Digitaliseren in de heemkundige kring

1. Digitaliseren in de heemkundige kring Lesgever: Francis Vlieghe Organisator: Heemkunde Vlaanderen Digitaliseren in heemkundige kring

2. Bedoeling van deze les • Algemeen inzicht verwerven in de termen ‘digitaliseren’ en ‘digitaal archiveren’ • Enkele vuistregels onder de knie krijgen • Weten tot wie en waar je u moet richten indien je zelf aan de slag wil Verder documenteren is noodzakelijk als je zelf aan de slag gaat Digitaliseren in heemkundige kring

3. Overzicht • Inleiding • Stappenplan • Handige literatuur Digitaliseren in heemkundige kring

4. Inleiding Digitalisering? Digitalisering is het omzetten van data van een analoog naar een digitaal medium Digitaliseren in heemkundige kring

5. Inleiding Analoog Digitaal Digitale foto op je digitale camera, pc, dvd Audiobestand op je pc, i-pod, mp3-speler, cd Videobestand op je pc, digitale tv E-book • Dia, Polaroidfoto • Plaat, audiocassette • VHS, Betamax • Boek Digitaliseren in heemkundige kring

6. Inleiding Digitaal archiveren? Digitaal archiveren is het langdurig bewaren van digitale bestanden, zowel ‘digital born’ als ‘gedigitaliseerde’ bestanden Digitaliseren in heemkundige kring

7. Inleiding Digitaliseren Digitaal archiveren Langdurig bewaren van: Gedigitaliseerde bestanden ‘Digital born’-bestanden • Analoge bestanden omzetten naar digitale bestanden • Niet alle gedigitaliseerde bestanden worden digitaal gearchiveerd Digitaliseren in heemkundige kring

8. Stappenplan • Planning • Mappenstuctuur • Digitaliseren • Beschrijven • Back-up maken • (Online zetten) Digitaliseren in heemkundige kring

9. Planning • Wat wil ik digitaliseren? • Hoe wil ik het digitaliseren? • Waarom wil ik het digitaliseren? • Contact zoeken met partners • Documenteren van elke stap Digitaliseren in heemkundige kring

10. 1.1. Wat wil ik digitaliseren? • In kaart brengen van alle materialen die moeten worden gedigitaliseerd: • Foto • Video • Tekst • Geluid • … Digitaliseren in heemkundige kring

11. 1.2. Hoe wil ik digitaliseren? • Zelf scannen: • werkproces beschrijven • Nagaan of alle apparatuur en kennis aanwezig is • Extern laten digitaliseren => lastenboek maken Digitaliseren in heemkundige kring

12. 1.3. Waarom wil ik iets digitaliseren? • Langetermijnbewaring • Reproductie (bv. in boek) • Online brengen van de collectie => Veel invloed op kwaliteitseisen Digitaliseren in heemkundige kring

13. Langetermijnbewaring • Nood aan degelijke mappenstructuur • Werken volgens de geldende open standaarden, waarbinnen een zo hoog mogelijke kwaliteit van bestand wordt nagestreefd • Digitale bestanden moeten degelijk worden beschreven • Op correcte manier opslaan / back-up maken Digitaliseren in heemkundige kring

14. Langetermijnbewaring Gevolg: • Heel arbeidsintensief • Veel opslagruimte nodig => Duur Maar! Is perfect geschikt als basis voor bijna alle andere toepassingen Digitaliseren in heemkundige kring

15. Reproductie (bv. afbeeldingen voor boek) • Eenvoudige mappenstructuur is voldoende • Werken volgens open standaarden minder noodzakelijk • Kwaliteit van bestand afhankelijk van de nood (bv poster vs kleine afbeelding in boek) • Beschrijving niet altijd noodzakelijk • Back-up minder strikt Digitaliseren in heemkundige kring

