Bruk av regneark - Excel

1. Bruk av regneark - Excel Grunnleggende bruk av Excel Praktiske eksempler

2. Hva er et regneark ? • Et regneark er et verktøy for : • Bearbeiding av tall og regnskap • Utføre matematiske beregninger • Grafisk presentasjon av data • Gjøre analyser og beregne prognoser • Lage scenario for å kalkulere ulike resultat • Filtrere og sortere data • Søke og vise resultater • Kan ligne på en database

3. Regneark oppgaver • Typiske beregningsoppgaver • Tekniske beregninger av konstruksjoner mv • Økonomiske kalkyler og prognoser • Det er matematiske, statistiske og finansielle funksjoner • Excel gir raskt oversikt for budsjettering/regnskap • Det kan lages periodiseringer av inntekter/utgifter • Det kan settes opp 3-dimensjonale regneark-modeller • Diagrammer kan raskt gi en ønsket visualisering • Sortering og filtrering gir mulighet for en oversiktlig presentasjon av utvalgte data • Macro-funksjoner gir automatisering av oppgaver

4. Starte et enkelt regneark • Når du starter Excel får du opp et tomt regneark • Her kan du legge inn dine opplysninger og data • Vi kan legge inn tekst, tall og formler • Som et eksempel lages en timeliste • Vi har kolonner (A–E) og rader (1-3) for å legge inn våre data • En ”Celle” er den plassen hvor vi legger inn data

5. Gjøre en beregning • Vi setter inn antall timer i kolonne C • Timeprisen settes inn i kolonne D • Kolonne E er antall timer * timepris • I Excel må vi skrive inn en formel for å gjøre en slik beregning • I cellen E2 skriver vi formelen =C2*D2

6. Kopiere en formel • Formelen i Celle E2 regner nå ut ønsket sum • Cellen E3 skal ha samme formel • Da kopierer vi formelen nedover i kolonne E • Marker firkanten nederst i høyre hjørne av celle E2 • Klikk og dra nedover

7. Hva er en formel ? • En formel er et matematisk eller statistisk uttrykk • Vi kan skrive inn enkle formler: • Aritmetiske tegn + - * / • Summasjon av flere celler: =SUMMER(E2:E5) • Det er tilgjengelig mange avanserte formler hvor Excel kan beregne ønskede uttrykk

8. Beregne en sum • I celle E5 ønsker vi å beregne summen av cellene E2, E3 og E4 • Dette gjøres enkelt ves å kikke symbolet for sum • Området som er stiplet inngår automatisk i formelen • Formelen blir =SUMMER(E2:E4)

9. Kopiere formler • Du kan kopiere en formel ved å holde nede venstre museknapp og dra cellen den retningen det skal kopieres Du ser et kryss Nederst til høyre I cellen som Indikasjon på Kopiering Av formel Cellene har en Relativ referanse som endres ved kopiering

10. Absolutte adresser • Når du kopierer formler, endres alle referanser til celler i forhold til den nye plasseringen (kolonne/rad) • Dersom du har konstante størrelser, må disse refereres med absolutte adresser • Dette sikrer at det er de faste cellene som inngår i formelen for beregning

11. Vi setter inn en formel for beregning av mva =SUMMER(A2:A5)*A1/100 Ved kopiering får vi i celle C6: =SUMMER(C2:C5)*C1/100 Dette gir gal beregning, siden celle A1 inneholder mva-faktoren Vi må da benytte absolutt referanse Dette gir riktig formel: =SUMMER(C2:C5)*$A$1/100 Eksempel på absolutt adressering

12. Diagram Wizard • For å presentere data kan en grafisk fremstilling være godt egnet • Du kan få hjelp til å lage et diagram • Det er mange ulike grafer å velge mellom

13. Velg dataområdet • I kompliserte regneark kan det være nyttig med hjelp for å velge ut riktig data-område Data-området settes Automatisk inn i diagram wizard En stiplet markør Angir det utvalgte Data-området

14. Definer akser og tekst • Sett inn ønskede ledetekster for diagrammet

15. Sett inn det ferdige diagram • Diagrammet kan settes inn i regnearket, eller i et nytt ark dersom det passer bedre

16. Koblede resultater • Resultater fra tabeller i Excel kan kobles i et Word dokument eller Powerpoint presentasjon • Velg Lim inn spesial, og lim inn en kobling • Da vil dokumentet oppdateres hvis Excel endres • Eksempel på tabell og diagram som kan limes inn:

17. Innebygge objekt • Det er mulig å bygge inn et objekt i regnearket • Dette kan bla være aktuelt for å sette inn en kommentar skrevet i Word • Velg Sett inn Objekt, og velg et Word dokument Innebygging vil forutsette at programmet støter OLE - Objekt Linking and Embedding

