FATTO” IL BILANCIO è un BILANCIO di CASSA affiancato da un BILANCIO di PROGRAMMI, Di conseguenza SIA il Bilancio Preventivo che il RENDICONTO FINANZIARIO sono ADATTATI alla nuova Struttura 19

20. ADEGUAMENTO ALLA GESTIONE DI “FATTO” • IL RENDICONTO FINANZIARIO • 1.Il rendiconto finanziario rappresenta i risultati della gestione del bilancio per l’entrata e la spesa, distintamente per titoli, categorie e capitoli. • 2. A fini conoscitivi può essere presentata una rappresentazione per macrovoci. • 3. In particolare, dal rendiconto devono risultare: • con riferimento ai programmi dell’esercizio in corso: • le previsioni iniziali; • le variazioni intercorse; • le previsioni definitive; • le somme annotate e prenotate; • le riscossioni e i pagamenti; • i crediti e i debiti; • le minori entrate e le economie di spese; • b) con riferimento agli esercizi precedenti • i debiti e crediti iniziali; • le variazioni ai debiti e crediti iniziali; • le riscossioni e i pagamenti; • i crediti e debiti rimasti da riscuotere o da pagare. • c) con riferimento alla cassa: • le previsioni iniziali; • le variazioni intercorse; • le previsioni definitive; • le somme incassate e pagate; • le minori entrate e gli avanzi di cassa. • d) il quadro riassuntivo dei punti a) e b). 20

21. ADEGUAMENTO ALLA GESTIONE DI “FATTO” • IL RENDICONTO FINANZIARIO • Dal rendiconto deve altresì risultarel’ammontare globale dell’eventuale AVANZO finanziario e della consistenza di cassa. • Tale risultato dovrà essere RACCORDATO con quello presunto in sede di predisposizione del bilancio di previsione dell’esercizio successivo attraverso le opportune scritture finanziarie

22. ADEGUAMENTO ALLA GESTIONE DI “FATTO” • IL RENDICONTO FINANZIARIO • Con l’approvazione del conto consuntivo gli organi competenti deliberano anche in merito alla riduzione o eliminazione dei crediti e debiti relativi agli esercizi precedenti. L’autorizzazione all’effettuazione di tali operazioni può avvenire, tuttavia, anche in corso d’anno. In particolare, la riduzione o eliminazione dei crediti può essere effettuatasolo dopo l’esperimento di tutti gli atti idonei per ottenerne la riscossione; da tali atti è possibile prescindere, previa adeguata motivazione, solo quando si tratti di crediti di modesta entità e per i quali non sia economicamente vantaggioso il procedimento di recupero 22 20

23. ADEGUAMENTO ALLA GESTIONE DI “FATTO” Rivisitazione dei TEMPI di presentazione dei documenti di bilancio vecchio REG. Nuovo REG. BILANCIO DI PREVISIONE Bilancio di Ateneo (AC + SDSS) • 31 luglio presentazione proposte • 30 settembre presentazione al Rettore • 1 dicembre approvazione del CdA, previo acquisizione parere del SA BILANCIO DI PREVISIONE (STRUTTURE DSS costituite in centri di spesa) • 31 dicembre approvazione del Consiglio della Struttura e successiva trasmissione all’A.C. BILANCIO DI PREVISIONE Bilancio di Ateneo (AC + SDSS) • 10 settembre presentazione proposte • 10 ottobre presentazione al Rettore • 15 dicembre approvazione del CdA, previo acquisizione parere del SA BILANCIO DI PREVISIONE (STRUTTURE DSS costituite in centri di spesa) • 15 novembre approvazione del Consiglio della Struttura • 30 novembre trasmissione all’AC per garantire il consolidamento 23

24. ADEGUAMENTO ALLA GESTIONE DI “FATTO” Rivisitazione dei tempi di presentazione dei documenti di bilancio vecchio REG. Nuovo REG. ASSESTAMENTO DI BILANCIO • 15 GIUGNO presentazione proposte al DA • 30 GIUGNO presentazione al Rettore • 10 LUGLIO presentazione al Cda • 31 LUGLIO approvazione del CdA, previo parere del SA CONTO CONSUNTIVO • 28 FEBBRAIO trasmissione al DA dei consuntivi delle SDSS • 31 marzo presentazione al Rettore • 15 aprile presentazione al Consiglio di Amministrazione e agli altri organi • 30 aprile approvazione del CdA ASSESTAMENTO DI BILANCIO • 1 GIUGNO presentazione proposte al DA • 15 GIUGNO presentazione al Rettore • 1 LUGLIO presentazione al Cda • 15 LUGLIO approvazione del CdA, previo parere del SA CONTO CONSUNTIVO • 28 FEBBRAIO trasmissione al DA dei consuntivi delle SDSS • 31 marzo presentazione al Rettore • 15 aprile presentazione al Consiglio di Amministrazione e agli altri organi • 30 aprile approvazione del CdA 24

25. GESTIONE DEL BILANCIO (ENTRATE) • La gestione delle ENTRATE segue le fasi : • ANNOTAZIONE DEL CREDITO • RISCOSSIONE • Le entrate sono annotate quando , sulla base di idonea documentazione, sia acquisita: • L’identità del debitore • La certezza del credito • Entità del credito • Ragione del credito 25

26. GESTIONE DEL BILANCIO (ENTRATE) La gestione delle ENTRATE Le entrate sono registrate nei pertinenti capitoli di bilancio con l’indicazione del titolo che ne costituisce fonte e della data - anche presuntiva- in cui sarà esigibile Tutti gli atti che comportano l’insorgere di un credito devono essere comunicati all’UfficioFinanza per l’A.C. e alla segreteria amministrativa per gli altri centri di spesa 26

