M542 - Fonctionnement informatisé de l'entreprise

1. M542 - Fonctionnement informatisé de l'entreprise

2. PLAN : Fonctionnement informatisé de l'entreprise (5h de cours) • 16 janvier 8h-10h : progiciels, ERP • 17 janvier 10h30-12h30 : IAE & Echange de données • 22 janvier 13h-14h : Intranet-Extranet • 31 janvier 12h-13h : DS (qcm – 40 questions)

3. Unité d’enseignement 4 « Comprendre et gérer les organisations » • Axe 5 : Appréhender l’entreprise et son organisation • Semestre 4

4. Objectifs : Sensibiliser aux enjeux de l’intégration du système d'information • Compétences, l’étudiant doit être capable de • REPRESENTER schématiquement les processus d’une organisation ; • APPRECIER et ANALYSER la double dimension, technologique et organisationnelle, des systèmes d’information contemporains.

5. Contenus • Analyse et modélisation des processus transversaux de l’entreprise ; • Progiciels de Gestion Intégrés (PGI) et intégration des applications de l’entreprise (IAE) ; • gestion informatisée de la relation partenaire (entreprises, clients, fournisseurs, administrations…) ; • échange de données informatisé (EDI, commerce électronique, extranet…).

6. SOMMAIRE L'organisation d'un Service informatique Les secteurs : Back Office – Front Office Processus et Procédures d'entreprises Les Progiciels de Gestions Intégrés (PGI-ERP) Le WorlFlow Intégration d'Application d'Entreprise (IAE) Les échanges de données dans l'entreprise Solutions Professionnelles de Collaboration La Virtualisation des Données (pas fait – pas au DS) La Gestion Electronique de Documents (pas fait – pas au DS) Intranet-Extranet et Sécurité (pas fait – pas au DS)

7. 1. L'organisation d'un Service informatique La Mission : apporter des • Solutions logicielles et applications métiers • Solutions d’infrastructure, systèmes et réseaux • Veille technologique Les grandes banques françaises valorisent leurs système d’information à plus de 300 M€ dans leurs comptes. La valorisation de l’un des plus gros actif immatériel de nos organisations. De nombreux dirigeants s’accordent sur le fait que le système d’information est devenu un actif critique et stratégique, MAIS ils ne semblent pas alignés sur sa définition même. Par exemple, un directeur opérationnel s’intéressera au premier abord à son usage, un directeur financier à son coût, un directeur marketing à son impact sur internet...

8. Le SI en fonction de l'entreprise • TPE : pas d'informaticien dédié. • PME (20 à 249) : très variable (souvent externalisé) • ETI (entreprise de taille intermédiaire – entre 250 et 4999) : un SI. • GE : des SI, une difficulté à centraliser les informations.

9. Le SI en fonction de l'entreprise • TPE : pas d'informaticien dédié. • PME (20 à 249) : très variable (souvent externalisé) • ETI (entreprise de taille intermédiaire – entre 250 et 4999) : un SI. • GE : des SI, une difficulté à centraliser les informations.

10. 5 métiers de l’informatiqueen entreprise • DSI • Chef de projet informatique • Administrateur réseau • Développeur • Consultant en informatique

11. Métiers : DSI Rôle : le DSI doit comprendre et répondre aux besoins de l'entreprise en matière de système d'informations. Assumer l’approche stratégique transverse du Système d’Information Global. Formation : pas de profil type pour devenir DSI, si ce n'est de posséder une expérience conséquente de manager. Salaire : les postes sont rares. Les rémunérations s'échelonnent de 50 k€ à 200 k€ Environnement : le DSI dépend de la direction générale. Il gère la stratégie informatique, les budgets et le recrutement des informaticiens.

12. Métiers : consultant Rôle :Estimer les besoins de l'entreprise au niveau organisationnel, technique et des ressources humaines. Puis analyser les systèmes d'informations en place et proposer Formation : Expérimenté & junior grandes écoles. Salaire :Métier lucratif même en tant que débutant, avec une base à 40 000 euros par an, qui peut atteindre 100 000 euros pour les seniors confirmés. Environnement :détachements auprès de l’entreprises cliente

13. Métiers : chef de projet informatique Rôle : définir le projet, élaborer un cahier des charges, encadrer l'équipe de réalisation du projet, suivre le développement Formation : une filière informatique avec une compétence technique Salaire : entre 26 k€ et 80 k€ par an, selon l'important du projet Environnement : Le chef de projet informatique est rattaché au directeur des études ou au directeur informatique.

