OBJECTIFS ET INDICATEURS RH Accompagnement des ministères

1. MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DE LA REFORME ADMINISTRATIVE ET DE LA MODERNISATION DES CADRES JURIDIQUES ET INSTITUTIONNELS ----------------------- SECRETARIAT GENERAL ----------------------- DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION ET DE LA FONCTION PUBLIQUE ----------------------- OBJECTIFS ET INDICATEURS RH Accompagnement des ministères 10 avril 2014

2. SOMMAIRE L’élaboration de l’organigramme du ministère L’élaboration d’un plan de formation Le recensement des effectifs L’installation de la DCRH Le suivi des carrières Les prochaines étapes 1 2 4 3 5 6 2

3. L’élaboration de l’organigramme du ministère Recueillir et analyser les textes organiques du Ministère et de ses différentes entités Bâtir une première version de l’organigramme Identifier les responsables de structures Adresser des courriers pour solliciter des rencontres avec les responsables ou des points focaux Consolider l’organigramme Ministère de la Fonction Publique DGAFP Direction de la gestion des personnels Service des carrières Service des emplois Cet outil est utilisé pour tous les projets impliquant une participation des services (plan de formation, recensement des agents, répertoire des métiers, référentiel de fiches de poste,…). 3

4. L’ELABORATION D’UN PLAN DE FORMATION Les concepts-clés de la formation La formation dans la Fonction Publique gabonaise L’élaboration d’un plan de formation 4

5. Les concepts-clés de la formation Les définitions La formation • Au sein de la Fonction Publique gabonaise, la formation et le perfectionnement contribuent à l’amélioration des connaissances, aptitudes et attitudes de l’agent, en vue de réaliser les objectifs du service public auquel il appartient et d’assurer de manière efficace et efficiente les prestations servies aux clients ou usagers. • Elle constitue l’un des leviers de pilotage et d’amélioration de la performance. L’ingénierie de formation • Elle vise à concevoir et à mettre en œuvre des dispositifs permettant aux apprenants d’acquérir des compétences, de savoir les combiner et les mobiliser pour agir avec efficacité. • Elle comprend : • l’ingénierie des dispositifs de formation, • l’ingénierie pédagogique. 5

6. Les concepts-clés de la formation Les acteurs 6

7. Les concepts-clés de la formation Les outils Il présente les choix stratégiques effectués par l’organisation pour la période en matière de formation, ainsi que la hiérarchisation des objectifs qui en découle, les demandes de formations, le nombre de stagiaires concernés et les dépenses y afférentes. Il est généralement annuel et/ou triennal. LE PLAN DE FORMATION Sa validation donne lieu à la définition de l’ingénierie de formation. • Il précise, sous forme de spécifications, les modalités de réalisation d’une demande de formation : • contribution attendue de la formation, • caractéristiques de la population à former, • objectifs d’activités, • contraintes et objectifs de délai, • modalités de réalisation, • modalités d’évaluation, • enveloppe budgétaire. LE CAHIER DE FORMATION 7

8. Les concepts-clés de la formation Les outils LE PROGRAMME PEDAGOGIQUE • Elaboré par le prestataire de formation, il doit proposer un dispositif permettant de satisfaire les spécifications figurant dans le cahier de formation. • Il présente : • les objectifs pédagogiques (compétences), • les principes pédagogiques, • les prérequis (parcours de formation), • les contenus de formation, • les méthodes et moyens d’apprentissage, les durées, • les supports documentaires, • le dispositif d’évaluation. L’EVALUATION DES FORMATIONS • Chaque formation fait l’objet d’une évaluation à chaud, puis d’une évaluation à froid. • Un bilan de la formation est élaboré en début d’année suivante. 8

9. La formation dans la Fonction Publique gabonaise Les types de stage • Il existe 2 types de stages : • Le stage de perfectionnement,  d’une durée comprise entre 8 et 18 mois ; • Le stage de formation : • la formation verticale, un cycle complet d’études conférant au fonctionnaire qui l’a suivi avec succès une qualification nouvelle lui permettant d’exercer l’emploi correspondant dans la hiérarchie supérieure à celle précédemment occupée. La durée de ce type de formation est d’au moins 18 mois. • la formation horizontale (ou stage de spécialisation), lorsque l’emploi correspondant à la qualification obtenue équivaut hiérarchiquement à celui exercé avant le stage. Sa durée est d’au moins 9 mois. 9

10. La formation dans la Fonction Publique gabonaise Les formations validées par la DGAFP • Cinq procédures peuvent être mises en œuvre en matière de formation : • la mise en stage ; • la prolongation de stage ; • le report de stage ; • la réorientation de stage ; • l’annulation de stage. • C’est le Comité Technique pour les Inscriptions en Stages Professionnels (CTISP) qui valide les demandes, après vérification de la conformité des candidatures, dans la limite des dotations budgétaires et des programmes d’octroi de bourses. • Deux sessions ont lieu annuellement, en juillet et en septembre. 10

