Objectifs Donner une vue générale de l’organisation et du fonctionnement d’un organisme payeur

1. Objectifs • Donner une vue générale de l’organisation et du fonctionnement d’un organisme payeur • Brosser aussi précisément que possible tous les aspects importants • Principalement limité aux dépenses FEAGA destinées aux opérateurs de l’industrie agro-alimentaire 1

3. Le contexte européen • Le contexte réglementaire • Les principaux acteurs dans la PAC en Belgique • Les organismes payeurs : généralités • L’organisme payeur et son agrément • L’organisme payeur et la délégation de tâches • L’organisme payeur et la certification des comptes 3

4. Le contexte européen

5. Missions fondamentales de la Communauté : • Développement équilibré, croissance non inflationniste • Emploi, protection sociale • Convergence économique, relèvement du niveau de vie • Cohésion économique et sociale, solidarité • Moyens : • Marché commun • Union économique et monétaire • Politiques et actions communes 5

6. Libre circulation des marchandises, des personnes, des services et des capitaux • Politique commerciale commune • Politique agricole commune (PAC) • Politique commune des transports • Libre concurrence • Coordination des politiques de l’emploi • Politique sociale • Politique de l’environnement • Cohésion économique et sociale 6

7. Liées aux Actes du Conseil Liées aux Actes de la Commission Commissaire Direction générale de l’Agriculture et du Développement rural (DGAGRI) Comités de « comitologie » Comités consultatifs ou groupe d’experts • Conseil européen • Conseil des Ministres de l’Agriculture • Comité des représentants permanents (COREPER) • Comité spécial de l’Agriculture (CSA) • Commission de l’Agriculture (COMAGRI) • Comité économique et social (CES) • Cour des Comptes européenne

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9. Le contexte réglementaire

10. Articles 32 à 38 (ex 38 à 43 + 46) • Agriculture et commerce de produits agricoles • « Produits du sol, de l’élevage et de la pêcherie, ainsi que les produits de première transformation qui sont en rapport direct avec ces produits » • Énumérés dans l’annexe I du traité • Établissement d’une politique agricole commune • Création des fonds agricoles • Dispositions permettant au Conseil de déroger aux règles de concurrence • Pas de discrimination entre producteurs ou consommateurs européens 10

11. La PAC a pour buts : • D’accroître la productivité de l’agriculture • D’assurer un niveau de vie équitable à la population agricole • De stabiliser les marchés • De garantir la sécurité des approvisionnements • D’assurer des prix raisonnables aux consommateurs 11

12. Formes : • Règles communes en matière de concurrence • Coordination obligatoire des diverses organisations nationales de marché • Organisation européenne de marché • Mesures : • Réglementations des prix (critères communs, méthodes de calcul uniformes) et des quotas de production • Subventions à la production et à la commercialisation des produits • Systèmes de stockage et de report • Mécanismes communs de stabilisation à l’importation ou à l’exportation 12

13. C’est aussi : • Une coordination efficace dans les domaines de la formation professionnelle, de la recherche et de la vulgarisation agronomique (projets ou institutions financés en commun) • Des actions communes pour le développement de la consommation de certains produits 13

14. COMMUNES • Financement de la PAC • Contrôles et protection des intérêts financiers • Qualité • Concurrence • Assistance mutuelle • Ressources génétiques • Politique d’information • Produits hors annexe I • Statistiques • Recherche agricole • Commercialisation • Aides régionales • Agri monétaire • Aides alimentaires • Soutien du marché (1°Pilier) • OCM unique • Paiements directs • Autres aides directes • Règles horizontales (intervention, importations et exportations, restitutions, promotion) • Règles sectorielles • Développement rural (2°Pilier)

15. « Perspectives financières » et prévisions budgétaires de l’UE pour la période 2007-2013 structurées autour de : • La croissance durable (croissance et emploi) • Préservation et gestion des ressources naturelles (agriculture, pêche et environnement) • Citoyenneté, liberté, sécurité et justice • L’UE en tant que partenaire mondial • Administration  plafond de recettes et de dépenses 15

16. Institue 2 Fonds régis par des règles similaires pour le financement des 2 piliers : • Un Fonds Européen Agricole de Garantie en abrégé FEAGA • Un Fonds Européen Agricole pour le Développement Rural en abrégé FEADER • FEAGA finance : • Restitutions fixées pour l’exportation des produits agricoles vers les pays tiers • Interventions destinées à la régulation des marchés agricoles • Paiements directs aux agriculteurs • + Actions d’information et de promotion • FEADER finance : • Intégralité des dépenses de développement rural 16

