Kvalitetssystemet EQS - med fokus på HMS Om systemet Planlegging og implementering Bruk og erfaringer

1. Kvalitetssystemet EQS- med fokus på HMSOm systemetPlanlegging og implementeringBruk og erfaringer HMS-forum 19.05.08 Rådgiver Bjørn Helland, fagenhet for VGO og Kvalitetsleder John Moen, Byåsen videregående skole

2. Kort om kvalitetssystemet EQS • EQS: Extend Quality System eller gjerne: Electronic Quality System • Utviklet av Extend i Trondheim • I bruk i Helse Midt-Norge og på St. Olav og stadig flere kommuner og andre org. • I STFK: mer eller mindre i alle enheter • Helhetlig, web-basert fagverktøy med • EQS Content: Dokumentstyring på ISO-nivå • EQS Feedback: Meldings- og avvikshåndtering

3. Hva er kvalitetssystemet EQS godt for? • Bidra til styring, sikring og utviklingav kvalitet i arbeidsprosessene • gjennom: • Styrende dokumentersystematisk samlet i siste versjon: Plan-dokumenter, retningslinjer, prosedyrer m.v. • Opplegg for melding og oppfølgingav avvik, forbedringsbehov og forbedringsforslag til gjennomført tiltak.

4. Opplæringslovens generelle krav til system for alt arbeidet i grunnskolen og VGO • Systemkravet gis i opplæringslovens § 13-10 og er to-delt: • ”Eit forsvarleg system for vurdering av om krava i opplæringslova og forskriftene til lova er oppfylte.” • ”Eit forsvarleg system for å følgje opp resultata frå desse vurderingane og nasjonale kvalitetsvurderingar som departementet gjennomfører med heimel i § 14-1, fjerde ledd.”

5. Opplæringslovens spesielle krav til system for internkontroll: §9a-4 • ”Systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane (internkontroll) • Skolen skal aktivt drive eit kontinuerleg og systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane, slik at krava i eller i medhald av dette kapitlet blir oppfylte. • Skoleleiinga har ansvaret for den daglege gjennomføringa av dette. • Arbeidet skal gjelde det fysiske så vel som det psykososiale miljøet.”

6. Arbeidsmiljølovens § 3-1: Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid • (1) ”For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.”

7. Arbeidsmiljølovens § 3-1 (2): Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid • Systematisk HMS-arbeid innebærer at arbeidsgiver skal: • a) fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet, • b) ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt, • c) kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen, • d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak, • e) iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov, • f) sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, • g) sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c, • h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt.

8. Kvalitetssystemets grunnprinsipp:SAMSVAR ORD - HANDLING SI HVA DU SKAL/MÅ GJØRE:Mål, planer, arbeidsmåter GJØR SOM DU HAR SAGT:Måle/dokumentére resultatene SJEKK SAMSVARET:Identifisér og vurdér avvik KORRIGÉR! ► 1. OSV.

9. Lovverket og rettsvesenet er Norges kvalitetssystem! Hvordan ville landet blitt uten?

10. PROSESSEN FOR KONTINUERLIG FORBEDRING SENTRAL: Sette standard Registrere avvik Gjennomføre forbedringstiltak Følge opp standard, osv.

11. FORBEDRINGSPROSESSEN:FELLES MOTOR FOR ALLE SYSTEM Sikring Kvalitet Forbedrings- prosessen Miljø HMS

12. EQS for HMS? Opplæringslovens kapittel 9A om elevenes skolemiljø dreier seg om elevenes HMS og krever samme internkontrollsystem som HMS for ansatte. Begge blir deler av det samme kvalitetssystemet.

13. Kvalitetssystemet: Det systematiske kvalitetsarbeidet i VGO

14. Internkontrollsystemet: Det systematiske HMS-arbeidet i STFK

15. Styrende dokumenter på ulike nivå

16. Krav til styrende dokumenter for HMSi internkontrollforskriften §5 • HMS-lovgivningen tilgjengelig • Mål for helse- miljø- og sikkerhetsarbeidet • Virksomhetens organisasjon, m. fordeling av ansvar for HMS • Hvordan kartlegging av risiko gjennomføres, m. resultater • Handlingsplan for HMS: Hvem gjør hva når? • Prosedyre for å håndtere feil og mangler • HvordanHMS-prosedyrene sikres; systemrevisjon

17. FØRE VÁR I HMS-ARBEIDETMED KVALITETSTENKNING: • Alle virksomheter ”produserer” feil og skader. • Bedre/billigere å forebygge enn å reparere. • Jo tidligere i ”produksjonsprosessen” du forebygger, jo bedre er det. • Det betyr:Mer fokus (med hjelp av styrende dokumenter) på hvordan ting skal foregå enn hvordan de skal rettes på!

