Redacción Comercial y su Importancia en los Negocios

1. Redacción Comercial y su Importancia en los Negocios

2. La comunicación • Vivimos en la era del conocimiento, lo que demanda una clara comunicación tanto oral como escrita

3. Puesto que gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente, será necesario que los diálogos, mensajes, preguntas e instrucciones, sea claros, seguros, comprensibles y corteses. La comunicación

4. Modos de comunicación • Hoy día los modos de comunicación son menos formales. • Los compañeros se llaman entre sí por su nombre de pila y algunos proveedores, clientes y personal en general, también lo hacen • Se ha producido una relajación en el lenguaje empleado, con un aumento en el uso de frases coloquiales

5. Modos de Comunicación • Sin embargo, a algunas personas puede no gustarles ese tipo de trato y debemos tener el tacto suficiente para reconocer este tipo de situaciones.

6. Consideraciones generales: comunicación escrita • La escritura, es uno de los medios de comunicación más antiguos de la humanidad.

7. Consideraciones generales: comunicación escrita • Poco a poco, a través del tiempo, los escritos han ido evolucionando hacia la despersonalización

8. En la comunicación escrita • Hay que asegurarse de: • Que los detalles están claros • Tener a mano cualquier documentación que se necesite consultar • Dar los detalles con un orden lógico • Transmitir la información en palabras y expresiones precisas y apropiadas del oyente

9. La comunicación escrita:Presentación de ideas • Se divide en tres partes: • la apertura, • el cuerpo y • la conclusión.

10. La Apertura del Mensaje • Persigue captar la atención del lector • Trata de dejar una buena sensación • Debe tener una estructura lógica y un orden secuencial

11. El Cuerpodel Mensaje • Consiste en el desarrollo del mensaje • Debe despertar el interés

12. Conclusión • Debe resumir el contenido • Proponer o resolver algo que se presenta en el documento (objetivo) • Agradecimiento y despedida

13. CÓMO DAR BUENA IMPRESIÓN • Al escribir, mucha gente intenta impresionar. • Utiliza frases largas y complicadas juntamente con palabras enrevesadas. • De hecho, estas frases no impresionan en absoluto, más bien lo contrario.

14. CÓMO DAR BUENA IMPRESIÓN • Sus lectores desean que la lectura sea fácil y directa, para así poder concentrarse en el contenido, en lugar de en el estilo. • El secreto de una buena redacción pasa por conseguir una propuesta sencilla y fácil de leer.

15. Solución • Como regla general, si no empleauna palabra en su lenguaje diario, no la use en la propuesta. • Si no acostumbra a decir: "Permítame que llame su atención sobre el punto antes citado..." no lo escriba. • Simplemente inicie con un: "Como ya he mencionado antes..."

16. PRIMERA REGLA DE LA BUENA REDACCIÓN • Escribir de forma sencilla: • Párrafos cortos • Frases cortas • Palabras cortas

17. ALGUNAS PALABRAS SON CULPABLES DE QUE CIERTAS CARTAS RESULTENDIFÍCILES DE ENTENDER • Conectores como: "hasta este momento", "a pesar de" y "etcétera" • Términos pomposos como: "de ahora en adelante", "de este modo! " y "sucesivamente“ Utilízalos sólo cuando no dispongas de otro recurso.

18. EJERCICIO 1autoevaluación de habilidades de escritura .

19. RECOMENDACIONESpara una buena redacción • Utilice un lenguaje normal • Sustantivos concretos que den una imagen clara de algo específico (palabras que denominen cosas: coche, perro, vacaciones, teléfono, periódico).

20. RECOMENDACIONESpara una buena redacción • Evitar: • Términos abstractos, especialmente los que no aportan una imagen visual. • Por ejemplo: situación, actividades, actuación. • A la gente le aburre leerlos, y le resultan más difíciles de entender.

21. LO QUE SE DEBE HACER • Utilizar verbos en voz activa. • Un verbo es un término que remite a una acción: correr, ayudar, encontrar, utilizar, exagerar, etc. • Los verbos en voz activa son los que se utilizan cuando el sujeto de la frase hace algo: "ayer conocí a un cliente muy importante".

22. LO QUE SE DEBE HACER • Los verbos en voz pasiva, son aquellos en los que el sujeto recibe la acción: "ayer fui conocido por un cliente muy importante". • Son lentos y pesados, en contraposición a los verbos en voz activa que le confieren a la propuesta mayor vida, dinamismo y acción

23. Solución • Para estar seguro de que utilizas un verbo en voz activa, pregúntate quién lleva a cabo la acción y colócalo en primer lugar. • Si fueses pisoteado por un elefante, el elefante es quien lleva a cabo el pisoteo. • Inicia la frase con el sujeto y, entonces, lograrás una frase mucho más natural: el elefante me pisoteó.

24. EVITAR • El abuso de frases hechas hace que éstas pierdan significado y que el lector las obvie. • Piensa que si recurres a expresiones como "cubrir las necesidades del cliente" o "una amplia variedad de productos y servicios", tu argumentación perderá fuerza. • Casi siempre hay un modo mejor de decir lo mismo sin variar la frase.

25. CÓMO ESCRIBIR CARTASNormas Generales • Si no nos gusta escribir cartas, lo menos que podemos hacer es seguir unas normas elementales a la hora de escribir nuestra correspondencia • Hay que contestar lo antes posible a las cartas recibidas • Si la carta contenía una pregunta, la carta enviada puede limitarse a su respuesta, ya que la persona que nos envió la carta espera nuestra respuesta con impaciencia

26. Las 3 claves en todo escrito son • Claridad • Concisión • Sencillez En general, las cartas no han de ser demasiado largas. Lo esencial es que se escriba la idea correctamente, aunque sea en pocas lineas.