17. Le financement de la PAC est régi, à partir de 2007, par le R(CE) 1290/2005 • L’exercice financier couvre la période allant du 16 octobre au 15 octobre de l’année suivante • Le comité des Fonds agricoles : • Composé des EM et de la COM • Assure l’administration des Fonds • Les organismes payeurs : • Désignés sur le plan national par les EM • Effectuent les dépenses 17

18. Les EM prennent les mesures nécessaires pour : • S’assurer de la réalité et de la régularité des opérations financées par les Fonds • Prévenir et poursuivre les irrégularités • Récupérer les sommes perdues à la suite d’irrégularités ou de négligences • Mettre à disposition de la COM toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement des Fonds • Faciliter les contrôles que la COM estimerait utile d’entreprendre (y compris vérification sur place) • Communiquer les dispositions législatives, réglementaires et administratives adoptées pour l’application des actes communautaires 18

19. Les EM agréent les OP pour effectuer les dépenses • Les EM agréent les organismes de coordination, chargés de : • Centraliser les informations à mettre à disposition de la COM • Promouvoir l’application harmonisée des règles communautaires • Les EM communiquent à la COM : • La dénomination, le statut et l’acte d’agrément des OP • Les conditions administratives, comptables et de contrôle interne dans lesquelles sont effectués les paiements 19

20. Pas de rapport hiérarchique • Pas d’instructions mais des recommandations ! • Conférences entre responsables OP et COM • Seules les dépenses conformes sont remboursées • Les irrégularités et négligences commises par les OP sont à charge de l’EM • Contentieux entre OP et bénéficiaires relèvent de la compétence de juges nationaux (compétences, délais, prescription, etc.) • Indépendance des OP permet d’assurer critères de gestion et de comptabilité 20

21. LeS PRINCIPAUX ACTEURS DANS LA pac en belgique

22. Les organismes payeurs belges • OP wallon, Direction générale de l’Agriculture, des ressources naturelles et de l’environnent (DGARNE) • OP flamand, Agentschap voor Landbouw en Visserij (ALV) • OP fédéral, Bureau d’Intervention et de Restitution belge (BIRB) • Bureau de coordination agricole (BCA) • Cellule interrégionale et cellule fédérale (SPF Economie) • Porte parole au CSA • Porte parole au Comité 22

23. Experts régionaux • Participation aux comités et groupes d’experts selon une répartition et un tour de rôle fixés 23

24. Les organismes payeurs : GÉNÉRALITÉS

25. Un organisme payeur est un organisme agréé par l’EM qui offre suffisamment de garanties pour que (art. 6, R1290/2005) : • L’éligibilité des demandes et leur conformité avec les règles communautaires soient contrôlées avant l’ordonnancement du paiement • Les paiements effectués soient comptabilisés de manière exacte et exhaustive • Les contrôles prévus par la législation communautaire soient entrepris • Les documents requis soient présentés dans les délais et sous la forme prévue par les règles communautaires • Les documents soient accessibles et conservés de façon à garantir leur intégrité, leur validité et leur lisibilité dans le temps, y compris pour les documents électroniques au sens des règles communautaires 25

26. Dépôt des comptes annuels auprès de la COM • Déclaration d’assurance du responsable de l’OP (renforcement de la chaîne de responsabilité pour les dépenses de la PAC) • Certification concernant l’intégralité, l’exactitude et la véracité des comptes transmis 26

27. R (CE) n°885/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités d’application du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne l’agrément des organismes payeurs et autres entités ainsi que l’apurement des comptes du FEAGA et du FEADER. 27

28. R (CE) n°883/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités d’application du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne la tenue des comptes des organismes payeurs, les déclarations de dépenses et de recettes et les conditions de remboursement des dépenses dans le cadre du FEAGA et du FEADER ainsi que… • R (CE) n°884/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités d’application du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne le financement par le Fonds européen de garantie agricole (FEAGA) des mesures d’intervention sous forme de stockage public et la comptabilisation des opérations de stockage public par les organismes payeurs des États membres 28

