Comptabilités Cas particuliers

1. Comptabilités Cas particuliers Détails et explicitations dans les commentaires du document

2. PréambulePrésentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Transverse Budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Gérer les référentiels Comprendre le processus de la dépense Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Cas particuliers Opérations pour compte de tiers Gestion de la trésorerie 45’ Éléments de comptabilité Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

3. Sommaire • Concepts clés • Principes et traitement des écarts de change Gestion des devises et écarts de change • Principes et cas de gestion • Régie d’avance • Régie de recette Gestion des régies • Objectifs • Organisation des travaux • Préparation des travaux • Opérations de fin d’exercice • Préparation du nouvel exercice Travaux de fin d’exercice • Principes généraux Intégration des comptes Quiz • Quiz

4. Gestion des devises et écarts de change

5. Gestion des devises et écarts de change Principes et traitement des écarts de change • Dans le processus standard de la dépense ou de la recette, les opérations peuvent être traitées : • soit en euros. • soit dans une monnaie différente de l’euro. • Cependant, la devise de tenue des comptabilités est toujours l’euro. • Les montants en devises doivent être convertis en euros sur la base des taux de chancellerie. • Le traitement de flux en devises peut entraîner des écarts de change liés à l’évolution des taux de chancellerie.

6. Gestion des devises et écarts de change Principes et traitement des écarts de change • La gestion des devises Principes Traitementdes écarts de change Saisie des pièces (objets de gestion) en devises étrangères. Calcul de la contre-valeur en euros à chaque étape impactant la comptabilité générale ou la comptabilité budgétaire. Tenue des comptabilités en euros. Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement. Conversion en euros des montants en devises au taux de chancellerie. Cas 2 : Constat de l’écart après le paiement ou l’encaissement.

7. Gestion des devises Principes et traitement des écarts de change Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (1/2). • Les écarts de change, issus des conversions, peuvent être calculés au cours du flux d’exécution, à chaque étape impactant la comptabilité générale ou la comptabilité budgétaire, pour mise à jour de celles-ci : • pour les dépenses : à la certification du service fait, à la validation de la demande de paiement par l’ordonnateur, à la prise en charge de la demande de paiement et à la mise en paiement ; Prise en charge de la DP Mise en paiement Dépenses Certification du SF Validation de la DP par l’ordonnateur • pour les recettes : à la prise en charge du titre et à l’encaissement. Recettes Prise en charge du titre Encaissement du titre • Les écarts de change sont alors enregistrés sur les enveloppes budgétaires et les comptes de comptabilité générale de même nature que la dépense ou la recette concernée par le flux en question. • Pour les organismes qui effectuent des opérations en devises, les systèmes d’information doivent prévoir des conversions.

8. Gestion des devises Principes et traitement des écarts de change Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (2/2). • Les impacts en comptabilités (sur les flux de dépense ou recette) sont les suivants : • en comptabilité budgétaire : • actualisation de la consommation d'AE possible à toutes les étapes de la chaîne de la dépense et au moins au moment du paiement • en comptabilité générale : • actualisation de la charge ou de l'immobilisation à la prise en charge de la DP (ou du titre) et à la mise en paiement (ou encaissement) • opérations de régularisation finale à la constatation du paiement réel de la banque (écritures comptables de trésorerie) – cf. cas 2 présenté page suivante

9. Gestion des devises Principes et traitement des écarts de change Cas 2 : Illustration des opérations comptables liées à la constatation du paiement sur le relevé de banque • Les écarts de change, issus des conversions, peuvent être calculés après la mise en paiement de la dépense ou l'encaissement de la recette. • Les écarts de change (écarts constatés sur le relevé de banque) sont alors enregistrés uniquement en comptabilité générale, sur les comptes de charge et de produit appropriés (pertes ou gains de change). Enregistrement en comptabilité générale au compte... Prise en charge de la DP Mise en paiement Relevé de banque Certification du SF Validation de la DP par l’ordonnateur Dépenses 666 Perte de change X écart de change ...ou au compte... Prise en charge du titre Encaissement du titre Relevé de banque Recettes 766 Gain de change X écart de change

