Tedar i k Zinciri ve Lojistik Dış Kaynak Kullanımı Projeleri 6. Verimli bir uygulamanın yönetimi

2. Top Management Program in Logistics & Supply Chain Management (TMPLSM) Tedarik Zinciri ve Lojistik Dış Kaynak Kullanımı Projeleri 6. Verimli bir uygulamanın yönetimi

3. Yöneticiler giderek daha çok artan bir şekilde yönetim projeleri ve süreçlerinin içinde rol alıyorlar. Bir çok yönetimsel problem bu projelerin fonksiyonel, maliyet ve zaman kıstlarını karşılamak için yapılan planlama, yönetme ve kaynakların kontrolü faaliyetlerinden kaynaklanıyor. Verimli bir uygulamanın yönetimi …

4. Organizasyonların % 60’ı strateji ve bütçelerle ilişkili değil. Yönetim ekiplerinin % 85’i stratejik konular için ayda 1 saatten az bir süre harcamaktadırlar. Organizasyonların % 92’si kritik göstergeleri raporlamamaktadır. Organizasyonların % 20’si bütçe hazırlamak için 16 haftadan fazla zaman harcamaktadırlar. Bazı Hususlar … Source: Robert Kaplan, Balanced Scorecard Collaborative; Linking Strategy and Budgeting

5. Proje Yönetiminin TanımıProje nedir? • Aşağıdakilerin ortak özelliği nedir? • Olimpiyatlar • Kongreler • Kitap yazmak • Anıt oluşturmak • BT Sistemi uygulaması • Düğün planlama

6. Karakteristikler Spesifik, tek, geçici, teslim edilebilir, zorluklar içeren, riskli, çevrim süresi olan ÜÇ Temel hedef (Proje başarı kısıtları) Performans (kapsam & Kalite), Zaman (takvim), Maliyet Müşteri tatmini ister Proje Yönetiminin TanımıProje nedir? (Devam)

7. Proje vs. İş Süreçleri Organizasyonlarda iş yapmanın iki şekli

8. Her proje/iş süreci farklı yollarla sınırlandırılmıştır: Kapsam hedefleri: İş neyi başarmak istiyor? Zaman hedefleri: Tamamlanması ne kadar sürecek? Maliyet hedefleri: Ne kadara mal olacak? Esas zorluk üç hedefin dengelenmesidir? İş yapmak için kısıtlar …

9. Bu nedir?? Üç temel kısıtı tutturmak için gerekli yaklaşım Yönetimin planlama, organizasyon ve kadrolama, kontrol, yönetim yaklaşımı Üç temel fonksiyonu içerir: Planlama, Uygulama(veya izleme veya gerçekleştirme), Kontrol Kısıtlı kaynakların kullanımı: Çalışan, Para, Ekipman, Tesisler, Malzeme, IT Proje / Süreç Yönetimi nedir?

10. Bir Proje/Süreci yönetmenin kilit soruları

11. Kilit sorular: Projenin amacı ne? Kimin için yapıyoruz? Ne kadara mal olacak? Çıktısı ne olacak? Tamamlanma tarihi ne? Bu tarihin değişkenliği ne? Her aktivitenin başlangıç ve bitiş tarihleri ne? Kritik yol ne? Kritik olmayan aktivitelerin süresi ne? Zaman ve süreyi minimize etmek için kaynaklar nasıl dağıtılmalı? Hangi kontrol mekanizmaları uygulamaya alınmalı? Kilit Sorular (Devam)

12. Finansal, fiziksel ve insan kaynaklarının daha etkin kontrolü İyileştirilmiş müşteri ilişkileri Kısalan geliştirme süreleri Düşük maliyetler Yüksek kalite ve artan güvenilirlik Yüksek kar marjları Artan üretkenlik Daha iyi iç koordinasyon Yüksek çalışan morali Formal bir proje yöneticisi kullanmanın avantajları

13. Planlama– Hedeflerin tanımlanması,ekibin organizasyonu Takvimlendirme– Finansal, insan kaynakları ve diğer kaynakları spesifik aktiviteleri gerçekleştirmek için bir araya getirmek Kontrol – kaynakları, maliyetleri, kaliteyi, ve bütçeyi izlemek;planları revize etmek ve diğer kısıtları gerçekleştirmek için kaynakların kullanımını değiştirmek(zaman ve para) Proje / Süreç yönetiminin üç temel fonksiyonu

