Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus

1. Erfaringer med overgang frapapir til fullelektronisk arkiv hosFylkesmannen i Oslo og Akershus Terje Nes, Confex, 2. desember 2009

2. Fylkesmannen i Oslo og Akershus Omtrent 260 ansatte Arkiv og it i hver sin seksjon, men med nært samarbeid En veldig heterogen gruppe, mange ulike preferanser Administrativt underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD)

3. I papirverdenen • FMOA skannet inngående og produsert utgående brev i arkivsystemet fra 2003 • Dobbeltarbeid • I arkivet • I saksbehandlingen • I dokumentutvekslingen • Stor vekst i papirarkivet • Konklusjon (i 2005): Embetet må innføre elektronisk arkiv og saksbehandling

4. Mange skjær i sjøen • Stort etterslep i arkivet på oppfølging av utgående post • Lite rom for forlenging av saksbehandlingstid • Varierende grad av kompetanse på systemet • Ymse erfaring etter innføringen av systemet  negativ stemning • Prosjektet måtte ikke bli et ”arkivprosjekt”

5. Oppstart og reetablering av prosjektet • Prosjektstart mars 2005 – reetablering oktober 2005 • Fra oktober – ledet av arkivet, men med de fleste prosjektdeltakerne fra fagavdelingene • Skulle ta utgangspunkt i ledere og saksbehandleres behov • Hang sammen med prosjekt for rettsikkerhet og effektivitet – I dette prosjektet pågjekk det allerede utvikling av saksbehandlerrutiner i avdelingene/på fagområdene • Endelig prosjektmål: Innføring innen 01.01.07 • Pålegg om elektronisk arkiv i tildelingsbrev fra FAD

6. Hovedsaker som ble gjennomgått • Hva innebærer elektronisk arkiv- og saksbehandling? • Skal godkjennings- og ekspederingsrutiner standardiseres? • Juridiske problemstillinger • Ergonomiske problemstillinger • Hva skal oppbevares og/eller lånes ut på papir • Tekniske problemstillinger – to skjermer, tilgang til skrivere, infrastruktur, behov for skannere og lignende • Arkivfaglige problemstillinger – arkivrutiner, periodisering, oppbevaring av sikkerhetskopier, journalføring av utgående brev • Kartlegging av roller funksjoner og rettigheter

7. Vår definisjon av elektronisk arkiv og saksbehandling • Ikke utdeling av papir • Elektronisk godkjenning • Ikke et papirløst kontor • Innebærer ikke nødvendigvis elektronisk dokumentutveksling, men kan være en forutsetning for å kunne praktisere det • Et fullelektronisk arkiv forutsetter at man praktiserer elektronisk saksbehandling (vårt synspunkt)

8. Juridiske problemstillinger • Hvilke dokumenttyper krever loven må mottas/besvares på papir – er lovens krav til skriftlighet det samme som krav til papirtilknytning? • Generelt er svaret nei • Flere lover og forskrifter er blitt teknologinøytrale • Enkelte formkrav til papirbaserte, signerte vedtak (eks. skillsmissebevilgninger til bruk i utlandet) • Hvem må signere? – internt delegasjonsreglement • Ellers ingen juridiske hindringer for elektronisk saksbehandling

9. Elektronisk godkjenning uten signatur

10. Kartlegging av funksjoner og roller • Før innføring av elektronisk saksbehandling må vi kartlegge hvem som faktisk er: • Ledere - kan være faglige ledere eller administrative ledere og skal ha rettigheter til å godkjenne journalposter • Stedfortredere – skal ha søk og muligheter til å godkjenne journalposter som er til godkjenning hos andre • Saksbehandlere – driver saksbehandling • Forværelsepersonell – ekspederer, i første omgang papir, siden elektronisk. • Hvem skal ha de ulike rollene • Hvilke rettigheter skal de ulike rollene ha?