14. Métiers : développeur informatique Rôle : Le développeur informatique réalise un cahier des charges qui fixe les besoins des utilisateurs et les technologies adaptées. Formation : jeunes diplômés de niveau Bac +2 au diplôme d'ingénieur en informatique. Salaire : le salaire est compris entre 26 k€ annuels et 43 € annuels. C'est souvent un poste de transition. Environnement : Il est sous le commandement du chef de projet.

15. Métiers : administrateur réseau Rôle : L'administrateur réseau s'occupe de toutes les instructions qui réglementent l'accès au système d'information. Il participe à la gestion du parc Formation : jeunes diplômés de niveau Bac +2 au diplôme d'ingénieur en informatique. Salaire : débute entre 20 k€ et 30 k€, mais il peut atteindre 55 k€ avec de l’expérience. Environnement : au cœur de l'activité, sous la houlette du directeur informatique

16. SOMMAIRE L'organisation d'un Service informatique Les secteurs : Back Office – Front Office Processus et Procédures d'entreprises Les Progiciels de Gestions Intégrés (PGI-ERP) Le WorlFlow Les échanges de données dans l'entreprise Intégration d'application d'Entreprise (IAE) Solutions Professionnelles de Collaboration La Virtualisation des Données La Gestion Electronique de Documents Intranet-Extranet et Sécurité

17. 2. Front Office / Back Office • Les termes de Front Office (littéralement « boutique ») et de Back Office (« arrière-boutique ») sont généralement utilisés pour décrire les parties de l'entreprise (ou de son système d'information) dédiées respectivement à la relation directe avec le client (du système d’information) et à la gestion propre de l'entreprise.

18. Front Office / Back Office • Le Front-Office (parfois appelé également Front line) désigne la partie frontale de l'entreprise, visible par la clientèle et en contact direct avec elle, comme les équipes de marketing, de support utilisateur ou de service après-vente. • Le Back Office à l'inverse désigne l'ensemble des parties du système d'information auxquelles l'utilisateur final n'a pas accès. Il s'agit donc de tous les processus internes à l'entreprise (production, logistique, stocks, comptabilité, gestion des ressources humaines, etc.).

19. Front Office / Back Office • Une Caisse Enregistreuse • Le logiciel de Paie (Ciel, EBP...) • Le système de sauvegarde des données • Le site web de vente • Le site Web de présentation de l'entreprise • Les bases de données

20. Front Office / Back Office • Dans la réalité, Back Office et Front office ne sont pas totalement cloisonnés • Les équipes chargées de la relation client ont besoin de connaître un minimum d'information sur le processus de réalisation du produit ou du service de l'entreprise. • A l'inverse, les secteurs dédiés à la conception du produit doivent être tenus informés des problèmes rencontrés par les usagers ou à l'inverse de leurs besoins, afin de rentrer dans un cercle d'amélioration continue.

21. SOMMAIRE L'organisation d'un Service informatique Les secteurs : Back Office – Front Office Processus et Procédures d'entreprises Les Progiciels de Gestions Intégrés (PGI-ERP) Le WorlFlow Les échanges de données dans l'entreprise Intégration d'application d'Entreprise (IAE) Solutions Professionnelles de Collaboration La Virtualisation des Données La Gestion Electronique de Documents Intranet-Extranet et Sécurité

22. 3. Processus d'Entreprise « L’organisation est l’art du possible » « L’organisation n’est pas le résultat de la résolution d’un problème bien structuré. Elle devient le processus de résolution d’un problème mal structuré » (pensez à votre projet tuteuré) « Organisation et information sont des concepts indissociables et il est profondément erroné de les concevoir séparément »

23. Les Processus classiques • ceux qui réalisent le pilotage : les processus de management, • ceux qui créent les produits et services : les processus opérationnels, • ceux qui fournissent les ressources : les processus support.

