Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa 12 grudnia 2013 roku

1. ROZLICZENIA KOSZTÓW w ramach działania Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata 2007-2013 Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa 12 grudnia 2013 roku

2. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Warunkiem prawidłowej realizacji operacji jest nie tylko wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z umową, ale również jego właściwe udokumentowanie.

3. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • W trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty: • Faktury VAT / rachunki / noty księgowe, • Faktury korygujące / noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą), • Dowody opłat pocztowych oraz inne dowody opłat,

4. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • Listy płac pracowników zatrudnionych na pełen lub część etatu z naliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne i zaliczkami na podatek dochodowy, • Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami określającymi wysokość podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o ile umowy zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, • Samozatrudnienie – powinno być udokumentowane np. notą księgową wraz z wyliczeniem.

5. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • Zakres obowiązków pracownika lub opis stanowiska pracy, lub umowa o pracę, • Dokumenty będące podstawą wyliczenia kwot przyjętych do rozliczenia, • Oświadczenie, iż zatrudnieni pracownicy wykonują zadania związane z realizacją operacji poza godzinami pracy lub w czasie wolnym od pracy, gdy pracownik podmiotu zostaje dodatkowo zatrudniony do realizacji operacji. Zatrudnienie

6. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Zatrudnienie • Ewidencja godzin i zadań zrealizowanych w ramach wszystkich operacji. • Z Ewidencji godzin i zadań powinno wynikać: • jakie zadania, • w ramach jakiej umowy, • w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia.

7. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • Polecenia wyjazdu służbowego: • pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wraz z ewidencją przebiegu pojazdu lub biletami komunikacji publicznej w zależności od środka transportu, • osoby nie będącej pracownikiem wraz z ewidencją przebiegu pojazdu oraz z umową zlecenia, umową o dzieło, umową cywilnoprawną (odpowiedni zapis w umowie dotyczący zwrotu kosztów podróży),

8. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • Lista obecności uczestników szkolenia z potwierdzeniem otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie • Potwierdzenie otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie należy dokonywać poprzez: • wpisanie ilości przejechanych kilometrów związanych z dojazdem na szkolenia, • własnoręczny podpis uczestnika szkolenia. • Dokumentem potwierdzającym wydanie gotówki uczestnikom szkolenia może być dokument KW.

9. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dojazdy uczestników szkoleń • Beneficjent powinien rozliczać się z uczestnikami szkolenia na podstawie określonych przedziałów/stawek (kilometrowych/finansowych).

10. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • Wewnętrzne dokumenty księgowe, np. noty księgowe, wystawione tytułem rozliczenia poniesionych kosztów związanych z wykonaną usługą, • Wraz z notą księgową należy przedłożyć: • oficjalny cennik beneficjenta, lub • zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

11. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, powinno określać co najmniej: • faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej składające się na wartość/kwotę noty księgowej, • kwotę do refundacji, • opis zdarzenia gospodarczego, • nr faktury, • kwotę brutto, • datę wystawienia. • Inne dokumenty, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanej operacji.

12. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie dokumentu powinny zawierać opis z następującymi informacjami: • Numer umowy o przyznanie pomocy, • Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, • Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu, • Numer odrębnego kąta, albo numer pozycji w Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, • Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej.

13. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późń. zm.).

14. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Do dnia wystąpienia z wnioskiem o płatność dotyczącym danego etapu (wniosek o płatność pośrednią) lub operacji (wniosek o płatność ostateczną), wszystkie faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej muszą zostać opłacone w całości. Dowody zapłaty

15. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • Do przedstawionych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Beneficjent dołącza potwierdzenie poniesienia wydatku (zapłaty należności), tj. dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej. • Kopie dowodów płatności powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości dowodowej. Dowody zapłaty

16. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych • W przypadku płatności bezgotówkowej udokumentowanej wydrukiem z systemu e-bankowości każdy wydruk musi być podpisany przez posiadacza rachunku lub osobę upoważnioną. • Beneficjent, który składa, jako dowód zapłaty, wydruk z bankowości elektronicznej, zobligowany jest do złożenia w FAPA oświadczenia o wykorzystywaniu w instytucji bankowości elektronicznej i zgodnie w umową zawartą z bankiem nie otrzymuje wyciągów w wersji papierowej. Dowody zapłaty

17. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dowody zapłaty ZUS i US • Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek z ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego, • Zaświadczenie z US o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Zaświadczenie nie powinno być wystawionewcześniej niż 1 miesiąc przed złożeniem wniosku.

18. Wyodrębniona ewidencja księgowa Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 75 ust. 1 lit. c pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) (Dz. U. L. 277 z 21.10.2005, str. 1) – dla wszystkich transakcji związanych realizacją operacji.

19. Wyodrębniona ewidencja księgowa • Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z operacją Beneficjentów można podzielić na dwie grupy: • Beneficjentów prowadzących pełną księgowość (prowadzenie oddzielnego systemu rachunkowego albo odpowiedniego kodu rachunkowego), • pozostałych Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości (sporządzanie techniką komputerową w postaci zestawienia faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na formularzu udostępnionym przez Fundację).

20. Wyodrębniona ewidencja księgowa W przypadku niespełnienia przez Beneficjenta tego zobowiązania, zostanie zastosowana 10% sankcja od każdego dokumentu, który: • nie został uwzględniony w odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej danej operacji lub • nie został ujęty w „Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty”.

21. Dziękuję Państwu za uwagę Anna Siniarska Sekcja Finansów FAPA 22 623 19 18