29. 29

30. Apurement comptable • Apurement des comptes des OP agrées sur base des informations communiquées • Couvre l’intégralité, l’exactitude et la véracité des comptes annuels • Sans préjudice des décisions prises au titre de l’apurement de conformité • Apurement de conformité • Vérification de la réalité des opérations • En cas de constat de non-conformité des dépenses par rapport aux règles communautaires, les montants sont retirés du financement par la COM (= décision de conformité ou décision « ad hoc ») • Procédure contradictoire écrite (notifications, réponses, accord ou appel à l’organe de conciliation, recours à la Cour de Justice) 30

31. Toute irrégularité doit être déclarée à la COM • Constat administratif ou judiciaire • Délai de 4 (ou de 8) ans pour effectuer le recouvrement • Si pas de recouvrement passé ce délai, les conséquences financières sont supportées à concurrence de 50% par l’EM • En cas de négligence de la part de l’EM, les conséquences financières sont supportées à 100% par celui-ci 31

32. Op et agrément

33. Le règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 6) : « Les OP … offrent suffisamment de garanties pour que : • L’éligibilité des demandes, la procédure d’attribution des aides et leur conformité soient contrôlées avant l’ordonnancement du paiement • Les paiements soient comptabilisés de manière exacte et exhaustive • Les contrôles prévus soient entrepris • Les documents requis soient présentés • Les documents soient accessibles et conservés À l’exception du paiement, l’exécution de ces tâches peut être déléguée » 33

34. Le règlement (CE) n° 885/2006 (art. 1 et annexe I) : • Agrément subordonnée à une structure administrative et un système de contrôle satisfaisant aux « conditions d’agrément » • Désignation d’une autorité compétente • Acte officiel d’agrément à titre définitif ou provisoire • Transmission des documents prescrit • Communication COM au Comité de la liste des OP agrées 34

35. Pour chaque OP, l’EM désigne une autorité compétente, au niveau ministériel, habilitée à octroyer et à retirer l’agrément de l’OP • Pour l’OP fédéral, cette autorité est le ministre qui a l’agriculture dans ses attributions • L’autorité compétente, par un acte officiel, octroie l’agrément à l’OP après examen des conditions d’agrément • Cet examen est effectué par un organisme indépendant • Par signature de la proposition de l’administration compétente par le ministre qui a l’agriculture dans ses compétences 35

36. L’autorité compétente exerce une supervision constante sur les OP (via certification) • Tous les trois ans, l’autorité compétente informe la COM des résultats de sa supervision • Les EM assurent la communication immédiate à l’autorité compétente de toute information pouvant laisser supposer qu’un OP ne remplit pas les conditions d’agrément • Si un OP agréé ne remplit plus une ou plusieurs conditions d’agrément, ou présente des lacunes telles qu’elles compromettent sa capacité à exécuter ses tâches, l’autorité compétente soumet l’agrément à une phase de test et élabore un plan • en cas de retrait de l’agrément, l’autorité compétente procède sans délai à l’agrément d’un autre OP 36

37. Structure organisationnelle – Fonctions • Contrôles administratifs et contrôles sur place (montants conformes) • Exécution des paiements (montants autorisés payés à l’ayant droit) • Enregistrement comptable des paiements (+ récapitulatifs périodiques des dépenses) + Claire répartition de l’autorité et des responsabilités + Séparation des trois fonctions + Organigramme • Normes en matière de ressources humaines • Ressources humaines appropriées + compétences techniques nécessaires • Répartition des tâches • Compétences définies par écrit • Formation du personnel + politique de rotation (ou à défaut supervision intense) • Risques de conflit d’intérêts écartés 37

38. Délégation • Accord écrit (nature de l’information et des pièces justificatives, délais) • OP responsable de la gestion efficace du fonds • Compétences et obligations en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles communautaires clairement définies • Moyens efficaces pour garantir exercice des compétences • Confirmation explicite de l’exercice effectif des compétences + description des moyens utilisés • Revue régulière des fonctions déléguées 38

39. Procédures d’ordonnancement des demandes • Réception, enregistrement et traitement des demandes + documents à utiliser • Check List détaillée des vérifications + revu par un membre de l’encadrement • Nombre suffisant de contrôles (d’où réalité et régularité des opérations, irrégularités, récupération, certification, déclaration d’assurance) • Contrôles suffisants avant liquidation demande • Rapport certifiant éligibilité des demandes approuvées • Procédures garantissant documents enregistrés 39