11. L’élaboration d’un plan de formation La démarche Note d’orientation nationale Remontées des services et des écoles Evolutions anticipées Fixation de la stratégie ministérielle de formation Identification des compétences requises Compétences existantes Détermination des objectifs Formalisation des besoins en formation Comptes-rendus des entretiens d’évaluation Définition des formations nécessaires Bilan de la formation N-1 Quantification et budgétisation des actions de formation Evaluation des formations Formalisation et validation du document 11

12. L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes ELEMENTS CLES DE LA STRATEGIE MINISTERIELLE DE FORMATION Note d’orientation nationale Fixation de la stratégie ministérielle de formation 1 Détermination des objectifs • Ce sont ici les objectifs d’impact qui sont formulés : effets escomptés sur les performances, le fonctionnement ou l’organisation des services. • La formulation des objectifs doit : • permettre d’identifier aisément les formations nécessaires ; • faciliter l’évaluation de leur atteinte 12

13. L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes • Il est nécessaire de formaliser (note), harmoniser (tableaux à compléter) et expliquer (réunions) l’action. • Les remontées doivent intégrer : • la contribution attendue, • les objectifs d’activités ou de compétences (en situation professionnelle), • le calendrier souhaité, • la population concernée. • Elles constituent également l’occasion pour le terrain de signaler les éventuelles difficultés rencontrées. 2 Remontées des services et des écoles • juridiques, • organisationnelles, • professionnelles, • managériales, • sociétales Evolutions anticipées Identification des compétences requises Compétences existantes • Il convient : • d’analyser, de quantifier et de qualifier les besoins par entité (compétences demandées / compétences existantes)  nécessité du dictionnaire ; • de les consolider au niveau ministériel (tableau récapitulatif) ; • de les transformer en objectifs pédagogiques. 13

14. L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes Identification des compétences requises Le besoin exprimé dans les comptes-rendus est d’ores et déjà est exprimé sous forme de formations souhaitées. Formalisation des besoins en formation Comptes-rendus des entretiens d’évaluation Le bilan N-1 fait mention des formations qui n’ont pu être ou ont été partiellement dispensées, de celles qui n’ont pas donné les résultats escomptés, ainsi que d’éventuels besoins apparus lors de la mise en œuvre du plan. 3 Bilan de la formation N-1 • Les compétences requises (nécessaires pour effectuer des activités d’un métier ou d’un poste de travail) sont ensuite traduites en besoins de formation. • Les projets collectifs et individuels doivent être consolidés en un ensemble cohérent, ce qui implique une priorisation qui s’effectue sur les critères suivants : • la note d’orientation nationale et la stratégie ministérielle de formation, • l’enveloppe budgétaire allouée. • Les actions non ou partiellement conduites en N-1 sont, si besoin, prises en compte, ainsi que les nouveaux besoins émergents. 14

15. L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes Evaluation des formations • Seuls les coûts supportés par le Ministère doivent apparaître dans le plan de formation. • Il convient de prendre en compte toutes les dépenses (y compris les rémunérations des stagiaires) et pour les formations internes : la location des locaux, la reprographie, les perdiems, les rémunérations des formateurs,… • La budgétisation doit se faire par type de formation. Définition des formations nécessaires Quantification et budgétisation des actions de formation 4 • La consolidation des besoins de formations détermine les actions de formation à mettre en œuvre. • Ces actions sont identifiées par domaine. • Elles tiennent compte du résultat des évaluations des formations précédemment suivies. • Pour chacune d’entre elles, sont notamment précisés : • l’intitulé, • le domaine, • les objectifs, • la durée, • les effectifs concernés, • le coût, • le calendrier, • le profil nécessaire, • éventuellement, le changement de hiérarchie. 15

16. L’élaboration d’un plan de formation Les acteurs La DGAFP • formalise et diffuse les orientations nationales • élabore le plan de formation interministériel Le Ministre • définit la stratégie ministérielle • valide le plan de formation La DCP/DCRH • élabore le bilan de la formation N-1 • traduit la stratégie ministérielle en objectifs • identifie les compétences requises • formalise les besoins en formation • définit, quantifie et budgétise les actions de formation • rédige le plan de formation Le service RH de proximité • organise, consolide, hiérarchise et transmet les besoins en compétences et en formation Les managers Les agents Les écoles • remontent leurs besoins en compétences et en formation 16

17. L’élaboration d’un plan de formation Le contenu type du document 17

18. L’élaboration d’un plan de formation Le plan d’actions type Elaboration en année n du plan de formation pour l’année n+1 11 03 05 06 07 08 09 10 12 01 04 02 Directive nationale d’orientation Directive DGAFP Priorités « métier » pour n+1 Synthèse du recueil des besoins Recueil des besoins des services Travaux d’analyse et de synthèse pour la finalisation du projet de plan de formation Campagne d’entretiens d’évaluation Validation du plan Finalisation du catalogue de formation Recueil des besoins des agents Bilan de formation N-1 Elaboration et résultats du bilan de la formation n-1 Présentation du plan et du catalogue Remontée des écoles 18