14. Proje / Süreç yönetiminin üç temel fonksiyonu • Planlama • Hedefler • Kaynaklar • İş kırılımı ve takvim • Organizasyon • Uygulama / Takvimlendirme • Proje aktiviteleri • Başlangıç & bitiş süreleri • Ağ yapısı • Kontrol • İzleme, karşılaştırma, gözden geçirme, aksiyon

15. Ön koordinasyon Proje hedefleri Neden başlatıldı kapsam İstenen sonuçlar Kimler bunu başaracak Çıktı Teknik Hedefler Performans sorumlulukları Tahmini bütçe ve takvim Detaylı Görev tanımları Bütçeleme Takvimlendirme Proje Durum Raporları NE zaman üretildi? Ne içerir Kim alır Proje Terminolojisi Altı Planlama Adımı

16. Planlama Aşamaları Risk Analizi Network Planlama Organizasyonel Yapı Hedefler Sorumluluklar matrisi Zaman ve maliyet

17. Planlama, Takvimlendirme ve Kontrol (Devam)

18. Planlama, Takvimlendirme ve Kontrol (Devam) Proje Planlama 1. Hedef koyma 2. Proje tanımlama 3. Zamanlanmış proje aktivitelerinin bağlanma ihtiyaçları 4. Takımın organizasyonu Zaman/maliyet tahminleri Bütçeler Mühendislik diagramları Nakit akış tabloları Malzeme uygunluk detayları Proje Takvimlendirme 1. Kaynakların spesifik aktivitelere bağlanması 2. Aktiviteleri birbirine bağlama 3. Düzenli olarak güncelleme ve gözden geçirme CPM/PERT Gantt diyagramları Milestones Nakit akış takvimleri Proje Kontrol 1. Kaynakların izlenmesi, maliyetler, kalite, ve bütçe 2. Planların gözden geçirilmesi ve değiştirilmesi 3. Talepleri karşılamak için kaynakları değiştirmek Raporlar Bütçeler Geciken aktiviteler Serbest aktiviteler Proje süresince Projeden önce

19. Kontrol aşağıdakilerin sürecidir İlerleyişi proje hedefleri doğrultusunda ölçme Plandan sapmaların izlenmesi Plana uyum için gerekli düzeltme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi Proje çevrim süresi boyunca hiyerarşiler kadar tüm faaliyetlere dahil olur. Projelerin kontrolünde ne dahil olur?

20. Bilgi uygunluğu Tarihi belirlenmiş, farklı hatalar, bulması zor Bir çok proje ve süreç planlama ve kontrol için yeteri kadar zaman ayırmaz. Uygulamaya odaklanırlar! Değişiklikleri topla (ilerideki referanslar için)! İzleme sistemleri bireyleri cezalandırmaz ya da ödüllendirmez Sapmalara dikkat edin. İzleme ve Kontrol için uyarılar

21. Projeleri yönetmek için gerekli bir çok bilgi proje yönetimi için de gereklidir. Buna rağmen proje yöneticileri aynı zamanda aşağıdakilerle ilgili de bilgi sahibi olmalıdır: Genel yönetim Projenin uygulama alanı Proje yöneticileri, proje hedeflerine odaklanmalıdır. Proje Yönetimi diğer disiplinlerle nasıl bir ilişki içindedir? Proje yönetimi bilgi ve deneyimi Genel yönetim bilgi ve deneyimi Uygulama alanı bilgi ve deneyimi

22. Paydaşlar Paydaşlar Zaman Plan Maliyet Kontrol İzleme başlangıçPlan Uygulama KontrolKapanış Kapsam Girdiler ve Çıktılar Süreç Grupları Proje Yönetimi Bilgi Alanı Metedolojiler SÜREÇLER Araç ve teknikler Genel yönetim Uygulama alanları Organizasyon Organizasyonel tasarım IT yapısı

23. Projenin aşamasının veya tamamının formülizasyonu Projenin sona erdirilmesi Proje ve aşamaların izlenmesi Planı uygulamak için çalışanlar ve diğer kaynakların koordinasyonu Başlangıç Plan Uygulama Kontrol Kapanış Hedeflerin tanımlanması ve yeniden tanımlanması Hedeflerin elde edilmesi için gerekli en iyi alternatifin seçilmesi Proje hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığının sürekli takibi ve ölçülmesi ve bu yolla plan dışı durumlar için gerekli düzletici faaliyetlerin alınabilmesi Süreç Grupları Süreç grupları

24. Fonksiyonel, Proje ve Matris Organizasyonel Yapılar

25. Hangisi daha iyi?

26. Üst yönetimin desteği Kullanıcıların katılımı Deneyimli proje yöneticisi Açık iş hedefleri Daraltılmış kapsam Firmanın temel ihtiyaçları Formal metodoloji Mantıklı tahminler Projelerin başarılı olmasında ne yardımcı olur?

