LA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

1. LA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA Alfea Faion DIREZIONE GENERALE Ufficio scolastico regionale Venezia alfea.f@libero.it 339-1561377

2. PREMESSA La legge 150/2000 pone alle PA il problema del MIGLIORAMENTO DELLA QUALITA’ DEI RAPPORTI TRA AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE E CITTADINI

3. NON PIU’ SUDDITANZA MA CITTADINANZA

4. IL CITTADINO ha il diritto: • Di essere ascoltato da parte dei soggetti pubblici • Di capire ciò che fa la PA • Di ricevere risposte rapide e chiare

5. La PA deve quindi dotarsi di: • STRUTTURE DI SPORTELLO EFFICIENTI • FLUSSI DI COMUNICAZIONE INTERNA RAPIDI E CONDIVISI • PERSONALE QUALIFICATO E MOTIVATO • COMPETENZE SPECIFICHE

6. LA COMUNICAZIONE La COMUNICAZIONE ha un ruolo fondamentale in tutte le organizzazioni in quanto è attraverso la COMUNICAZIONE che tutte le attività vengono convogliate al conseguimento degli obiettivi

7. MODELLO TAYLORISTICO/governo di pochi tecnici MODELLO DI GESTIONE ATTUALE/partecipazione e motivazione di tutte le componenti

8. Nel nuovo modello gestionale assumono grande importanza i PROCESSI COMUNICATIVI • Per coinvolgere emotivamente i collaboratori e il personale tutto • Per diffondere la mission e le strategie dell’organizzazione • Per raccogliere tutti gli stimoli innovativi di tutti i partecipanti all’organizzazione

9. LA COMUNICAZIONE e’ integrazione tra interno ed esterno dell’organizzazione ogni organizzazione comunica oggi anche con molti pubblici esterni (comunità locale, PA, opinion leader, sindacati, media, sistema economico, mercato, movimenti di opinione ecc) e questo provoca impatto sui pubblici interni

10. LA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA è dunque la comunicazione che coinvolge tutti i partecipanti di una organizzazione: i collaboratori interni, quelli esterni e tutti i soggetti esterni in qualche modo partecipanti alla vita dell’organizzazione

11. SETTORI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA • Comunicazione funzionale • Comunicazione informativa • Comunicazione formativa • Comunicazione creativa

12. La comunicazione funzionale è costituita da informazioni di tipo operativo che servono a) ai diversi processi interni b) alle attività di front office c) ai processi di cooperazione esterna (comunicati interni-tra scuole e altre organizzazioni)

13. La comunicazione informativa serve per dare visibilitàall’ organizza- zione: vanno esplicitati e comunicati mission, strategie, politiche e le attività che si debbono rendere note sia all’interno che all’esterno (Carta dei servizi-Regolamento-POF)

14. La comunicazione formativa è costituita da tutte le modalità di con- divisionedelle strategie, della mission, dei valori dell’organizzazione utili per coinvolgere i destinatari e renderli capaci di coinvolgere a loro volta collaboratori e utenti

15. La comunicazione creativa serve a vari scopi: -per generare e trasmettere “sapere innovativo” (dipartimento) -per cooperare e scambiare esperienze o innovazioni (dipartimento-consiglio di classe) -per la soluzione di problemi n.b. è comunicazione professionale, non gerarchica

16. Comunicazione e organizzazione • L’esigenza di comunicare è dunque strategica per l’organizzazione • La comunicazione organizzativa è dunque complessa • La struttura comunicativa va pianificata, organizzata e resa operativa gradualmente, ma sistematicamente

17. Situazioni complesse LA COMPLESSITA’ OGGI VA SOSTENUTA CON GLI STRUMENTI CHE ABBIAMO A DISPOSIZIONE: ORGANIZZAZIONE/TECNOLOGIE

18. ESEMPI di strumenti e fonti per la comunicazione organizzativa • Dichiarazione sulla MISSION dell’organizzazione destinatari: interni ed esterni esigenze: coerenza-responsabilità-motivazione-trasparenza modalità : tradizionali/tecnologiche

19. 2 FOGLIO GUIDA PER CHI ENTRA Spiegazione della struttura organizzativa, delle regole e dei meccanismi di funzionamento (chi fa-che cosa-come-quando) destinatari: interni ed esterni esigenze: trasparenza-efficienza-efficacia modalità: tradizionali/tecnologiche

20. 3 OPUSCOLO DI ACCOGLIMENTO Documento di identità dell’organizzazione (storia-servizio offerto-regole per ottenere il servizio-organigramma funzionale-organigramma per processi-identificazione dei responsabili dei processi) destinatari: interni ed esterni esigenze: visibilità-coerenza-trasparenza modalità: tradizionali/tecnologiche

21. 4 CODICE ETICO dell’organizzazione In cui si esplicitano i principi di riferimento e le regole comportamentali destinatari: interni esigenze: trasparenza-coordinamento modalità: tradizionali/tecnologiche

22. 5 POSTA ELETTRONICA rapida-simile al telefono nel linguaggio- non interrompe il ritmo dell’interlocutore-rimane come documento-costi inferiori-perdono di significato i riferimenti gerarchici-lavoro è flessibile-l’informazione può correre sia all’interno all’esterno dell’organizzazione destinatari: interni/esterni esigenze: rapidità-efficienza-efficacia modalità: intranet-internet

23. 6 DATA BASE ON LINE le informazioni devono essere disponibili velocemente e facilmente per: fare scelte intenzionali come risultato di una comparazione fondata su elementi obiettivi destinatari: interni ed esterni esigenze: efficienza-efficacia modalità: on line/intranet-internet

24. 7 INFOPOINT Informazioni sulle varie attività dell’organiz- zazione destinatari: interni-esterni esigenze: dare visibilità-sviluppo senso di appartenenza modalità: tradizionali/tecnologico

25. 8 MANUALE DELLA QUALITA’ Per informare in modo dettagliato su specifiche aree dell’organizzazione e finalizzato al miglioramento del servizio reso (politiche-regole-direttive-procedure) destinatari: interni-esterni esigenze: soddisfazione degli utenti modalità: tradizionali/tecnologiche

26. 9 OSSERVATORIO ISTITUZIONALE Importante perché gli attori dell’organizzazione capiscano l’evoluzione del contesto istituzionale in cui operano (attività parlamentare-esecutivo-processi PA-giurisprudenza significativa) destinatari: interni ed esterni esigenze: compresione della realtà modalità: tradizionali/tecnologiche

27. 10 SVILUPPO DI UNA INTRANET trasmissione di tutti i tipi di informazione: politiche-procedure operative-dati-news-progetti ecc.) assistenza e supporto tecnico allo sviluppo professionale e alla formazione accesso a data base possibilità di collaborare a gruppi di lavoro (ac- cesso a documenti in modo interattivo) invio di posta elettronica

28. 11 SVILUPPO DI UNA INTRANEWS Esempi di sezioni: News-strumenti di lavoro (recapiti comunicazioni organizzative-organigrammi- informazioni sulle decisioni della dirigenza ecc.)-biblioteca (rassegne-discorsi-relazioni- Presentazioni ecc)-formazione (corsi di Formazione erogati o a distanza)-attività-forum ……………………………………………………….

29. altro Videoconferenza Position paper Kit dell’organizzazione Fact book Advertising book

30. Comunicazione in senso lato, ovvero Benchmarking Ogni organizzazione deve confrontarsi con chiunque abbia qualcosa da insegnare e sforzarsi ad adattare le MIGLIORI PRATICHE di altre organizzazioni alla propria. Il Benchmarking può essere anche interno alla organizzazione stessa.