19. L’élaboration d’un plan de formation Les actions à mener en 2014 • Les éléments de contexte • le CTISP se réunira en juillet et septembre 2014 ; • des formations doivent être organisées en interne afin de satisfaire les • besoins de services ; • nous sommes début avril. Dès lors, les actions suivantes peuvent être utilement menées : Définir les axes prioritaires de formation et les objectifs d’impact Consolidation du budget ministériel alloué à la formation pour 2014 Recensement auprès des services RH des directions des besoins en compétences et des formations internes prévues en 2014 et 2015 Elaboration du plan de formation 2015 Définition, quantification et budgétisation des actions de formation Objectivation des besoins pour le CTISP Définition des rôles et responsabilités des acteurs pour les actions internes Définition des modalités de suivi du plan 19

20. Le recensement des effectifs Les généralités • Pour la gestion des ressources humaines, il est nécessaire de disposer de données relatives aux effectifs de type : • quantitatif : COMBIEN ? • qualitatif : QUEL PROFIL/ METIER ? • situationnel : DANS QUELS SERVICES ? • Ce recensement, qui doit être effectué dès à présent, s’enrichira avec la mise à disposition de nouveaux outils : • dans un 1er temps, un tableau Excel avec les données les plus utiles ; • d’ici la fin de l’année, des tableaux prédéfinis et des requêtes paramétrables dans le nouveau système d’information. 20

21. Le recensement des effectifs Le premier tableau de collecte • Il peut être obtenu selon le mode opératoire suivant : • élaboration d’un tableau modèle par la DCP/DCRH ; • transmission par le SG du tableau aux responsables des différentes entités ministérielles ; • consolidation des données par la DCP/DCRH. • Les données idéalement contenues dans ce tableau sont les suivantes : 3 niveaux de l’organigramme 21

22. L’installation de la DCRH Les généralités Le mode opératoire retenu • La mise en place des DCRH sera graduelle : • déploiement prioritaire des services de gestion administrative ; • mise en œuvre progressive des autres services, qui gèrent dans un premier temps les dossiers incontournables (formation par exemple) • La DGAFP fournit : • l’organigramme calibré actualisé et les fiches de poste types ; • les outils métiers et méthodologiques indispensables au démarrage ; • l’appui des experts métiers sur site Les prérequis • des responsables désignés • des agents formés • des locaux • des équipements mobiliers • des équipements informatiques • l’installation de FUR sur les postes • les dossiers individuels des agents 22

23. L’installation de la DCRH Les actions à mener par les ministères existant DGAFP • Il ne faut pas omettre de dimensionner la salle d’archives au vu du nombre de dossiers individuels • Sa mise en place constitue un préalable indispensable au déploiement de la DCRH • Elle est impérativement située à proximité des services d’élaboration des actes. Textes de référence 23

24. Le suivi des carrières « Etre parvenu à un meilleur suivi des carrières » les situations administratives des agents sont à jour  les actes sont produits dans les délais 1 2 en terme de gestion ! AU PLAN OPERATIONNEL un contrôle régulier est opéré afin de s’en assurer en terme de contrôle Jusqu’à mise en place des DCRH, les actes de gestion sont élaborés par la DGAFP. Les dossiers individuels détenus par les ministères ne sont pas systématiquement mis à jour. 24

25. Le suivi des carrières 1 La gestion • Les textes prévoient que seuls 4 types d’actes sont assortis d’un délai de production. • Il est possible d’anticiper leur élaboration. • Cette anticipation est également possible pour les reclassements. • S’agissant des autres évènements : • la nécessité d’élaborer un acte peut être détectée par le biais des dossiers déposés, à condition qu’il y ait une gestion du courrier entrant ; • sur quelle base fixer un délai « satisfaisant » de traitement des dossiers ? 2 Le contrôle • Il parait difficile à mettre en œuvre avant déploiement de la DCRH. • Il nécessite la mise à disposition de listes informatisées pour identifier les évènements à tracer. 25

26. Le suivi des carrières En résumé : • L’objectif est suivi à compter de la mise en place de la DCRH. • Dans un premier temps : • il porte sur les 4 actes identifiés et sur les reclassements ; • dans l’attente du SIRH, il est demandé à la direction informatique une liste mensuelle des évènements précités, qui est utilisée pour la gestion puis pour le contrôle. • Le contrôle s’effectue comme suit : Attribution du poste budgétaire Un à deux ans Date anniversaire + 3 mois Date anniversaire 26

27. Les prochaines étapes • Les ministères finalisent les plans d’action à l’aide des outils présentés aujourd’hui. • En fonction des remontées, des réunions d’appui sont organisées pour la mise en œuvre opérationnelle des plans d’actions RH. RAP 2014 PAP 2014 • document de présentation des besoins en formation pour passage en CTISP • plan d’actions pour le suivi du plan de formation • contenu type du bilan de formation • mode opératoire de l’évaluation des formations • boîte à outils d’installation de la DCRH OUTILS DEVELOPPES A TERME (modèles types) 27