18. Kvalitetsstyrings-/sikrings-/utviklings- og internkontroll-systemet– et underfullt system! BMS EQS

19. Planlegging og implementering av EQS i STFK 1998-2008 • Kvalitetsarbeidet er ikke en kortvarig motebølge, men en dyptgripende, varig endring av arbeidsform. Utviklinges i et langsiktig og tungt tålmodighetsarbeid! • EQS utviklet på St. Olavs Hospital på 90-tallet • STFK vedtok kvalitetssystem i 1998 • EQS forgjeves utredet og foreslått innført flere ganger 1998-2004 • Pilotprosjekt for EQS på nye Byåsen videregående skole 2004-05 • Innføringsprosjekt for VGO 2006 • Overføring til løpende drift i 2007 • Utvikling av fullt kvalitetsstyringssystem for VGO i 2008

20. Utvikling/implementering av EQS og kvalitetsstyringssystemet 2006-08 • Fylkesmannens tilsyn med VGO stadig mer systemorientert: • EQS vedtatt innført for hele VGO i 2006 etter Fylkesmannen tilsyn vedr. opplæringslovens kapittel 9A om elevenes skolemiljø og den systematikk og dokumentasjon som loven krever og som fylkesmannen i sitt tilsyn etterlyser. • Fullstendig kvalitetsstyringssystem vedtatt innført i 2008etter Fylkesmannens nasjonale tilsyn 07 vedr. tilrettelagt opplæring og spesialundervisning

21. Fylkesrådmannens oppdrag til prosjektgruppen ved årsskiftet 2005-06: • Innføring av EOS som felles kvalitetssystem • for de videregående skolene i STFK i 2006 • Det innebærer bl.a. å • Etablere en prosjektorganisasjon som omfatter alle skolene. Alle skolene oppnevner en kvalitetsansvarlig, som inngår i arbeidsgrupper knyttet opp mot prosjektleder og den sentrale arbeidsgruppen. • Utarbeide en plan for innføringsprosjektet med angivelse av aktiviteter i rekkefølge knyttet til en tidsplan med naturlige milepæler underveis i 2006. Et sentralt element i planen vil være å bygge på den nylig vedtatte “Plan for kvalitetsvurdering og kvalitetsutvikling av videregående opplæring i Sør- Trøndelag 2005-08” og tilpasse den for iverksetting i det elektroniske kvalitetssystemet EQS. • Lede arbeidet i prosjektorganisasjonen og i STFK i samsvar med vedtatt plan for prosjektet, rapportere til styringsgruppen og følge opp styringsgruppens føringer for prosjektarbeidet og evt. endringer i prosjektplanen. • Med tanke på det felles kvalitetssystemets innhold, starter arbeidet med Opplæringslovens kapittel 9A om elevenes læringsmiljø og den systematikk og dokumentasjon som loven krever og som fylkesmannen i sitt tilsyn etterlyser. Fylkesmannen inviteres til dialog i en startsamling. • Målet er at kvalitetssystemet er tatt i bruk ved alle skolene for kap. 9a innen 1.juli 2006, øvrige rutiner innen utløpet av 2006.

22. Innføringsprosjektet 2006løste følgende oppgaver: • Prosjektorganisasjon er etablert med kvalitetsansvarlige • Plan for gjennomføring av prosjektet i 3 delprosjekt er utarbeidet • En kvalitetssystemplan er utarbeidet med brukermedvirkning. (Sendes på høring 19.10.06.) • Brukeropplæring og systemtilgang som administratorer for alle kvalitetsansvarlige/ enhets-administratorer og toppnivå-administratorer • Brukerorientert innretning av EQS, særlig søkt tilpasset skole og gjort brukervennlig for lærere, særlig mht. dokumentkategorier • Registrering som brukere av alle medarbeidere på skolene, slik at alle forutsetninger er på plass for å begynne å legge dokumenter inn i EQS lokalt • Avtale inngått med programvareleverandør om kjøp og bruk av EQS + Public i alle enheter. • En drifts- og utviklingsorganisasjon for EQS i VGO er etablert, med de lokale kvalitetsansvarlige som enhetsadministratorer, toppnivåadministratorer, systemadministrator og systemeier. • Forslag til felles retningslinjer for arbeidet med opplæringslovens kap. 9A utarbeidet. (Sendes på høring 19.10.06.)

23. Videre oppgaver i 2007 med EQS i løpende drift • Prosjektet fullførte ikke følgende oppgaver: • Høring, godkjenning og publisering av forslaget til felles retningslinjer for arbeidet med opplæringslovens kapittel 9A • Opplæring av alle medarbeidere ved skolene og Opplæringsavdelingen som brukere av EQS • Utvikle kvalitetsdokumenter vedr. kapittel 9A sammen med medarbeidere og elever, godkjenne og publisere dem i EQS • Engasjere de kvalitetsansvarlige i arbeidsgrupper for utvikling av kvalitetsarbeidet. • Øvrige oppgaver for videreføring i drift i 2007: • Gi alle medarbeidere tilgang til systemet og ta det i bruk for alle typer kvalitetsdokumenter ved alle skolene og ved opplæringsavdelingen. • Etablere den sentrale delen av drifts- og utviklingsorganisasjonen for EQS, toppadministratorer og systemeier. • Etablere hensiktsmessige samarbeids- og kommunikasjonsformer for EQS’ driftsorganisasjon. • Gi alle elever lesetilgang til kvalitetsdokumentene i EQS gjennom systemets Public-modul, som speiler åpne dokumenter på nettet. Dette må skje i samarbeid med det igangsatte hjemmeside-prosjektet for de videregående skolene.

