NAUJI TEISĖS AKTAI, REGLAMENTUOJANTYS DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMĄ, IR JŲ TAIKYMAS (II)

1. NAUJI TEISĖS AKTAI, REGLAMENTUOJANTYS DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMĄ, IR JŲ TAIKYMAS (II) LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO TARNYBA A. Jodinskė Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos Dokumentų ir archyvų valdymo skyriaus vyriausioji specialistė el. p. a.jodinske@archyvai.lt

2. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖS (ŽIN., 2012, NR. 3-104)

3. taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų bendruosius reikalavimus nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims šiose taisyklėse nustatyti reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau elektroninius dokumentus, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, jie privalo rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatyta tvarka, išsaugoti juos reikiamą laiką ir užtikrinti, kad turimi elektroniniai dokumentai išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. TAISYKLIŲ OBJEKTAS

5. ĮSTAIGOS ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA FUNKCINIAI REIKALAVIMAI • Įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistema turi atlikti šias funkcijas: • valdyti elektroninius dokumentus, kurie atitinka bent vieną iš Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų ar su juo suderintų elektroninio dokumento specifikacijų • patikrinti elektroninio dokumento atitiktį specifikacijai • specifikacijų ir elektroninio parašo taisyklių nustatyta tvarka formuoti ir tikrinti elektroninį parašą, išsaugoti jo galiojimo įrodymus • užtikrinti, kad to paties elektroninio dokumento nebūtų galima užregistruoti antrą kartą • vykdyti paiešką visuose elektroninių dokumentų valdymo sistemos lygmenyse (veiklos srities (funkcijos), elektroninių bylų ir jų tomų, elektroninių dokumentų, metaduomenų ir kitų), pateikti paieškos rezultatus (ataskaitas) • sudaryti visų elektroninių dokumentų perkėlimo (pvz., į kitą informacinę sistemą) metu atliktų veiksmų sąrašą • neleisti sunaikinti ar kitaip pašalinti iš elektroninių dokumentų valdymo sistemos elektroninės bylos, jos tomų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų bei jų metaduomenų, jei elektroninės bylos, jos tomo metaduomenyse nebuvo įvesta informacija apie patvirtintą elektroninių dokumentų naikinimo aktą

6. Bendruosius elektroninio dokumento sandaros reikalavimus nustato Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimu aprašas Rengiami elektroniniai dokumentai turi atitikti patvirtintą ar suderintą Elektroninių dokumentų specifikaciją (išskyrus tuos dokumentus, kurie rengiami pagal šių Taisyklių 5.6. punktą ir neprivalo atitikti Specifikacijose keliamų reikalavimų) ADOC-V1.0; MDOC-V1.0; EGAS-V1.0; PDF-LT-V1.0 (projektas) ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ RENGIMAS Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu (Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055)

7. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ RENGIMAS • Elektroninių dokumentų turinys įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus reikalavimus, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Turinio formatas turi atitikti Specifikacijoje nurodytą turinioformatą • Elektroninis dokumentas derinimas (kai derinama su juridiniais asmenimis), tvirtinamas ir pasirašomas kvalifikuotu elektroniniu parašu. Jei į elektroninį parašą įrašomos laiko žymos, jos turi atitikti teisės aktuose nustatytus reikalavimus • Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašomas visas elektroninio dokumento turinys, kiti pasirašomieji elementai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip • Turinyje parašo rekvizitas įforminamas be parašo, o tvirtinimo ir suderinimo žymų dalys – be parašo ir datos, o viza, rezoliucija ir supažindinimo žyma jame nerašomos • Elektroninio dokumento turiniui vizuoti, rezoliucijai ir supažindinimo žymai įforminti įstaiga gali pasirinkti kvalifikuotą elektroninį parašą arba teisinę galią turintį elektroninį parašą, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas (šiuo atveju turi būti numatyta galimybė nustatyti rezoliuciją įforminusį, elektroninį dokumentą vizavusį ar su juo susipažinusį asmenį bei išsaugoti duomenis apie šiuos veiksmus)

8. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ NUORAŠŲ IR IŠRAŠŲ RENGIMAS • Elektroninio dokumento nuorašai ir išrašai turi būti rengiami pagal specifikacijas • Elektroninio dokumento nuorašams, išrašams tvirtinti naudojamas kopijos tikrumo patvirtinimo paskirties elektroninis parašas • Elektroninio dokumento nuorašo turinyje turi būti šie rekvizitai: specialioji žyma (žodis „Nuorašas“ paryškintomis raidėmis) dokumento sudarytojo pavadinimas dokumento pavadinimas (antraštė) dokumento data registracijos numeris visas dokumento tekstas parašo rekvizito dalys (be parašo) • Elektroninio dokumento išraše turi būti šie rekvizitai: specialioji žyma (žodis „Išrašas“ paryškintomis raidėmis) dokumento sudarytojo pavadinimas dokumento pavadinimas (antraštė) dokumento data, registracijos numeris reikiama dokumento teksto dalis ir parašo rekvizito dalys (be parašo)

9. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS • Elektroniniai dokumentai registruojami tą dieną, kurią jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami • Elektroniniai dokumentai gali būti registruojami įstaigos bendruose ar jungtiniuose registruose kartu su popieriniais dokumentais, nurodant, kad dokumentas yra elektroninis • Jei elektroninis dokumentas užregistruojamas iki jo pasirašymo, įstaigos sudaryto elektroninio dokumento turinyje gali būti nurodyti registracijos data ir registracijos numeris • Gautas elektroninis dokumentas registruojamas, jei atitinka patvirtintą ar suderintą Specifikaciją, yra pasirašytas galiojančiu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis • Jei Specifikacijų neatitinkantis dokumentas gaunamas iš užsienio korespondentų, sprendimą dėl jo įtraukimo į apskaitą ir tolesnio valdymo įstaigoje priima vadovas • Įstaigos gauto elektroninio dokumento gavimo data ir gavimo registracijos numeris, jį gavusios įstaigos pavadinimas ir kodas elektroninio dokumento turinyje nenurodomi.

10. SIUNČIAMŲ ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS • Įstaigos sudarytas siunčiamas elektroninis dokumentas gali būti siunčiamas adresatui be vizų ir su vizomis • Jei įstaiga elektroninio dokumento turiniui vizuoti pasirenka kvalifikuotą elektroninį parašą, tačiau adresatui pageidauja siųsti elektroninį dokumentą be vizų, ji gali rengti du elektroninio dokumento egzempliorius, iš kurių vienas yra su atsakingų asmenų vizomis, o kitas, be vizų, pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu išsiunčiamas adresatui ir saugomas įstaigoje nustatytą laiką. Elektroninio dokumento egzempliorius su atsakingų asmenų vizomis įstaigoje saugomas ne trumpiau nei vienerius metus • Jei įstaiga elektroninio dokumento turiniui vizuoti pasirenka teisinę galią turintį elektroninį parašą, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas, vizavimo veiksmai fiksuojami elektroninių dokumentų valdymo sistemoje, o adresatui išsiunčiamas ir nustatytą laiką įstaigoje saugomas kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas elektroninis dokumentas be vizų. Duomenys apie vizavimo veiksmus elektroninių dokumentų valdymo sistemoje saugomi ne trumpiau nei vienerius metus

11. Elektroniniai dokumentai sisteminami į elektronines bylas pagal dokumentacijos planą Elektroninei bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir žymuo „E“ Elektroninės bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą (pvz., 1.1-03 E, kur 1.1 – eilės numeris, 03 − struktūrinis padalinys, E − bylos forma) Elektroninė byla gali būti skirstoma į tomus, kurie sudaromi pagal pasirinktą elektroninių dokumentų sisteminimo požymį (pvz., elektroninių dokumentų formatą pagal Specifikacijas) Elektroninės bylos tomams suteikiamas įstaigos dokumentacijos plane nurodytas bylos indeksas, papildytas tomo eilės numeriu, jei toks yra pvz., 1.1 E1, kur 1.1- elektroninės bylos indeksas pagal įstaigos dokumentacijos planą, E − bylos forma, 1 – elektroninės bylos tomo eilės numeris) Pasibaigus kalendoriniams metams elektroninės bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos ir sutvarkomos. ELEKTRONINIŲ BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS

12. Elektroninių dokumentų vertės ekspertizė: • Elektroniniai dokumentai vertinami laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytų dokumentų reikšmingumo kriterijų, kitų dokumentų vertinimo ir saugojimo terminų nustatymo ar jų keitimo reikalavimų • Užbaigtų elektroninių bylų apskaita: • Ilgai ir nuolat saugomoms elektroninėms byloms nustatomi atskiri elektroninių bylų apyrašaipagal jų saugojimo terminą • Ilgai ir nuolat saugomos elektroninės bylos įrašomos į bylų apyrašus pagal bylų apyrašų sąrašą, sudaromą laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytų reikalavimų ir nustatytos bylų apyrašų formos • Elektroninių bylų apyrašų įrašai svarstomi, derinami ir tvirtinami laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytų reikalavimų

13. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS • Įstaigoje turi būti užtikrinama, kad visą elektroninio dokumento saugojimo laiką elektroninio dokumento turinys ir metaduomenys bus perskaitomi, o kvalifikuotus elektroninius parašus bus įmanoma patikrinti • Įstaigoje turi būti daromos atsarginės elektroninių dokumentų ir su jais susijusių duomenų kopijos, duomenis iš pagrindinės laikmenos perkeliant į kitas laikmenas • Galimi įstaigos veiksmai elektroniniams dokumentams išsaugoti: • laikmenų atnaujinimas − laikmenų, kuriose saugomi elektroniniai dokumentai, duomenys perrašomi į naujos kartos laikmenas • pakuotės keitimas − elektroninio dokumento pakuotė pertvarkoma, nepažeidžiant elektroninio dokumento turinio, metaduomenų ir elektroninių parašų vientisumo (pvz., sudarant naujesnės versijos ar kitas patvirtintas Specifikacijas atitinkantį elektroninį dokumentą) • grįžtamasis konvertavimas − elektroninio dokumento ar jo atskirų sudėtinių dalių (turinio, metaduomenų, elektroninių parašų) išsaugojimas ir sugrąžinimas į būseną iki jo konvertavimo (pvz., elektroninio dokumento atskirų sudėtinių dalių saugojimas ne pakuotėje)

14. Kad būtų išsaugotas įstaigos saugomų elektroninių dokumentų turinys, būtina: periodiškai peržiūrėti ir atnaujinti saugomų elektroninių dokumentų turinio formatų sąrašą nuolat tikrinti ir, jei reikia, atnaujinti programines priemones, galinčias pateikti saugomų formatų elektroninių dokumentų turinį; saugomam elektroniniam dokumentui naudoti informacinių technologijų priemonėmis gali būti sudaromos elektroninių dokumentų konvertuoto turinio kopijos, patvirtintos archyvinio patvirtinimo paskirties elektroniniu parašu Kad būtų išsaugoti įstaigos elektroninių dokumentų parašo galiojimo įrodymai, būtina*: sukaupti ir išsaugoti elektroninį parašą sudariusio asmens sertifikato galiojimo patvirtinimo duomenis (pvz., sudarant elektroninio parašo XAdES-X-L formatą) atlikti elektroninių parašų bei sukauptų patikrinimo duomenų stebėseną, prireikus atlikti rizikos valdymą (pvz., į elektroninį parašą įrašant archyvinę laiko žymą ir sudarant elektroninio parašo XAdES-A formatą) *- šie reikalavimai netaikomi elektroniniams dokumentams, kurie pasirašyti teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ TURINIO IR ELEKTRONINIŲ PARAŠŲ GALIOJIMO ĮRODYMŲ IŠSAUGOJIMAS