11. Piloter • Enkle og typiske saksområder med en viss saksmengde • Utprøving av godkjenningsfunksjonaliteten • Utprøving av rutiner for godkjenning og ekspedering • ”Prøve og feile” • Utprøving av ulike roller og oppgaver • Tilpassing av dokumentasjon • Kontinuerlig oppfølging

12. Erfaringer etter pilotdrift • Vi må ha ulike rutiner for ulike avdelinger • Underskrift og elektronisk godkjenning er ingen heldig kombinasjon • Dokumentasjonen kan alltid bli bedre • Funksjonaliteten kan alltid bli bedre • Det bør lages ”søk for alt” • Vi kan må tilstrebe å gjøre Ephorte best mulig for lederne • Vi må analysere hvem som gjør hva • Delegasjonsreglementet må gjennomgåes • Den grunnleggende kompetansen er ikke god nok!

13. Tilpassing av systemet • Et Noark-system har mange muligheter for lokal tilpassing • Vi tok en grundig opprydding i systemet • Er basen rotete? Skal vi opprette ny base? • Gjennomgang av roller og rettigheter • Opprydding i dokumentmaler • Utforming av søk som fanger opp ”alt” man er vant til når man organiserer papirene • Arkivet må ha ansvaret, med god assistanse av teknikere i IT-seksjonen – dette samarbeidet er en vesentlig suksessfaktor

14. Utforming av søk • Viktig med gode søk • Saksbehandlersøk: • mine saker – under behandling, ferdige • Journalposter – mottatt, under behandling, ferdige dokumenter alle ”bunker” man har ellers • Ledersøk: • Fordeling • Utgående brev i min avdeling • Innkommet post til min avdeling • Restanseoppfølging • Oppfølging av andre lederes godkjenningsoppgaver

15. Opplæring og brukerstøtte • Det blir aldri nok opplæring! • Teori • Forståelse • Hvordan bruke systemet i dag • Spesialkurs i nye rutiner ved innføring av elektronisk arkiv og saksbehandling • Vi reetablere brukerstøtten med vaktordning i arkivet og lokale superbrukere

16. Avdelingsvis innføring Avdelingsvis innføring av elektronisk saksbehandling i perioden juni – desember 2006 1-2 avdelinger i måneden Arbeidsgrupper arbeidet ca. en måned før oppstart Kurs i avdelingen i nye rutiner uken før oppstart Arkivet ble fullelektronisk 1.1.2007

17. Avdelingsvise arbeidsgrupper • Mange avdelinger var allerede i gang med å revidere saksbehandlingsrutiner og dokumentmaler • Det ble nedsatt avdelingsvise arbeidsgrupper som skulle forberede innføring av fullelektronisk saksbehandling i hver avdeling: • Ledet av avdelingen – helst en leder • Deltaker fra arkiv • Deltaker fra prosjektgruppen • Superbruker • Forværelse • Gjekk gjennom sjekkliste

18. Sjekkliste • Ambisjonsnivå • Hva ligger i begrepene fullelektronisk arkiv og saksbehandling • Fordeling av saker og inngående dokumenter • Hva skal på papir, hvem fordeler, oppdeling i vedlegg, oppfølging, tilgangsstyring • Saksbehandling og dokumentproduksjon • Maler, tilgangsgrupper, fagsystemer, standardtitler • Godkjenning og dokumentflyt • Hvem godkjenner, hvem ferdigstiller, hvem er leder, hvem følger opp • Ekspedering • Hvem ekspederer, hvordan organisere vedlegg, skal brev signeres, hvem har rollen • Arkiv • skanningsrutiner, evt. fordeling av papir, når skal saken avsluttes • Predefinerte søk

19. Forberedelser i arkivet • Relativt liten del av prosjektet • Gjennomgang av arkivrutiner • Postmottak og -åpning • Journalføringsrutiner • Skriveregler • Ansvar og rutiner • Kontrollrutiner • Periodisering • Vi valgte skarpt periodeskille • Ny arkivdel i eksisterende base • Skannerinstillinger • Opplæring • Etablering av kontrollrutiner – dette pågår fortsatt og vi syr stadig på sikkerhetsnettet… • Kompetanse og endring av rutiner er fortsatt en utfordring i arkivet