27. EJERCICIO 2Escoja un tema para escribir una carta: presentación, búsqueda de empleo o renuncia, queja, acuse de recibo, etc.

28. La palabra carta se deriva del latín charta y significa, papel escrito que se manda a una persona para darle cuenta de algo. Se llama también epístola, misiva o comunicación. Tomando en cuenta la forma de su redacción, la carta es realmente una conversación. Por eso, todas las normas y requisitos exigidos por esta , son también necesarios para la carta. LA CORRESPONDENCIA

29. La palabra carta se deriva del latín charta y significa, papel escrito que se manda a una persona para darle cuenta de algo. Se llama también epístola, misiva o comunicación.Tomando en cuenta la forma de su redacción, la carta es realmente una conversación. Por eso, todas las normas y requisitos exigidos por esta , son también necesarios para la carta.

30. LA CARTA COMERCIAL • Actualmente, la correspondencia comercial ha perdido parte de la función que ejercía en épocas anteriores como único contacto entre una compañía y sus clientes u otras firmas

31. La carta comercial tiene varias ventajas otros tipos de comunicaciones comerciales. Es mucho menos costosa que una visita personal. Su costo en relación con una llamada telefónica dependerá del tiempo y la distancia. La carta llegará al destinatario, mientras que una llamada telefónica puede correr el riesgo de no ser aceptada. La carta proporciona, además, un registro escrito de una transacción, que puede ser utilizado legalmente como una prueba. La carta comercial tiene la ventaja adicional de ser confidencia Ventaja de la carta comercial

32. Importancia de la Habilidad para Escribir Cartas Comerciales En primer lugar, si usted puede escribir una buena carta comercial, le será mucho más fácil conseguir empleo Su habilidad para comunicarse claramente por escrito le ayudará a ascender en su trabajo y a obtener aumentos de salario. El mantenimiento de flujo de información es esencial para el funcionamiento de las empresas comerciales de hoy y del futuro.

33. Partes de una carta comercial • El membrete • Logotipo (optativo). • Nombre completo de la empresa o la persona. • Breve identificación (por ejemplo, maquinaria de construcción, pediatra, asesoría jurídica, psicóloga, etc.). • Dirección (calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, país). • Apartado postal. • Número de teléfono

34. La fecha • La fecha se escribe en el ángulo superior derecho del papel dejando de dos a tres líneas después del membrete, debe incluir el día, mes y año. • Se escribe exactamente debajo del membrete, procurando que armonice con éste.

35. El destinatario • Es muy importante que se cite al destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de la carta

36. El saludo • En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario.

37. El saludo • Se han estandarizado una serie de expresiones y fórmulas típicas de saludo que son las más empleadas: • Señor: • Muy señor mío: • Estimado cliente: • Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos líneas después de la dirección, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como correspondan

38. El Saludo • Otro tipo de fórmulas son aquéllas empleadas en los casos que la carta se dirija a personalidades o que sean de carácter oficial. En estos casos se puede utilizar: • Excelentísimo señor. • Honorable señor.

39. La introducción • Sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. • El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema de la carta sea una reclamación, pero también directo.

40. La introducción • Debe escribirse en forma clara y concisa: • La presente tiene por objeto el comunicarle... • En respuesta a su carta del día .... • Acusamos recibo de su carta del ..... • Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto... • De conformidad con su atento pedido de fecha... • Sentimos mucho no poder contestar ...... • Confirmándole nuestra carta del día ...... • A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles .......... • Me es grato comunicarle que.......

41. Cuerpo de la Carta • Consta de tres partes: • Introducción • Desarrollo • Conclusión

42. Cuerpo de la Carta • INTRODUCCIÓN: en ella se dirá algo que atraiga la atención del lector. • Procure que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado.

43. Cuerpo de la Carta • DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el interés del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al interés por el objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo.

44. Cuerpo de la Carta • CONCLUSIÓN: por último, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta o mudar de opinión.

45. INTRODUCCIÓN - DESARROLLO - CONCLUSIÓN • En esta estructura se irán montando las distintas piezas que formarán todo el cuerpo de la carta • El cuerpo de la carta es la exposición lógica, ordenada y concreta del contenido de la misma. • El contenido no debe tratar más de un tema

46. INTRODUCCIÓN - DESARROLLO - CONCLUSIÓN • El contenido no debe tratar más de un tema • Se deben redactar párrafos cortos, que irán precedidos o no de sangría, dependiendo del tipo o estilo de la carta • Es norma dejar una línea en blanco entre párrafos.

47. Fórmulas de cierre y despedida • El escrito finaliza siempre con una fórmula cortés, al igual que el saludo o despedida, que introducirá la firma: • Le saluda atentamente • Sin otro particular, le saludo atentamente • Reciba un cordial saludo • Muy atentamente

48. Fallos de correspondencia • Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea en información u adjetivos.

49. Fallos de correspondencia • Nodeben aparecer en sus cartas las siguientes frases: • Agradeciéndole por anticipado • En respuesta a • Les anticipamos las gracias • Prontas noticias • Aprovechamos la ocasión • Quedamos a su disposición

50. Fallos de correspondencia • No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases: • En espera de • Quedo de usted • Muy señores nuestros • Muy señor mío • De nuestra consideración • Espero verme honrado • Quedamos a sus órdenes • Nos complace • Ponemos en su conocimiento