40. Procédures de paiement • Procédures pour paiements exclusivement sur comptes bancaires du demandeur ou de son cessionnaire • Paiement par banquier OP dans délai 5 jours ouvrables à compter date d’imputation FEAGA ou FEADER • Procédures pour paiements non effectués (à créditer au profit des fonds) • Pas de paiement au comptant • Approbation de l’ordonnateur + garanties appropriées pour identité du signataire • Procédures comptables • Procédures comptables pour déclarations mensuelles, trimestrielles (dans le cas du FEADER) et annuelles complètes, exactes et établies en temps opportun (toute erreur ou omission décelée et corrigée) 40

41. Procédures relatives aux acomptes • Paiements relatifs aux acomptes dans rubrique distincte • Procédures relatives aux créances • Système permettant de reconnaître tous les montants dus + grand livre des débiteurs inspecté à intervalles réguliers + mesures afin d’encaisser les dettes échues • Piste d’audit • Informations liées aux pièces justificatives demeurent disponibles dans les locaux de l’OP 41

42. Communication • Procédures nécessaires pour prendre en compte toute modification des règlements communautaires • Mise à jour des instructions, des bases de données et des Check List • Sécurité des systèmes d’information • Norme ISO 17799/BS 7799: Code of practice for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799) – devenue ISO 27002 • Mesures de sécurité adaptées à la structure administrative, au personnel et à l’environnement technologique • Efforts en matière financière et technologique proportionnels aux risques réels encourus 42

43. Suivi continu au travers des actions de contrôle interne • Suivi des services techniques et des entités déléguées • Amélioration des systèmes de contrôle • Examen des informations suggérant des irrégularités  suivi continu = activité opérationnelle ordinaire et de routine de l’OP • Évaluations menées séparément par un service d’audit interne • Service d’audit interne indépendant + relève directement de son directeur • Audit interne vérifie procédures (suffisantes pour respect des règles communautaires, comptes exacts, complets et établis en temps opportun) + programme n’excédant pas cinq ans • Audit conformément aux normes internationalement reconnues + comptes rendus, rapports et recommandations. 43

44. OP et délégation

45. Le règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 6): « Les OP … offrent suffisamment de garanties pour que : • L’éligibilité des demandes, la procédure d’attribution des aides et leur conformité soient contrôlées avant l’ordonnancement du paiement • Les paiements soient comptabilisés de manière exacte et exhaustive • Les contrôles prévus soient entrepris • Les documents requis soient présentés • Les documents soient accessibles et conservés • À l’exception du paiement, l’exécution de ces tâches peut être déléguée » • Ligne directrice de la COM: La fonction de paiement fait référence au «paiement des aides communautaires». La partie communautaire de la subvention doit incomber à l’organisme payeur. Le versement de la subvention publique cofinancée par l’EM peut être exécuté par l’entité délégataire. 45

46. Le règlement (CE) n° 885/2006 (art. 1 et annexe I) : « Pour qu’une des tâches de l’OP puisse être déléguée à une autre entité, il faut : • Un accord écrit entre l’OP et cette entité (spécifiant la nature de l’information et des pièces justificatives) • Dans tous les cas, l’OP demeure responsable de la gestion efficace du fonds concerné • Les compétences et les obligations de l’entité doivent être clairement définies • L’OP veille à ce que l’entité dispose des moyens efficaces pour remplir sa mission • L’entité confirme explicitement qu’elle exerce sa compétence et décrit ses moyens • L’OP passe en revue régulièrement les fonctions déléguées et vérifie que le travail est d’un niveau satisfaisant et conforme aux règles communautaires » 46

47. Acte ou document par lequel deux ou plusieurs parties formalisent un accord et/ou ses modalités d’application. • Un protocole peut avoir notamment pour objet le transfert de compétences et/ou sa mise en œuvre entre deux parties, on parlera alors de protocole ou d’accord de coopération. 47

48. De manière générale, il comprend : • La description des parties en présence, • Un exposé préalable reprenant la législation (Vu) ainsi qu’un exposé des motifs (Considérant que) motivant la conclusion du protocole • La convention proprement dite, comprenant : • L’objet du protocole, par exemple, le transfert de compétences • Les modalités d’application • Éventuellement, un exposé des sanctions en cas de non respect de la convention • Date, lieu et signatures 48

49. Clôture annuelle et certificat annuel de confirmation (ou de conformité) • Archivage et accès aux dossiers • Audit interne OP • Evaluation et adaptation du protocole • Retrait de la délégation 49

50. OP et certification