27. GESTIONE DEL BILANCIO (ENTRATE) • La riscossione delle ENTRATE avviene attraverso le REVERSALI nella forma elettronica di ORDINATIVO INFORMATICO • Gli ORDINATIVI INFORMATICI di ENTRATA sono firmati : • Per l’Amministrazione Centrale dal Responsabile dell’Ufficio FINANZA e CONTABILITA’ , su delega, del Direttore Amministrativo • Per le SDSS dal Segretario amministrativo, su delega del Responsabile della Struttura

28. GESTIONE DEL BILANCIO (SPESE) • La GESTIONE delle USCITE segue le seguenti fasi : • ANNOTAZIONEannotazione dell’obbligazione 2.LIQUIDAZIONEprenotazione di pagamento 3. PAGAMENTOemissione del mandato di pagamento e pagamento da parte del Cassiere 28

29. GESTIONE DEL BILANCIO (SPESE) ANNOTAZIONE DELL’OBBLIGAZIONE: Quando si annota? Per le somme dovute ai creditori in base alla legge, a contratto, a lettera d’ordine o ad altro titolo che costituisce fonte dell’obbligazione ai sensi dell’art. 1173 del codice civile. Di chi è la Responsabilità? Le annotazioni delle obbligazioni sono assunte, per l’amministrazione centrale, dai responsabili delle unità di spesa o dei centri di responsabilità nell’ambito delle risorse loro assegnate ai sensi dell’art. 3, comma 4 e, per le strutture didattiche, scientifiche e di servizio dal responsabile della struttura stessa o dai responsabili dei centri di responsabilità, se assegnatari di risorse. 29

30. GESTIONE DEL BILANCIO (SPESE) ANNOTAZIONE DELL’OBBLIGAZIONE: Come si annota? I bilanci degli esercizi successivi devono garantire la copertura delle spese pluriennali. Le annotazioni delle obbligazioni sono registrate nei pertinenti capitoli di bilancio con l’indicazione degli estremi del titolo che costituisce fonte dell’obbligazione. Cosa succede a fine esercizio? Le spese annotate e non completamente pagate entro la chiusura dell’esercizio costituiscono debiti per la prestazione effettivamente resa. La differenza tra la somma stanziata nei rispettivi capitoli di spesa e l’ammontare complessivo dei debiti registrati a fine anno, costituisce economia di spesa. 30 30

31. GESTIONE DEL BILANCIO (SPESE) LIQUIDAZIONE DELLA SPESA Cos’è? La liquidazione della spesa consiste nell’individuazione del soggetto creditore e nella determinazione dell’esatto importo dovuto. Quando si fa? Ad essa si provvede previo accertamento dell’esistenza dell’obbligazione e della regolare esecuzione della prestazione, nonché sulla base dei titoli e dei documenti giustificativi comprovanti il diritto dei creditori. 31

32. GESTIONE DEL BILANCIO (SPESE) LIQUIDAZIONE DELLA SPESA: Chi è il Responsabile? La liquidazione è effettuata, per l’amministrazione centrale, dal responsabile dell’unità di spesa o centro di responsabilità competente o da un suo delegato; per le strutture didattiche, scientifiche e di servizio dal responsabile della struttura o del centro di responsabilità o da un suo delegato. Con la liquidazione i responsabili delle unità di spesa, dei centri di responsabilità e dei centri di spesa assumono la responsabilità per gli adempimenti fiscali, previo accertamento della regolarità da parte, rispettivamente, del competente ufficio dell’amministrazione centrale e del segretario amministrativo. Quali gli effetti? La liquidazione origina il debito che è registrato attraverso la prenotazione di pagamento. 32 32

33. GESTIONE DEL BILANCIO (SPESE) Il pagamento delle SPESE avviene attraverso i MANDATI di PAGAMENTO nella forma dell’ORDINATIVOINFORMATICO E sono firmati: Per l’Amministrazione Centrale : dal Responsabile dell’Ufficio FINANZA e CONTABILITA’ che attesta la regolarità contabile della spesa, la disponibilità del capitolo in bilancio, l’avvenuta registrazione nelle scritture finanziarie nonché la REGOLARITA’ FISCALE che è attestata dal competente Ufficio FISCALE Per le SDSS : dal Segretario amministrativo che attesta la regolarità contabile della spesa, la disponibilità del capitolo in bilancio, l’avvenuta registrazione nelle scritture finanziarie nonché la regolarità fiscale 33

34. GESTIONE DEL BILANCIO (SPESE) ALCUNE NOVITA’ Fondi Economali: È stato innalzato il limite a 30 mila euro per l’AC (era 25) e a 10 mila euro (era 5) per le SDSS Anticipazioni su capitoli finalizzati : Le anticipazioni di cassa su capitoli finalizzati, la cui entrata derivi da contratti e/o convenzioni che prevedono nell’erogazione del finanziamento almeno una quota a rendicontazione, devono essere autorizzate dal direttore amministrativo o dal responsabile della struttura, con successiva comunicazione ai rispettivi consigli Autorizzazione ad effettuare operazioni di finanziamento: 1.Il consiglio di amministrazione autorizza il direttore amministrativo ad effettuare operazioni di finanziamento consentite dalla normativa vigente, precisando le tipologie di spese per cui l’indebitamento viene consentito. 2. Ogni operazione di finanziamento deve essere iscritta in bilancio così come il relativo piano di ammortamento. 3. L’indebitamento viene contratto per finanziare spese di investimento e alle condizioni previste dalle normative vigenti. 34