27. Başarılı bir proje nedir? Zamanında Bütçe içinde İstenen performans seviyesinde Kaynakların etkin ve verimli biçimde kullanılması Müşteri tatmini Projelerin engelleri nelerdir? Karmaşıklık Müşterilerin özel ihtiyaçları Organizasyonel yeniden yapılanma Proje riskleri Teknolojik değişimler İleriye dönük planlama ve fiyatlandırma Niye Projeler başarısız olur?

28. Uygulamayı etkileyen 8 faktör … Curt Swindoll, CEO, CoolStrategies Inc.

29. Aciliyet

30. “Kriz” yok Çok fazla kaynak Düşük standartlar Fonksiyonel odaklanma Yanlış ölçümler Az geri besleme Aciliyet öldürücüler • Mesajlaşma kültürünü ortadan kaldır • İnsan yapısı • Çok fazla mutlu konuşma Statükonun memnuniyeti destekleyici güçlerinin etkisini hafife almayın. Source: Kotter, John. Leading Change, 1996. pg 38-42.

31. Liderlik vs. Yönetim Makul ve çekici bir gelecek resmi Vizyonun nasıl gerçekleştirileceğine dair bir mantık çerçevesi Belirli adımlar ve stratejileri uygulamak için zaman planları Planların finansal projeksiyonlar ve hedeflere çevrilmesi Vizyon Stratejiler Planlar Bütçeler Liderlik Yönetim Source: Kotter, John. Leading Change, 1996. pg 71.

32. Tipik Tepkiler: Yapmaktan hoşlandıklarını yap Yapmak istediklerimizi yap Bilinenleri yap En hızlı yapabildiklerimizi yap Patronunhiç bir şeye katılmadan ve koordinasyonsuz olarak karar vermesini sağla Sonsuz tartışma Öncelikler

33. Tipik Sonuçlar: İlerleyiş olmaz Karmaşa ve kafa karışıklığı Çalışanlar arasında anlaşmazlık Liderliğin sorgulanması Öncelikler Önceliklerimizi başarı tanımları çerçevesinde oluşturmalıyız!

34. Planlar Sorumlulukları görülebilir kılar!

35. Aksiyon Projeleri görülebilir kılar!

36. Ölçülebilirlik Sonuçları görülebilir kılar!

37. Tanıma Başarıyı görülebilir kılar!

38. Organizasyonumuz bizi sürekli aksiyone sevk eden bir stratejik aciliyetle yaşar. Organizasyonumuz verimli bir vizyon ile açık seçik bir fikir etrafında toplanmıştır. Organizasyonumuzun deklare ettiği vizyon ve kilit inisiyatifler ilk önceliğimizdir... ve bunun için fedakarlık yapmaya hazırdır. Organizasyonumuz vizyonumuzun nasıl gerçekleştirileceği ile ilgili yazılı bir plan geliştirmiştir. Hangi durum doğru değil?

39. Organizasyonumuz başarıyı ve gerçekleşmelerin plana göre durumunu ölçmek için gerekli ölçümleritanımlamıştır. Organizasyonumuz faaliyetler için gerekli kaynakları etkin olarak yönetmektedir. Organizasyonumuz çalışanları sürekli ölçülebilir kılar ve sonuçların planların gerisinde kaldığını en kısa sürede farkeder. Organizasyonumuz övgüleri uygulama kültürünün bir parçası olarak görür. Hangi durum doğru değil?

40. Belirsiz proje hedefleri Belirsiz ya da kayıp kabuller Kilit dinleyicilerin gözden kaçırılması Takım üyelerinin katılımının eksikliği İnsanları ölçülebilir olmasını sağlamada başarısızlık Yetersiz izleme Formal risk tanımı ve yönetimi eksiksizliği İstenen değişiklikleri gerçekleştirmek ve başlatmak için organize bir yaklaşım olmaması Niye projeler başarısız olur?

41. Aktivitelerden çok çıktılara odaklanın Açık bir dil kullanın Her bir hedefin en az bir ölçümü olması gerektiğini unutmayın. Her bir ölçümün en az bir hedefinin olmasını sağlayın Tüm hedeflerin zaman kısıtı olduğundan emin olun Her hedefin erişilebilir olduğundan emin olun Projeyi yönlendirecek unsurları kontrol edin. Yüksek riskli aktiviteler için olasılık planları geliştirin. Anlamlı proje hedefleri belirlemek için....