18. Skrivemulighet • Du får nå opp et word-vindu i regnearket, og kan skrive inn dine kommentarer • Du kan legge på fagre og bruke øvrige word-funksjoner for å lage et ferdig tekst-objekt For å redigere teksten må du klikke i objektet, og får da word-muligheter for editering av teksten

19. Funksjoner • Excel har innebygd mange avanserte beregninger for matematikk, statistikk og økonomi • For eksempel kan vi beregne en gjennomsnitt av temperaturer • Velg da Sett inn – Funksjon • Finn ønsket funksjonen –Gjennomsnitt

20. Velg ut data-område • Her har vi våre temperatur målinger i kolonne B fra celle B5 til B18 • Formelen blir da GJENNOMSNITT(B5:B18) • Klikk OK for å sette inn dette • Vi får da en gjennomsnitt temperatur på 1,4 0C

21. Navngi celler • Du kan sette navn på celler, dette gjør det enklere å referere til dem, og navnet kan benyttes i formler • Marker området A1 – E6 • Velg Sett inn  Navn  Opprett • Velg Lag navn i øverste rad • Bruk navnene i fomler: =Sum*(1+mva)

22. Låse celler • Når du har satt opp et komplisert regneark, kan det være ønskelig å låse cellene, slik at ikke noen ved et uhell endrer formler og verdier • Data som skal kunne endres må først fjerne låsingen • Marker cellene B2-B5 og fjern avkryssingen for ”Låst” • Velg Verktøy  Beskyttelse  Beskytt regneark Fjern avkryssingen for ”Låst” når du ønsker å kunne endre et data-område

23. Eksempel på låsing • Vi har laget et regneark for innfylling av data • I de røde cellene kan brukeren taste inn data • De gule cellene er beregningselement • Vi kan beskytte arket slik at brukeren ikke kan skrive i andre celler enn i de røde

24. Vise formler • Det er ofte nødvendig å gjøre en sjekk av alle formler i regnearket for å kontrollere at det er riktig satt opp • Velg Verktøy  Alternativer, og kryss av for å vise formler – sjekk nå at disse er riktige Kryss av for å vise fomler

25. Spore/ fjerne sporing for overordnede celler Spore/ fjerne sporing for underordnede celler Fjerne alle spor Sette inn en merknad Sporing av formler • Du kan lett se hvilke avhengigheter som finnes for en celle • Fra verktøylinja Revisjon, kan du velge å vise hvilken sammenheng det er i formler

26. Blå piler viser sammenheng • De blå pilene viser hvilke celler som henger sammen • Her ser vi at A5 og B5 virker opp på C5 som er overordnet disse cellene i en formel • Likeledes er C3, C4, C5 underordnet til C6 • Vi kan også sette inn en merknad for å gi en kommentar direkte i regnearket

27. Budsjett arbeidsbok • Du kan lage arbeidsbok bestående av flere ark • Disse kan gis et navn for lettere å holde oversikt • Topparket kan summere verdi fra underliggende ark • Årsbudsjett!B4 =Salgsavd!B4+Prod.avd!B4+Utvikl.avd!B4

28. Sortere en liste • En liste er et regneark som inneholder relaterte data, og kan betraktes som en database • Hver rad kan sorteres etter ønsket behov • Merk dataområdet, og velg Data - Sorter • Dersom det er nødvendig å sortere ut i fra flere kriterier • Du kan da angi ønskede sorteringsnøkler og rekkefølge (stigende / synkende)

29. Flere sorteringsnøkler • Etter at du har valgt dataområdet, kan du velge ønsket kolonne og klikke ikonet for sortering

30. Filtrere en liste • Hvis du har behov for å selektere ut data av spesiell interesse, kan du filtrere listen • Velg Data Filter Autofilter • Du får da valg knapper for hver kolonne • Velg ut ønsket filtrering, for eksempel • Velg et firma, og velg et prosjekt for dette firma

31. Oppsummering • Regneark kan benyttes for mange praktiske beregninger • Du kan sette inn formler og lage diagrammer • Det er mange avanserte funksjoner i Excel, som muliggjør en god tilpasning i forhold til behov • For å bli fortrolig med funksjonene forutsettes det at disse utprøves med hensyn på praktiske finesser • Dette forutsetter god kjennskap til hvordan Excel-programmet benyttes slik at funksjoner kan utnyttes • Det er lett å integrere Excel med andre office-programmer, både gjennom koblinger og innebygging gjennom OLE-funksjoner