24. Toppnivåadministratorgruppen!(For et navn! Forslag til noe bedre?) • Januar 2007: • Utlyst etter 1 repr. fra Byåsen og 1 fra en annen vgs. i 20% ut skoleåret 2007-08 • Juni/juli 2007: • Trond Walter Nilsen, Malvik og John Erling Moen, Byåsen på plass i gruppen, sammen med Bjørn Helland, Opplæringsavdelingen

25. Kort om status okt. 07: Innføring og bruk av EQS i STFK • Alle enheter og medarbeidere er registrert i systemet og har det tilgjengelig, men en god del har det enda ikke i sin programmeny. • Noen enheter har lagt sine styrende dokumenter inn i EQS og tar stadig flere av systemets funksjoner i bruk, mens andre enda ikke har publisert noen dokumenter der. • Hver skole har sin kvalitetsansvarlige som også er lokal administrator for EQS. Men funksjoner og rollefordeling i bruken av EQS er ikke ferdig utviklet.

26. Plan for lukking av avvik nr. 1:Helhetlig kvalitetsstyringssystem • Plandokumentet gir oversikt over: • Kvalitetssystemet generelt, slik ISO 9001:2000 beskriver i sin prosessmodell • Fylkesmannens konkrete avvik og anvisninger, samt veiledning fra utdanningsdirektoratet • Hvilke elementer som må på plass i STFKs system for å få lukket avvikene • Handlingsplan for innføring av elementene i STFKs styrende dokumenter og praksis

27. Prosessmodellen for kvalitetssystem i ISO 9001:2000

28. Organisering av arbeidet med lukking av avvikene • Felles styringsgruppe opprettes av opplæringsdirektøren, med opplæringsdirektøren som leder og rektorer godt representert. • Opplæringsdirektøren nedsetter 2 ulike prosjektgrupper med 5-7 deltakere i hver, for lukking av henholdsvis avvik 1 og 2-5. • Prosjektgruppen for systemavviket opprettes med god representasjon fra skoleledelse og skolenes kvalitetsansvarlige. • Prosjektgruppen for prosessavvikene opprettes med god representasjon fra praksisfeltet for arbeidet med tilrettelagt opplæring og spesialundervisning. • Hver prosjektgruppe engasjerer øvrige bidragsytere etter behov. • Felles referansegruppe for begge prosjektgruppene opprettes, der ledelsen er godt representert, både lokalt og sentralt. • Høringer i organisasjonen gjennomføres underveis etter behov

29. Tidsplan for gjennomføring av lukkingstiltakene • Vanskelig å legge en særlig detaljert tidsplan før gruppene har etablert seg og selv legger sine planer. • Tre milepæler vil imidlertid være styrende for videre tidsplanlegging for alle tiltak: • Utredning/utvikling av løsninger og opplegg 1. halvår 2008, altså innen 30.06.08, samt implementering av straksløsninger. • Opplæring og iverksetting av løsninger og opplegg 2. halvår 2008, altså innen 31.12.08. • Full implementering av alle løsninger fra 01.01.09, slik at alle avvikene da kan lukkes.

30. Status EQS januar 2008 • Bruken av EQS er i utvikling i mange enheter, med mange dokumenter, men fortsatt bare en sped begynnelse av den bruk og funksjon EQS er ment for. • Oppgradering til ny versjon 3.5 nettopp gjennomført, med diverse forbedringer og feilrettinger. • Videre kjøp av EQS for ett år fra 01.04.08, før mer langsiktig anbudskonkurranse om kvalitetssystem fra 01.04.09. • EQS har en sentral posisjon i forhold til arbeidet med å lukke Fylkesmannens avvik etter tilsynet i 2007.

31. EQS en gavepakke til HMS? • Visningsdel (blå): • Finne styrende dokument, dok.struktur og dok.søk • Lese styrende dokument • Registrere melding • Bruke brukerveiledning • Arbeidsdel (rød): • Utarbeide nytt dokument • Høringsrunde • Godkjenningsrunde • Revisjon • Følge opp meldinger • Systemadministrasjon

32. La oss ta en HMS-tur i EQS!

33. EQSskjermbilde

34. Globale og lokale dokumenter Hvitt rektangel: Globalt dokument Gult rektangel: lokalt dokument, som gjelder for din enhet Gul ellipse: Lokalt dokument, som gjelder for annen enhet enn den du tilhører. Disse dokumentene får du kun opp gjennom AVANSERT SØK. Utgått på dato: Alle ikoner kan vises med et rødt kryss som angir at revisjonsdato er overskredet.

35. HMS i EQS:Bruk og erfaring – lokalt og sentralt • Kvalitetsleder John Erling Moen, Byåsen videregående skole • Rådgiver Bjørn Helland, Fagenhet for videregående opplæring

36. Som med alle nye system:Med EQS i starten -