10. Gestion des régies

11. Gestion des régies Principes et cas de gestion L’institution d'une régie (de recettes ou d’avances), répond à la nécessité de faciliter les rapports entre les usagers et les services comptables de l'organisme et d'effectuer certaines opérations dans des délais très brefs. Toutefois, des régisseurs peuvent ainsi être chargés pour le compte des comptables publics d'opérations d'encaissement ou de paiement. Un régisseur est dit "de recettes" quand il est chargé des opérations d'encaissement ; il est dit "d'avances" quand il effectue des opérations de paiement. Une même personne peut cumuler les deux fonctions. Régisseur Tiers Comptable

12. Gestion des régies Régie d’avance Régisseur Dépenses : 10 k € 1/ Versement d'une avance : 10 k € 2/ Envoi du bordereau-journal : justificatifs de dépenses pour 10 k € Tiers Comptable 4/ Mise en paiement de la DP de reconstitution : 10 € Comptabilisation d'une charge : 10 k € Consommation d'AE et de CP : 10 k € 2bis/ Envoi du bordereau-journal : justificatifs de dépenses pour 10 k € 3/ Emission d’une DP AE CP Ordonnateur Réserve d'AE et de CP : 10 k €

13. Gestion des régies Régie de recette Régisseur 2/ Reversement des fonds et des PJ : 10 k € 1/ Encaissements pour 10 k € Tiers 5/ Prise en charge du titre de recette Comptable 3/ Contrôle des PJ Comptabilisation d'un produit : 10 k € Comptabilisation d'une recette : 10 k € Bordereau de recette 4/ Émission du titre de recette Ordonnateur

14. Travaux de fin d’exercice

15. Travaux de fin d’exerciceObjectifs Les objectifs des travaux de fin d’exercice Assurer le respect des principes d'annualité et d'indépendance des exercices et fiabiliser les enregistrements en comptabilités budgétaire et générale (enregistrer tous les événements qui doivent être rattachés à chaque exercice selon les règles propres à chaque comptabilité). N N+1 Contrôler l'articulation des comptabilités budgétaire et générale • Demande de paiement Titre de recette Système d'information Objets de gestion Tableau de passage Produire le compte financier de l'organisme (états budgétaires et états comptables) et le faire arrêter par l'organe délibérant dans le respect du calendrier réglementaire Compte financier N Fin février N+1

16. Travaux de fin d’exerciceOrganisation des travaux L’organisation des travaux de fin d’exercice Pilotage des travaux de fin d’exercice reposant sur une démarche partenariale entre l’ordonnateur et le comptable Création d'un rôle de « pilote des travaux de fin d'exercice » : Il est chargé de la coordination et du suivi de l’ensemble des travaux de fin d’exercice. Il organise la production des différents états relatifs aux travaux de fin d’exercice : compte financier, tableaux budgétaires. En cours d’exercice, il est chargé de la coordination et du suivi des travaux d’apurement des objets de gestion des processus de la dépense et des recettes, et du suivi des travaux comptables (notamment les opérations relatives au haut de bilan) Planification des travaux formalisée sous la forme d’un calendrier attribuant les tâches à réaliser Suivi permanent de l’avancement des travaux Production d’un dossier de clôture et de révision

17. Travaux de fin d’exercicePréparation des travaux La préparation des travaux de fin d’exercice Réalisation d'arrêtés intermédiaires et d'une pré-clôture juin N : arrêté intermédiaire Novembre N : pré-clôture Mise à jour au fil de l’eau des objets de gestion en cours d’exercice EJ SF DP Paiement Apurement et finalisation des objets de gestion résiduels en fin d’exercice

