Praktyczne aspekty sporządzania dokumentacji aplikacyjnej

1. Praktyczne aspekty sporządzania dokumentacji aplikacyjnej Cottbus 2008

2. … każdy pomysł powinien wynikać z szeregu działań. Analiza potrzeb ↓ Wyznaczenie celów ↓ Koncepcja projektu ↓ Harmonogram ↓ Budżet ↓ Wybór źródła finansowania ↓ Dokumentacja aplikacyjna

3. Harmonogram

4. Działanie Jednostka Ilość jednostek Koszt jednostkowy Koszt całkowity netto Podatek VAT Koszt całkowity brutto Koszt kwalifikowany Zakupmaszyn sztuka 2 10.000 20.000 4.400 24.400 20.000 Zakup komputerów sztuka 10 2000 20.000 4.400 24.400 20.000 Koszt transportu maszyn podróż 1 1000 1.000 220 1.220 0 Koszt szkolenia pracowników osoba 10 500 5.000 1100 6100 0 Wynagrodzenie kierownika projektu miesiąc 1 2000 2000 440 2440 0 Łącznie 48.000 10.560 58.560 40.000 Przykładowy budżet projektu

5. Wybór źródła finansowania projektu Wstępna koncepcja projektu Analiza Programów Pomocowych pod kątem wsparcia udzielanego na realizację tego typu przedsięwzięć Identyfikacja działań, w ramach którego możemy ubiegać się o dofinansowanie – należymy do grupy beneficjentów działania. Weryfikacja czy nasz projekt wpisuje się w priorytety i cele wybranego działania TAK NIE Przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej Zmiana założeń projektu, bądź poszukiwanie alternatywnego źródła finansowania

6. Weryfikacja projektu • Co należy zweryfikować: • Status przedsiębiorstwa • Sytuację finansową przedsiębiorstwa • Innowacyjność technologii • Spójność inwestycji z celami programu • Kwalifikowalność kosztów • Wskaźniki projektu • Projekcję finansową projektu • Poprawność merytoryczną projektu • Poprawność załączników

7. Weryfikacja projektu - Status przedsiębiorstwa • Warto upewnić się do jakiego sektora przedsiębiorstw należy nasza firma: • mikroprzedsiębiorstwa • małe przedsiębiorstwa • średnie przedsiębiorstwa • duże przedsiębiorstwa

8. Weryfikacja projektu - Sytuacja finansowa przedsiębiorstwa Bilans oraz rachunek wyników - te dokumenty pokazują czy przedsiębiorca jest w stanie sfinansować planowaną inwestycję oraz jak powinien wyglądać montaż finansowy projektu – tzn. na jaką część inwestycji powinien zapewnić zewnętrzne źródło finansowania. Pamiętajmy, iż jeśli źródła finansowania projektu nie zostaną przedstawione w sposób rzetelny a przede wszystkim wiarygodny – wniosek może zostać odrzucony jeszcze przed oceną merytoryczną projektu.

9. Weryfikacja projektu - Innowacyjność technologii Innowacyjność technologii zawsze powinniśmy potwierdzić zewnętrznym dokumentem z niezależnej instytucji naukowej, naukowo-technicznej, naukowo-badawczej, badawczo-rozwojowej o zasięgu ogólnopolskim. Warto taki dokument załączyć nawet jeśli oficjalnie wytyczne programowe tego nie wymagają. Dokument taki powinien zawierać opis samej technologii oraz okres jej stosowania w Polsce lub na świecie.

10. Weryfikacja projektu - Spójność inwestycji z celami projektu Aby projekt miał szanse na uzyskanie wsparcia, niezbędne jest aby inwestycja spełniała najważniejsze cele programu pomocowego. Dla przykładu jeśli głównymi celami programu jest zwiększenie poziomu zatrudnienia w przedsiębiorstwach oraz zwiększenie innowacyjności przedsiębiorstw, projekt, który nie zakłada realizacji tych dwóch aspektów, nie ma szans na pozyskanie wsparcia, nawet jeśli w pozostałych kryteriach oceny uzyskałby maksymalną liczbę punktów.

11. Weryfikacja projektu - Kwalifikowalność kosztów Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia dofinansowaniem są wydatki niezbędne do realizacji projektu i poniesione przez Beneficjenta w okresie realizacji Projektu. Wszystkie wydatki muszą być bezpośrednio związane z projektem np. jeżeli zakupujemy nową maszynę, to dodatkowo możemy zakupić do niej urządzenia peryferyjne, bez których nie będzie ona funkcjonowała bądź nie będzie można uruchomić całego cyklu produkcji.