24. Exemple de processus transversaux

25. Procédure d’entreprise : • La procédure d’entreprise, appelée également procédure métier ou procédure opérationnelle désigne un ensemble d'activités qui s'enchaînent de manière chronologique pour atteindre un objectif, généralement délivrer un produit ou un service, dans le contexte d'une organisation de travail (ex : une entreprise, administration,...).

26. Exemples de procédures d'entreprise • Procédure de remboursement de notes de frais. • Procédure de déclaration de sinistre. • Procédure de prise de commande des clients. • Procédure d'ouverture de compte dans une agence bancaire. • Procédure de prise de congés. • Procédure d'édition de note interne. • procédure de maîtrise des documents.

27. Procédure de demande de crédit

28. Procédure ≠ Processus • La procédure d’entreprise représente la manière de mettre en œuvre tout ou partie d'un processus métier. • Le processus représente le Quoi ? • La fabrication – Le conditionnement – La Livraison... • La procédure représente le Qui fait Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? et Pourquoi ?

29. Procédure ≠ Processus • On voit donc qu'à un processus peuvent correspondre plusieurs procédures : la procédure existante et une ou plusieurs procédures cibles (exprimant des répartitions différentes d'activités entre différents services, des outils ou des ressources différents)

30. Exemples de modélisation d'un processus métier

31. Voir Vidéo DSI AXA France Quelques termes : • Organisation • IT (information Technogy) • Compétences métier • Architecture • Modèles métier : processus

32. SOMMAIRE • L'organisation d'un Service informatique • Les secteurs : Back Office – Front Office • Processus et Procédures d'entreprises • Les Progiciels de Gestions Intégrés (PGI-ERP) • Définition • Les éditeurs • Un exemple de mise en place (GO Sport) • Avantages – Inconvénients des ERP • L'avenir

33. ERP = PGI • PGI : Progiciel de Gestion Intégré en français. • ERP: Enterprise Resource Planning • Le terme "ERP" provient du nom de la méthode MRP(Manufacturing Resource Planning, planification des besoins en matière) utilisée depuis les années 70 pour la gestion et la planification de la production industrielle.

34. ERP - Définition • Définition : Un ERP est une suite de logiciels professionnels dont l'objectif est de coordonner l'activité comptable, commerciale et logistique de l'entreprise. • un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique. »

35. ERP = projet • Plus qu'un simple logiciel, un ERP est un véritable projet demandant une intégration totale d'un outil logiciel au sein d'une organisation et d'une structure spécifique, et donc des coûts importants d'ingénierie.

36. ERP • Les progiciels ERP réunissent toutes les données structurelles et techniques de l'entreprise afin d'optimiser les processus :- d'achats - de fabrication- de maintenance- de gestion des stocks - de gestion des personnels - de gestion commerciale

37. Les principaux éditeurs d'ERP • SAP (devant) • Oracle Corporation (le rival) • Microsoft Dynamics • Sage (PME-PMI)...

38. SAP (18/10/2007) http://fr.wikipedia.org/wiki/Systems,_applications,_and_products_for_data_processing • Le chiffre d'affaires total de l'éditeur de progiciels a atteint 2,42 milliards d'euros au troisième trimestre 2007 (dont 715 M€ pour la vente de logiciels, +11% sur un an), soit une hausse d'environ 9% par rapport à la même période en 2006.Le spécialiste allemand de l'informatique de gestion a dégagé un bénéfice opérationnel en hausse de 9% à 601 millions d'euros au troisième trimestre. En revanche, sa marge d'exploitation est restée stable à 24,8%.L'éditeur a également indiqué que la croissance des ventes de logiciels et services associés serait comprise entre 12% et 14%. • Acquisition de « Business Objects » dans le décisionnel par SAP. • Business Object fournit une analyse et une mise en forme des données brutes des Informations de l’entreprise (génère des rapports).