18. Travaux de fin d’exerciceOpérations de fin d’exercice Les opérations de fin d’exercice Le volet comptable L'organisme doit procéder à des ré-imputations budgétaires en cas d'erreur (avant le 31 décembre) Reports et reprogrammation : l'organisme ne reporte que les crédits qu'il n'a pas été en mesure de consommer en toute fin d'exercice et qui n'ont pas pu faire l'objet d'une reprogrammation sur N+1. Le système doit permettre de gérer début N+1 les opérations courantes de N+1 et les opérations d'inventaire de N. N N+1 Janvier N+1 Période d'inventaire L'organisme doit comptabiliser les opérations d'inventaire classiques (charges à payer, produits à recevoir, charges et produits constatés d’avance, amortissements, provisions, dépréciations, …) Le volet budgétaire

19. Travaux de fin d’exercicePréparation du nouvel exercice La préparation du nouvel exercice Mise à jour des référentiels : les référentiels des comptabilités budgétaire, générale, auxiliaires sont susceptibles d'évoluer d'une année à l'autre. Cette évolution doit être anticipée dans le cadre du nouvel exercice. Chaque référentiel doit être mis à jour. Nouvel exercice budgétaire (ouvertures des crédits, blocages) Les nouveaux crédits votés par l'organe délibérants sont ouverts et alloués aux responsables budgétaires. Des blocages d’AE et de CP peuvent être réalisés pour couvrir des aléas de gestion et les dépenses des régies d'avance. Nouvel exercice comptable Suite à l’arrêté des comptes définitifs, l'agent comptable reprend les balances d'entrées à la fin de l'exercice.

20. Intégration des comptes

21. Intégration des comptesPrincipes généraux Les données budgétaires et comptables des organismes doivent être transférées à échéance régulière vers l’État. Ce transfert s'effectue via l'Infocentre des EPN et des GIP nationaux. Les données qui figurent dans les comptes financiers des organismes sont intégrées annuellement dans les comptes de l’État. Cette intégration permet d'élaborer le compte 26 de l’État, qui retrace les participations de l’Etat. Il s’agit d’un enjeu majeur de qualité comptable dans le cadre de la certification des comptes de l’État. Compte 26 de l’Etat Organisme A Infocentre des EPN Organisme B Organisme C Organisme D

22. Intégration des comptesPrincipes généraux Afin d’assurer une meilleure articulation des calendriers de clôture des comptes de l’État et des organismes, le délai d'arrêt des comptes par l'organe délibérant a été réduit : le compte financier doit désormais être arrêté avant l’expiration du deuxième mois suivant la clôture de l’exercice. Le travail conjoint de l’ordonnateur et de l’agent comptable pour organiser et anticiper les opérations de clôture (par exemple l’organisation d’un arrêté intermédiaire ou d’une pré-clôture des comptes) doit ainsi conduire à respecter strictement le calendrier de reddition des comptes. N N+1 Janvier N+1 Février N+1 Travaux de clôture Période d'inventaire Arrêt du compte financier par l'organe délibérant Transfert des données budgétaires et comptables à l'Infocentre

23. Quiz

24. Quiz Question 1 En cas de conversion, quels sont les taux de référence ? Réponse : Les taux de chancellerie

25. Quiz Question 2 Comment régulariser l’écart de change entre le paiement émis et le relevé de banque ? Réponse : Passation d’une écriture d’écart de change (si gain de change – compte 766 ; si perte de change – compte 666)

26. Quiz Question 3 Quel est le rôle du pilote des travaux de fin d’exercice ? Réponse : Le pilote des travaux de fin d’exercice a pour fonctions de : • S’assurer de la coordination et du suivi de ces travaux ; • Organiser la production des différents états relatifs à ces travaux ; • Coordonner et suivre les travaux de finalisation des objets de gestion en fin d’exercice; • S'assurer toute l'année du bon déroulement de l'apurement de tous les objets de gestion.