15. PRIVALOMIEJI METADUOMENYS

16. PRIVALOMIEJI METADUOMENYS

17. VALSTYBĖS IR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJŲ, ĮSTAIGŲ, ĮMONIŲ VEIKLOS ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO VALSTYBĖS ARCHYVAMS TAISYKLIŲ PROJEKTAS (Projektas Nr. 11-4627-01 paskelbtas Seimo teisės aktų informacinės sistemos Projektų registravimo posistemyje)

18. TAISYKLIŲ OBJEKTAS • taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo toliau saugoti į valstybės archyvus reikalavimus

19. BENDRIEJI ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO REIKALAVIMAI • Elektroniniai dokumentai į valstybės archyvą perduodami per 5 metus nuo elektroninių bylų užbaigimo metų • Perduodami elektroniniai dokumentai turi būti sutvarkyti, įrašyti į apyrašus pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Elektroninių dokumentų valdymo ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus • Pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą, rengiama ir teikiama valstybės archyvui Dokumentų tvarkymo apskaitos taisyklių 65 punkte nustatyta tvarka, o prarastų, jei tokių yra, elektroninių dokumentų aktas rengiamas ir teikiamas valstybės archyvui Dokumentų tvarkymo apskaitos taisyklių 88 punkte nustatyta tvarka • Perduodami elektroniniai dokumentai turi atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų arba su juo suderintų elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimus • Elektroniniai dokumentai perduodami per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (toliau-informacinė sistema), įrašyti į vienkartinio rašymo optines laikmenas • Vienu perdavimo paketu* galima perduoti vieno ar kelių bylų apyrašų apskaitos vienetus * perdavimo paketas – vienu metu perduodamų elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos visuma

20. PAKETO STRUKTŪRA

21. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO BŪDAI • Elektroniniai dokumentai perduodami šiais būdais: • per informacinės sistemos teikiamas naudotojo sąsajos priemones • per įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos sąveiką su informacine sistema • įrašyti į vienkartinio rašymo optines laikmenas (pvz., CD-R, DVD-R)

22. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO DERINIMAS • Elektroninių dokumentų perdavimas derinamas per informacinę sistemą • Įstaiga su valstybės archyvu turi suderinti perduodamų elektroninių dokumentų apimtį, jų perdavimo datą (laikotarpį) bei būdą, nurodyti už elektroninių dokumentų perdavimą atsakingus įstaigos darbuotojus, perdavimo paketo identifikacinį numerį • Baigus elektroninių dokumentų perdavimo derinimą ir gavus valstybės archyvo sutikimą priimti elektroninius dokumentus, per informacinę sistemą valstybės archyvui turi būti pateiktas pasirašytas elektroninių dokumentų perdavimo aktas, atitinkantis Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0, arba informacinėje sistemoje nurodoma, jog bus pateiktas popierinės formos elektroninių dokumentų perdavimo aktas

23. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS • Valstybės archyvui elektroninius dokumentus perduodanti įstaiga turi: • patikrinti numatomų perduoti apskaitos vienetų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų kiekį, aprašymo ir apskaitos duomenų tikslumą • patikrinti elektroninio dokumento vientisumą ir atitiktį elektroninio dokumento specifikacijai • jei elektroninio dokumento sudėrinės dalys saugomos atskirai, turi būti suformuota kiekvieno elektroninio dokumento rinkmena • patikrinti, ar elektroniniame dokumente yra visi privalomi elektroninio dokumento metaduomenys • patikrinti, ar perduodami dokumentai pasirašyti ne žemesniu kaip XAdES-X-L elektroniniu parašu • pagal nustatytus reikalavimus parengti perdavimo paketą • perduoti elektroninius dokumentus su valstybės archyvu suderintu laiku • informacinė sistema nustatytus paketui reikalavimus tikrina automatiškai antivirusinės ir kiekybinės patikros metu. Jei yra trūkumų paketai atmetami • gavus valstybės archyvo patvirtinimą, kad elektroniniai dokumentai priimti ir įrašyti į saugyklą, sunaikinti įstaigoje turimus elektroninius dokumentus

24. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PATIKRA • Elektroninius dokumentus priimantis archyvas valstybės archyvas: • patikrina kiekvieno perduodamo elektroninio dokumento atitiktį elektroninio dokumento specifikacijos keliamiems reikalavimams, kuri yra nurodyta perduodamų apskaitos vienetą sudarančių elektroninių dokumentų sąraše • konvertuoja elektroninių dokumentų turinį į ilgalaikio saugojimo ir naudojimui internetu skirtus turinio formatus • patvirtina konvertuoto elektroninio dokumento turinį informacinės sistemos sudaromuarchyvinio patvirtinimo paskirties trumpalaikiu (XAdES-T formato) elektroniniu parašu • atlieka kokybinę perduodamų elektroninių dokumentų patikrą, sutikrinant su įstaigos pateiktu elektroninių dokumentų perdavimo aktu, bylų apyrašais • perduodamų elektroninių dokumentų patikra turi būti atlikta per vieną mėnesį nuo jų pateikimo

25. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS • Jeigu paketą nusprendžiama priimti: • informacinėje sistemoje pažymima, jog paketo duomenys sutikrinti su elektroninių dokumentų perdavimo aktu, o bylų apyrašai yra pateikti • atliekamas priimtų elektroninių dokumentų archyvinis patvirtinimas, į kvalifikuotus elektroninius parašus įrašant archyvines laiko žymas, ir sudarant archyvinį elektroninio parašo formatą XAdES-A • atliekamas elektroninio dokumento į ilgalaikio saugojimo paskirties formatą konvertuotos turinio kopijos archyvinis patvirtinimas, archyvinio patvirtinimo paskirties parašą papildant parašą patvirtinančio sertifikato galiojimo įrodymais ir archyvine laiko žyma, sudarant archyvinį elektroninio parašo formatą XAdES-A • elektroniniai dokumentai įrašomi į informacinės sistemos elektroninių dokumentų saugyklą • baigus elektroninių dokumentų priėmimą į valstybės archyvą, pasirašomas ir tvirtinamas elektroninių dokumentų perdavimo aktas. Patvirtinus šį aktą, visi duomenys saugomi informacinės sistemos elektroninių dokumentų saugykloje teisės aktų nustatytą laiką

26. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ ATMETIMAS • Jeigu paketo nusprendžiama nepriimti: • parengiama ir įstaigai pateikiama elektroninių dokumentų patikros klaidų pažyma, kurioje nurodomi paketo ir elektroninių dokumentų patikros rezultatai, nustatyti trūkumai • paketas pašalinimas iš informacinės sistemos • Elektroninius dokumentus valstybės archyvui perduodanti įstaiga nustatytus trūkumus ištaiso per sutartą laiką. Paketų perdavimas derinamas ir elektroniniai dokumentai perduodami pakartotinai

27. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS ĮRAŠIUS Į LAIKMENAS • Optinės laikmenos perduodamos joms pritaikytose dėžutėse arba specialiuose aplankuose. Ant dėžučių ar aplankų turi būti nurodytas paketo identifikacinis numeris • Valstybės archyvas turi patikrinti optinių laikmenų fizinę būklę • Jei optinėse laikmenose defektų neaptinkama, valstybės archyvo darbuotojas optinėse laikmenose esančius paketus įkelia į informacinę sistemą • Jei optinėse laikmenose defektai aptinkami, apie tai informuojama įstaiga, o optinės laikmenos grąžinamos ir dokumentų perdavimas derinamas bei elektroniniai dokumentai perduodami iš naujo • Iš optinių laikmenų paketus įrašius į informacinę sistemą, laikmenos valstybės archyve saugomos vienerius metus. Suėjus šiam terminui, laikmenos sunaikinamos

28. EAIS DOKUMENTŲ SAUGYKLA

29. PRAŠOME KLAUSTI...