12. Weryfikacja projektu - Wskaźniki projektu • Należy się upewnić, że: • uwzględniono i opisano wszystkie niezbędne wskaźniki produktu odzwierciedlające główne koszty kwalifikowane projektu • prawidłowo dobrano jednostki, wartości i terminy realizacji wskaźników produktu • dobrano takie wskaźniki rezultatu projektu, które w możliwie najlepszy sposób odzwierciedlają najważniejsze aspekty inwestycji • prawidłowo dobrano jednostki, wartości i terminy realizacji wskaźników rezultatu

13. Weryfikacja projektu - Projekcja finansowa • Prawidłowa projekcja finansowa : • wynika z dotychczasowej sytuacji finansowej firmy • jest spójna ze wskaźnikami produktu opisanymi w projekcie • jest spójna ze wskaźnikami rezultatu opisanymi w projekcie • jest spójna z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu • uwzględnia źródła finansowania projektu • jest przedstawiona w sposób wiarygodny

14. Weryfikacja projektu - Poprawność merytoryczna Należy upewnić się czy: • Wszystkie najważniejsze aspekty projektu są wystarczająco mocno uwypuklone, czy nie nikną np. w zbyt szerokich opisach technologicznych. • Czy cała dokumentacja składająca się z wniosku, biznes planu oraz załączników jest spójna i nie zawiera sprzecznych ze sobą informacji. • Czy nie ma prostych błędów literowych lub stwierdzeń typu „masło maślane” Każdy projekt, przed naniesieniem ostatnich poprawek powinien być przeczytany przez osobę dotychczas nie związaną z projektem – „metoda dwóch par oczu”

15. Weryfikacja projektu - Poprawność załączników Należy upewnić się że: • Posiadamy wszystkie załączniki niezbędne do udokumentowania tez zawartych w projekcie. • Załączniki są sporządzone przez odpowiednie instytucje • Treść załączników jest jednoznaczna i wyraźnie określa kwestie, które są przedmiotem opisu dokumentu Np. jeśli jest to opinia o innowacyjności to konkluzją dokumentu powinno być stwierdzenie iż dana technologia nie jest stosowana w Polsce dłużej niż np. 1 rok, a nie że jest to najnowocześniejsza technologia.

16. Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji Które wskaźniki wybrać? Przede wszystkim należy pamiętać, iż nie wszystkie wskaźniki rezultatu, wymienione we wniosku o dofinansowanie trzeba koniecznie wypełnić. Można również dodać własne, indywidualnie dobrane wskaźniki, które będą odzwierciedlały najważniejsze aspekty projektu.

17. Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji Które wskaźniki wybrać? Dobrze dobrane wskaźniki projektu, powinny w sposób czytelny pokazać komisji oceniającej, że wszystkie najważniejsze efekty realizacji inwestycji, które zostały opisane w projekcie zostały oszacowane w sposób wiarygodny i rzetelny. Są niejako gwarancją przeprowadzenia inwestycji w sposób zgodny z opisem zawartym w projekcie.

18. Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji Które wskaźniki wybrać? Przede wszystkim powinno się wybrać te wskaźniki projektu, które są związane z kryteriami oceny merytorycznej projektów i w związku z którymi liczymy na otrzymanie określonej punktacji. Wystarczy tak naprawdę jeden solidny wskaźnik do jednego, „punktującego” kryterium oceny formalnej.

19. Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji • Przykładowe wskaźniki: • wskaźnik dotyczący przyrostu zatrudnienia • wskaźnik ograniczenia hałasu w miejscu pracy • wskaźnik dotyczący ograniczenia emisji substancji szkodliwych do środowiska • wskaźnik dotyczący wielkości eksportu w sprzedaży • wskaźnik dotyczący poprawy selektywności zbiórki odpadów i recyklingu

20. Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji • Bezpieczne wskaźniki: Przy doborze i szacowaniu wskaźników, zawsze należy pamiętać, iż aby otrzymać rzeczywiste dofinansowanie, wszystkie wpisane w projekt wskaźniki rezultatu muszą zostać osiągnięte w 100%. Dlatego oprócz ostrożności w szacunkach, można zastosować czasami dodatkowe wskaźniki, których spełnienie jest absolutnie pewne. Np. wskaźnik określający wzrost maksymalnych mocy produkcyjnych - wynika z danych technicznych maszyn.

21. Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji • Jak nie wpaść w pułapkę wskaźników? • nie dobierać zbyt wielu wskaźników rezultatu – zwiększa ryzyko niespełnienia choćby jednego z nich, nawet z przyczyn obiektywnych i niezależnych • dobrać takie wskaźniki, których spełnienia jesteśmy nie tylko pewni, ale których spełnienie będzie można również łatwo udowodnić za pomocą dokumentów • nie szacować przyrostu wartości wskaźników w dłuższym okresie niż jest to wymagane

22. Wskaźniki projektu - Najważniejszy element dokumentacji • Jak nie wpaść w pułapkę wskaźników? Bardzo uważnie przeczytać wytyczne programowe oraz instrukcję wypełniania wniosku • Prawidłowo dobrać wartość bazową • Prawidłowo wpisać zmianę wartości oraz jednostki miary

23. Źródła sukcesu projektu… kilka rad praktycznych Co zrobić, aby projekt uzyskał taką punktację, jaką sami zakładamy…?

24. Źródła sukcesu projektu… kilka rad praktycznych … podać punktację „na tacy” Słowa - Klucze Wskaźniki Część opisowa Załączniki

25. Dziękuję za uwagę Konrad Nowacki Eurochance Al. Jana Pawła II 15 00-828 Warszawa tel. 022/ 697 63 66 sekretariat@eurochance.pl