16. Online zetten van bestanden (bv. beeldbank) • Degelijke mappenstructuur gewenst bij veel bestanden • Werken volgens open standaarden niet noodzakelijk als server dit niet ondersteunt (bv. Flickr) • Kwaliteit van bestand afhankelijk van de maximale capaciteit van de server • Degelijke beschrijving noodzakelijk • Back-up minder strikt Digitaliseren in heemkundige kring

17. 1.3. Waarom wil ik digitaliseren?Besluit • = heel belangrijke vraag • Werken volgens procédé van langetermijnbewaring sluit andere procédés niet uit • Werken volgens procédés van reproductie of het online zetten van bestanden sluit andere procédés wel uit. Wil je nadien toch een andere doelstelling bereiken, dan moet je helemaal opnieuw beginnen Digitaliseren in heemkundige kring

18. 1.4. Contact zoeken met partners • Kan ik gratis of goedkope software gebruiken? • Is het wat ik wil digitaliseren al gedigitaliseerd door andere organisaties? => Bevraag de lokale erfgoedcel, professionele archiefdiensten en andere mogelijke partners Digitaliseren in heemkundige kring

19. 1.5. Documenteren • Documenteer elke stap in het proces: • Voor jezelf • Voor andere medewerkers in digitaliseringsproces • Voor latere gebruikers: weten wat je wel en niet hebt gedaan met origineel • Zorg er voor dat je deze documentatie ook op de correcte manier bewaard Digitaliseren in heemkundige kring

20. 2. Mappenstructuur • Is er een bestaande (goede) mappenstructuur die kan worden overgenomen? => zo veel mogelijk de mappenstructuur uit archief overnemen • Indien er geen (goede) mappenstructuur voorhanden is: nieuwe mappenstructuur maken Digitaliseren in heemkundige kring

21. 2.2. Nieuwe mappenstructuur • Indeling op organisatie Vb: 1. Gemeente 1.1. Gemeentebestuur 2. Vzw’s 2.1. Jeugd 2.1.1. Jeugdbewegingen 2.1.1.1. Chiro Digitaliseren in heemkundige kring

22. 2.2. Nieuwe mappenstructuur • Functionele indeling Vb. 1. Algemeen management 2. Interne organisatie 2.1. Bestuursvergadering 3. Activiteiten 3.1. Erfgoeddag 3.2. Digitaliseren in heemkundige kring

23. 2.2. Nieuwe mappenstructuur • Indeling op onderwerp Vb. 1. Vrije tijd 2. Sport 2.1. Voetbal 2.2. Wielrennen Digitaliseren in heemkundige kring

24. 3. Digitaliseren • Scannen / Opnemen / Overzetten • Welke bestandsformaten? • Kwaliteitseisen Vergeet niet af en toe een back-up te maken Digitaliseren in heemkundige kring

25. 3.1. Scannen • Welke scanner? • Geen allround toestel (printer/scanner) • Controleer of de materialen die je wenst te digitaliseren ook onder de plaat kunnen (bv. dia’s) • Welke programma’s? • Gratis: XnView, IrfanView • Betalend: Photoshop Digitaliseren in heemkundige kring

26. 3.1 Scannen • Foto’s: flatbedscanner • Negatieven: negatiefscanner • Dia’s: diascanner, maar flatbedscanner gaat ook • Boeken: boekscanner (duur), alternatief: foto’s nemen van elke pagina (traag) geen flatbedscanner gebruiken voor het inscannen van oude en dure boeken Digitaliseren in heemkundige kring

27. 3.1 Scannen Digitaliseren in heemkundige kring

28. 3.1 Audio overzetten • Platen: platenspeler met USB-poort • Audiocassettes: cassettespeler met USB-poort • Geluidskaart in je PC • Opnamesoftware, bv. Audacity Digitaliseren in heemkundige kring

29. 3.1 Video overzetten • Via PC: rechtstreeks via analoge video-ingang indien PC dit ondersteunt; anders via converteranaloog-digitaal Opnemen met videobewerkingsprogramma (bv. Nero) • Met behulp van een DVD- of HDD-recorder: video-recorder aansluiten op DVD-recorder en afspelen op externe kanaal Digitaliseren in heemkundige kring