39. ORACLE • Oracle (27/06/2007), ténor du progiciel intégré de gestion, annonce des résultats supérieurs aux attentes des analystes pour le quatrième trimestre de son exercice fiscal 2007. • Le chiffre d'affaires de la multinationale d'origine américaine affiche 5,83 milliards de dollars, contre 4,85 milliards un an plus tôt. Son bénéficie trimestriel ressort à 1,6 milliard de dollars, contre 1,3 milliard à la même période il y a un an. Enfin, ses ventes de logiciels ont progressé de 17% sur un an à 2,5 milliards de dollars.

40. Forte demande • D'après Freelance.com (03/12/2007), prestataire informatique indépendant, les dix compétences demandées par les entreprises sur des missions ponctuelles est marquée, en cette fin d'année, par une prédominance des demandes autour de la mise en place de PGI.Ainsi SAP et Oracle, avec près de 30% des demandes, sont en tête du peloton, avec des besoins sur des profils de responsables techniques ou chef de projet. Sur des modules achats (MM), gestion des ventes (SD), gestion (CO), ressources humaines (HR) ou encore maintenance (BW).

41. ERP • la gestion des ressources humaines • la gestion comptable et financière • l'aide à la décision • la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique… • construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une base de données unique et commune.

42. ERP L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de WORKFLOW • lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie • Décentraliser la donnée = facilité, risque, coût indirect • Centraliser la donnée = difficile, coût direct • Une Solution « LDAP » des données hétérogènes et décentralisées, vues comme venant d’une seule source

43. Besoin d'un ERP – GO Sport (Voir fichier pdf) Le Groupe Go Sport (6000 pers.) est né en 2000 de la fusion de Go Sport et Courir. Le nouveau DG (2007) demande des tableaux de bord précis sur l'activité de l'enseigne, et notamment sur le fonctionnement de sa chaîne logistique. Or l'entreprise est en pleine migration vers SAP et le service informatique ne peut, dans des délais très courts, délivrer de nouveaux indicateurs. Le système décisionnel est inadapté en raison du manque de personnes en interne formées à l'outil d'analyse et de son incapacité à fournir les données dont les chefs de marché ont besoin au quotidien. « Cela a conduit les utilisateurs finaux à se tourner vers des outils bureautiques tels qu'Excel ou Access »

44. Les 3 ERP Les trois principaux ERP mis en place sont SAP (37,50%), Oracle et Microsoft Dynamics. Les principales raisons de la mise en place d'un ERP sont • l'amélioration des fonctionnalités (33,10%) et • les facilités d'intégration et d'implémentation (18,90%). Viennent ensuite • la fin de vie des systèmes existants (11,40%), • l'amélioration du service (10,60%), • la diminution des coûts de maintenance (9,40%) et • l'amélioration de la flexibilité (5,10%).

45. ERP : les avantages • optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ; • cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ; • intégrité et unicité du Système d'information ; • partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe ;

46. ERP : les avantages • minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.)  • globalisation de la formation (même logique, même ergonomie)

47. ERP : les avantages Les ERP/PGI vont pouvoir gérer et prendre en charge : • plusieurs entités ou organisations (filiales, etc.) ; • plusieurs périodes (exercices comptables par exemple) ; • plusieurs devises ; • plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des multinationales) ; • plusieurs législations ; • plusieurs plans de comptes ;

48. ERP : les inconvénients • coût élevé. Sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modifications importantes des habitudes de travail d'une grande partie des employés. Ainsi on considère que le coût de l'outil logiciel représente moins de 20% du coût total de mise en place d'un tel système • périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation ou de l'entreprise (le progiciel est parfois sous-utilisé)  • lourdeur et rigidité de mise en œuvre … ou de son évolution.

49. ERP : les inconvénients • difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise : nécessité d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise. exemple, une petite commande et une grosse commande nécessitent deux processus différents : il est important de savoir pourquoi, de savoir décrire les différences entre ces deux processus de façon à bien les paramétrer et à adapter le fonctionnement standard de l'ERP/PGI aux besoins de l'entreprise.

50. ERP : les inconvénients • nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel ; • nécessité d'une maintenance continue ; • captivité vis à vis de l'éditeur : le choix d'une solution est souvent structurant pour l'entreprise et un changement de PGI peut être extrêmement lourd à gérer