Recommandations sur l’examen des approvisionnements État d’avancement et projets

1. Recommandations sur l’examen des approvisionnements État d’avancement et projets Comité consultatif sur les points de référence en matière d’approvisionnement Le 4 juillet 2013 Randall Meades, Directeur général Acquisitions et relations avec les fournisseurs

2. Objet • Donner un aperçu des engagements de la Direction générale des acquisitions et des relations avec les fournisseurs (DGARF) approuvés par le Conseil de la haute direction (CHD) en novembre, qui découlent de l’examen des acquisitions réalisée par PricewaterhouseCoopers (PwC) pour le compte de la DGARF. • Informer le Comité concernant l’état d’avancement du processus d’approvisionnement au paiement en ligne et des liens avec la gestion des catégories.

3. Recommandations du rapport de PwC de novembre 2012 approuvées par le CHD État d’avancement

4. Aperçu des recommandations de PwC et état d’avancement

5. Initiative d’approvisionnement au paiement en ligne et liens avec la gestion des catégories

6. Comment l’approvisionnement au paiement en ligne (APL) et la gestion des catégories vont-ils de pair? • Détermination des catégories de biens et services et stratégies de gestion des approvisionnements afin d’optimiser l’investissement. • Pour optimiser la catégorisation : • Analyser les dépenses liées aux achats actuels et antérieurs, la valeur de ceux-ci, les fournisseurs, etc. • Analyser le portefeuille des approvisionnements, établir le profil des achats au regard d’un tableau des coûts-avantages/risques et déterminer les catégories pour lesquelles un style de gestion plus directe conviendrait davantage ou pour lesquelles l’organisation devrait établir des relations stratégiques avec les fournisseurs. • Cela met en lumière les catégories pouvant faire l’objet d’une gestion automatisée et simplifiée, par exemple par l’entremise de cadres ou de catalogues en ligne.

7. Approvisionnement et paiement en ligne – Objectif Acquérir et mettre en œuvre un système d’achat commercial pour les activités intégrées d’approvisionnement et de paiement de Services partagés Canada (SPC) suivantes : • Planification; • Approbation; • Approvisionnement; • Gestion; • Paiement; • Établissement de rapports. Le projet permettra de réaliser les initiatives de transformation des approvisionnements (gestion des catégories) en mettant en place un système souple d’exécution et de soutien.

8. Historique et contexte • Aucune solution d’entreprise du gouvernement du Canada ne permet la planification, l’approvisionnement, l’établissement des rapports et le paiement en ligne. • Des initiatives individuelles d’approvisionnement au paiement mises en œuvre dans les ministères sont principalement axées sur les facteurs financiers. • Les processus actuels à SPC sont entièrement manuels et regroupent diverses pratiques d’affaires à SCP héritées des organismes partenaires. • Fragmentation de la planification, de la gestion, du paiement et de l’établissement des rapports. • Diverses solutions ponctuelles et ciblées sont en place dans l’ensemble du gouvernement, notamment à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, à Santé Canada, au Conseil national de recherches du Canada – et probablement bien d’autres… • Certain mouvement vers des pratiques d’affaires communes et/ou une solution commune amorcé par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

9. Portée du projet • Automatisation complète et habilitation des opérations d’approvisionnement et de paiement du Ministère afin d’améliorer les pratiques de gestion et d’accroître la visibilité tout au long des processus d’affaires. • Deux courants conceptuels relatifs aux approvisionnements : • Achat unique; • Commandes à partir de catalogues. • Traitement des paiements : • Factures comparées aux contrats; • Autres factures.

10. Avantages pour les ministères • Amélioration de toutes les étapes de la planification, de l’approvisionnement et du paiement; • Réduction de l’effort administratif dans toute l’organisation ainsi que pour les ministères partenaires et les fournisseurs; • Amélioration des fonctions d’établissement de rapports; • Processus d’affaires clairs et reproductibles; • Amélioration de la planification et de l’harmonisation avec les secteurs d’activité du Ministère; • Approbations électroniques intégrées dans le modèle de gouvernance de SPC; • Amélioration de la gestion des contrats; • Possibilité, pour les secteurs d’activité, de commander eux-mêmes (libre-service) à l’aide des mécanismes d’approvisionnement; • Transparence accrue; • Amélioration de la répartition des ressources et de l’admissibilité des soumissions.

11. Avantages pour l’industrie • Inscription / fiche fournisseur; • Présentation des soumissions; • Attribution des contrats; • Réception des commandes; • Avis d’expédition; • Présentation des factures; • Accroissement de la visibilité et de la transparence; • Amélioration de la gestion des contrats/commandes; • Collaboration en ligne / libre-service .

12. Mesures prises jusqu’à présent • Établissement des fondements du projet : • Examen de la documentation; • Réalisation d’une analyse de l’environnement; • Consultation auprès des autres ministères. • Établissement des exigences opérationnelles et techniques. • Consultation de l’industrie par l’entremise d’une demande d’information (achevée). • Préparation du dossier de la DP. • Préparation de la documentation sur le projet. • Préparation des approbations relatives à la gouvernance au sein de SPC.

13. Prochaines étapes • Approbation du projet par le Comité de la haute direction sur la surveillance des projets et acquisitions – juillet 2013. • Émission de la DP – août 2013. • Attribution du contrat – octobre 2013. • Mise en œuvre – octobre 2013 – juillet 2014. • Mise en œuvre de la catégorie de gestion – de septembre à décembre 2013. • Mobilisation et consultation de l’industrie dans le cadre de la transition – de septembre 2013 à juin 2014.

14. Questions et réponses Comment ce comité veut-il être informé de : • l’avancement; • les possibilités et les difficultés de mise en œuvre; • les possibilités de consultation de l’industrie?