20. Hva skal selges inn? Man må tilby et best mulig produkt! God teknisk infrastruktur Lov ikke for mye Man sparer ingenting i arkivet de første årene Et Noark-system er ikke et statistikkverktøy Fordeler må synliggjøres Lettere oppfølging av dokumenter og saker Dokumenter man er autorisert for er tilgjengelig hele tiden Man muliggjør elektronisk dokumentutveksling Avdelingsledelsen og fagansvarlige i hver enkelt avdeling må bidra til å få sin avdeling til å forstå at dette er noe vi skal innføre – må unngå at det spres en negativ holdning

21. Dialog med brukerne • Alle motforestillinger må tas seriøst – også i tilfeller der man i utgangspunktet er uenig • Still opp på møter i avdelinger og faggrupper • Innrøm at man ser at ikke alt man gjør virker like ”logisk”, men prøv å forklar hvorfor man likevel gjør det • Kall inn til arbeidsgrupper for å løse problemer etter hvert • I enkelte tilfeller må man få avdelingsledere til å skjære gjennom • Tilby de hjelpemidler som finnes

22. Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner • Medvirkning i prosjekt- og arbeidsgrupper • Tilby et godt produkt • Ikke love funksjonalitet som ikke finnes • Forankring i ledelse – spesielt på mellomleder- og faglig nivå • Foreslå vesentlig nye rutiner på enkelte områder - for eksempel å slutte å signere • Skape et positivt miljø • Snakk et språk som saksbehandlere forstår, de færreste bryr seg en døyt om Noark-4 og arkivlov m/forskrift.

23. Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner – forts. • Synliggjøre fordeler • Utvikle et hjelpeapparat • Superbrukere med tid og kompetanse • Sentral brukerstøtte • Opplæring – kompetanse er helt sentralt • Opplæring i begrepsapparatet – ikke bare i tastetrykkingen • Lage skriftlig dokumentasjon • Ta alle motforestillinger seriøst • Frivillighet er viktig, men av og til er tvang nødvendig

24. Slik skaper du eierskap og trekker med flere fagmiljøer • Prosjektet var forankret i et større prosjekt – avdelingene var forberedt og hadde tatt ansvar for egne saksbehandlingsrutiner • Deltakelse i prosjekt og arbeidsgrupper • Flere profesjoner var involvert i prosjektgruppen • Lokale arbeidsgrupper med forankring i avdelingsledelse • Det kan være problematisk å samordne alle brukergruppenes interesser, preferanser og krav

25. Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge • Innføring av elektronisk saksbehandling er organisasjonsutvikling • Innføring av elektronisk saksbehandling må ikke gå på bekostning av rettsikkerhet og forvaltningsskikk – dette er veldig viktig for ledelsen • Overordnede beslutninger må fattes av ledelsen i virksomheten – ledelsen må være tydelig på å kommunisere beslutningene • Utvikling av saksbehandlingsrutiner må ligge i avdelingene blant de som er fagansvarlige • Avdelingsledere må følge opp at vedtatte ruiner blir fulgt opp • Konsekvenser knyttet til arbeidsmiljø og ergonomi må bakes inn i virksomhetens ordinære HMS-arbeid

26. Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge – forts. • Ansvaret for utforming av systemet bør ligge i en arkivfunksjon og denne bør ha tilstrekkelig system- og IT-kompetanse • Utforming av sikkerhetsnett – prosjektledelse/systemansvarlig – stor fordel om dette ligger i arkivet • Oppfølging av sikkerhetsnett bør ligge i arkivet og i avdelingene

27. Organisatoriske og menneskelige hovedutfordringer ved overgangen til elektronisk arkiv og saksbehandling • Saksbehandlere blir mer avhengige av systemet – dette krever kompetanse og at systemet fungerer bra • ”Vi vil ha papir!” • Har så langt ikke hatt fullgode systemer og rutiner for elektronisk dokumentutveksling – dette blir oppfattet som håpløst umoderne, og som at arkivet ”holder igjen” • Tidligere erfaringer gjør at mange er skeptiske • Det er mange myter om ”den elektroniske verdens farer” • Man forholder seg ofte til svært mange ulike profesjoner med ulik bakgrunn • Mange forventer seg for mye av den nye løsningen • Er arkivtjenesten klar?