30. 3.2. Bestandsformaten? • Wat zijn open standaarden? Open standaarden zorgen er voor dat je onafhankelijk van de leverancier je product kan gebruiken • Onafhankelijkheid van leveranciers of specifieke programma’s • Bv: bestanden van Word 6.0 uit 1993 kunnen niet meer worden geopend met Word7 uit 2007 Digitaliseren in heemkundige kring

31. 3.2 Goede bestandsformaten om te archiveren • Geluid: WAV • Foto: TIFF of JPEG2000 • Film: AVI • Tekst: PDF of XML Digitaliseren in heemkundige kring

32. 3.3 Minimale kwaliteitseisen voor archivering van foto’s • Foto: • Resolutie: • Standaard: 300 dpi (voor gewone foto’s en tekstdocumenten) • Dia’s en fotonegatieven: 1200 dpi • Kleurdiepte: • 24 of 48 bits/pixel voor kleur • 8 of 16 bits/pixel voor enkel grijswaarden • 1 bit/pixel voor zwart/wit • Kleurruimte: ECIRGB Digitaliseren in heemkundige kring

33. 3.3. Kwaliteitseisen: 300 dpi Digitaliseren in heemkundige kring

34. 3.3. Kwaliteitseisen: 30 dpi Digitaliseren in heemkundige kring

35. 4. Beschrijven • Waarom beschrijven? • Hoe beschrijven? • Naamgeving Digitaliseren in heemkundige kring

36. 4.1. Waarom beschrijven • Terugvindbaarheid • Informatie voor andere gebruikers • Context van originele object weergeven Digitaliseren in heemkundige kring

37. 4.2. Hoe beschrijven • In bestand zelf +: informatie blijft aan bestand hangen -: arbeidsintensief • Extra document bij gedigitaliseerde objecten +: makkelijker -: informatie kan sneller verloren gaan => Bij voorkeur: in bestand zelf Digitaliseren in heemkundige kring

38. 4.3 Naamgeving • Complexe naamgeving vermijden • Geen spaties gebruiken, wel underscore (_) • Niet langer dan 28 karakters • Handig: beginnen met omgekeerde datum, bv. 20101124_Harelbeke_01.tiff (let wel op met laatste cijfer!) Digitaliseren in heemkundige kring

39. 5. Back-up maken • (Losse) Harde Schijf • CD / DVD • Online Digitaliseren in heemkundige kring

40. 5.1. Harde schijf • Best back-up maken op een externe harde schijf: • Niet op zelfde plaats bewaren als het originele gedigitaliseerde object Digitaliseren in heemkundige kring

41. 5.2. CD / DVD • Enkel ‘golden’ CD-R of DVD-R gebruiken • Geen CD-RW of DVD-RW gebruiken • Zo traag mogelijk branden • Niets schrijven op het schijfje zelf • Niks kleven op het schijfje zelf • Extra informatie wordt op schijfje zelf en/of in bijgevoegd boekje opgeschreven • Rechtop in het harde doosje bewaren Digitaliseren in heemkundige kring

42. 5.2 CD / DVD Digitaliseren in heemkundige kring

43. Onthou: Hoe groter de opslagcapaciteit van de drager, hoe groter het verlies bij beschadiging van de drager Digitaliseren in heemkundige kring

44. 5.3. Online bewaren • Voordelen: • Wordt extern bewaard • Nadelen: • Beheer niet in eigen handen Digitaliseren in heemkundige kring

45. 5.3 Online bewaren Digitaliseren in heemkundige kring

46. 5.3 Online bewaren Digitaliseren in heemkundige kring

47. 5.3 Online bewaren Digitaliseren in heemkundige kring

48. En wat nadien met de originelen? De originelen blijven het belangrijkste object binnen de verzameling van de Heemkundige Kring. Een gedigitaliseerd object kan dat nooit helemaal vervangen, maar dient als extra bescherming van de informatie => Indien mogelijk het origineel bewaren Digitaliseren in heemkundige kring